Word教程-軟件操作技巧

Word教程一軟件操作技巧1、Alt鍵的妙用說明：適用于Office23以上版本。1）按住Alt鍵或同時按住鼠標(biāo)上的兩個按鈕）再拖動左右上下）邊距，可精確調(diào)整其值（在標(biāo)尺上會顯示具體值）。2）按住Alt再進(jìn)行相應(yīng)操作，還可以精確調(diào)整圖形、藝術(shù)字等“對象”的形狀、大小和在文檔中的位置等。3）按住Alt后單擊任意單元格可快速選定單元格所在列。按Alt鍵后雙擊表格中任意位置，可快速選定整個表格。4）按住Alt后拖動鼠標(biāo)可以按列選定文本。5）按住Alt拖動菜單命令或工具欄上的圖標(biāo)可刪除或移動該項到其他位置同時還按住Ctrl則復(fù)制）。2、雙擊、右擊的妙用說明：適用于Office27雙擊大多數(shù)對象，將彈出相應(yīng)的設(shè)置對話框，可以快速設(shè)置有關(guān)項目；選定對象或?qū)⒐鈽?biāo)置于特定位置）后右擊，彈出的快速菜單常會出現(xiàn)工具欄和主菜單中沒有的選項。鼠標(biāo)指針移到連線或頂點上右擊還會出現(xiàn)許多選項。1）雙擊橫標(biāo)尺上的空白灰色區(qū)域或豎標(biāo)尺上任意位置，會彈出“頁面設(shè)置”對話框。2）雙擊標(biāo)尺上欄間距區(qū)域，會彈出“分欄”對話框。3）雙擊標(biāo)尺上任何一個制表位，會彈出“制表位”對話框。4）雙擊工具欄兩側(cè)空白處會彈出“自定義”對話框。如雙擊上下邊線則工具欄會變?yōu)楦庸ぞ邫?。打開“自定義”對話框后右擊菜單命令或工具按鈕可修改它的樣式。5）選定要復(fù)制的格式，再雙擊格式刷，可將選定格式多次復(fù)制到其他位置。6）快速拆分窗：將鼠標(biāo)指針移動到垂直滾動條頂端上的拆分條上，變成雙向箭頭后雙擊或拖動可拆分窗。7）狀態(tài)欄中的雙擊：雙擊狀態(tài)欄的前兩個框中任意位置可快速打開“查找和替換”對話框。雙擊“錄制”則彈出“錄制宏”對話框，雙擊“修訂”、“擴(kuò)展”、“改寫”、書形圖標(biāo)則分別進(jìn)入修訂文檔、擴(kuò)展選定、改寫、進(jìn)行拼寫與語法狀態(tài)。8）在“文件”的“打開”對話框中，選定文件名后右擊，選擇“打印”可不打開文件而快速打印Word文檔。9）選定多邊形后右擊，選擇彈出菜單中的“編輯頂點”，按Ctrl不放，單擊連線可增加頂點，單擊頂點則刪除該頂點。3、word快捷鍵卡說明：適用于Office27如果功能不能用，請注意是否在英文輸入狀態(tài)。Ctrl全選all粗體bold拷貝copy字體格式dot

Ctrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+Alt大寫allcaps顯示所有標(biāo)題粗體bold格式拷貝copyformat關(guān)閉預(yù)覽cancel版權(quán)copyrigh符號分散對齊distribute插入日期dateE居中對齊CenterF查找findG定位gotoH替換huanI斜體italicJ兩端對齊adjustK超級鏈接linkL左對齊lefM左縮進(jìn)marginN新建newO打開openP打印printQ取消段落格式quitR右對齊rightS保存saveT首行縮進(jìn)indentU下劃線underlineV粘貼W寫盤關(guān)閉writeX剪切Y重復(fù)Z撤消0段前6p切換1單倍行距2雙倍行距3鎖定451.5倍行距=下標(biāo)和正常切換

修訂edit定義字體font應(yīng)用隱藏格式hide斜體italic小型大寫字母列表樣式list減少左縮進(jìn)降級為正文normal定義字符大小poundsymbol字體quick定義樣式style減小首行縮進(jìn)下劃線underline格式粘貼只給詞加下劃線word默認(rèn)字體樣式上標(biāo)與正常切換

編輯郵件合并數(shù)據(jù)插入合并域預(yù)覽preview預(yù)覽郵件合并顯示打印已合并文檔合并文檔標(biāo)記目錄項插入頁碼page頁眉頁腳鏈接時間time更新域update標(biāo)記indexentry重復(fù)查找顯示“標(biāo)題1”顯示“標(biāo)題2”顯示“標(biāo)題3”應(yīng)用“標(biāo)題5”

插入尾注endnote插入腳注footnote自動套用格式Listnum域批注動詞margin普通視圖大綱視圖outline頁面視圖page注冊商標(biāo)register?拆分窗Split商標(biāo)trademarkrm更新表格格式插入自動圖文集返回應(yīng)用“標(biāo)題1”應(yīng)用“標(biāo)題2”應(yīng)用“標(biāo)題3”應(yīng)用“標(biāo)題5”4. Wrod功能鍵說明：適用于Office27F1F2F3

無ShiftCtrlCtrl+ShiftAltAlt+ShiftCtrl+Alt內(nèi)容敏感型定位至下一域定位至前一域Microsoft系獲得聯(lián)機(jī)幫助幫助或展現(xiàn)統(tǒng)信息Office助手格式移動文字或圖復(fù)制文本打印預(yù)覽保存打開形改變字母大小剪切到“圖文插入“自動圖寫場”插入“圖文創(chuàng)建“自動圖文集”詞條場”中的內(nèi)容文集”"詞條F4重復(fù)“查找重復(fù)上一操作或定位”F5定位移動到前一處修訂F6定位至下一窗定位至前一窗格格F7拼寫同義詞庫F8擴(kuò)展所選內(nèi)容縮小所選內(nèi)容F9 更新選定域 在域代碼和其結(jié)果之間進(jìn)行切換

關(guān)閉窗退出Word退出Word還原文檔窗文編輯書簽 還原程序窗大檔大小 小定位至下一窗定位至前一窗“控制”菜單更新Word源查找拼寫錯誤中英詞典中的“移動文檔中鏈接的(自動拼寫檢“命令。信息查)擴(kuò)展所選內(nèi)容運行宏“大小”命令(或塊)插入空域解除域的鏈接在所有域和它中運行們的結(jié)果之間Gotobutton進(jìn)行切換或MacrobuttonF10激活菜單欄將文檔窗最大激活標(biāo)尺將程序窗最大顯示快捷菜單化化F11鎖定域解除對域的顯示Visual定位至下一域定位至前一域鎖定Basic代碼F12另存為保存打開打印5、靈活動用WORD的“打開”對話框說明：適用于Office275.1以不同方式打開文檔首先在“打開”對話框中將文件選中，然后單擊“打開”下拉按鈕，看到了嗎？Word20提供了四種方式打開文檔?！按蜷_”：是對話框默認(rèn)的文件打開方式，不說您也知道?！耙灾蛔x方式打開”：則對文件所做的任何修改，只能以“另存為”方式保存，而不能直接修改并保存原文件?！耙愿北痉绞酱蜷_”，則系統(tǒng)會在原文件所在目錄創(chuàng)建它的副本。例如，以副本方式打開了MyDocuments文件夾中的“Word技巧”，則MyDocuments文件夾會出現(xiàn)一個名為“Word技巧(2)，的新文件。若在對話框內(nèi)選中了“Web頁”或Web快捷方式，則“打開”下拉菜單的“用瀏覽器打開”命令可用。選擇它即可用瀏覽器打開Web頁或連接到某個Web站點。5.2管理文件1）查找文件“打開”對話框具有基本的文件管理功能?！按蜷_”對話框可用文字或文字與通配符搭配使用，查找含有某些關(guān)鍵字的文件。方法是：使用“查找范圍”列表定位文件的位置。然后在“文件名”框內(nèi)輸入要查找的關(guān)鍵字，或者打開“文件名”下拉列表查找已輸入的關(guān)鍵字。必要時可打開“文件類型”下拉列表，選擇要查找的文件類型。完成后單擊“打開”按鈕，則所有包含待查找關(guān)鍵文字的文件名均出現(xiàn)在對話框中。除此之外，你還可以在“文件名”框內(nèi)使用通配符“*”，如利用“*技巧”查找以文件名以“技巧”結(jié)尾的文件等。2）自動匹配文件當(dāng)你在對話框的“文件名”框內(nèi)輸入文件名后，只要輸入的文件名與某個文件名匹配，框內(nèi)就會自動補齊剩余的若干字符，回車即可打開該文件。否則可繼續(xù)輸入剩余的部分，尋找或打開其他文件。相信在Excel中錄入數(shù)據(jù)時您已經(jīng)領(lǐng)會到它的方便。3）排序文件“打開”對話框中的文件按一定規(guī)律排序，有利于用戶快速查找文件。排序方法是：點擊“視圖”按鈕，在下拉菜單中選擇“排列圖標(biāo)”子菜單，從“按名稱”、“按類型”、“按大小”和“按日期”四種排序方私中選擇即可。6、關(guān)于快捷鍵、菜單、工具欄說明：不適用于Office271）在主菜單上添加命令或工具按鈕：使用8x6像素以上的分辨率，主菜單右邊有很多空位置，把最常用的命令或圖標(biāo)放在上面，好處多多！2）快速自定義快捷鍵：按下“Ctrl+Alt+Num”組合鍵后，鼠標(biāo)指針會變?yōu)榛ǘ湫?，再?zhí)行要定義快捷的鍵盤或鼠標(biāo)操作后，就會彈出“自定義鍵盤”對話框讓你指定快捷鍵。3）漂移下拉菜單：單擊工具欄中“字體顏色”、“填充色”、“外圍邊框”等圖標(biāo)右側(cè)的下拉按鈕后，再拖動彈出列表的標(biāo)題條到窗中，可使該菜單漂移。7、另有妙用的Ctrl+Z說明：適用于Office27大家都知道，Ctr+Z的作用是撤消上一個操作，能使我們在編寫文檔過程中可以及時取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。但你知道嗎？Ctr+Z還有特殊的作用先舉一個例子，在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，在空行中輸入：“1、計算機(jī)的實際應(yīng)用”，系統(tǒng)會自動將其變?yōu)轫椖烤幪柕男问剑⒃谙乱恍刑砑恿恕?、”字樣。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說第一行中的“1、”已經(jīng)變成項目編號了，不可選。這時，Ctr+Z就發(fā)揮作用了。我們在輸入“1、計算機(jī)的實際應(yīng)用”敲回車后，順手按一下Ctrl+Z,一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點也沒變。原來系統(tǒng)有“自動更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。比如我們輸入“1、計算機(jī)的實際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问?。我們按了一下Ctr+Z，剛好取消了第二個操作，就像什么事都沒發(fā)生一樣，系統(tǒng)“自動更正”的內(nèi)容可以在“工具”菜單下的“自動更正”選項下更改，這里就不再細(xì)說了。大家可以根據(jù)此原理去發(fā)現(xiàn)Ctr+Z的妙用。8、在Word中直接批量轉(zhuǎn)換文檔說明：不適用于Office27手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開/另存為”之間。其實，Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們試著單擊“文件”一“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N，快捷鍵，這樣Word會使用其默認(rèn)模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框），點擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)А表椖浚ǖ绻愕臋C(jī)器中沒有安裝此模板，系統(tǒng)會自動啟動Office20或XP的安裝程序，并會提示你插入Office20光盤），再順著向?qū)б徊揭徊讲僮鳌＠迷撓驅(qū)Ъ瓤梢詫ORD/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成WORD/XP格式，也可以將WORD/XP格式批量轉(zhuǎn)換至WORD/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、WPS文件、Lotus-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個強(qiáng)大的功能會給你帶來很大的方便。9、快速查看文檔的內(nèi)容和屬性說明：適用于Office27快速查看的方法步驟為：1）單擊“打開”按鈕；2）在“查找范圍”框中，單擊包含要查看的文件的驅(qū)動器；3）雙擊文件夾列表中的文件夾，直到打開包含所需文件的文件夾，如果文件夾列表中沒有所需文件，則可以對其進(jìn)行搜索；4）單擊所需文件；5）要想在打開文件之前先預(yù)覽文件內(nèi)容，則單擊“視圖”下拉菜單中的“預(yù)覽”命令。要查看文件屬性，如文件長度、創(chuàng)建日期或最后修改日期等，則單擊“詳細(xì)命令”按鈕；要查看文件屬性，如主題或統(tǒng)計信息等，則單擊“屬性”命令。10、“查找與替換”功能妙用。說明：適用于Office2710.1快速替換特殊格式的字體如：要將全文中的“電腦”一詞改為粗體、紅色、下劃線。操作方法：啟動“替換”功能，在“查找內(nèi)容”中填入“電腦”。在“替換為”中填入“電腦”，并單擊“高級”選項，打開“格式”菜單（注意要在激活“替換為”下拉窗的條件下），將字體設(shè)為粗體、紅色、下劃線。單擊“全部替換”按鈕即可。10.2通配符的妙用如：要將全文書名號內(nèi)的內(nèi)容都設(shè)為黑體、綠色。因為書名號的內(nèi)容不一定相同，所以要使用通配符功能。操作方法：啟動“替換”功能，在“查找內(nèi)容”中填入“《*〉〉”（注："*”可表示多個字符，“？”可表示一個字符），在“替換為”中點擊鼠標(biāo)，使光標(biāo)定位，但不填入任何內(nèi)容，再應(yīng)用“高級”選項，將字體設(shè)為黑體、綠色，并在“使用通配符”前打鉤。單擊“全部替換”按鈕即可。11、如何查看和清空剪貼板說明：適用于Office27直接點擊“開始”-“剪貼板”即可查看。在文檔編輯過程中，用戶經(jīng)常會使用復(fù)制和粘貼功能，有時復(fù)制次數(shù)過多后，需要查看或刪除剪貼板的內(nèi)容，如何操作呢？執(zhí)行“編輯”菜單上的“Office剪貼板”命令，在彈出的對話框中列出了剪貼板中的所有內(nèi)容，用戶可以選擇單個刪除或者全部清空。12、鼠標(biāo)快捷操作Word說明：適用于Office27拆分窗前需要新建窗。通過“視圖”-“窗”-“新建窗”可以建立另一外編輯環(huán)境。對新建的窗，拆分功能可用！原窗拆分功能仍不可用。如果你經(jīng)常要錄入較長的文檔，常常會遇到需要對跨度較遠(yuǎn)的不同文字的編輯操作，翻來覆去，實在辛苦。這時另外一個不為人注意的小東西就派上用場了，它就是位于窗右邊滾動條上方、與帶黑三角形的按鈕相鄰的一個很扁的折疊起來的滾動條。把鼠標(biāo)放在上面，鼠標(biāo)就會變成一個如同十字架的上下箭頭，在這種狀態(tài)下雙擊左鍵，窗就會上下一分為二，這樣我們就可以在不同的窗中對同一文檔的不同位置的內(nèi)容分別進(jìn)行操作（其作用就相當(dāng)于“窗”中的“折分”）我們還可以按住該滾動條并往下拖，這樣也可以把窗分成兩個，窗的大小