信息填報及項目痕跡管理

信息填報及項目痕跡管理衛(wèi)生廳婦幼衛(wèi)生項目辦公室方俊群

評審背景

一、項目信息管理項目信息管理的重要性

信息管理是項目管理中不可或缺一個重要部分，對我們項目工作決策和有效管理起到參謀作用。貫穿于我們項目實施的全過程，對項目進展起到一個實時的監(jiān)測作用。信息報表是掌握工作情況的一個重要載體，是領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、指導(dǎo)工作和控制局勢的有效手段。項目入庫登記表項目出庫登記表湖南省營養(yǎng)包發(fā)放食用情況登記表輔食營養(yǎng)包發(fā)放及隨訪個案記錄卡村級營養(yǎng)包發(fā)放統(tǒng)計報表項目營養(yǎng)包發(fā)放統(tǒng)計月報表

入庫登記表

省

縣

鄉(xiāng)

村入庫日期入庫量（盒）產(chǎn)品批號破損數(shù)量（盒）存貨地點送貨單位送貨人（簽字、電話）簽收人（簽字）合計注：1、縣、鄉(xiāng)、村都需要建立入庫登記；2、產(chǎn)品批號和破損數(shù)量要填寫。

3、此表為工作樣表，僅供參考，各地可根據(jù)實際情況設(shè)計。

出庫登記表

省

縣

鄉(xiāng)

村時間數(shù)量（盒）接收單位（鄉(xiāng)）接收人（簽字）發(fā)放人（簽字）合計注：縣、鄉(xiāng)需要建立出入庫登記；此表為工作樣表，僅供參考，各地可根據(jù)實際情況設(shè)計。

湖南省營養(yǎng)包發(fā)放食用情況登記表

市州

縣

鄉(xiāng)鎮(zhèn)

村編號兒童姓名出生日期首次發(fā)放日期家長姓名聯(lián)系電話家庭住址（村、組）平均

食用量

（包/周）

備注

注：1、村級需要建立登記表；2、編號：001、002、300，0001、00024000。3、每個兒童只有一個編號。

4、此表為工作樣表，僅供參考，各地可根據(jù)實際情況設(shè)計。輔食營養(yǎng)包發(fā)放及隨訪個案記錄卡村名編號兒童姓名家長（父母）姓名聯(lián)系電話發(fā)放次數(shù)發(fā)放日期實足月齡數(shù)量（包）家長簽名隨訪情況（在以下劃√）備注1周服4次以上（含4次）1周服用不足4次1——2345注：1、每個兒童一張個案記錄表；2、隨訪情況：每月隨訪1次，了解調(diào)查前1周營養(yǎng)包食用情況。3、備注：填寫需要說明的特殊情況，如兒童一周食用不足4次的原因（腹瀉、口感不好等），以及外遷、死亡等。湖南省營養(yǎng)改善項目村級營養(yǎng)包發(fā)放統(tǒng)計報表（年）

縣（市、區(qū)）

鄉(xiāng)

村序號日期營養(yǎng)包發(fā)放情況兒童領(lǐng)取情況本月發(fā)放變動收到數(shù)量（盒）發(fā)放數(shù)量（盒）庫存數(shù)量（盒）應(yīng)領(lǐng)?。ㄈ藬?shù)）實際領(lǐng)?。ㄈ藬?shù)）新滿6月齡人數(shù)新滿24月齡人數(shù)

1

2

3

4

合計

序號項目縣/項目鄉(xiāng)/項目村營養(yǎng)包發(fā)放情況兒童領(lǐng)取情況本月發(fā)放變動收到數(shù)量（盒）發(fā)放數(shù)量（盒）庫存數(shù)量（盒）應(yīng)領(lǐng)?。ㄈ藬?shù)）實際領(lǐng)?。ㄈ藬?shù)）新滿6月齡人數(shù)新滿24月齡人數(shù)123合計營養(yǎng)包發(fā)放統(tǒng)計報表

月報表

市州（蓋章）備注：1.縣級對市級、鄉(xiāng)級對縣級、村對鄉(xiāng)級資料上報也可沿用此表模式。2.1盒=12g/袋╳30袋；3.若本月未收到營養(yǎng)包，則收到數(shù)量記為“-”。4.本月庫存數(shù)量=（本月收到數(shù)量-本月發(fā)放數(shù)量）+上月庫存數(shù)量。村級每月5日前統(tǒng)計上月報表，并上報到鄉(xiāng)級。鄉(xiāng)級每月8日前上報到縣級?？h級婦幼保健院每雙月10日（節(jié)假日順延2天）前將營養(yǎng)包發(fā)放統(tǒng)計表上報市級（按月統(tǒng)計，一次報兩張表）。市級匯總后每雙月13日（節(jié)假日順延2天）前報送到省婦幼保健院信息管理科。省婦幼保健院信息管理科收集匯總后上報到省衛(wèi)生廳婦社處。

省婦幼保健院信息管理科：聯(lián)系人：謝冬華聯(lián)系電話子郵箱：hnbjxxk@126.com

評審背景

二、項目痕跡管理項目管理項目實施前：啟動、培訓(xùn)、基礎(chǔ)調(diào)查等項目實施中：營養(yǎng)包的發(fā)放、培訓(xùn)等項目實施后：終末調(diào)查、項目總結(jié)評估設(shè)計整體性科學(xué)性合理性計劃實用性可操作性靈活性項目實施前目標(biāo)管理制定目標(biāo)和相應(yīng)考核機制SMART原則SMART原則目標(biāo)必須是具體的（Specific）目標(biāo)必須是可以衡量的（Measurable）目標(biāo)必須是可以達到的（Attainable）目標(biāo)必須和其他目標(biāo)具有相關(guān)性（Relevant）目標(biāo)必須具有明確的截止期限（Time-based）項目實施中爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持全面掌握各項活動分工協(xié)作，責(zé)任到人考核機制加強溝通和交流控制進度和經(jīng)費靈活解決問題痕跡管理：留存相關(guān)資料項目實施中痕跡管理

作用：上級對下級評價下級對上級匯報

反映了我們的管理過程，實施管理的方法和藝術(shù)展示了我們的管理效果區(qū)分我們的責(zé)任界限是我們履行自己的義務(wù)的有力物證

做法：必須要體現(xiàn)一個“勤”字，即勤記載，勤動手，勤思考，勤收集，勤整理，勤展示及時記錄、記載實施管理的過程和各種相關(guān)證據(jù)痕跡管理項目文檔的基本要求專案管理分類管理痕跡管理專案管理分類管理痕跡管理所有活動都要留有相關(guān)證據(jù)：口說無憑每項活動的證據(jù)要完整：互相支持注意留存說服力強的證據(jù)：照片、簽名培訓(xùn)：

通知＋課件＋簽到＋照片＋考核＋總結(jié)督導(dǎo)：通知＋照片＋記錄資料：

何時、從何處、收到多少何時、給何人、發(fā)放多少

評審背景

三、項目下發(fā)相關(guān)資料《培訓(xùn)教材》，發(fā)放對象為省、市、縣、鄉(xiāng)衛(wèi)生工作人員，1300本，主要參照國家《兒童營養(yǎng)與喂養(yǎng)知識》和《人際交流和健康教育》培訓(xùn)教材合成一本。其中市級的省級統(tǒng)一發(fā)放，縣鄉(xiāng)級的直接快遞到縣級。

《宣傳海報》，發(fā)放對象為縣、鄉(xiāng)、村項目有關(guān)機構(gòu)。11000，4張為1套，其中1張是國家這次項目模板，其他3張是國家先期試點項目的宣傳畫，母乳喂養(yǎng)、輔食添加和營養(yǎng)包的宣傳。每個相關(guān)機構(gòu)要張貼，特別是村衛(wèi)生室。《家長使用手冊》，發(fā)放對象為食用營養(yǎng)包的嬰幼兒家長，第一次領(lǐng)取營養(yǎng)包的時候發(fā)放。10萬本，國家模板，但是在后面添加了4頁營養(yǎng)包食用記錄卡。家長可以在上面記錄每天服用情況，利于計算服用依從率，也利于項目入戶調(diào)查?！逗鲜I養(yǎng)包發(fā)放食用情況登記表臺帳》，發(fā)放對象為縣、鄉(xiāng)、村項目有關(guān)機構(gòu)。11000本，項目實施方案里的表格?！洞灞＝T使用手冊》鄉(xiāng)、村兩級，11000本。主要包括村醫(yī)職責(zé)、營養(yǎng)包發(fā)放、營養(yǎng)包食用方法、營養(yǎng)包儲存、服用后可能問題和處理、項目填寫上報登記、記錄及相關(guān)表格、健康宣教知識等內(nèi)容。知情同意書：根據(jù)招標(biāo)人數(shù)印刷8萬張。輔食營養(yǎng)包發(fā)放及隨訪個案記錄卡：根據(jù)招標(biāo)人數(shù)印刷8萬張。項目地區(qū)范圍劃分：亨氏營養(yǎng)包：472150盒，發(fā)放龍山縣、永順縣、鳳凰縣、花垣縣、瀘溪縣、安化縣、城步縣、隆回縣、新寧縣、洞口縣等10個縣；天添愛營養(yǎng)包：487850萬盒