Word教程-軟件操作技巧

Word教程一軟件操作技巧1、Alt鍵的妙用說明：適用于Office23以上版本。1）按住Alt鍵或同時按住鼠標上的兩個按鈕）再拖動左右上下）邊距，可精確調(diào)整其值（在標尺上會顯示具體值）。2）按住Alt再進行相應(yīng)操作，還可以精確調(diào)整圖形、藝術(shù)字等“對象”的形狀、大小和在文檔中的位置等。3）按住Alt后單擊任意單元格可快速選定單元格所在列。按Alt鍵后雙擊表格中任意位置，可快速選定整個表格。4）按住Alt后拖動鼠標可以按列選定文本。5）按住Alt拖動菜單命令或工具欄上的圖標可刪除或移動該項到其他位置同時還按住Ctrl則復(fù)制）。2、雙擊、右擊的妙用說明：適用于Office27雙擊大多數(shù)對象，將彈出相應(yīng)的設(shè)置對話框，可以快速設(shè)置有關(guān)項目；選定對象或?qū)⒐鈽酥糜谔囟ㄎ恢茫┖笥覔?，彈出的快速菜單常會出現(xiàn)工具欄和主菜單中沒有的選項。鼠標指針移到連線或頂點上右擊還會出現(xiàn)許多選項。1）雙擊橫標尺上的空白灰色區(qū)域或豎標尺上任意位置，會彈出“頁面設(shè)置”對話框。2）雙擊標尺上欄間距區(qū)域，會彈出“分欄”對話框。3）雙擊標尺上任何一個制表位，會彈出“制表位”對話框。4）雙擊工具欄兩側(cè)空白處會彈出“自定義”對話框。如雙擊上下邊線則工具欄會變?yōu)楦庸ぞ邫?。打開“自定義”對話框后右擊菜單命令或工具按鈕可修改它的樣式。5）選定要復(fù)制的格式，再雙擊格式刷，可將選定格式多次復(fù)制到其他位置。6）快速拆分窗：將鼠標指針移動到垂直滾動條頂端上的拆分條上，變成雙向箭頭后雙擊或拖動可拆分窗。7）狀態(tài)欄中的雙擊：雙擊狀態(tài)欄的前兩個框中任意位置可快速打開“查找和替換”對話框。雙擊“錄制”則彈出“錄制宏”對話框，雙擊“修訂”、“擴展”、“改寫”、書形圖標則分別進入修訂文檔、擴展選定、改寫、進行拼寫與語法狀態(tài)。8）在“文件”的“打開”對話框中，選定文件名后右擊，選擇“打印”可不打開文件而快速打印Word文檔。9）選定多邊形后右擊，選擇彈出菜單中的“編輯頂點”，按Ctrl不放，單擊連線可增加頂點，單擊頂點則刪除該頂點。3、word快捷鍵卡說明：適用于Office27如果功能不能用，請注意是否在英文輸入狀態(tài)。Ctrl全選all粗體bold拷貝copy字體格式dot

Ctrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+Alt大寫allcaps顯示所有標題粗體bold格式拷貝copyformat關(guān)閉預(yù)覽cancel版權(quán)copyrigh符號分散對齊distribute插入日期dateE居中對齊CenterF查找findG定位gotoH替換huanI斜體italicJ兩端對齊adjustK超級鏈接linkL左對齊lefM左縮進marginN新建newO打開openP打印printQ取消段落格式quitR右對齊rightS保存saveT首行縮進indentU下劃線underlineV粘貼W寫盤關(guān)閉writeX剪切Y重復(fù)Z撤消0段前6p切換1單倍行距2雙倍行距3鎖定451.5倍行距=下標和正常切換

修訂edit定義字體font應(yīng)用隱藏格式hide斜體italic小型大寫字母列表樣式list減少左縮進降級為正文normal定義字符大小poundsymbol字體quick定義樣式style減小首行縮進下劃線underline格式粘貼只給詞加下劃線word默認字體樣式上標與正常切換

編輯郵件合并數(shù)據(jù)插入合并域預(yù)覽preview預(yù)覽郵件合并顯示打印已合并文檔合并文檔標記目錄項插入頁碼page頁眉頁腳鏈接時間time更新域update標記indexentry重復(fù)查找顯示“標題1”顯示“標題2”顯示“標題3”應(yīng)用“標題5”

插入尾注endnote插入腳注footnote自動套用格式Listnum域批注動詞margin普通視圖大綱視圖outline頁面視圖page注冊商標register?拆分窗Split商標trademarkrm更新表格格式插入自動圖文集返回應(yīng)用“標題1”應(yīng)用“標題2”應(yīng)用“標題3”應(yīng)用“標題5”4. Wrod功能鍵說明：適用于Office27F1F2F3

無ShiftCtrlCtrl+ShiftAltAlt+ShiftCtrl+Alt內(nèi)容敏感型定位至下一域定位至前一域Microsoft系獲得聯(lián)機幫助幫助或展現(xiàn)統(tǒng)信息Office助手格式移動文字或圖復(fù)制文本打印預(yù)覽保存打開形改變字母大小剪切到“圖文插入“自動圖寫場”插入“圖文創(chuàng)建“自動圖文集”詞條場”中的內(nèi)容文集”"詞條F4重復(fù)“查找重復(fù)上一操作或定位”F5定位移動到前一處修訂F6定位至下一窗定位至前一窗格格F7拼寫同義詞庫F8擴展所選內(nèi)容縮小所選內(nèi)容F9 更新選定域 在域代碼和其結(jié)果之間進行切換

關(guān)閉窗退出Word退出Word還原文檔窗文編輯書簽 還原程序窗大檔大小 小定位至下一窗定位至前一窗“控制”菜單更新Word源查找拼寫錯誤中英詞典中的“移動文檔中鏈接的(自動拼寫檢“命令。信息查)擴展所選內(nèi)容運行宏“大小”命令(或塊)插入空域解除域的鏈接在所有域和它中運行們的結(jié)果之間Gotobutton進行切換或MacrobuttonF10激活菜單欄將文檔窗最大激活標尺將程序窗最大顯示快捷菜單化化F11鎖定域解除對域的顯示Visual定位至下一域定位至前一域鎖定Basic代碼F12另存為保存打開打印5、靈活動用WORD的“打開”對話框說明：適用于Office275.1以不同方式打開文檔首先在“打開”對話框中將文件選中，然后單擊“打開”下拉按鈕，看到了嗎？Word20提供了四種方式打開文檔?！按蜷_”：是對話框默認的文件打開方式，不說您也知道?！耙灾蛔x方式打開”：則對文件所做的任何修改，只能以“另存為”方式保存，而不能直接修改并保存原文件。“以副本方式打開”，則系統(tǒng)會在原文件所在目錄創(chuàng)建它的副本。例如，以副本方式打開了MyDocuments文件夾中的“Word技巧”，則MyDocuments文件夾會出現(xiàn)一個名為“Word技巧(2)，的新文件。若在對話框內(nèi)選中了“Web頁”或Web快捷方式，則“打開”下拉菜單的“用瀏覽器打開”命令可用。選擇它即可用瀏覽器打開Web頁或連接到某個Web站點。5.2管理文件1）查找文件“打開”對話框具有基本的文件管理功能?！按蜷_”對話框可用文字或文字與通配符搭配使用，查找含有某些關(guān)鍵字的文件。方法是：使用“查找范圍”列表定位文件的位置。然后在“文件名”框內(nèi)輸入要查找的關(guān)鍵字，或者打開“文件名”下拉列表查找已輸入的關(guān)鍵字。必要時可打開“文件類型”下拉列表，選擇要查找的文件類型。完成后單擊“打開”按鈕，則所有包含待查找關(guān)鍵文字的文件名均出現(xiàn)在對話框中。除此之外，你還可以在“文件名”框內(nèi)使用通配符“*”，如利用“*技巧”查找以文件名以“技巧”結(jié)尾的文件等。2）自動匹配文件當(dāng)你在對話框的“文件名”框內(nèi)輸入文件名后，只要輸入的文件名與某個文件名匹配，框內(nèi)就會自動補齊剩余的若干字符，回車即可打開該文件。否則可繼續(xù)輸入剩余的部分，尋找或打開其他文件。相信在Excel中錄入數(shù)據(jù)時您已經(jīng)領(lǐng)會到它的方便。3）排序文件“打開”對話框中的文件按一定規(guī)律排序，有利于用戶快速查找文件。排序方法是：點擊“視圖”按鈕，在下拉菜單中選擇“排列圖標”子菜單，從“按名稱”、“按類型”、“按大小”和“按日期”四種排序方私中選擇即可。6、關(guān)于快捷鍵、菜單、工具欄說明：不適用于Office271）在主菜單上添加命令或工具按鈕：使用8x6像素以上的分辨率，主菜單右邊有很多空位置，把最常用的命令或圖標放在上面，好處多多！2）快速自定義快捷鍵：按下“Ctrl+Alt+Num”組合鍵后，鼠標指針會變?yōu)榛ǘ湫危賵?zhí)行要定義快捷的鍵盤或鼠標操作后，就會彈出“自定義鍵盤”對話框讓你指定快捷鍵。3）漂移下拉菜單：單擊工具欄中“字體顏色”、“填充色”、“外圍邊框”等圖標右側(cè)的下拉按鈕后，再拖動彈出列表的標題條到窗中，可使該菜單漂移。7、另有妙用的Ctrl+Z說明：適用于Office27大家都知道，Ctr+Z的作用是撤消上一個操作，能使我們在編寫文檔過程中可以及時取消所進行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。但你知道嗎？Ctr+Z還有特殊的作用先舉一個例子，在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，在空行中輸入：“1、計算機的實際應(yīng)用”，系統(tǒng)會自動將其變?yōu)轫椖烤幪柕男问?，并在下一行添加了?、”字樣。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說第一行中的“1、”已經(jīng)變成項目編號了，不可選。這時，Ctr+Z就發(fā)揮作用了。我們在輸入“1、計算機的實際應(yīng)用”敲回車后，順手按一下Ctrl+Z,一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點也沒變。原來系統(tǒng)有“自動更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。比如我們輸入“1、計算機的實際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问?。我們按了一下Ctr+Z，剛好取消了第二個操作，就像什么事都沒發(fā)生一樣，系統(tǒng)“自動更正”的內(nèi)容可以在“工具”菜單下的“自動更正”選項下更改，這里就不再細說了。大家可以根據(jù)此原理去發(fā)現(xiàn)Ctr+Z的妙用。8、在Word中直接批量轉(zhuǎn)換文檔說明：不適用于Office27手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開/另存為”之間。其實，Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們試著單擊“文件”一“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N，快捷鍵，這樣Word會使用其默認模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框），點擊“其它文檔”標簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)А表椖浚ǖ绻愕臋C器中沒有安裝此模板，系統(tǒng)會自動啟動Office20或XP的安裝程序，并會提示你插入Office20光盤），再順著向?qū)б徊揭徊讲僮?。利用該向?qū)Ъ瓤梢詫ORD/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成WORD/XP格式，也可以將WORD/XP格式批量轉(zhuǎn)換至WORD/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、WPS文件、Lotus-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個強大的功能會給你帶來很大的方便。9、快速查看文檔的內(nèi)容和屬性說明：適用于Office27快速查看的方法步驟為：1）單擊“打開”按鈕；2）在“查找范圍”框中，單擊包含要查看的文件的驅(qū)動器；3）雙擊文件夾列表中的文件夾，直到打開包含所需文件的文件夾，如果文件夾列表中沒有所需文件，則可以對其進行搜索；4）單擊所需文件；5）要想在打開文件之前先預(yù)覽文件內(nèi)容，則單擊“視圖”下拉菜單中的“預(yù)覽”命令。要查看文件屬性，如文件長度、創(chuàng)建日期或最后修改日期等，則單擊“詳細命令”按鈕；要查看文件屬性，如主題或統(tǒng)計信息等，則單擊“屬性”命令。10、“查找與替換”功能妙用。說明：適用于Office2710.1快速替換特殊格式的字體如：要將全文中的“電腦”一詞改為粗體、紅色、下劃線。操作方法：啟動“替換”功能，在“查找內(nèi)容”中填入“電腦”。在“替換為”中填入“電腦”，并單擊“高級”選項，打開“格式”菜單（注意要在激活“替換為”下拉窗的條件下），將字體設(shè)為粗體、紅色、下劃線。單擊“全部替換”按鈕即可。10.2通配符的妙用如：要將全文書名號內(nèi)的內(nèi)容都設(shè)為黑體、綠色。因為書名號的內(nèi)容不一定相同，所以要使用通配符功能。操作方法：啟動“替換”功能，在“查找內(nèi)容”中填入“《*〉〉”（注："*”可表示多個字符，“？”可表示一個字符），在“替換為”中點擊鼠標，使光標定位，但不填入任何內(nèi)容，再應(yīng)用“高級”選項，將字體設(shè)為黑體、綠色，并在“使用通配符”前打鉤。單擊“全部替換”按鈕即可。11、如何查看和清空剪貼板說明：適用于Office27直接點擊“開始”-“剪貼板”即可查看。在文檔編輯過程中，用戶經(jīng)常會使用復(fù)制和粘貼功能，有時復(fù)制次數(shù)過多后，需要查看或刪除剪貼板的內(nèi)容，如何操作呢？執(zhí)行“編輯”菜單上的“Office剪貼板”命令，在彈出的對話框中列出了剪貼板中的所有內(nèi)容，用戶可以選擇單個刪除或者全部清空。12、鼠標快捷操作Word說明：適用于Office27拆分窗前需要新建窗。通過“視圖”-“窗”-“新建窗”可以建立另一外編輯環(huán)境。對新建的窗，拆分功能可用！原窗拆分功能仍不可用。如果你經(jīng)常要錄入較長的文檔，常常會遇到需要對跨度較遠的不同文字的編輯操作，翻來覆去，實在辛苦。這時另外一個不為人注意的小東西就派上用場了，它就是位于窗右邊滾動條上方、與帶黑三角形的按鈕相鄰的一個很扁的折疊起來的滾動條。把鼠標放在上面，鼠標就會變成一個如同十字架的上下箭頭，在這種狀態(tài)下雙擊左鍵，窗就會上下一分為二，這樣我們就可以在不同的窗中對同一文檔的不同位置的內(nèi)容分別進行操作（其作用就相當(dāng)于“窗”中的“折分”）我們還可以按住該滾動條并往下拖，這樣也可以把窗分成兩個，窗的大小