《外國檔案管理學(xué)（第二版）》課件7-第七章外國檔案管理

管理流程篇第三篇外國檔案收集

外國檔案鑒定外國檔案整理外國檔案檢索外國檔案利用外國檔案整理第七章●說明外國檔案整理的含義、內(nèi)容和意義?！窨偨Y(jié)外國檔案整理從古至今的發(fā)展歷程及各主要階段的特點(diǎn)?！裨u析代表性國家檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法?！窨偨Y(jié)外國檔案整理實(shí)踐的共同特點(diǎn)?！裾f明外國電子文件整理的實(shí)踐做法及特點(diǎn)。第七章外國檔案整理的發(fā)展歷程第一節(jié)外國檔案管理外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)第二節(jié)外國電子文件整理第三節(jié)第七章外國檔案整理的發(fā)展歷程第一節(jié)外國檔案管理一、檔案整理的含義和內(nèi)容二、檔案整理的意義三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程檔案整理（archivalarrangement)是檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，指的是對辦理完畢的、具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行組織與排列，使之系統(tǒng)化、條理化的過程。檔案整理經(jīng)常與檔案分類(archivalclassification)相關(guān)聯(lián)，二者在含義上有近似甚至相互包容的特點(diǎn)。國際檔案理事會(huì)最新修訂的《檔案術(shù)語詞典》把“整理”(arrangement)的含義解釋為：“按照公認(rèn)的檔案原則，尤其是來源原則對文件進(jìn)行分析和整理的智能和實(shí)體操作及其結(jié)果。整理可以根據(jù)需要在以下任何級別上展開：檔案庫房、匯集、全宗或組合、分組合、系列、分系列、案卷保管單位元和文件。操作過程通常包括裝箱、編號(hào)、上架等，從而對檔案館藏進(jìn)行實(shí)體控制?！薄胺诸悺?classification)的含義解釋為:“識(shí)別文件之間關(guān)系的任何方法；分類方案中根據(jù)邏輯構(gòu)成的慣例、方法和程序規(guī)則對文件進(jìn)行系統(tǒng)鑒定和整理?！币?、檔案整理的含義和內(nèi)容第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程美國檔案工作者協(xié)會(huì)主編的《檔案與文件術(shù)語詞典》(2005年)對整理的解釋包括兩層含義：第一層是指遵照來源原則和原有順序原則組織檔案材料的過程，目的是保持文件的有機(jī)聯(lián)系，對文件建立起實(shí)體和內(nèi)容管理；第二層是指在檔案匯集內(nèi)對文件的組織并形成結(jié)果。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書館、檔案和情報(bào)學(xué)院編寫的《檔案術(shù)語詞匯》規(guī)定，整理是“在全宗內(nèi)識(shí)別檔案文件并確定其歸屬的過程”；分類是“根據(jù)一定方法、程序或者計(jì)劃、方案慣例對文件進(jìn)行系統(tǒng)化的組織，形成不同組別和類別”。國際文件管理者與指導(dǎo)者協(xié)會(huì)中的國際標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展委員會(huì)2007年主編的《文件與信息管理術(shù)語詞匯表》中對整理的定義是：“實(shí)現(xiàn)全宗內(nèi)文件的組織和排序，按照來源或原始順序組織材料的過程，旨在保護(hù)它們的背景信息，實(shí)現(xiàn)對檔案的物理或智能控制。”一、檔案整理的含義和內(nèi)容第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程美國檔案工作者協(xié)會(huì)主編的《檔案與文件術(shù)語詞典》(2005年)對整理的解釋包括兩層含義：第一層是指遵照來源原則和原有順序原則組織檔案材料的過程，目的是保持文件的有機(jī)聯(lián)系，對文件建立起實(shí)體和內(nèi)容管理；第二層是指在檔案匯集內(nèi)對文件的組織并形成結(jié)果。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)圖書館、檔案和情報(bào)學(xué)院編寫的《檔案術(shù)語詞匯》規(guī)定，整理是“在全宗內(nèi)識(shí)別檔案文件并確定其歸屬的過程”；分類是“根據(jù)一定方法、程序或者計(jì)劃、方案慣例對文件進(jìn)行系統(tǒng)化的組織，形成不同組別和類別”。一、檔案整理的含義和內(nèi)容第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程國際文件管理者與指導(dǎo)者協(xié)會(huì)中的國際標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展委員會(huì)2007年主編的《文件與信息管理術(shù)語詞匯表》中對整理的定義是：“實(shí)現(xiàn)全宗內(nèi)文件的組織和排序，按照來源或原始順序組織材料的過程，旨在保護(hù)它們的背景信息，實(shí)現(xiàn)對檔案的物理或智能控制。”總之，國外對檔案整理和分類含義的把握具有普遍性，對整理和分類內(nèi)容的理解也具有共性。整理和分類的目的是使文件從零散無序的狀態(tài)變成井然有序的狀態(tài)，便于保管和利用。一、檔案整理的含義和內(nèi)容第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程首先，檔案整理是檔案實(shí)體管理的基礎(chǔ)。整理是實(shí)現(xiàn)檔案有序化的基本手段。其次，檔案整理是統(tǒng)領(lǐng)檔案管理諸環(huán)節(jié)的“核心”。檔案管理活動(dòng)包括收集、鑒定、整理、保管、檢索、利用等諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)具有密切的內(nèi)在聯(lián)系。最后，檔案整理是檔案專業(yè)的基點(diǎn)。盡管檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都很重要，都有著明顯的專業(yè)特色，但相比之下，檔案整理是專業(yè)特色最為突出的管理環(huán)節(jié)。二、檔案整理的意義第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程奴隸社會(huì)時(shí)期古代東方已經(jīng)萌生了簡單的檔案整理和分類。從古代兩河流域蘇美爾地區(qū)的拉伽什、烏爾、埃勃拉等城邦中神廟檔案庫和王宮檔案庫遺址發(fā)掘出的公元前2000年左右的泥板檔案，大多分類排放，井然有序。較為典型的是亞述國王亞述巴尼拔的檔案圖書館將館藏分為七大類：歷史類（國王傳記和名錄等）；地理類（城市、鄉(xiāng)村、河流、山川的名錄以及地區(qū)物產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表冊等）；法律類（法典）；商業(yè)交易類（商業(yè)契約、銷售賬簿等）；稅收貢物類（稅收簿、貢物清單等）；神話傳說類（頌詞、禱文等）；科學(xué)類。每一類泥板檔案都單獨(dú)存放。此外，古埃及也對檔案進(jìn)行了粗略的整理和分類，如愛得夫神廟檔案庫就用22個(gè)箱子專門保存宗教檔案，用12個(gè)箱子專門保存天文檔案，并在墻上刻寫了檔案目錄，注明了各箱檔案的內(nèi)容。三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（一）奴隸社會(huì)時(shí)期：檔案整理萌芽第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程與古代東方國家相比，古羅馬的檔案整理和分類有了進(jìn)一步的發(fā)展，出現(xiàn)了“二元主義”分類方法。這是指古羅馬人將文件按照時(shí)間順序進(jìn)行收存登記，原件發(fā)給收文者并由其保存，發(fā)文者只保存所發(fā)文件的謄錄簿，這就形成了收文和發(fā)文謄錄簿各為一類的二元主義分類法。盡管這種分類方法使收文和發(fā)文脫節(jié)，難以反映同一事件的全貌和體現(xiàn)文件之間的歷史聯(lián)系，但它仍然一直延續(xù)到封建社會(huì)。到了羅馬帝國時(shí)期，皇帝檔案庫采用了館藏分類與內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置一致的方法，其館藏檔案分為皇帝詔令、奏章、來往文書和內(nèi)務(wù)文件四大類，分別設(shè)置四個(gè)相應(yīng)部門加以保管。這種方法盡管出現(xiàn)了機(jī)構(gòu)分類法思想的萌芽，比簡單的二元主義略有進(jìn)步，但還是缺乏比較系統(tǒng)的整理和分類標(biāo)準(zhǔn)。三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（一）奴隸社會(huì)時(shí)期：檔案整理萌芽第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程在封建社會(huì)初期，除了沿用古羅馬的“二元主義”分類法之外，歐洲一些王國根據(jù)檔案內(nèi)容的機(jī)密和重要程度，將檔案分為“閉式文件”和“開式文件”兩大類。到了封建社會(huì)中期，中國造紙術(shù)的傳入使歐洲各國檔案數(shù)量急劇增長，過去簡單的分類方法已經(jīng)無法適應(yīng)檔案管理的需要，“二元主義”分類法逐漸遭到淘汰。當(dāng)時(shí)出現(xiàn)的一些新型檔案館已經(jīng)開始采用了新的分類標(biāo)準(zhǔn)。例如，城市檔案館按照城市的各個(gè)部門來劃分檔案的類別，每一類內(nèi)再按照年代或地區(qū)進(jìn)行整理，這被看做是后來通用的“機(jī)構(gòu)—年代”分類的雛形。在封建社會(huì)后期，歐洲各國采用的整理和分類方法更是五花八門，既有同時(shí)按照業(yè)務(wù)部門和時(shí)間來分的，也有同時(shí)根據(jù)地區(qū)和事由來分的。這些方法中還沒有哪一種方法占據(jù)絕對上風(fēng)，大多存在同一分類級別標(biāo)準(zhǔn)不一致的局限。后來隨著檔案學(xué)理論的萌芽，德國和意大利的一些檔案學(xué)者開始系統(tǒng)研究檔案的整理和分類并使之上升到理論高度。當(dāng)時(shí)影響較大的理論觀點(diǎn)主要有四種。三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（二）封建社會(huì)時(shí)期：檔案整理初步發(fā)展第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程一是德國檔案學(xué)者拉明根在1571年出版的專著《綜合報(bào)告——怎樣才算一個(gè)完美的登記室》中提出的事由分類法，要求將檔案分為君主、外交和臣民三大類。二是意大利檔案學(xué)者波尼法西奧在1632年出版的專著《論檔案館》中提出的系統(tǒng)分類法，要求將檔案按照地區(qū)—事由—時(shí)間的先后順序來系統(tǒng)分類。三是德國檔案學(xué)者木爾茨提出的實(shí)用歸類分類法，要求運(yùn)用綜合歸納的方法概括出檔案分類的一般性類別。他在1692年出版的專著《辦公廳和檔案館的權(quán)力》中提出，檔案的分類可以歸納為教會(huì)的、政治的、司法的、國庫的，等等。這種思想實(shí)質(zhì)上是事由原則的表現(xiàn)。四是德國檔案學(xué)者坤特提出的合理演繹分類法，要求運(yùn)用純邏輯推理的方法預(yù)先擬定一個(gè)適用各種檔案的具體類別。他在1783年出版的專著《論總檔案館的建立》中提出了制定一個(gè)適用于各個(gè)機(jī)關(guān)檔案分類的通用標(biāo)準(zhǔn)分類法的設(shè)想，在德國檔案界引起了強(qiáng)烈反響。三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（二）封建社會(huì)時(shí)期：檔案整理初步發(fā)展第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程近代時(shí)期檔案整理和分類的重大變革是其遵循的指導(dǎo)原則發(fā)生了變化——從遵循事由原則轉(zhuǎn)變?yōu)樽裱瓉碓丛瓌t，并逐步確立了來源原則的統(tǒng)治地位。1.事由原則的一度沿用——卡繆—多努分類法和杜威十進(jìn)位分類法封建社會(huì)以來，事由原則一直是歐洲各國檔案整理和分類遵循的指導(dǎo)原則。其主要特點(diǎn)是要求依據(jù)檔案的內(nèi)容或主題進(jìn)行館藏的第一層整理和分類。拉明根、波尼法西奧以及其他早期檔案學(xué)者們提出的事由分類法、系統(tǒng)分類法、實(shí)用歸納法、合理演繹法等，都屬于事由原則的表現(xiàn)形式。直到法國檔案工作改革初期，館藏檔案的整理和分類仍然一度沿用了事由原則。比較典型的是法國國家檔案館成立后50年間采用的“卡繆—多努分類法”。三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（三）近代時(shí)期：檔案整理發(fā)生變革第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程與歐洲國家類似，美國也經(jīng)歷了一個(gè)來源原則逐步取代事由原則的過程。在1909年來源原則的思想傳入之前，美國在檔案整理和分類上主要借用一種圖書分類法——杜威十進(jìn)位分類法(DeweyDecimalSystem)。這種分類法由美國圖書館學(xué)家馬維爾·杜威(MarvellDewey)于1873年設(shè)計(jì)，從1876年起被圖書館界廣為采納。在這種分類體系中，杜威把圖書所涉及的知識(shí)分為十個(gè)大類，每一個(gè)大類分為十個(gè)部類，每一個(gè)部類再分為十個(gè)屬類，屬類下還可以依次再細(xì)分。每一個(gè)級別的十個(gè)類都用０到９的阿拉伯?dāng)?shù)字表示。大類是百位數(shù)，部類是十位數(shù)，屬類是個(gè)位數(shù)，再細(xì)分時(shí)就加小數(shù)點(diǎn)。杜威設(shè)計(jì)的十個(gè)大類是：０００總類４００語言學(xué)８００文學(xué)１００哲學(xué)５００自然科學(xué)９００歷史地理２００宗教６００應(yīng)用技術(shù)３００社會(huì)科學(xué)７００美術(shù)三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（三）近代時(shí)期：檔案整理發(fā)生變革第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程杜威十進(jìn)位分類法是以學(xué)科為分類依據(jù)的，借用到檔案分類中必然會(huì)以檔案的內(nèi)容或主題作為分類標(biāo)準(zhǔn)。因此它屬于一種事由分類法。就在美國一些機(jī)關(guān)廣泛采用杜威十進(jìn)位分類法的同時(shí)，一些美國學(xué)者受歐洲影響，開始將來源原則介紹到本國。既是歷史學(xué)家又是檔案學(xué)者的列蘭德(Leland)在美國歷史協(xié)會(huì)下設(shè)的公共檔案委員會(huì)的1909年年會(huì)上，主張檔案的整理和分類應(yīng)采用來源原則。此后，美國檔案界更多地認(rèn)同了來源原則，以杜威十進(jìn)位分類法為代表的事由原則逐步被取而代之。但來源原則真正在美國采用，還是在1934年國家檔案館成立之后。三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（三）近代時(shí)期：檔案整理發(fā)生變革第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程2.來源原則的起源、形成、論證和確立

詳細(xì)內(nèi)容可參閱第三章第二節(jié)。三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（三）近代時(shí)期：檔案整理發(fā)生變革第一節(jié)外國檔案整理的發(fā)展歷程現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期檔案整理和分類的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)更加豐富,理論體系日漸成熟與完善。在理論上，來源原則在全世界范圍內(nèi)得到了普遍傳播。有的國家根據(jù)國情和檔案實(shí)踐的發(fā)展對來源原則進(jìn)行了靈活運(yùn)用；有的國家還進(jìn)一步修正發(fā)展了來源原則，以便讓它更好地指導(dǎo)整理實(shí)踐。電子文件的出現(xiàn)，更是引發(fā)了國外檔案界對來源原則的反思，提出了以“新來源觀”為代表的理論觀點(diǎn)。這表明，檔案整理理論在現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期走向成熟和完善。詳細(xì)內(nèi)容可參閱第三章第二、三、四、五節(jié)。在實(shí)踐上，國外普遍遵循來源原則進(jìn)行檔案整理，各國的檔案整理和分類實(shí)踐各有特色。由于內(nèi)容較為豐富，本章第二節(jié)將專門評述代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)特色。三、檔案整理的發(fā)展進(jìn)程及特點(diǎn)（四）現(xiàn)當(dāng)代時(shí)期：檔案整理的成熟與完善第七章外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)第二節(jié)外國檔案管理一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法二、國外檔案整理實(shí)踐的共同特點(diǎn)第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法1.英國英國在檔案整理上采用“檔案組合”作為館藏整理和分類的基本單元。一般來說，政府一個(gè)部的檔案算是一個(gè)檔案組合。每個(gè)組合可按該部的組織機(jī)構(gòu)或職能范圍分為若干分組合，個(gè)別的也可按地理或行政區(qū)劃分分組合。分組合由若干案卷組成，案卷一般裝入卷夾、放入卷盒內(nèi)。每個(gè)案卷包括若干單份文件。這樣，所有館藏檔案通過檔案組合、分組合、案卷、文件等若干層次，可以實(shí)現(xiàn)有序的分類和整理。為了便于分類和編目，檔案館在做標(biāo)識(shí)符號(hào)時(shí)，多用縮寫字母來表示檔案組合，其他的依次用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如海軍部檔案組合，第三分組合，第七卷，第四號(hào)文件，可表示為“ADM

3／7／4”。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法2.法國法國中央和地方國家檔案館都遵照來源原則進(jìn)行整理。全宗是分類的基本單元。全宗內(nèi)組立好的案卷均裝入標(biāo)準(zhǔn)的文件盒內(nèi)，盒上標(biāo)有全宗順序號(hào)、類號(hào)、盒號(hào)和案卷號(hào)等。每個(gè)文件盒均按時(shí)間順序排放在檔案架上。3.俄羅斯俄羅斯把國家擁有的檔案看成一個(gè)整體，統(tǒng)稱為“俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗”。俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗是指反映俄羅斯聯(lián)邦各族人民物質(zhì)和精神生活的，具有歷史、科學(xué)、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治和文化意義的全部文件的總和。其成分包括俄羅斯版圖內(nèi)的所有檔案和文件，不管它們的來源、載體類別、保管地點(diǎn)和所有制形式如何。俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗文件的分類按三個(gè)層次進(jìn)行：第一層是整個(gè)俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗內(nèi)文件的分類，它決定國家檔案館網(wǎng)的構(gòu)成；第二層是檔案館內(nèi)文件的分類，它決定檔案全宗的劃分；第三層是檔案全宗內(nèi)文件的分類，它決定每個(gè)全宗內(nèi)文件的整理。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法4.德國德國聯(lián)邦檔案館遵照來源原則整理檔案。其館藏檔案分若干全宗，政府各部的所有檔案按部組成全宗，每個(gè)全宗又按該部的組織機(jī)構(gòu)把文件分為若干個(gè)系列，每個(gè)系列包括若干個(gè)案卷。每個(gè)系列內(nèi)，案卷按照分類方案上的順序排列，案卷內(nèi)的文件則按文件的自然積累順序排列。德國機(jī)關(guān)常用的整理和分類方法是機(jī)構(gòu)—問題分類法，不區(qū)分年度組卷。聯(lián)邦各部委都有一本在檔案館幫助下編制的立卷類目。該立卷類目類似我國企業(yè)檔案分類法，比較詳盡，包含類目號(hào)、向檔案室移交年限、在機(jī)關(guān)保存年限等內(nèi)容。機(jī)關(guān)檔案人員按立卷類目中的類目號(hào)賦予電子案卷歸檔號(hào)，歸檔號(hào)與類目號(hào)對應(yīng)，歸檔號(hào)體現(xiàn)了文件形成時(shí)的內(nèi)在聯(lián)系，并被保持到檔案室（文件中心）直到檔案館，不再另編案卷號(hào)。（一）歐洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法1.美國美國檔案館館藏整理遵照來源原則，按庫房、文件組合、分組合、系列、案卷和單份文件等各層次組織排列檔案、文件和手稿。館藏整理的基礎(chǔ)是機(jī)關(guān)的文件整理。聯(lián)邦檔案機(jī)構(gòu)要求機(jī)關(guān)在向文件中心或檔案館移交文件之前必須完成基本的清理、組卷、登記、分類、排序、著錄和編制簡單檢索工具等項(xiàng)工作，檔案館基本上依據(jù)機(jī)關(guān)的整理體系進(jìn)行管理。聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的文件立卷標(biāo)準(zhǔn)雖各有不同，但基本目標(biāo)都是使文件易于保管、檢索和利用，因此它們大多根據(jù)職能活動(dòng)確立分類和立卷標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，機(jī)關(guān)文件的分類標(biāo)準(zhǔn)主要有內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、形成者標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、文種標(biāo)準(zhǔn)、文件順序號(hào)標(biāo)準(zhǔn)等，機(jī)關(guān)根據(jù)實(shí)際需要結(jié)合使用。機(jī)關(guān)文件歸檔均以文件類為單位。（二）美洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法自20世紀(jì)60年代以來，美國檔案館大多沿用五級檔案整理原則。這五個(gè)級別分別是庫房、文件組合、系列、案卷和單份文件。庫房一級的整理，主要是對庫房內(nèi)所有檔案做大范圍的粗略分類。有點(diǎn)類似于我國的全宗群。文件組合是檔案館內(nèi)整理和分類的基本單元，類似于全宗。它是以文件來源為基礎(chǔ)并特別考慮到有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或組織的行政管理史、文件復(fù)雜性和數(shù)量而組建起來的，組織上和職能上相關(guān)的文件綜合體。文件組合內(nèi)可劃分若干分組合，通常某一部級政府機(jī)構(gòu)的文件組成一個(gè)文件組合，其下屬單位的文件組成分組合。系列是指由于同屬一個(gè)特定題目或職能，來源于同一活動(dòng)或具有某種聯(lián)系而作為一個(gè)單元整理而成的若干案卷。系列的劃分相當(dāng)復(fù)雜，有時(shí)一個(gè)文件組合內(nèi)會(huì)有若干個(gè)系列。案卷是通過立卷組合在一起的單份文件集合體。單份文件可按照時(shí)間、字母順序或互相結(jié)合立卷。（二）美洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法自20世紀(jì)60年代以來，美國檔案館大多沿用五級檔案整理原則。這五個(gè)級別分別是庫房、文件組合、系列、案卷和單份文件。庫房一級的整理，主要是對庫房內(nèi)所有檔案做大范圍的粗略分類。有點(diǎn)類似于我國的全宗群。文件組合是檔案館內(nèi)整理和分類的基本單元，類似于全宗。它是以文件來源為基礎(chǔ)并特別考慮到有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或組織的行政管理史、文件復(fù)雜性和數(shù)量而組建起來的，組織上和職能上相關(guān)的文件綜合體。文件組合內(nèi)可劃分若干分組合，通常某一部級政府機(jī)構(gòu)的文件組成一個(gè)文件組合，其下屬單位的文件組成分組合。系列是指由于同屬一個(gè)特定題目或職能，來源于同一活動(dòng)或具有某種聯(lián)系而作為一個(gè)單元整理而成的若干案卷。系列的劃分相當(dāng)復(fù)雜，有時(shí)一個(gè)文件組合內(nèi)會(huì)有若干個(gè)系列。案卷是通過立卷組合在一起的單份文件集合體。單份文件可按照時(shí)間、字母順序或互相結(jié)合立卷。遵照上述五個(gè)層次，檔案部門具體實(shí)施整理程序。（二）美洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法2.加拿大加拿大國家檔案館整理檔案遵循來源原則，采用了“檔案全宗”作為整理和分類的基本單元。構(gòu)成全宗的行政單位可以是獨(dú)立的政府機(jī)關(guān)，也可以是較大政府機(jī)關(guān)的組成部分。例如，國家檔案館中外交部、財(cái)政部、國防部和科學(xué)委員會(huì)分別形成各自的檔案全宗；印第安人和北方事務(wù)部因其組織多次變動(dòng)，該部的工作主要分為三塊：印第安人事務(wù)管理、公園管理和北方地區(qū)管理，該部的檔案相應(yīng)分為三個(gè)全宗。另外，為了方便管理，國家檔案館往往把行政上雖無關(guān)聯(lián)、歷史上也無連續(xù)性的較小單位的檔案合在一起，組成一個(gè)檔案全宗，這主要是基于文件數(shù)量的考慮。這種形式有點(diǎn)類似于我國的全宗補(bǔ)充形式——匯集全宗。（二）美洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法1.日本國立公文書館的檔案整理由館長授權(quán)編目股負(fù)責(zé)。根據(jù)館長批準(zhǔn)的整理和分類方案，編目股對各省、廳移交的檔案主要按來源原則進(jìn)行整理和分類。各省廳的檔案單獨(dú)整理，并充分尊重機(jī)關(guān)原有的分類方案和整理基礎(chǔ)。公文書館所藏檔案，都必須編制目錄和索引，以便檢索和查詢。對檔案的整理不拘泥于形式，案卷封皮和檔號(hào)比較簡單，主要精力投放在開發(fā)利用上，以方便檢索。（三）亞洲和非洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法2.印度印度議會(huì)于1993年通過了《公共文件法》，規(guī)定對公共文件要進(jìn)行整理。受英國影響，印度大多數(shù)檔案館按來源原則整理檔案。整理后的檔案要編制案卷目錄和文件目錄。案卷目錄以移交清單為基礎(chǔ)，內(nèi)容包括移交清單項(xiàng)目和案卷的標(biāo)題和內(nèi)容。這是印度檔案館最主要的檢索工具。文件目錄與英國國家檔案館的“編年提要”類似，詳細(xì)登記每一份文件的情況，包括發(fā)文日期和地點(diǎn)、作者、發(fā)往地點(diǎn)、內(nèi)容提要、類型、頁數(shù)和附件等。這種詳細(xì)目錄是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)，很受檔案館的重視。（三）亞洲和非洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)一、代表性國家檔案整理的現(xiàn)實(shí)做法3.非洲諸國非洲諸國要屬阿爾及利亞和剛果（金）在檔案整理上較富特色。這兩個(gè)國家雖然原是法國、英國的殖民地，檔案管理體制和檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置都受法國、英國的影響很深。但在檔案整理和保管上，它們均接受了蘇聯(lián)的原則和方法。阿爾及利亞在《國家檔案法令》中規(guī)定建立“國家檔案全宗”，由政黨、國家組織、立法、司法和行政機(jī)關(guān)、國營公司、企事業(yè)單位、私立機(jī)構(gòu)和個(gè)人產(chǎn)生或收到的文件及材料組成，不論這些文件現(xiàn)存何處、屬何年代。國家檔案館對接收文件實(shí)行按全宗整理和加工。移交文件必須附三份移交清單，標(biāo)明全宗構(gòu)成者名稱、文件性質(zhì)、捆號(hào)、各捆的最早日期和保管期限。剛果（金）也依法建立了國家檔案全宗，由國家檔案館按全宗對接收文件進(jìn)行整理和分類。（三）亞洲和非洲國家第二節(jié)外國檔案整理實(shí)踐的現(xiàn)實(shí)做法和共同特點(diǎn)二、國外檔案整理實(shí)踐的共同特點(diǎn)第一，普遍遵循來源原則開展館藏檔案整理。這表明，來源原則因?yàn)榭茖W(xué)地揭示了檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，成為指導(dǎo)各國開展檔案整理的基本原則。第二，普遍分層次開展檔案整理。檔案整理是對文件進(jìn)行組織和排列，使之系統(tǒng)化和條理化的活動(dòng)，由于文件在其運(yùn)動(dòng)過程中需要經(jīng)過機(jī)關(guān)保存、文件中心或檔案館保存的不同階段，因此檔案整理需要區(qū)分層次或級別來進(jìn)行。第三，允許檔案整理具有一定的靈活性?，F(xiàn)當(dāng)代時(shí)期，來源原則在各國普遍傳播的過程中，被各國根據(jù)國情和檔案實(shí)踐的具體特點(diǎn)靈活地運(yùn)用。第七章外國電子文件整理第三節(jié)外國檔案管理一、電子文件整理的含義和內(nèi)容二、電子文件整理的特點(diǎn)三、電子文件整理的實(shí)踐做法第三節(jié)外國電子文件整理電子文件通過整理實(shí)現(xiàn)有序化，是電子文件保管、檢索和提供利用的前提。電子文件整理的內(nèi)容是為電子文件建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫并存入文件數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫（database）是目前國內(nèi)外廣泛流行的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，組建電子文件信息數(shù)據(jù)庫的意義是可集中、統(tǒng)一地管理電子文件內(nèi)容及相關(guān)信息，并通過標(biāo)引建立檔案信息的有序結(jié)構(gòu)，經(jīng)過整理，構(gòu)成電子文件信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)有序的虛擬狀態(tài)，形成存取電子文件的“文件庫”，保持電子文件信息之間的有機(jī)聯(lián)系。在組建電子文件信息數(shù)據(jù)的過程中應(yīng)注意：第一，保護(hù)電子文件的內(nèi)容信息、背景信息和結(jié)構(gòu)信息，確保電子文件的檔案價(jià)值；第二，保證電子文件的數(shù)據(jù)擁有較高的質(zhì)量水平，為電子文件的檢索和利用奠定基礎(chǔ)。一、電子文件整理的含義和內(nèi)容第三節(jié)外國電子文件整理第一，“新來源觀”指導(dǎo)電子文件整理。第二，“虛擬性”貫穿電子文件整理。第三，有機(jī)聯(lián)系保障電子文件整理。二、電子文件整理的特點(diǎn)第三節(jié)外國電子文件整理電子文件整理的方式包括電子文件標(biāo)引、文件檔號(hào)的劃分與確定兩個(gè)方面。電子文件標(biāo)引與傳統(tǒng)載體檔案文件的標(biāo)引相比，最大不同點(diǎn)在于電子文件標(biāo)引既是電子文件信息的整理，使之有序化，也是在建立電子文件檢索系統(tǒng)。所謂標(biāo)引，就是對文件的內(nèi)容進(jìn)行主題分析，將表達(dá)這種主題的自然語言轉(zhuǎn)換成檔案信息處理語言，使之成為檢索標(biāo)識(shí)的過程，或者說，它是用統(tǒng)一的人工語言，按照一定的方法和規(guī)則，對文本中具有檢索意義的主題內(nèi)容進(jìn)行分析、描述和記錄，使文件具有統(tǒng)一的檢索標(biāo)識(shí)的過程。檔號(hào)標(biāo)引、分類標(biāo)引和主題標(biāo)引三位一體，從不同角度維護(hù)了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，正是“虛擬整理”的體現(xiàn)。三、電子文件整理的實(shí)踐做法第三節(jié)外國電子文件整理檔號(hào)是全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)和件（頁）號(hào)的總稱。電子文件的全宗實(shí)際上是虛擬的，并不一定具有實(shí)體組織，其可劃分為主體全宗和客體全宗，所謂主體全宗是由一個(gè)相對獨(dú)立的主體單位或個(gè)人，在其執(zhí)行社會(huì)職責(zé)的活動(dòng)中形成的文件有機(jī)整體；所謂客體全宗是人們在圍繞著具有相當(dāng)規(guī)模而又相對完整、獨(dú)立的客觀事物而開展的社會(huì)活動(dòng)過程中形成的檔案有機(jī)整體。案卷目錄號(hào)由電子文件形成機(jī)關(guān)的檔案室在編制全宗內(nèi)分類方案時(shí)確定，各文件形成機(jī)關(guān)情況不同，全宗內(nèi)分類方案也不同，因此案卷目錄號(hào)也不一致。案卷號(hào)和件（頁）號(hào)是一個(gè)案卷目錄內(nèi)獨(dú)立案卷的編號(hào)及其案卷內(nèi)文件編號(hào)，可由立卷人員在立卷過程中具體確定。三、電子文件整理的實(shí)踐做法第三節(jié)外國電子文件整理德國電子文件整理主要特點(diǎn)如下：一是堅(jiān)持來源原則，對電子文件進(jìn)行組卷。二是先建電子案卷，再往里存入電子文件。首先根據(jù)立卷類目建立電子案卷（預(yù)立卷），新建立的電子案卷從電子立卷類目表和保管期限表上自動(dòng)接收預(yù)定義的元數(shù)據(jù)。如果沒有現(xiàn)成可利用的元數(shù)據(jù)，那么在預(yù)立卷時(shí)，賦予該電子案卷所需要的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目。三、電子文件整理的實(shí)踐做法（一）德國的電子文件整理第三節(jié)外國電子文件整理其次，辦理完畢的電子文件裝入電子案卷。當(dāng)電子文件在公文處理系統(tǒng)中處理完畢后，把它歸入電子案卷。因?yàn)殡娮影妇碓诮r(shí)已定義了向檔案室移交的年限，文件形成一定時(shí)間后，電子案卷及其卷內(nèi)文件自動(dòng)向檔案室移交。如果這中間插入了新的電子文件，重新裝盒，向檔案室移交的年限也要重新計(jì)算。在實(shí)際工作中也可以把電子案卷向檔案室移交的年限定為不限期，直到文件處理完畢，一次性向檔案室移交。三、電子文件整理的實(shí)踐做法（一）德國的電子文件整理第三節(jié)外國電子文件整理英國國家檔案館在電子文件管理方面開展了大量研究工作，取得了豐碩成果，其中包括制定《電子文件指南》《電子文件管理辦法》及《電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)》等，其中首推《電子文件管理指南》。該指南由方針政策、技術(shù)要求、管理辦法和組織保證等方面的內(nèi)容組成。其涉及電子文件整理的主要內(nèi)容是：各單位的文件管理制度應(yīng)有利于按其職能或其他方式對電子文件歸類組合，有利于必要時(shí)及時(shí)結(jié)卷及建立新卷以反映其業(yè)務(wù)活動(dòng)所發(fā)生的變化。三、電子文件整理的實(shí)踐做法（二）英國的電子文件整理第三節(jié)外國