檔案收集工作

第三章檔案的收集1湖北工程學(xué)院制作人員汪亞琴李夢(mèng)圓陸燁占玉婕張文靜熊鹿2湖北工程學(xué)院由于中國(guó)檔案事業(yè)的卓越成就，國(guó)際檔案理事會(huì)決定，第13屆國(guó)際檔案大會(huì)于1996年9月2日至7日在北京召開(kāi)。這是第一次由發(fā)展中國(guó)家主辦的國(guó)際檔案盛會(huì)。為了祝賀這次大會(huì)的召開(kāi)，并借此展示我國(guó)源遠(yuǎn)流長(zhǎng)的檔案工作，郵電部發(fā)行了一套郵票。小知識(shí)3湖北工程學(xué)院中國(guó)古代檔案真藏4湖北工程學(xué)院檔案收集工作概述1檔案館藏建設(shè)2檔案室的收集工作3檔案館的收集工作4目錄

對(duì)有關(guān)檔案和文獻(xiàn)的接收、征集活動(dòng)檔案收集6湖北工程學(xué)院第一節(jié)檔案收集工作概述對(duì)本單位需要?dú)w檔檔案的接收。對(duì)具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的接收。對(duì)建國(guó)前各歷史時(shí)期形成檔案的接收和征集內(nèi)容第一節(jié)檔案收集工作概述<label>維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)的必要手段為開(kāi)展工作加強(qiáng)建設(shè)提供信息基地促進(jìn)檔案學(xué)理論發(fā)展，實(shí)現(xiàn)工作現(xiàn)代化

貯存檔案信息資源的重要途徑

意義

8湖北工程學(xué)院第一節(jié)檔案收集工作概述<label>加強(qiáng)館檔案來(lái)源的調(diào)查研究推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化保持全宗的不可分散性

及時(shí)、全面地收檔進(jìn)“館”要求

注意遵守法規(guī)有效集中及時(shí)歸檔統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理10湖北工程學(xué)院檔案收集工作概述檔案館藏建設(shè)

檔案室的收集工作檔案館的收集工作目錄1234豐富館藏的重要性建設(shè)館藏的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)館藏指導(dǎo)思想第二節(jié)檔案館（室）藏建設(shè)多元全面化、深入具體化、科學(xué)真實(shí)化

量足，質(zhì)優(yōu)，齊全，合理維護(hù)歷史真相、適應(yīng)利用需求、“量量”統(tǒng)一

123綜合性檔案館藏成分實(shí)物資料檔案1、圖書(shū)2、期刊3、內(nèi)刊13湖北工程學(xué)院檔案類型歷史形成期檔案內(nèi)容近代檔案（1840-1949）古代檔案（-1840年）現(xiàn)代檔案（1949-）文書(shū)檔案科技檔案專門(mén)檔案人物檔案載體形式其他紙質(zhì)檔案音像檔案縮微檔案機(jī)讀檔案14湖北工程學(xué)院波蘭軍工學(xué)院的專家們研制成功了一種可復(fù)制、保存和閱讀微縮檔案的儀器。新僅器采用全息攝影方法,可在一米長(zhǎng)的膠片上拍攝25,000頁(yè)文件。這種全息攝影膠片杭磨損能力很強(qiáng),甚至在全息圖表面損壞90%的潔況下,也不會(huì)把信息資料除掉。使用檔案時(shí),用配套的激光儀來(lái)閱讀。這種膠片的資料還可轉(zhuǎn)錄到硒片和微型膠片上,使用起來(lái)很方便。

--摘自：《中國(guó)檔案》1981年第02期微縮攝影檔案15湖北工程學(xué)院１、存貯密度高。機(jī)讀檔案大多存貯于磁盤(pán)、磁帶或光盤(pán)之中，其存貯密度相當(dāng)大。即使一張最為普通的低密軟盤(pán)，其存貯的容量也有１８萬(wàn)字左右，而光盤(pán)的存貯容量更為驚人，一張光盤(pán)可存貯幾千萬(wàn)甚至上億個(gè)字節(jié)的文字或圖像信息。２、傳遞速度快。機(jī)讀檔案的優(yōu)點(diǎn)16湖北工程學(xué)院17湖北工程學(xué)院處理好綜合與特色的關(guān)系處理好廣度與深度的關(guān)系處理好檔案與資料的關(guān)系

處理改善館藏結(jié)構(gòu)諸關(guān)系18湖北工程學(xué)院檔案收集工作概述檔案館藏建設(shè)檔案室的收集工作檔案館的收集工作綜覽1234第三節(jié)檔案室的收集工作制度之內(nèi)容檔案室功效建制之必要?dú)w檔制度的內(nèi)容1.具保存價(jià)值的公文及其附件2.機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件材料1.辦理完的文件在第二年內(nèi)歸檔2.專門(mén)性、個(gè)別性文件視實(shí)際情況而定1.立卷能正確反映機(jī)關(guān)單位面貌2.歸檔案卷文件排列整齊有序3.歸檔案卷正確編號(hào)、編制目錄歸檔范圍歸檔時(shí)間歸檔要求檔案室的作用

對(duì)歸檔工作的超前控制1文書(shū)/業(yè)務(wù)部門(mén)立卷歸檔制度2

收集補(bǔ)充失散文件3收集基層單位檔案4

宣傳檔案收集工作5

文件的平時(shí)收集622湖北工程學(xué)院檔案收集工作概述1檔案館藏建設(shè)2檔案室的收集工作3檔案館的收集工作4綜覽第四節(jié)檔案館的收集工作接收要求接收時(shí)限接收準(zhǔn)備機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)檔案留存征集必要性有效途徑要素關(guān)系現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收歷史檔案的征集接收范圍有價(jià)值能保存應(yīng)保存

完整性1.收集完整，按全宗歸檔2.與檔案相關(guān)的資料、單位組織的沿革、全宗指南的目錄、索引等，隨檔并收3.案卷目錄一式三份。真實(shí)性1.文書(shū)立卷部門(mén)負(fù)責(zé)考證除疑。2.對(duì)于一時(shí)難辨的清楚者，予以證明。3.檔案部門(mén)負(fù)責(zé)查缺補(bǔ)漏地方性1.反映本地特色。2.防止檔案內(nèi)容重復(fù)冗雜堅(jiān)持驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.履行驗(yàn)收手續(xù)4.驗(yàn)收三步法2.堅(jiān)持驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)5.提高卷宗質(zhì)量3..促進(jìn)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)6.減少矛盾接收檔案的要求25湖北工程學(xué)院歷史檔案征集途徑向有關(guān)單位征集（主要是歷史檔案）向兄弟檔案館征集圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館古舊書(shū)店、廢品部門(mén)向寺廟、古籍保管處征集向個(gè)人征集（文物收藏家等）通過(guò)報(bào)刊雜志征集26湖北工程學(xué)院各要素關(guān)系處理個(gè)人收藏與檔案館集中保管之間：盡量獻(xiàn)交，萬(wàn)不可強(qiáng)求。征集檔案與利用檔案：征集是利用之基，利用升華征集相輔相成征集原件與征集復(fù)件：原件優(yōu)先。征集檔案與留作紀(jì)念：雙方協(xié)商、以資鼓勵(lì)27