第三章會計電算化軟件的操作要求

會計電算化第三章會計電算化軟件的操作要求

目錄第一節(jié)會計電算化核算基本流程第二節(jié)總賬模塊基本操作要求第三節(jié)財務(wù)報表模塊的基本操作要求重點：理解會計電算化軟件的基本操作流程，特別是總賬模塊、財務(wù)報表模塊的基本操作要求。

難點：掌握會計電算化軟件的安裝，會計軟件初始化，日常會計業(yè)務(wù)處理及月末處理的操作流程。本章學(xué)習(xí)要點第一節(jié)會計電算化核算基本流程一、會計電算化軟件的基本操作流程二、總賬模塊的基本流程一、會計電算化軟件的基本操作流程(一)安裝軟件(二)會計軟件初始化(三)日常會計業(yè)務(wù)處理(四)月末處理(一)安裝軟件1．硬件平臺單機(jī)版：CPU：PIII550以上，內(nèi)存：256MB以上，硬盤：10GB以上。網(wǎng)絡(luò)版：服務(wù)器：CPU：PIII800以上，內(nèi)存：512MB以上，硬盤：10GB以上?？蛻舳耍篊PU：PIII550以上，內(nèi)存：256MB以上，硬盤：10GB以上。2．軟件平臺操作系統(tǒng)：Windows2000/XP/2003/Vista.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)：SQLServer2000（MSDE、個人版、標(biāo)準(zhǔn)版、企業(yè)版）(二)會計軟件初始化會計軟件初始化一般包括定義基礎(chǔ)參數(shù)與建賬、設(shè)置處理規(guī)則、期初數(shù)據(jù)的輸入及其校驗。1．定義基礎(chǔ)參數(shù)與建賬。2．設(shè)置處理規(guī)則。3．期初數(shù)據(jù)的輸入及其校驗。(三)日常會計業(yè)務(wù)處理１．輸入，是會計人員根據(jù)有關(guān)審核無誤的原始憑證，將編制好的記賬憑證輸入到計算機(jī)中，存儲在計算機(jī)所生成數(shù)據(jù)庫文件中。２．處理，根據(jù)計算機(jī)會計軟件中的有關(guān)程序，將輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，在計算機(jī)上生成所需的會計數(shù)據(jù)并進(jìn)行存儲。３．輸出，根據(jù)計算機(jī)加工、處理的結(jié)果，通過計算機(jī)進(jìn)行查詢，顯示輸出或打印輸出所需的各種會計信息。４．運用，根據(jù)計算機(jī)處理、輸出的會計信息，進(jìn)行進(jìn)一步的指標(biāo)分析，以指導(dǎo)企業(yè)的全面管理。(四)月末處理１．對賬，主要是完成總賬與日記賬、總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)的核對相符，檢驗記賬準(zhǔn)確性及賬簿數(shù)據(jù)是否相符。２．結(jié)賬，即終止本期的會計業(yè)務(wù)處理，計算出各個系統(tǒng)賬戶的本期發(fā)生額及期末余額數(shù)據(jù)，并將余額數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)到下期期初。在會計電算化核算模式下，必須將本月所有記賬憑證入賬，才能結(jié)賬。結(jié)賬只能在每月月底進(jìn)行一次，結(jié)賬后不能再處理本月的業(yè)務(wù)，結(jié)賬必須逐月連續(xù)進(jìn)行。二、總賬模塊的基本流程(一)編制記賬憑證(二)憑證審核(三)記賬(四)結(jié)賬和編制會計報表(五)會計電算化核算流程與手工會計核算流程的區(qū)別(一)編制記賬憑證１．根據(jù)審核無誤準(zhǔn)予報銷的原始憑證，先由會計人員手工編制完成記賬憑證，由經(jīng)辦人審核無誤后簽章，再集中輸入到計算機(jī)上，在記賬前打印輸出。２．根據(jù)審核無誤準(zhǔn)予報銷的原始憑證，直接在計算機(jī)上編制記賬憑證，由經(jīng)辦人審核無誤后簽章，在記賬前打印輸出。３．根據(jù)總賬系統(tǒng)模塊及其他模塊自動生成的記賬憑證，由經(jīng)辦人審核無誤后簽章，在記賬前打印輸出。(二)憑證審核憑證審核是負(fù)責(zé)審核的會計人員對計算機(jī)中的記賬憑證進(jìn)行審查核對。為保證記賬憑證正確性，記賬憑證編制后，必須指定具有審核資格的專人進(jìn)行審核。(三)記賬在手工會計核算流程中，記賬是指將審核的記賬憑證平行登記到總賬、明細(xì)賬和日記賬中。在會計電算化環(huán)境下，記賬是由系統(tǒng)根據(jù)記賬人員的記賬指令，由計算機(jī)自動完成的，記賬工作快速而準(zhǔn)確。(四)結(jié)賬和編制會計報表在會計電算化核算流程中，結(jié)賬和編制報表一般可由計算機(jī)一步完成。結(jié)賬只能在每月月底進(jìn)行一次，由計算機(jī)自動完成單位當(dāng)月日常賬務(wù)處理的終止與下月賬簿的初始化。而編制會計報表，只需首次定義好報表格式，可采用報表模板編制或自定義會計報表的定義格式方式。再次使用時，可進(jìn)入數(shù)據(jù)處理狀態(tài)直接生成會計報表，及時、準(zhǔn)確、簡單又方便。(五)會計電算化核算流程與手工會計核算流程的區(qū)別１．會計數(shù)據(jù)處理的起點和終點發(fā)生了改變。２．會計數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了改變。３．會計數(shù)據(jù)存儲方式發(fā)生了改變。４．會計電算化后，不再需要賬賬核對。５．會計信息的查詢方式發(fā)生了改變。1.編制記賬憑證具體有幾種方式？2.簡述會計電算化總賬模塊的基本流程？思考題？第二節(jié)總賬模塊基本操作要求

一、總賬系統(tǒng)模塊的特點二、系統(tǒng)初始化三、總賬模塊的操作四、期末處理一、總賬系統(tǒng)模塊的特點

(一)總賬模塊的規(guī)范性強(qiáng)、一致性好(二)總賬模塊的綜合性強(qiáng)，在整個會計軟件系統(tǒng)中起核心作用(三)總賬模塊的控制嚴(yán)，正確性高二、系統(tǒng)初始化

(一)建立新賬套(二)設(shè)置操作員及權(quán)限(三)設(shè)置會計科目(四)設(shè)置各輔助核算項目(五)設(shè)置外幣的幣種及匯率(六)錄入科目余額并試算平衡(七)設(shè)置憑證類別(八)其他初始化工作(一)建立新賬套每個核算單位（賬套）均可以獨立進(jìn)行科目代碼建立、憑證輸入、賬表輸出、銀行對賬等各種功能。在對核算單位的操作過程中，應(yīng)注意：⑴每個核算單位分配一個單位代碼，一旦建立后，此代碼不允許改動。⑵在賬套的啟用日期確立后，將不允許改動。⑶科目分級確立后，不允許改動。⑷如果需要刪除多余賬套，操作者必須擁有刪除賬套的權(quán)利。(二)設(shè)置操作員及權(quán)限設(shè)置操作員及權(quán)限，一般包括設(shè)置操作員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。設(shè)置操作員是指增加或減少操作人員，為每一個操作人員設(shè)置密碼，并對每個操作員進(jìn)行分工，即權(quán)限設(shè)置，以滿足會計電算化內(nèi)部控制制度的要求。(三)設(shè)置會計科目１．設(shè)置會計科目編碼２．設(shè)置會計科目名稱３．設(shè)置會計科目的余額方向４．設(shè)置輔助核算科目５．設(shè)置外幣核算科目６．設(shè)置數(shù)量核算科目(四)設(shè)置各輔助核算項目設(shè)置輔助賬核算，可以更加精確的輔助核算形式、統(tǒng)計方法為管理者提供及時、全面的會計資料。單位可根據(jù)自身情況進(jìn)行選擇設(shè)置，包括部門核算、項目核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算等輔助核算項目。(五)設(shè)置外幣的幣種及匯率對于有外幣核算業(yè)務(wù)的單位，應(yīng)提前設(shè)置相應(yīng)科目為外幣核算，并在系統(tǒng)初始化時輸入外幣的幣符、幣名、匯率小數(shù)位、折算方式、外幣最大誤差、以及選擇相對應(yīng)的匯率形式，便于在總賬模塊中對相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行外幣核算。(六)錄入科目余額并試算平衡錄入科目余額，是將經(jīng)過整理的手工賬的期初余額錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中，如是年初啟用會計軟件，只需輸入年初余額；在年內(nèi)其他月份啟用會計軟件，需要輸入年初余額和年初至啟用月份前各月份的累計借貸方發(fā)生額。應(yīng)先輸入明細(xì)科目及輔助賬的期初余額，總賬科目的余額由計算機(jī)自動匯總產(chǎn)生。當(dāng)期初余額錄入完畢并試算平衡后，就可啟用賬套，進(jìn)行總賬核算了，一般情況下賬套一經(jīng)啟用期初余額就不能修改了。當(dāng)試算不平衡時，雖可以啟用賬套，填制憑證，但無法記賬和錄入、修改期初余額，導(dǎo)致初始化工作失敗。(七)設(shè)置憑證類別總賬模塊提供以下幾種常用憑證分類方式：１．記賬憑證２．收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證３．現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證４．現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證５．自定義憑證類別(八)其他初始化工作初始化工作還應(yīng)包括其他項目的初始化設(shè)置，如自動轉(zhuǎn)賬分錄設(shè)置、結(jié)算方式設(shè)置等，單位根據(jù)自身的實際情況進(jìn)行選擇設(shè)置即可。初始化工作只在軟件第一次使用時進(jìn)行一次，有些信息可以在軟件使用過程中不斷的修改和完善，如增加總賬和明細(xì)賬科目；但有些則不能修改或刪除，需要注意事先做好相關(guān)的設(shè)置。三、總賬模塊的操作

(一)記賬憑證處理(二)賬簿管理(三)其他日常處理(一)記賬憑證處理１．錄入記賬憑證２．記賬憑證修改３．記賬憑證審核４．記賬憑證的查詢５．記賬憑證匯總６．憑證記賬(二)賬簿管理賬簿管理主要是滿足對企業(yè)所發(fā)生的所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行會計賬簿數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計分析及打印等。主要包括根據(jù)企業(yè)的需要查詢、打印各種三欄式總賬、三欄式明細(xì)賬、多欄式明細(xì)賬、部門核算賬簿、個人往來賬款核算賬簿等。系統(tǒng)可以實現(xiàn)對總賬、明細(xì)賬及憑證等的賬、證、表的資料聯(lián)查。(三)其他日常處理１．現(xiàn)金銀行２．項目核算３．往來管理四、期末處理

(一)期末調(diào)匯(二)結(jié)轉(zhuǎn)本期損益(三)自動轉(zhuǎn)賬(四)對賬(五)結(jié)賬Internet(一)期末調(diào)匯期末調(diào)匯是指按照期末市場匯率折合的記賬本位幣金額與原賬面記賬本位幣金額的差額，作為匯兌損益記入費用。在進(jìn)行期末調(diào)匯時，對進(jìn)行外幣核算的科目自動計算匯兌損益，生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證及期末匯率調(diào)整表。期末調(diào)匯一般一月一次，月末進(jìn)行。只有設(shè)定為外幣核算的會計科目才可進(jìn)行期末調(diào)匯處理。(二)結(jié)轉(zhuǎn)本期損益結(jié)轉(zhuǎn)本期損益是在會計期末，將所有損益類科目的本期余額全部自動轉(zhuǎn)入本年利潤科目中去，可以及時的反映企業(yè)的利潤盈虧。一般損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)主要包括：主營業(yè)務(wù)收入、主營業(yè)務(wù)成本、營業(yè)稅金及附加、其他業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)成本、銷售費用、管理費用、財務(wù)費用、投資收益、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出、所得稅費用等。(三)自動轉(zhuǎn)賬自動轉(zhuǎn)賬是針對于在會計期末的那些固定會計業(yè)務(wù)進(jìn)行計算機(jī)自動轉(zhuǎn)賬憑證的編制處理，以提高會計工作的質(zhì)量。一般企業(yè)月末的固定會計業(yè)務(wù)處理，包括各種費用的分配、分?jǐn)?、計提、以及稅金的計算和期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。自動轉(zhuǎn)賬包括自動轉(zhuǎn)賬定義和自動轉(zhuǎn)賬生成兩部分。(四)對賬對賬也就是核對賬目，是對賬簿中所記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，以檢查記賬是否正確以及賬簿是否平衡。它主要是通過核對總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對。試算平衡就是在系統(tǒng)對賬時，對所有會計科目的借方與貸方的發(fā)生額與余額進(jìn)行平衡檢驗，并輸出科目余額表及是否平衡等相關(guān)信息。通常，采用計算機(jī)記賬以后，只要記賬憑證錄入正確，計算機(jī)自動記賬后生成的各種賬簿數(shù)據(jù)都應(yīng)該是正確的、平衡的，但由于非法操作、計算機(jī)病毒等原因，有時可能造成某些數(shù)據(jù)被破壞，引起賬證、賬賬不符。(五)結(jié)賬結(jié)賬是計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的總賬系統(tǒng)模塊工作。結(jié)賬是企業(yè)每月月底都要進(jìn)行的，也為編制會計報表提供數(shù)據(jù)。運用會計軟件進(jìn)行結(jié)賬，大大降低了會計人員的工作強(qiáng)度，只需點擊結(jié)賬按鈕，結(jié)賬工作交由計算機(jī)自動完成。計算機(jī)進(jìn)行結(jié)賬，是一種成批數(shù)據(jù)處理過程，每月只結(jié)賬一次，主要是對當(dāng)月日常處理的限制和對下月賬簿的初始化，由計算機(jī)自動完成。1.簡述記賬憑證的錄入項目及各個項目的填寫要求？2.簡述增加、修改或刪除記賬憑證的方法？

思考題？第三節(jié)財務(wù)報表模塊的基本操作要求一、財務(wù)報表模塊概述二、財務(wù)報表模塊特點三、財務(wù)報表模塊基本操作一、財務(wù)報表模塊概述(一)財務(wù)報表的分類(二)財務(wù)報表的結(jié)構(gòu)(一)財務(wù)報表的分類１．財務(wù)報表按使用對象劃分。（對外報送財務(wù)報表和對內(nèi)報送財務(wù)報表）２．財務(wù)報表按編制時間劃分。（旬報、月報、季報和年報）３．財務(wù)報表按反映的內(nèi)容劃分。（個別財務(wù)報表和合并財務(wù)報表）(二)財務(wù)報表的結(jié)構(gòu)按財務(wù)報表結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性不同可分為簡單表和復(fù)合表兩類。簡單表是由若干的行和列組成的二維表，復(fù)合表是多張簡單表的組合。比如，資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表等會計報表均為簡單表。簡單表的結(jié)構(gòu)一般應(yīng)包含：標(biāo)題、表頭、表體、表尾四個基本要素。二、財務(wù)報表模塊特點(一)財務(wù)報表模塊的數(shù)據(jù)來源途徑多(二)財務(wù)報表模塊生成報表的算法復(fù)雜(三)財務(wù)報表模塊中同類報表的格式大體相同(四)財務(wù)報表模塊的內(nèi)部報表要求多變(五)財務(wù)報表模塊與其它模塊有密切聯(lián)系(六)財務(wù)報表軟件操作EXCEL化三、財務(wù)報表模塊基本操作(一)財務(wù)報表模塊初始化(二)財務(wù)報表模塊的日常運行(三)財務(wù)報表模塊的特定處理(一)財務(wù)報表模塊初始化１．新建報表。２．定義報表格式。３．報表數(shù)據(jù)來源定義。４．定義表內(nèi)及表間勾稽關(guān)系。(二)財務(wù)報表模塊的日常運行１．報表生成。２．財務(wù)報表查詢。３．財務(wù)報表打印。４．其他日常處理。(三)財務(wù)報表模塊的特定處理財務(wù)報表收集是接收來自于其他模塊的報表。主要有手工錄入、電子郵件、遠(yuǎn)程通訊、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?。財?wù)報