商務(wù)信函的寫法

商務(wù)信函的寫法者，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實(shí)力，同時，信任您也肯定是用這種效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務(wù)信函寫作前言作為一家外貿(mào)出口企業(yè)，您必需常常跟您的國外客商打交道。因而，各種商務(wù)信函的寫作成了您工作中的一個重要局部。您是否有這樣的感受，花費(fèi)了大量的時間和精力，對自己所寫的信件是否專業(yè)、是否符合通常的標(biāo)準(zhǔn)卻沒有十足的把握。在本手冊里，我們將為您介紹商務(wù)信函寫作的根本學(xué)問和技巧，信任對您的工作具有很高的參考價值。商務(wù)信函的重要性或許你會問“商務(wù)信函真的這么重要嗎”？是的，答案是確定的。讓我們一起來看看以下的調(diào)查結(jié)果。當(dāng)買家和供給商從相互并不了解的根底上開頭進(jìn)展業(yè)務(wù)聯(lián)系時，買家通常是怎樣來評估跟他聯(lián)系的供給商的呢？[參考全美最暢銷的貿(mào)易書籍“BuildinganImport-ExportBusiness”]5個方面是買家最關(guān)心的：供給商如何回復(fù)買家的郵件？供給商網(wǎng)上的簡介和/或名目是否做得專業(yè)？當(dāng)買家詢問信息時，供給商是否完整答復(fù)全部問題？供給商的信頭是否寫明白公司地址和號碼？供給商如何答復(fù)買家提出的要求？供給商多久做出答復(fù)？供給商是否情愿對產(chǎn)品進(jìn)展修改？買家詢問多個問題時，供給商是否答復(fù)全部的問題？供給商的信用如何？供給商的銀行信用記錄如何？供給商銀行帳戶開立的年數(shù)？大致的通常收支狀況？銀行給供給商的貸款額度？銀行對供給商的帳戶狀況是否滿足？供給商貿(mào)易往來的信用如何？合作者與該供給商的合作年數(shù)？供給商可承受多大的定單？交貨是否準(zhǔn)時？是否能準(zhǔn)確地完成定單？供給商是否使用了標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量治理認(rèn)證體系？ISO9000、ISO14,000(環(huán)境)、HazardAnalysisatCriticalPoints(適用于出口美國的海產(chǎn)品)郵件或者，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實(shí)力，同時，信任您也肯定是進(jìn)展有效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務(wù)信函的根本構(gòu)造傳統(tǒng)信件這里我們介紹一種商務(wù)信函中最通用的格式－齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常承受開放式的標(biāo)點(diǎn)方式，即除了信文局部，其它局部在必要時才使用標(biāo)點(diǎn)。信中各段落之間均空一行。1Theheading信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。通常狀況下，公司都會特地印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，，等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。2、編號〔寫信人的名字縮寫〕和日期Thesendernameandthedate這局部內(nèi)容是為了便利今后查詢信件用的。3、封內(nèi)地址Theinsideaddress這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式一樣，但必需把收信人的姓名一并寫出。另外，假設(shè)不是完全公事化的書信往來，或經(jīng)說明白收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。4Thesubjectheading事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點(diǎn)，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。5、稱呼Thesalutation指對收信人的一種稱呼。DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。6Theopensentences開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡潔內(nèi)容加以綜合表達(dá)，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。假設(shè)是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并說明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡潔明白。7Thebodyoftheletter信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面連續(xù)爭論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)章。8、結(jié)尾語Thecomplimentaryclose結(jié)尾語一般用來總結(jié)文本所談的事項(xiàng)，提示對收信人的要求，如“期望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文完畢后，另起一段寫結(jié)尾語。9、完畢語Thecomplimentaryclose完畢語是完畢信函時的一種客套，應(yīng)當(dāng)與前面的稱呼相照應(yīng)。例如：“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTrul寫在結(jié)尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。10Thesignatrue寫在完畢語的下面，簽上寫信人的名字。假設(shè)是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，由于用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。11、附件Enclosure假設(shè)信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl.或Enc.。例如：|||

Encls:2InvoicesEnc.:1B/Lading電子郵件眾所周知，電子郵件即E-mail是如今我們做電子商務(wù)使用最普遍的一種聯(lián)系手段。電子郵件使用便利，信息傳遞快速高效，且格外節(jié)約本錢。但是E-mail的撰寫也并不是一件很簡潔的事情。您知道，當(dāng)一封E-mail發(fā)送出去后，只要收信人在線，他可以幾分鐘內(nèi)就收到。所以，在您發(fā)送前，必需要檢查一下您所寫的內(nèi)容是否正確適宜，由于一旦您點(diǎn)擊了發(fā)送鍵后，您就再也無法將其收回了。通常我們理解E-mail的撰寫風(fēng)格可以比傳統(tǒng)的信件，等稍加任憑一點(diǎn)。但是我們在這里還是要建議大家，即便是寫E-mail，由于是談?wù)摴?，所以還是承受正式嚴(yán)峻的風(fēng)格。尤其當(dāng)您是第一次跟收信人聯(lián)系的話，正式的商務(wù)信函能讓您留給對方格外專業(yè)的印象。1、收信人的郵箱2、發(fā)信人的郵箱3、寫信日期寫日期時，請留意以下幾點(diǎn)：032023。月份要寫英文名稱，不能用數(shù)字來代替，如31/3/03不能在正式的信件中消滅。但是Aug.August。4、時間5、主題6、稱呼7、正文8、完畢語9、簽名10、聯(lián)系方法這局部內(nèi)容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯(lián)系方法〔地址、、、郵箱、網(wǎng)址。寫地址時請留意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點(diǎn)開，但城市信只要選擇這個模板，信件會自動顯示這些內(nèi)容。商務(wù)信函寫作的要點(diǎn)準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對方可以格外清楚的了解您想說什么。圍繞這一點(diǎn)，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，期望對您寫作商務(wù)信函有借鑒作用。1、口語化每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次溝通。人都是感性的，所以您需要在的“生意腔”，于是把一封原來應(yīng)當(dāng)是熱忱而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其實(shí)我們簡潔的來理解一已。多用一些簡潔明白的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱忱，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡潔，自然，人性化。我想您會說“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在中您會這樣說，為什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡潔，自然，人性化。2、語氣語調(diào)由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所承受的語氣語調(diào)也應(yīng)當(dāng)符合您的目的。產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸告性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。3、真誠確保假設(shè)此時對方正在中與您通話，他肯定能夠感受到您的自然和真誠。4、直接跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函肯定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。假設(shè)是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫不留情的舍棄它們。由于這些內(nèi)容不僅不能使溝通通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產(chǎn)生反感。5、禮貌特別要留意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并敬重對方的觀點(diǎn)。假設(shè)對方的建議但留意要講究禮節(jié)禮貌，避開用冒犯性的語言。還要提示一點(diǎn)，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真稚嫩。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能到達(dá)預(yù)期的效果。6、簡潔用常見的單詞，避開生僻或者拼寫簡單的單詞。一個單詞可以表達(dá)，就不要用詞組。多用短句，由于短句更簡潔理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗“goodshavebeensent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。由于這樣寫會誤導(dǎo)您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。8、準(zhǔn)確當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時，比方時間，地點(diǎn)，價格，貨號等等，盡可能做到準(zhǔn)確。這樣會使溝通的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。9、針對性封郵件是特地給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。固然，假設(shè)您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“DearSirs”or“DearSirorMadam”。10、語言樸實(shí)前面我們說過，商務(wù)信函不需要用華美的詞句。依據(jù)西方的語言習(xí)慣，他們的詞句。比方“Welookforwardtoabrightand