公司采購流程管理制度-原件

公司采購流程管理制度第一章總則為了規(guī)范醫(yī)療儀器設(shè)備及易耗品采購、提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低采購成本，特制定本辦法。第一條采購部隸屬綜合管理辦公室管理系統(tǒng)，受綜合管理辦公室領(lǐng)導(dǎo)。第二條本著公平、公正、公開的原則，公司醫(yī)療儀器設(shè)備及易耗品采購實行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一由采購人員負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)集團、診所全部醫(yī)療儀器設(shè)備及易耗品的采購。第二章采購申請管理規(guī)定第三條采購的申請采購申請是指某人或者某部門根據(jù)經(jīng)營需要確定一種或幾種儀器設(shè)備及易耗品，并按照規(guī)定的格式填寫一份采購申請單，要求獲得這些物料的單子的整個過程。第四條采購單的填寫要素完整的采購單應(yīng)包括一下要素：（1）采購的部門（診所/自然療法中心）；（2）采購物品所屬醫(yī)療學(xué)科或行政部門；（3）采購的用途；（4）建議采購的品牌；（5）采購的物品數(shù)量；（6）采購的物品規(guī)格、型號；（7）采購的物品的擺放位置的大小及技術(shù)參數(shù)、資料等；（8）采購的物品的需求時間；（9）采購如有特殊需要請備注；（10）采購單填寫人；（11）采購部門主管；（12）采購部門主管領(lǐng)導(dǎo)（綜合辦總監(jiān)）；（14）財務(wù)審核人；（15）公司總經(jīng)理審批。第五條采購申請單及其提報規(guī)定（1）采購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門；（2）固定資產(chǎn)申購按照《固定資產(chǎn)購置申請表》（附件一）的格式進(jìn)行填寫提報；（4）日常耗材采購按照公司《儀器設(shè)備及易耗品采購審批單》（附件二）的格式填寫提報；（5）遇公司經(jīng)營、辦公急需的儀器設(shè)備及易耗品，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。（6）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，采購部門必須作出書面說明。（7）采購申請單的更改和補充，采購申請部門應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。第六條公司儀器設(shè)備及易耗品采購申請單的提報部門（1）公司經(jīng)營所需的醫(yī)療儀器、設(shè)備、醫(yī)療耗材及其他醫(yī)療項目由醫(yī)療部門提報；（2）公司生活及辦公的儀器設(shè)備及易耗品、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由綜合管理辦公室提報；（3）公司各部門專用的儀器設(shè)備及易耗品由各部門自行提報。第三章采購申請單的接收管理規(guī)定第七條采購的接收要點（1）采購部在接收采購申請單時應(yīng)檢查采購申請單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查采購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收采購申請單時應(yīng)遵循名稱規(guī)格等不完整、不清晰、設(shè)備參數(shù)資料不全的不采購，庫存已超儲積壓的儀器設(shè)備及易耗品不采購的原則；（3）通知倉庫管理人員核查采購儀器設(shè)備及易耗品是否有庫存；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的采購儀器設(shè)備及易耗品應(yīng)及時通知采購部門。第八條采購周期的規(guī)定（1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的儀器設(shè)備及易耗品及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天；（3）單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項目采購部自行采購的，采購周期不應(yīng)超過3個月；（4）采購部門應(yīng)按照以上（1）-（3）條中規(guī)定的時間提前提包采購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；（5）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；第四章詢價、比價、議價管理規(guī)定第九條詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱采購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解技術(shù)要求及其擺放空間大小，遇到問題應(yīng)及時的與采購申請部門溝通；第十條屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中整體采購；第十一條對于緊急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理；第十二條所有采購項目上必須向經(jīng)營廠家、代理機構(gòu)或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過各種中介機構(gòu)詢價；第十三條對于采購部門需求的儀器設(shè)備及易耗品或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；第十四條詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；第十五條除固定資產(chǎn)外的長期使用的耗材；應(yīng)每年初都應(yīng)組織至少三家以上的供應(yīng)商參與比價，確定其合作框架，簽訂一年供貨合同；第十六條比價采購所邀請的供應(yīng)商均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供我公司所需儀器設(shè)備及易耗品的能力；第十七條在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。第十八條對供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；第十九條對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他供應(yīng)商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；第二十條收到供應(yīng)供應(yīng)商第一次報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價理想價格；第二十一條重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)供應(yīng)商的實力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；第二十二條參考目標(biāo)價格與擬合作供應(yīng)商進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。第二十三條比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照《比價匯總表》(附件三)的格式完整列出報價、安裝期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用品牌及選用理由，按照一定順序逐一審核；第二十四條如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行修改或重新處理。第六章合同的簽訂及其規(guī)定。第二十五條合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及醫(yī)療設(shè)備采購合同。(1)合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件是合同不可分割的部分；包裝要求；合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；付款方式；交貨期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；雙方的公司信息；其他約定。(2)合同簽訂及其規(guī)定1)如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任；2)擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3)為防止合同配件追加或追加無依據(jù)，整機采購時要求供貨方提供分項報價清單；4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時，務(wù)必請供應(yīng)商派代表來場協(xié)助清點；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始，并應(yīng)盡量要求供應(yīng)商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如儀器設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的供應(yīng)商合作時，尤其是耗材采購應(yīng)盡量少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；）1比0價匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照《合同審評表》（附件四）的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；3簽訂的所有合同應(yīng)及時報送部門。（體現(xiàn)的是存檔部門）第七章付款及合同執(zhí)行第二十六條付款規(guī)定（1）按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（2）按照供應(yīng)商規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同，在付款時應(yīng)填寫附表八《支付申請單》（附件五），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)管理部付款；（3）財務(wù)管理部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。第二十七條合同執(zhí)行已（簽1訂）合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知綜合管理辦公室及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作供應(yīng)商對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同；第八章報驗與入庫第二十八條報驗（1）供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的組織質(zhì)檢小組進(jìn)行驗收；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢小組進(jìn)行質(zhì)檢、驗收；（5）用于公司生活和辦公的儀器設(shè)備及易耗品不在公司質(zhì)檢范圍之內(nèi)。第二十九條入庫（1）公司所有的經(jīng)營耗材、設(shè)備入庫前均應(yīng)通過檢驗或驗收；（2）合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知采購申請部門，由采購部協(xié)助采購申請部門及時安排卸貨與搬運；（3）質(zhì)檢小組未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存儀器設(shè)備及易耗品接受；（4）質(zhì)檢小組已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)