商務(wù)郵件基礎(chǔ)-Penny

商務(wù)郵件使用基礎(chǔ)PennyAug.2012不緊急、重要(Email)緊急、重要(Email+電話)不緊急、不重要(聊聊)緊急、不重要(電話)緊急不緊急重要不重要Part1:哪種溝通方式？Part2：5個W寫出好郵件“我最恨下屬給我發(fā)個郵件，說一大通也找不著重點在哪里，得來回看好幾遍才有眉目；另一種受不了的是把客戶郵件原樣轉(zhuǎn)發(fā)給我，最后還加上個FYI，但凡碰到這兩種郵件，我都很抓狂...”一位外企高管的抱怨Who：給什么人發(fā)什么郵件DearBoss“我最欣賞的郵件，一定要是讓人點開10秒鐘就知道它要說什么的那種。首先，它得主題明確，比如<來自某雜志的專題采訪邀請>,<海府城項目進程匯報0928>，看題目就知道輕重緩急，可以分門別類地處理。最怕的是無主題郵件，用的還是附件，就寫兩個字：內(nèi)詳！要不是發(fā)件人我認識，立馬當成垃圾郵件刪掉。等你把附件費勁下載下來打開，發(fā)現(xiàn)他就是告訴你，這個項目一切正常...shit！”一位企業(yè)市場總監(jiān)What：快速讓對方了解你要說什么When：選對時間，發(fā)對信“最討厭周五下午發(fā)郵件來的人，誰周五沒有安排節(jié)目？”Amy，公關(guān)公司“周一我們是最忙的時候，又要開例會，又要盯客戶。郵件？只好往后排排了，相對來說，周三周四收到的郵件，會比較有耐心細心回復?！盨isi，銀行商務(wù)往來郵件一般周三比較合適；會議或客戶活動邀請，提前7~10天Why：為什么而寫“用公司的郵件系統(tǒng)，最討厭的就是那些群發(fā)郵件，又不是什么重要事，連隔壁部門的一個普通員工休假也要群發(fā)給我們，拜托，誰要找他？”Shelly，職員Whatever：細節(jié)，但是最重要郵箱公私分開不要用過于花哨的信紙和背景，造成閱讀障礙，也留下不成熟的印象休假或是公差期間，用自動回復提供緊急聯(lián)系人除非是有必需的理由，盡量不要用強制的“要求回執(zhí)”如果附件文件的格式不常見，請在正文中說明，以免對方以為是病毒......Part3：商務(wù)郵件的一般規(guī)范Email一般格式附件(Attachment)正文(Body)稱呼與問候(Hello)主題(Subject)發(fā)送對象(to,cc,bcc)簽名(Signature)3.1發(fā)送對象（to,cc,bcc）其他收信人不知道你發(fā)給了bcc通常不使用只需知道，無回復義務(wù)；如有建議，可以回復處理這封郵件所涉及的主要問題；對郵件予以回復響應收件人to抄送cc密送bcc注意Dos收件人排列規(guī)則：按部門；按職位從高到低、或從低到高只給需要信息的人發(fā)送郵件將CC人數(shù)降至最低，確認收信對象是否需要收到這封信Don’ts非重要的一般性的溝通，不用抄送給直接/間接經(jīng)理細節(jié)性的討論，不用發(fā)送給高級管理人員不要來回郵件反復討論同一個主題，并發(fā)給全部收件人、抄送人幾種常見的郵件發(fā)送對象選擇工作計劃 To:工作計劃的下達對象 Cc:直接上級、間接上級項目通報 To:項目小組成員 Cc:項目小組成員的直接上級、項目主要領(lǐng)導尋求跨部門支持 To:尋求支持的對象 Cc:他的直接上級、本部門的直接上級3.2主題（Subject）主題一目了然空白主題最失禮！可適當使用大寫唯一主題惜字如金可根據(jù)內(nèi)容修改回復標題3.3稱呼與問候（Hello）稱呼多個收件人:大家/各位/All對方有職務(wù):經(jīng)理不清楚職務(wù):先生/女士不熟悉的人不直呼姓名級別高于自己的人不直呼姓名Hello,問候開頭:您好！/Hi,結(jié)尾:謝謝！/Thanks,禮多人不怪職業(yè)性3.4正文（Body）郵件內(nèi)容里不可缺少的三個部分信息：如果想從對方那里得到我想要的信息，我需要給對方提供哪些信息我希望對方采取哪些行動措施我需要對方什么時候給予回復3.4正文（Body）

第一段與最后一段是重點

正文結(jié)構(gòu)

不要寫錯別字！發(fā)送前檢查

拼寫和檢查

便于閱讀，控制在一屏字體和字號

可以強調(diào)，避免濫用；多用編號

突出和強調(diào)具體（日期、時區(qū)）

日期和時間

少用:-)、信紙、奇怪的字體...

其它3.4正文（Body）就事論事，避免不必要的感情色彩避免情緒激動時回信（放1-2天）確定是否必須以郵件回復：如果對方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對面回應提意見時，先思考需要哪些相關(guān)人知道，避免擴大事態(tài)3.5附件（Attachment）提示：如帶有附件，應在正文中提示查看說明：多個附件時，正文應對附件內(nèi)容做簡要說明命名：附件應按有意義的名字命名數(shù)量：不宜超過4個，較多時壓縮成一個文件大?。翰灰顺^2M，如過大，可分割成幾個小文件分別發(fā)送打開方式：如附件是特殊格式，應在正文中說明打開方式3.6簽名（Signature）每封郵件在結(jié)尾都應簽名簽名信息不宜過多簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行同一個主題多次回復時，只用留姓名即可引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如公司的宣傳口號，切記一定要得體簽名檔文字應選擇與正文文字匹配Part4：商務(wù)郵件的回復和跟蹤4.1商務(wù)郵件的回復及時回復緊急郵件2小時；一般郵件24小時；需要復雜處理時，回復預計完成時間；休假時設(shè)置自動回復針對性：一次性把問題說清楚保持線索：對有歷史線索的郵件，不要新建郵件回復不要蓋高樓：避免同一郵件多次回復，細小的事情面談區(qū)分Reply和Replyall：是否需要全部回復？情緒：情緒高漲時避免立即回復郵件；謹慎處理惡意中傷的郵件當他人誤送郵件給你時，盡可能代為傳遞或通知發(fā)件人4.2商務(wù)郵件的跟蹤勿期盼他人會立即回復你的信件注意時間結(jié)點，除特別需要外，要顧及收件人工作的輕重緩急對重要溝通事項，在發(fā)送郵件后最好電話提醒對方重要會議，會前向與會人員提醒開會時間如果重要郵件發(fā)出后石沉大海，不一定是對方不重視，嘗試再次提醒Part5：Outlook的幾個常用功能5.1會議邀請（演示）5.1答復會議邀請?zhí)崆?5分鐘自動提醒5.2設(shè)置自動回復（1）

12.3.5.2設(shè)置自動回復（1’）

3’.5.2設(shè)置自動回復（2）

4.5.6.7.5.3郵件備份5.3打開備份郵件5.4