原材料采購管理制度

制度名稱原材料供應管理制度制度編號WNJT/ZD-GY-06撰寫人文字校對部門審核制度頁碼數(shù)總經(jīng)理簽發(fā)原材料采購管理制度?原材料采購合同管理制度物資采購合同管理制度第一章總則第一條目的。為了規(guī)范采購合同簽訂H勺管理，保證交易日勺可靠有效，減少采購風險，最大限度維護公司利益，特制定本管理制度。第二條合用范疇。本制度合用于生產(chǎn)所需U勺多種原材料、外協(xié)加工、設備及備件、辦公用品等采購。第三條權(quán)責劃分。.采購部負責合同條款的商討、草擬和合同11勺履行跟蹤。.生產(chǎn)總管、質(zhì)量管理人員、技術負責人、財務部、庫管和班組參與合同條款的公審。.總經(jīng)理或其授權(quán)人負責合同簽訂的批準。.財務部負責合同資金的準備與結(jié)算、資料員負責合同原件的保管。第二章合同擬定、審批和簽訂第四條合同擬訂。.合同擬訂必須在進行供應商調(diào)查和詢價、比價日勺基本上進行。.采購合同部門主管應根據(jù)對方資信狀況，起草符合本制度規(guī)定H勺采購合同。3、采購合同應本著先A級后B級，特出狀況下經(jīng)批準才干啟動C級供應商。第五條合同必要條款。.交貨地點、方式。.交貨期。.產(chǎn)品包裝規(guī)定。.規(guī)格、特性指標含量。對于有特殊品質(zhì)規(guī)定或內(nèi)在性能較為復雜的原料和設備，如設備、非原則件、原料的特殊性規(guī)定等，應做具體規(guī)定，必要時簽訂技術指標含量必備合同書。.驗收。(1)供應商應嚴格遵守合同商定，按期、如數(shù)、保質(zhì)于指定地點交貨。(2)供應商供應的貨品必須為完好合格品并符合合同規(guī)定。(3)驗收工作由工地總負責、技術負責、材料員和庫管聯(lián)合進行，供應商可提供必要的技術支持，但對工程工地聯(lián)合驗收小組的最后判決不得持有異議。對長期合伙H勺供應商可將抽樣方式、樣品實驗、鑒定基準與對方溝通清晰。并且可以邀請供應商參與抽樣和檢查。.標記規(guī)定。對不同批號混用也許導致品質(zhì)問題或帶來生產(chǎn)不便日勺貨品如鋼筋或易于混淆日勺貨品如加氣塊應規(guī)定明確標記,以便進行辨別管理。.不合格品解決。(I)不合格品應由供應商取回，并由公司另定期限補齊。(2)鑒別不合格品時所產(chǎn)生的人工費用由供應商承當。(3)減少驗收水準接受供應商的貨品時，貨款應酌情折讓。(具體原則見附件)(4)因貨品不合格所產(chǎn)生的)一切損失及費用由供應商承當。(5)不合格產(chǎn)品應及時告知供應商,告知發(fā)出后在規(guī)定期間內(nèi)公司不收取保存費用，超過告知時間的倉儲部門應按照每噸每天20元的J費用收取保存費。此項費用應交財務部門另立財務科目歸帳。.保密條款。供應商不得泄露訂購物品或估價的材料規(guī)格、設備型號、數(shù)量、貨品及其她業(yè)務機密。.付款方式。(1)貨款支付結(jié)算采用貨到后每月按特定期間段按比例付款的方式；(2)按雙方協(xié)商擬定H勺合同執(zhí)行。（3）款到發(fā)貨日勺方式應盡量避免，不得已時也應以此為條件爭取折扣。第六條合同審批。.針對大日勺供應合同或資金較高H勺供應合同，材料部將擬訂的合同草稿交有關部門審核并使之提出建議。.公司財務部重要負責對合同價款的形成根據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。.公司法律顧問重要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見。.授權(quán)負責人對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。.公司總經(jīng)理根據(jù)有關部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其她覺得需要審查的內(nèi)容對合同進行審視并簽訂意見。也可以授權(quán)審核簽發(fā)。.材料部根據(jù)公司總經(jīng)理或授權(quán)人H勺審查意見修改合同文本，并將審查意見、合同簽訂有關附件等文獻再次報送審查后，由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托授權(quán)的的合同簽訂代理人正式簽訂合同。第七條長期合同。.對于長期、穩(wěn)定的供應商，可采用簽訂一份總合同（如一年期），此后以每一采購單作為合同附件H勺方式進行交易。.采購經(jīng)辦人與供應商談妥合同條款后，應擬訂合同，將合同評審表提請公司合同審核辦公室審核，后報總經(jīng)理總經(jīng)理或授權(quán)人審核、批準。第三章合同履行第八條合同履行。.合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同商定全面履行規(guī)定的I義務，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習慣履行告知、協(xié)助、保密等義務。.在合同履行過程中，合同承辦單位應對合同口勺履行狀況以履約管理臺賬形式做具體、全面FI勺書面記錄,并保存有關可以證明合同履行狀況H勺原始憑證。如合同履行困難，必須及時向有關參與合同管理的I部門通報和報告有關公司領導。第九條合同變更。嚴格按照合同商定維護公司權(quán)利和履行有關義務。在合同履行中浮現(xiàn)下列狀況之一H勺,執(zhí)行機構(gòu)應及時報告公司，并按照國家法律法規(guī)和公司有關規(guī)定及合同商定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。.由于不可抗力致使合同不能履行H勺。.由于對方在合同商定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定的義務。.因狀況變更，致使我方無法按商定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失H勺。.其她合同商定H勺或法律規(guī)定H勺情形浮現(xiàn)。第十條合同發(fā)生糾紛時,會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。第四章合同保管第十一條材料部簽訂合同后,應將合同原件送檔案室和財務部進行分別保管。第十二條材料部留存采購合同H勺復印件備查，同步將合同復印件送工地總管、質(zhì)量管理部、預決算部、技術部各一份。2.原材料采購作業(yè)實行措施原材料采購實行措施第一章總則第?條目的。為加強我司的采購工作管理，規(guī)范物資采購作業(yè)事務，提高物資采購效率，特制定本措施。第二條采購基本規(guī)定。.采購對象。采購前對廠方材料質(zhì)量、性能、供應商報價水平、交貨期限、售后服務等作出評價，以供選擇時參照。.價格、質(zhì)量。以合理價格采購較高品質(zhì)的材料。.時限。配合使用部門需要口期及需要量，聯(lián)系廠方即時供應。第三條采購方式。材料部門應根據(jù)材料使用狀況、用最低、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購作業(yè)。.定期合同采購:對于常常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺H勺或常常使用且市場價格穩(wěn)定的材料，應選用本方式辦理。.特約廠商采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業(yè)，由材料部門擇定特約廠商，簡介使用部門徑向該廠洽購。但在付款前應送材料部門審核。.一般采購：材料部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并理解交易條件后訂購。第二章擬定采購需求第四條請購單。.請購應按照存量管制基準和用料預算,并參照庫存情形開立請購單，在請購單上逐項注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)本工程主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送材料部門。.來源與需用日期相似II勺物品材料，可以一單多品方式提出請購。.特殊狀況需按緊急請購辦理時，可在《請購單》“備注”欄注明因素，以急件遞送。.公務用品由財務部按月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填《請購單》辦理請購。.如下物品可免開清單，而以《辦公用品申請單》委托材料部門辦理，例如招待用品、書報、名片、文具、報表，以及小額采購的材料等。第五條期限。.材料部門應按照請購部門提出的“需要日”辦埋采購。為達到這一規(guī)定，掌握合適采購時機，材料部門應根據(jù)工程實際狀況，按項目部進度大綱，以預算測算為根據(jù)進行合理采購，杜絕資金壓貨、揮霍及損壞。.原訂采購作業(yè)解決期限變更時，采購部門應專函報告具體因素，呈總經(jīng)理核準后,告知各有關單位,以利于存量管制及適時提出請購。第三章實行采購第六條權(quán)限。特約廠家或A類原材料采購項bl合同書需申報給總經(jīng)理核批，辦公用品波及資金超過元的采購，需呈總經(jīng)理審批。第七條供應商選擇。.各項材料的供應商至少應有三家(獨家供應或總代理等特殊狀況下除外)，各家背景及交易資料應記載于《供應廠商資料卡》上存檔備用。對于未達我司原則R勺材料，材料部門應開發(fā)新供應商，或報送主管部門擬訂開發(fā)籌劃。.新供應商的開發(fā)，由技術部、工地總管、質(zhì)量管理部會同材料部實地考察生產(chǎn)設備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等后來，填制《供應廠商資料卡》(若由于采購時效而由采購人員自行開發(fā)，則由采購人員填制)呈總經(jīng)理核準后，列為備選廠商。.對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止營業(yè)的供應商應予撤銷設定。屆時由材料部門以簽呈方式闡明因素，送工地總管復查，并呈總經(jīng)理核準后，告知對方。第八條詢價。.材料部收件人員收到《請購單》或《外購單》時，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價作業(yè)，原則上誰詢價誰負責的辦事原則進行考核。.各采購經(jīng)辦人員收到《請購單》或《外購單》，應先判斷請購材料品名、規(guī)格、需求日期、數(shù)量等與否填寫明確，有無供應廠商報價。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明“填單異常，闡明欠詳”等字樣后退請材料部修訂。.詢價程序。(1)由采購經(jīng)辦人員參照過去采購記錄或供應廠商資料擬定至少三家詢價對象(特殊因素如獨家制造，獨家代理、原廠牌零配件無法替代等并報經(jīng)主管核準者除外)，并填寫在《請購單》上。(2)對于加工合同采購項目，材料部門應規(guī)定廠商填具《成本分析表》連同《報價單》一并送來，作為議價參照。(3)采購經(jīng)辦人員詢價時，應將詢價截止口期填注于《請購單》內(nèi)以便告知供應廠商。(4)采購經(jīng)辦人員于告知廠商報價后，應緊跟催進度。.詢價完畢后，采購辦理人員應將詢價、報價的所有資料整頓報送材料部，據(jù)以議價。.若報價材料規(guī)格較復雜或與請購規(guī)格不盡相似，采購辦理人員可將所有資料填制《采購事務征詢單》，連同有關報價資料送請購部門簽注意見。簽注完畢后，送交采購經(jīng)辦人員按請購部門意見解決，必要時重新詢價。第九條議價。.采購經(jīng)辦人員收到不需會簽或已會簽完畢日勺詢、報價資料時，應結(jié)合會簽成果、各廠商報價，查閱前購記錄及《供應商資料卡》、市場行情，經(jīng)成本分析后，擬訂議價對象、議價方略及擬購底價(并報告有關主管)，以供議價之用。.議價。(1)議價時除注意質(zhì)量、價格外，還應注意交貨期有無保證，并向廠商爭取最大限額的付款等。(2)議價應采用多種形式進行。議價完畢后，由采購經(jīng)辦人員擬定合伙對象，呈請有關領導核批。第十條訂購。.由采購經(jīng)辦人員于《請購單》上填寫訂購日及商定日，再交由采購辦理人員填制采購聯(lián)系函，報送廠商。將《請購單》第二聯(lián)送材料倉庫以待收料。.預付定金或采購金額較大，或有附帶條件H勺采購項目，采購經(jīng)辦人員應先與廠商訂定供銷合同書。合同書正本兩份，一份存材料部門。一份存供應廠商;副本若干，分存請購部門、材料倉庫、財務部門及檔案室。第四章采購進度控制第十一條采購經(jīng)辦人員對于每一采購項目，均應根據(jù)實際狀況擬定作業(yè)進度管制點,預定作業(yè)進度，制定《采購進度控制表》。第十二條預定作業(yè)進度應能配合請購項目緩急，且各作業(yè)進度須在預定日期前完畢。第十三條采購經(jīng)辦人員未能按既定進度完畢采購時，應填制《采購交貨延遲狀況表》，并注明“異常因素”及“預定完畢口期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門,與請購部門共同擬定解決對策。第五章特殊狀況解決第十四條請購項目撤銷解決。各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來《撤銷請購單》后按下列方式辦理。.若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，再交由材料部將原請購單與《撤銷請購單》第二聯(lián)退原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式解決。.若原請購項目已向廠商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應廠商接洽撤銷訂購,經(jīng)供應廠商批準撤銷后，向供應廠商取回采購聯(lián)系函，然后依笫1項方式辦理。若供應廠商堅持不能撤銷,采購經(jīng)辦人員應于《撤銷請購單》上注明因素，呈總經(jīng)理核簽后，由材料部將《撤銷請購單》返回原請購部門。第十五條緊急請購解決。采購經(jīng)辦人員接到緊急請購告知后，應立即查明請購材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點等資料,并以電話詢議價格，待收到正式的《請購單》時，補入詢議價成果，按急件方式解決。第十六條交貨質(zhì)量異常解決。各采購經(jīng)辦人員收到質(zhì)量管理部驗收不合格口勺《材料檢查報告表》時，應盡快與供應廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉成果記錄于《材料檢查報告表》H勺“采購解決成果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后，送I可材料庫。L對于需退料、換料或補交者，采購經(jīng)辦人員應于《材料檢查報告表》的“采購解決成果”欄內(nèi)注明廠商電話及預定H勺解決日期。.因質(zhì)量不合格而退貨、換料，可按逾期交貨解決。而逾期口數(shù)應從采購經(jīng)辦人員告知廠商換料之次日起計算。.采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見解決時，應將與廠商交涉成果記入采購解決成果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同解決。.交期延誤罰扣解決:采購人員收到交貨延誤(木地廠商延交1日、外埠廠商延交3日以內(nèi)可不按延誤論)或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送財務部日勺擬整頓付款事務反饋時，應按下列方式解決。(1)計算逾期罰扣金額(定期合同采購按每天5%。計扣，定有買賣合同時按合約所訂比例計扣，其他按每天3%。計扣)，并告知廠商罰扣因素與金額。(2)在供貨方批準扣款或補足發(fā)票時，由材料部在收料單及發(fā)票上填記實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后,連同原《請購單》第二聯(lián)、收料單、材料檢查報告表等資料送財務部整頓付款。(3)如廠方不批