Access數(shù)據(jù)庫2003教學(xué)課件-CH3

Access2003數(shù)據(jù)庫教程1第3章重要的表操作3.1創(chuàng)建表3.2修改表結(jié)構(gòu)3.3編輯數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)3.4使用數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)3.5更改數(shù)據(jù)表的顯示方式3.6創(chuàng)建表關(guān)系本章小結(jié)23.1創(chuàng)建表下面將介紹如何在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建數(shù)據(jù)表和在表中存入數(shù)據(jù)。創(chuàng)建表常用的方法有：使用設(shè)計器創(chuàng)表使用向?qū)?chuàng)建表通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表第3章重要的表操作33.1.1通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表

通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表，就是利用數(shù)據(jù)表視圖，完成的創(chuàng)建和數(shù)據(jù)的輸入。通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建“課程”表的步驟為：⑴打開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫窗口的對象欄中選擇表對象→單擊工具欄上的“新建”→選擇“數(shù)據(jù)表視圖”或是直接雙擊“通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表”選項→確定。⑵將數(shù)據(jù)直接填入數(shù)據(jù)表中，然后保存對表的設(shè)計的更改。⑶系統(tǒng)提示尚未定義主鍵時，單擊“是”按鈕，系統(tǒng)將自動為表創(chuàng)建一個主鍵；單擊“否”按鈕，可以在以后另行為表設(shè)置一個主鍵。第3章重要的表操作43.1.2使用向?qū)?chuàng)建表啟動表向?qū)?/p>

選擇合適的表

選擇需要的字段

重命名字段

指定表名

設(shè)置主鍵

確定表的關(guān)系第3章重要的表操作53.1.3表的導(dǎo)入與鏈接數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與鏈接功能可以將其他格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入或鏈接到Access數(shù)據(jù)庫中。第3章重要的表操作61.Access2003可以訪問的數(shù)據(jù)文件格式常用的各文件格式對應(yīng)的要求

文件格式

格式要求

MicrosoftAccess文檔其他的Access數(shù)據(jù)庫MicrosoftExcel文檔Excel工作表HTML文檔網(wǎng)頁數(shù)據(jù)MicrosoftOutlook

MicrosoftOutlook地址簿文本文檔（text文檔）帶分隔符或定長格式的文本文件第3章重要的表操作3.1.3表的導(dǎo)入與鏈接7表的導(dǎo)入操作方法：打開準(zhǔn)備接收數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫→“新建表”對話框中選擇“導(dǎo)入表”。選擇“文件”→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“導(dǎo)入”項→選擇文件類型→選擇要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的文檔→完成導(dǎo)入。2.表的導(dǎo)入第3章重要的表操作3.1.3表的導(dǎo)入與鏈接82.表的鏈接①操作方法：在“新建表”對話框中選擇“鏈接表”或選擇“文件”→“獲取外部數(shù)據(jù)”→“鏈接表”項。②表的導(dǎo)入和表的鏈接得到的數(shù)據(jù)表的區(qū)別。

表的導(dǎo)入表的連接

相當(dāng)于將數(shù)據(jù)復(fù)制到一個新建的數(shù)據(jù)表中，以后對新表內(nèi)容的修改等操作和源表沒有任何關(guān)系，二者是互相獨立的。

并不復(fù)制源數(shù)據(jù)，也沒有改變源數(shù)據(jù)的位置，僅僅通過鏈接使用這些數(shù)據(jù)，所以二者實際上就是同一套數(shù)據(jù)，對源數(shù)據(jù)表的修改會反映在鏈接表中，反之亦然。

第3章重要的表操作3.1.3表的導(dǎo)入與鏈接93.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表1.表設(shè)計器如圖所示表設(shè)計視圖的上半部分是字段定義區(qū)，“字段名稱”、“數(shù)據(jù)類型”、“說明”3列構(gòu)成。下半部分的左邊為字段屬性設(shè)置區(qū)，用于設(shè)置字段的屬性，右邊為提示信息區(qū)。第3章重要的表操作102．字段名稱命名規(guī)則（1）可用于字段名字符：中文、英文大寫、小寫字母、數(shù)字，除了點號“.”、感嘆號“！”、方括號“[]”和不可打印的字符不能用之外，還可以用其他的一切特殊字符。（2）字段名可以用1～64個字符。（3）不能以空格開頭。第3章重要的表操作3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表113.數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型說明大小文本適合用于文本或文本與數(shù)字的組合，或不需要計算的數(shù)字，如郵政編碼、電話號碼等最多可用255個字符備注適合用于較長的文本，如說明性的文字最長為64000個字符數(shù)字用于數(shù)學(xué)計算中的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)數(shù)字型字段的大小是指數(shù)字型數(shù)據(jù)的種類，有7種日期/時間可以使用100～9999年范圍內(nèi)的日期及時間值，可以有多種顯示格式，具體說明見下面字段“格式”屬性8個字節(jié)貨幣用于數(shù)學(xué)計算中的貨幣數(shù)值或數(shù)值數(shù)據(jù)，可避免計算時的四舍五入。數(shù)據(jù)范圍為小數(shù)點前15位，后4位。顯示時帶內(nèi)置的分隔符及前綴或后綴貨幣符號8個字節(jié)自動編號在添加記錄時，依次自動加1，或隨機編號4個字節(jié)是/否用于記錄邏輯型數(shù)據(jù)，如Yes/No，True/False，On/Off等1個字節(jié)OLE對象是ObjectLinkingandEmbedding的縮寫，意思為對象的鏈接與嵌入?？梢枣溄踊蚯度肫渌褂肙LE協(xié)議的程序創(chuàng)建的對象到Access中，例如Word文檔、Excel電子表格、圖片、聲音、視頻文件最大可用1G字節(jié)，受所用磁盤空間的限制超鏈接用于保存超級鏈接的字段，超級鏈接可以是某個UNC路徑，或者URL，或者一個超級鏈接地址最長為6400個字節(jié)查閱向?qū)г谟帽鞠驅(qū)?chuàng)建的字段中，可以使用組合框或列表框從列表或另一個表中選擇一個值通常是4個字節(jié)第3章重要的表操作124.“說明”項的作用

在表設(shè)計視圖的右上部的“說明”項可以輸入對字段的說明，如字段的用途等，也可以為空。5.設(shè)置字段的屬性字段的常規(guī)屬性有：字段大小和小數(shù)位數(shù)“格式”屬性“輸入掩碼”屬性“標(biāo)題”屬性“默認(rèn)值”屬性有效性規(guī)則有效文本“必填字段”“索引”第3章重要的表操作3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表135.設(shè)置字段的屬性——（1）字段大小和小數(shù)位數(shù)第3章重要的表操作“字段大小”屬性只有在字段的數(shù)據(jù)類型被設(shè)置為“文本”、“數(shù)字”或“自動編號”時才出現(xiàn)。當(dāng)字段類型設(shè)置為“文本”時，字段大小可設(shè)置值范圍為1～255，即字段可容納的字符個數(shù)為1～255個字符。應(yīng)該以該字段輸入的最大字符數(shù)來確定其字段大小，如學(xué)號由6位數(shù)字組成，則其的字段大小取6即夠，而“性別”字段，其字段大小取1即夠。3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表145.設(shè)置字段的屬性——（1）字段大小和小數(shù)位數(shù)第3章重要的表操作對數(shù)字型字段，字段大小用于定義數(shù)字型數(shù)據(jù)的種類。數(shù)字型數(shù)據(jù)的種類有字節(jié)、整型、長整型、單精度型、雙精度型、同步復(fù)制ID和小數(shù)7種，具體說明見表附錄Ⅰ。

3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表155.設(shè)置字段的屬性——（1）字段大小和小數(shù)位數(shù)第3章重要的表操作而小數(shù)位數(shù)用于指定小數(shù)點右邊可以顯示的小數(shù)位數(shù)（僅限于數(shù)字/貨幣型數(shù)據(jù)），范圍在0~15位之間。如果字段大小為字節(jié)、整型、長整型，則小數(shù)位數(shù)自動為0位。單精度型可為0~7位小數(shù)；雙精度型則為0~15位小數(shù)；貨幣型默認(rèn)為2位小數(shù)，但可改變。但是，即使“字段大小”設(shè)置為“單精度型”或“雙精度型”，但如果不對格式屬性進(jìn)行設(shè)置，或?qū)⒏袷綄傩栽O(shè)為“常規(guī)數(shù)字”，則下面的“小數(shù)位數(shù)”屬性的設(shè)置將無效。3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表165.設(shè)置字段的屬性——（2）格式第3章重要的表操作3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表“數(shù)字/貨幣”類型下的字段格式“格式”屬性控制數(shù)據(jù)屏幕顯示和打印的格式，通過對“格式”屬性的設(shè)置，可以規(guī)范表中數(shù)據(jù)的輸入和輸出。175.設(shè)置字段的屬性——（2）格式第3章重要的表操作3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表“日期/時間”類型下的字段格式185.設(shè)置字段的屬性——（2）格式第3章重要的表操作3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表“是/否”類型下的字段格式19輸入掩碼的作用是：用戶在向表中輸入數(shù)據(jù)時看到掩碼后，就知道應(yīng)該以什么格式輸入數(shù)據(jù)，如果不按照掩碼的要求輸入，數(shù)據(jù)就不能輸入到相應(yīng)的字段中。只有“文本”、“數(shù)字”、“日期和時間”和“貨幣”類型的字段能夠設(shè)置“輸入掩碼”屬性。輸入掩碼使用字面顯示的字符來控制字段或控件的數(shù)據(jù)輸入，就是一種控制字符輸入格式的手段在創(chuàng)建輸入掩碼時，可以使用特殊字符來要求某些必須輸入的數(shù)據(jù)（例如，電話號碼的區(qū)號），而其他數(shù)據(jù)則是可選的（例如電話分機號碼）。這些字符指定了在輸入掩碼中必須輸入的數(shù)據(jù)類型，例如數(shù)字或字符。5.設(shè)置字段的屬性——（3）輸入掩碼第3章重要的表操作3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表20字符說明

0數(shù)字（0到9，必需輸入，不允許加號[+]與減號[–]）。

9數(shù)字或空格（非必需輸入，不允許加號和減號）。

#數(shù)字或空格（非必需輸入；在“編輯”模式下空格顯示為空白，但是在保存數(shù)據(jù)時空白將刪除；允許加號和減號）

L必需輸入字母A到Z。

?可選輸入字母A到Z。

A必需輸入字母或數(shù)字。

a可選輸入字母或數(shù)字。

&必需輸入任一字符或空格。

C可選輸入任一字符或空格）。

.,:;-/小數(shù)點占位符及千位、日期與時間的分隔符。（實際的字符將根據(jù)Windows“控制面板”中“區(qū)域設(shè)置屬性”對話框中的設(shè)置而定）。

<將所有字符轉(zhuǎn)換為小寫。

>將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫。

!使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。鍵入掩碼中的字符始終都是從左到右填入。可以在輸入掩碼中的任何地方包括感嘆號。

\使接下來的字符以字面字符顯示（例如，\A只顯示為A）。

5.設(shè)置字段的屬性——（3）輸入掩碼可以使用以下的字符來定義輸入掩碼：21有效性規(guī)則是給字段輸入數(shù)據(jù)時設(shè)置的限制條件。假設(shè)學(xué)生的年齡都在18歲以上，可以為“年齡”字段設(shè)置“>=18”的有效性規(guī)則。當(dāng)在“年齡”字段輸入了小于18的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)將顯示出錯信息，并強迫光標(biāo)停留在“年齡”字段，直到輸入的數(shù)據(jù)>=18為止。具體操作方法：把光標(biāo)移動到“年齡”字段的有效性規(guī)則的文本框中，直接輸入表達(dá)式：>=18。5.設(shè)置字段的屬性——（6）有效性規(guī)則第3章重要的表操作3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表22有效性規(guī)則用表達(dá)式來定義，表達(dá)式由運算符和比較值等組成。比較值可以是常量、變量或函數(shù)。表3.1.4給出了若干有效性規(guī)則表達(dá)式示例。5.設(shè)置字段的屬性——（6）有效性規(guī)則第3章重要的表操作3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表有效性規(guī)則表達(dá)式含義<>0可以輸入一個非零值0Or>100值必須為0或大于100<#88-1-1#輸入一個1988年之前的日期>=#95-1-1#And<#96-1-1#輸入的日期必須是在1995年內(nèi)236.數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的建立打開表設(shè)計視圖輸入字段名稱定義數(shù)據(jù)類型定義字段屬性設(shè)置“主鍵”7.保存表第3章重要的表操作3.1.4使用表設(shè)計器創(chuàng)建表243.2修改表結(jié)構(gòu)可以在表設(shè)計視圖中對表結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。請注意：正在打開的表是不能修改其結(jié)構(gòu)的，必須先將表關(guān)閉后，才能修改它的結(jié)構(gòu)。關(guān)系表中互相關(guān)聯(lián)的字段是無法修改的，如果需要修改，必須先將關(guān)聯(lián)刪掉。

常見的表結(jié)構(gòu)修改操作有：修改字段、插入新字段、移動字段、刪除字段等。第3章重要的表操作253.3編輯數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)表視圖向表中輸入數(shù)據(jù)的方法如下：（1）啟動Access，打開前面建好的數(shù)據(jù)庫；（2）在數(shù)據(jù)庫窗口的“對象”列表中選擇“表”對象，進(jìn)入表窗口后，雙擊建好的表，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖；（3）將光標(biāo)定位到表中后，輸入數(shù)據(jù)；（4）如果要向定義為OLE對象的字段輸入數(shù)據(jù)，其方法為：進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖，在“OLE對象”字段所在的任一單元格上單擊右鍵，選擇“插入對象”，在出現(xiàn)的對話框中，選擇“由文件創(chuàng)建”，在文件框中輸入所要鏈接或嵌入的對象的文件名及完整路徑。單擊“確定”即可完成。若選定“鏈接（L）”則表示以鏈接的方式插入對象，否則表示嵌入，前種方式意味著源對象和表中的對象是同一對象，而后一種方式表示插入了原對象的副本，相比之下，鏈接方式比嵌入方式節(jié)省存儲空間。（5）如果單擊工具欄上的“保存”按鈕，將保存數(shù)據(jù)表，但是不關(guān)閉表。第3章重要的表操作3.3.1輸入數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)表中26在數(shù)據(jù)表的行選擇區(qū)中常會出現(xiàn)下列符號，它們代表的含義如下：三角形：表示該行是當(dāng)前記錄行。鉛筆形：表示正在該行輸入或修改數(shù)據(jù)。星形：表示該行是表末的空白記錄行，可以在此輸入數(shù)據(jù)。第3章重要的表操作3.3編輯數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)3.3.1輸入數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)表中273.3.2修改數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)1．直接修改數(shù)據(jù)按<Delete>可刪除光標(biāo)后的數(shù)據(jù)。注意：字段值的修改只是修改顯示，只有在光標(biāo)定位到被修改記錄之外的其他記錄中時，對該記錄的一個或多個字段的修改才會被保存起來。2．批量數(shù)據(jù)的修改使用“查找與替換”功能來完成批量數(shù)據(jù)的修改第3章重要的表操作283.3.3復(fù)制數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)1.選取數(shù)據(jù)用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)的主要方法有：選擇部分?jǐn)?shù)據(jù)：在該數(shù)據(jù)開始處單擊并拖動到該數(shù)據(jù)的尾部。選擇整個字段：單擊該字段的列選擇區(qū)。選擇相鄰多個字段：單擊擬選擇的第一字段的列選擇區(qū)并拖過擬選定的字段。選擇一條記錄：單擊該記錄的行選擇區(qū)，當(dāng)行選擇區(qū)出現(xiàn)右三角標(biāo)記時，表示選中該條記錄。選擇連續(xù)多條記錄：單擊第一條記錄的行選擇區(qū)并按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動鼠標(biāo)至最后一條記錄的位置為止。選擇所有記錄：單擊菜單欄的“編輯”→“選擇所有記錄”，或按快捷鍵<CTRL>+A或單擊表左上角的表選擇區(qū)。第3章重要的表操作292.復(fù)制和移動數(shù)據(jù)

復(fù)制（移動）數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的操作如下：（1）進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖，選中要復(fù)制（移動）的字段，然后選擇菜單欄的“編輯”→“復(fù)制”（剪切）命令，或按<Ctrl>+C（<Ctrl>+X）鍵，將選定的字段復(fù)制（移動）到剪貼板上。（2）切換到要粘貼數(shù)據(jù)的對象中，選擇粘貼的位置，單擊菜單欄的“編輯”→“粘貼”命令，或者按<Ctrl>+V鍵，將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到該處。

第3章重要的表操作3.3.3復(fù)制數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)303.3.4刪除數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)刪除記錄分為兩步:第一步：先按上述選中記錄或字段的方法，選中擬刪除的數(shù)據(jù)。第二步：單擊菜單欄的“編輯”→“刪除”，或者按<Delete>鍵，就可將選中的記錄刪除。第3章重要的表操作313.4使用數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)對沒有設(shè)置主鍵的數(shù)據(jù)表，將按記錄輸入的順序排列記錄；否則，Access將按主鍵的順序排列記錄。可以利用Access提供的排序功能，將表中的記錄根據(jù)某一字段的數(shù)據(jù)按升序或降序來排列。3.4.1數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的排序第3章重要的表操作32例：對表“選課成績”按“考試成績”字段的值從高到低排序。（1）在“教學(xué)管理系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)庫窗口中，雙擊“選課成績”表，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖。（2）在數(shù)據(jù)表視圖中，選定“考試成績”字段，或?qū)⒐鈽?biāo)定位于“考試成績”字段的任一個記錄中，然后單擊工具欄上的“降序”按鈕，就可以將表中的記錄按“考試成績”字段降序排列。3.4使用數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)3.4.1數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的排序第3章重要的表操作333.4.2數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)的篩選在實際工作中，經(jīng)常需要僅顯示感興趣的記錄即符合某種條件的記錄，暫時隱藏其它大量的記錄，以便對特定的記錄進(jìn)行分析或某種編輯操作，這時可以利用記錄篩選功能來實現(xiàn)。

第3章重要的表操作Access2003提供了多種篩選功能，包括：“按窗體篩選”、“按選定內(nèi)容篩選”、“內(nèi)容排除篩選”以及“高級篩選/排序”等功能，操作都非常簡便。343.4.2數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)的篩選它們的功能如下：當(dāng)選擇“按窗體篩選”時，將打開“按窗體篩選”窗口，再由用戶指定字段的篩選條件，滿足條件的記錄就顯示來。當(dāng)選擇“按選定內(nèi)容篩選”時，選定內(nèi)容的記錄就顯示出來。當(dāng)選擇“內(nèi)容排除篩選”時，沒有選定內(nèi)容的記錄就顯示出來。當(dāng)選擇“高級篩選/排序”時，將打開“篩選”窗口，再由用戶指定字段的篩選條件，滿足條件的記錄就顯示出來。

第3章重要的表操作353.5更改數(shù)據(jù)表的顯示方式1．更改行高和列寬2．隱藏列和取消隱藏列3．凍結(jié)列和取消凍結(jié)列4．改變字體、字形、字號5．改變數(shù)據(jù)表效果第3章重要的表操作363.6創(chuàng)建表關(guān)系1.表關(guān)系的作用

在Access數(shù)據(jù)庫中，每個表都是一個獨立的部分，都有各自的“主題”信息，代表著一類事物即一個實體集。表與表之間存在著相互的聯(lián)系。如“學(xué)生”表和“選課成績”表就存在著聯(lián)系。如果要在一個數(shù)據(jù)庫中表間建立關(guān)系，前提是擬建立關(guān)系的表要具有相同的字段（也稱為關(guān)聯(lián)字段）。一般情況下，字段的數(shù)據(jù)類型必須相同，并且每個表都要為關(guān)聯(lián)字段建立索引或者將關(guān)聯(lián)字段設(shè)為主鍵。

第3章重要的表操作372.關(guān)聯(lián)字段設(shè)置的具體規(guī)則

根據(jù)表間關(guān)聯(lián)關(guān)系的類型，對關(guān)聯(lián)字段進(jìn)行設(shè)置的具體規(guī)則如下：(1)兩個表之間若要建立“一對一”的關(guān)系，則兩表的關(guān)聯(lián)字段都必須被設(shè)為主鍵或者有索引（無重復(fù)）；(2)兩個表之間若要建立“一對多”的關(guān)系，則代表“一”的表的關(guān)聯(lián)字段必須被定義為主鍵或者有索引（無重復(fù)），代表“多”的表的關(guān)聯(lián)字段都必須被設(shè)為有索引（有重復(fù)）；(3)兩個表之間若要建立“多對一”的關(guān)系，則代表“多”的表的關(guān)聯(lián)字段都必須被定義為有索引（有重復(fù)），代表“一”的表的關(guān)聯(lián)字段必須被定義為主鍵或者有索引（無重復(fù)）。第3章重要的表操作3.6創(chuàng)建表關(guān)系38使用參照完整性的目的是防止出現(xiàn)孤立記錄并保持參照同步，以便不會有任何記錄參照已存在的其他記錄。實施參照完整性的方法是為表關(guān)系啟用參照完整性。實施后，Access將拒絕違反表關(guān)系參照完整性的任何操作。Access拒絕更改參照目標(biāo)的更新，還拒絕刪除參照目標(biāo)的刪除。3.建立表間關(guān)系——實施參照完整性第3章重要的表操作3.6創(chuàng)建表關(guān)系39如果在啟用參照完整性時遇到困難，請注意需要滿足以下條件才能實施參照完整性：來自于主表的匹配字段必須是主鍵字段或具有唯一的索引。相關(guān)的字段必須具有相同的數(shù)據(jù)類型。例外的是自動編號字段可與字段大小屬性設(shè)置為長整型的數(shù)字字段相關(guān)。這兩個表必須同屬于一個Access數(shù)據(jù)庫中。不能對其它格式的鏈接表實施參照完整性。但是，如果來源表為Access格式，則可打開存儲這些表的數(shù)據(jù)庫，并在該數(shù)據(jù)庫中啟用參照完整性。3.建立表間關(guān)系——實施參照完整性