商務(wù)英語(yǔ)報(bào)告格式及要求

.適用文檔.商務(wù)英語(yǔ)可行性陳說(shuō)寫(xiě)作格局及需求一、商務(wù)英語(yǔ)可行性陳說(shuō)寫(xiě)作需求精選一個(gè)商務(wù)工程，對(duì)該項(xiàng)企圖可行性進(jìn)行檢查研究與解析，直至判定實(shí)行該工程并編撰工程方案，是工商安排經(jīng)常進(jìn)行的商務(wù)活動(dòng)。二英語(yǔ)商務(wù)陳說(shuō)的文體布局：一：Title(標(biāo)題)二：Transmittals(陳說(shuō)傳達(dá)書(shū)，包括作者姓名和單位、呈送目標(biāo)、日期)三：Contents(目錄)四：Summary(總結(jié)、綱要、綱要、綱要)五：Introduction(導(dǎo)語(yǔ)、導(dǎo)語(yǔ)、導(dǎo)語(yǔ)、序言)六：Findings(body)(正文)七：Conclusions(定論)八：Recommendations(主張、定見(jiàn))九：References(參照資料)十：Appendices(附錄、附件)三、商務(wù)英語(yǔ)陳說(shuō)的寫(xiě)作口氣往常來(lái)說(shuō)，陳說(shuō)大多由部下寫(xiě)給上級(jí)，運(yùn)用的語(yǔ)言多為正式。別的，陳說(shuō)的內(nèi)容和篇幅也決策了其寫(xiě)作口氣比商務(wù)信件要正式的多。在編撰商務(wù)英語(yǔ)陳說(shuō)的進(jìn)度中，可以適合多運(yùn)用一些能進(jìn)步語(yǔ)言正式度英語(yǔ)語(yǔ)法布局。詳盡而言以下：運(yùn)用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，如：Thee-Sourcemessagewillbedeliveredtothetargetaudiencemultipletimesthroughmultipleavenues.運(yùn)用凌亂詞匯，如：Thetrainingsystemincorporates(includes)manyvisualaids.運(yùn)用長(zhǎng)語(yǔ)句，如：Thecontentandmessageofthekitwillbesimilartothatsenttoconventionaloutlets,butwillbetailoredtoelectronicmediaandwilleitherbee-mailedtotheWebmasterorsentinhardcopyandonadiskette(軟(磁)盤(pán)).運(yùn)用名詞短語(yǔ)，如：Therectification(糾正;更正)ofthisproblemcanbeachievedbyinsertionofawedge(三角木).運(yùn)用非人物主語(yǔ)，如：PuttingacopyofthisCD-ROMinthehandsofeditorsoftargetedpublicationswillallowthemtoseeforthemselvesthefeaturesoftheStateComputerStore.運(yùn)用分詞短語(yǔ)，如：Armedwiththisinformation,ourcustomerswillbeabletoidentifytrendsandmakestrategicdecisionsinaccordancewiththeiragency’sgoals.·運(yùn)用動(dòng)詞不定式，如：Tostreamline(使成流線(xiàn)型;使功率更高)theinternalapprovalprocess,wecane-mailourquotetoourpurchasingagentforbudgetapproval.·運(yùn)用介詞短語(yǔ)，如：WithconvenientaccesstoWebServicesinouronlineElectronicProductandPricingCatalog&OrderTrackingandStatusSystem,customerscangeneratesalesandservicereportsupondemand.四、商務(wù)英語(yǔ)陳說(shuō)各組成有些寫(xiě)作介紹往常來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)陳說(shuō)的常有組成有些有：綱要(ExecutiveSummary)、標(biāo)題(Title)、導(dǎo)語(yǔ)(Introduction/TermsofReference)、資料收集方法(Methodology/Proceedings)、檢查結(jié)果(Findings)、定論(Conclusions)、主張(Recommendations)、附錄(Appendices)等。以下就各個(gè)有些的內(nèi)容及其寫(xiě)作方法分離講解。(一)綱要(ExecutiveSummary)一份正式且篇幅較長(zhǎng)的陳說(shuō)往常在陳說(shuō)的前面加上綱要。綱要往常不超越一頁(yè)，是陳說(shuō)的導(dǎo)語(yǔ)、檢查..適用文檔.結(jié)果、定論和主張的內(nèi)容總結(jié)。這有些往常是在整篇陳說(shuō)寫(xiě)好此后再寫(xiě)。非正式或篇幅較短的陳說(shuō)那么無(wú)需寫(xiě)陳說(shuō)綱要。寫(xiě)綱要時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：·盡量拘束階段的數(shù)目，往?？捎萌问剑宏愓f(shuō)的企圖、陳說(shuō)的檢查結(jié)果和定論、陳說(shuō)的主張?！ぞV要寫(xiě)作的時(shí)態(tài)用往常此刻時(shí)，因?yàn)殛愓f(shuō)現(xiàn)已存在。如“Thisreportshows〞歸于正確表達(dá)，而“Thisreportwillshow〞那么不妥?！り愓f(shuō)綱要中無(wú)需引證詳盡數(shù)據(jù)?？捎谩癰yandlarge、thevastmajority、onlyafew〞等語(yǔ)言表達(dá)大概的數(shù)據(jù)或趨向。(二)標(biāo)題(Title)陳說(shuō)的標(biāo)題應(yīng)盡可以概括陳說(shuō)的內(nèi)容，因?yàn)樗钦愓f(shuō)的信息濃縮，而且標(biāo)題大體精準(zhǔn)、客觀(guān)，不該像報(bào)刊文章標(biāo)題那樣為了招引讀者的注意力而別出心裁。別的，標(biāo)題大體是名詞短語(yǔ)或動(dòng)名詞短語(yǔ)。如以下幾例：“ReportonImprovingtheTrainingMethodsofHDC、ReportontheProposedIncentiveScheme、ReportontheAdoptionofFlex-timeWorkingSystems〞。(三)導(dǎo)語(yǔ)(Introduction/TermsofReference)在導(dǎo)語(yǔ)有些，簡(jiǎn)要地說(shuō)明一下陳說(shuō)的寫(xiě)作布景和主旨。別的，還大體注明陳說(shuō)提交給何人、何時(shí)提交的。假如是事情檢查陳說(shuō)應(yīng)首要說(shuō)明事情的經(jīng)過(guò)，包括事情發(fā)生的日期、時(shí)刻、地點(diǎn)、情況敘述等。以下是導(dǎo)語(yǔ)有些寫(xiě)作的常有句型：Thereportexamines/explains...·Thepurposeofthisreportistoinvestigate/evaluate/study·Theobjectiveofthisreportistorecommend/analyze/give·Theaimofthisreportistofeedback/estimate/assess·Enclosedisareportabout...(四)資料收集方法(Methodology/Proceedings)陳說(shuō)的這有些應(yīng)說(shuō)明收集信息或資料的方法和進(jìn)度。在陳說(shuō)中注明供給這一信息可以加強(qiáng)陳說(shuō)的真切性和客觀(guān)性，特別是定見(jiàn)檢查陳說(shuō)。自然其實(shí)不是全部的陳說(shuō)都需求收集資料，因此，并不是每一種陳說(shuō)都需求供給這有些內(nèi)容。這有些內(nèi)容在整篇陳說(shuō)所占篇幅較短，可以寫(xiě)成一個(gè)階段。以下是該有些寫(xiě)作的常有句型：·Asampleofworkerswasindividuallyaskedfortheiropinions.·Aquestionnairewascompletedbythosewhoweresurveyedinthisproject.·Theinformationwasmainlyachievedwithanumberoftelephonecallstomanufacturers.(五)檢查結(jié)果(Findings)陳說(shuō)的檢查結(jié)果有些是陳說(shuō)主張的依據(jù)，其內(nèi)容應(yīng)該精準(zhǔn)無(wú)誤，布局清晰，語(yǔ)言流通、聯(lián)接。這有些內(nèi)容的每一個(gè)階段都應(yīng)該有一個(gè)清晰的主題句，往常放在段首，這樣便于讀者汲取這有些的信息。以下是這有些主題句寫(xiě)作的常有句型：·Thefindingsoftheinvestigationindicatethat·Itwasproposed/found/felt/discoveredthat·Itwasgenerallythecasethat·Mostpeoplethought/suggestedthat·Anumberofpeoplementionedthat·Severalchangeswereputforward.·Severalstaffmembersexpressedtheviewthat假定陳說(shuō)中需供給圖表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)或描述行情走勢(shì)，編撰人應(yīng)該認(rèn)識(shí)這方面寫(xiě)作的常用句型，以下即是該方面寫(xiě)作的一些典型語(yǔ)句布局：Thetable/chart/graph/diagram/figure/statistics..適用文檔.shows/describes/illustratesthat·Asitcanbeseenfromthetable/chart/figure·Itisclear/apparentfromthetable/chart/graph/diagram/figure/statisticsthat·Thenumberofincreased/jumped/rosesuddenly/rapidly/dramaticallyfromtoThenumberofdecreased/dropped/fellgreatly/significantlysharplyfromto·Thenumberoffluctuatedslowly/slightlybetweentoThenumberofremainedsteady/stable(stayedthesame)betweentoTherewasa(very)sudden/rapid/dramatic/significantincrease/jump/riseinthenumberoffromtoTherewasa(very)sharp/steep/steady/gradual/slow/slightdecrease/drop/fallinthenumberoffromto·Themonthlyprofit/figurespeakedinDecemberat10%.Themonthlyprofit/figuresreachedapeak/ahigh(point)inDecemberat10%.Themonthlyprofit/figuresbottomedoutinDecemberat10%.·Saleswitnessedagreatrise/increase/drop/fallbetweento(六)定論(Conclusions)陳說(shuō)的定論有些是寫(xiě)陳說(shuō)的人在陳說(shuō)檢查結(jié)果的根基上是對(duì)換查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和講解。同一檢查結(jié)果會(huì)因?yàn)榫幾叩牟煌瑯佣贸霾煌瑯拥亩ㄕ?，但這有些不應(yīng)該包括陳說(shuō)前文中沒(méi)有說(shuō)到的新的信息。(七)主張(Recommendations)主張常常是很多商務(wù)陳說(shuō)寫(xiě)作的最重要有些。一份陳說(shuō)實(shí)用程度經(jīng)常取決于陳說(shuō)中所供給的主張的質(zhì)量凹凸。主張有些主要內(nèi)容為陳說(shuō)編撰人在經(jīng)過(guò)充分的證明后認(rèn)為應(yīng)該采用的方法或行為。陳說(shuō)人有時(shí)也會(huì)描述采用方法后可以體現(xiàn)的結(jié)果或情景。(八)附錄(Appendices)正式的商務(wù)陳說(shuō)為了加強(qiáng)陳說(shuō)的說(shuō)服力或真切性常常會(huì)有一些附帶資料，因其篇幅較長(zhǎng)不宜放在陳說(shuō)傍邊，只好精選放在附錄中。這有些內(nèi)容可以包括圖表統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)室陳說(shuō)、問(wèn)卷檢查等。自然，簡(jiǎn)單陳說(shuō)假定無(wú)此需求那么不需增添附錄有些。五、怎么進(jìn)步商務(wù)英語(yǔ)陳說(shuō)的可讀性很多人在寫(xiě)完陳說(shuō)以后常常會(huì)忘掉或忽視陳說(shuō)寫(xiě)作的最后一個(gè)進(jìn)度：對(duì)陳說(shuō)進(jìn)行改正排版，使之布局清晰，內(nèi)容便于讀者閱覽。陳說(shuō)中所增添的一些信息或符號(hào)恰似公路上路標(biāo)引導(dǎo)這司機(jī)開(kāi)車(chē)同樣為讀者降落閱覽難度，加快閱覽速度，這一點(diǎn)對(duì)爭(zhēng)分奪秒的商業(yè)人士來(lái)說(shuō)尤其重要。以下是一些供給陳說(shuō)可讀性的常有手法：·為陳說(shuō)供給小標(biāo)題;·運(yùn)用小階段，盡量做到每個(gè)小論題都用一個(gè)階段來(lái)闡述;·階段與階段之間空一行;·供給階段的小標(biāo)題;·運(yùn)用排列符號(hào)排列詳盡信息;·運(yùn)用星號(hào)或下劃線(xiàn)側(cè)重重點(diǎn)內(nèi)容。..適用文檔.下邊為一份非正式陳說(shuō)的兩種方式，無(wú)須置疑，第二篇經(jīng)過(guò)改正后的版別布局清晰、層次清楚，內(nèi)容理解、一望而知，其格局不論是對(duì)寫(xiě)正式陳說(shuō)還是非正式陳說(shuō)都值得學(xué)習(xí)。ProposedIncentiveSchemeMr.JohnSmith,OfficeManager,hasaskedmetowritethisreportonaproposedincentiveschemeofferingrewards,possiblyfinancial,tomembersofstaffformoney-savingideasorwaystoimproveworkpractices.Asampleofworkerswasindividuallyaskedfortheiropinions.Thefollowingisthefindings:mostthoughttheincentiveschemewasagoodidea;mostpreferredfinancialrewards;somesuggestedtimeoffinstead;Afewthoughtthiswasamanagementarea.Ingeneralmostworkerswereinfavorofanincentiveschemeofferingfinancialrewards.Itisrecommendedthattheschemebeintroduced.RichardStewartMarch18,20—ReportonAProposedIncentiveSchemeTermsofReference:Mr.JohnSmith,OfficeMan