文件控制程序

目錄TOC\o"1-5"\h\z目的 2范圍 2職責(zé) 2文件控制 2文件的控制范圍 2文件的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布 2外來文件的控制 3文件的發(fā)放和使用 3文件的更改和作廢 3文件的修改狀態(tài)標(biāo)識 4文件的管理和歸檔 46記錄 5相關(guān)文件 5目的通過對文件和資料實(shí)施有效控制，確保在體系運(yùn)行所有場所，都可以獲得適用文件的有效版本，防止作廢文件的非預(yù)期使用，特制定本程序。范圍適用于公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系所覆蓋范圍內(nèi)的所有文件和資料的管理和控制。職責(zé)1）質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部是本程序?qū)嵤┕芾淼闹饕?zé)任部門；2）辦公室負(fù)責(zé)公司公文類文件的控制和管理；3）各部室負(fù)責(zé)與本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)有關(guān)文件的控制和管理。4）檔案室負(fù)責(zé)與項(xiàng)目有關(guān)文件、資料、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的控制和管理。文件控制文件的控制范圍公司管理體系文件管理手冊，程序文件，作業(yè)文件；體系運(yùn)行中產(chǎn)生的過程文件及形成的記錄。外來文件適用的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件；顧客提供的文件，基礎(chǔ)資料，引用的各類外來技術(shù)文件等。工程項(xiàng)目文件項(xiàng)目過程文件、設(shè)計(jì)成品、質(zhì)量控制文件、進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件、材料控制文件、采購文件、與項(xiàng)目有關(guān)的計(jì)劃、月報(bào)、各種會議紀(jì)要、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、各種通知、備忘錄、大事記、電傳、信函、交工資料等。文件的編制、批準(zhǔn)和發(fā)布管理手冊管理者代表負(fù)責(zé)組織管理手冊的編制和修訂；總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)施。程序文件質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部負(fù)責(zé)組織程序文件的編制和修訂，管理者代表批準(zhǔn)；作業(yè)文件& □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□,□□□□□□□;&□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□,□□□□□□□□;&&□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□,□□□□□□□□□□信息部負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的控制和管理，并組織驗(yàn)證其適用性，編制適用版本目錄，由總工程師批準(zhǔn)發(fā)布。項(xiàng)目文件（產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程文件）項(xiàng)目文件由項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)經(jīng)理、采購經(jīng)理、施工經(jīng)理及項(xiàng)目專業(yè)負(fù)責(zé)人執(zhí)行相關(guān)的規(guī)定，批準(zhǔn)實(shí)施。外來文件的控制直接引用的各類外來技術(shù)文件由專業(yè)副總工程師確認(rèn)后存入技術(shù)檔案。檔案管理人員負(fù)責(zé)及時(shí)清理檔案室作廢的國家、行業(yè)、地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并同時(shí)更新公司OA系統(tǒng)上的電子文檔。文件的發(fā)放和使用公司的體系文件不經(jīng)允許，一律不得對外發(fā)送和借閱。各級文件管理人員在接受或發(fā)放受控文件時(shí)，要做好接受和發(fā)放登記，借閱文件也要做好借閱登記。0A系統(tǒng)閱0A系統(tǒng)閱□□□□□, QA系統(tǒng)上所承載的管理體系文件由質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)部控制。管理手冊分“受控本”和“非受控本” ,在封面上有標(biāo)識。“受控本”手冊發(fā)放后實(shí)施更改控制，每本都有單獨(dú)的編號，供公司指定人員使用，便于追溯和回收，如有修訂須更換，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《文件發(fā)送清單》，以保證文件持有者為有效版本?！胺鞘芸乇尽备鶕?jù)需要對外發(fā)放，修訂時(shí)不予更換?！笆芸乇尽焙汀胺鞘芸乇尽痹谄浞饷嫔暇w章以示區(qū)別。國家、地區(qū)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范由總工程師確定發(fā)放范圍和數(shù)量，檔案室管理人員負(fù)責(zé)發(fā)放并填寫發(fā)放記錄。檔案室負(fù)責(zé)將購買的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范掃描，將掃描后的電子文件上傳至公司QA□統(tǒng)并對其有效性負(fù)責(zé)。4.4.3工程項(xiàng)目文件，如：工程咨詢、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)文件及過程文件，必須由項(xiàng)目經(jīng)理/設(shè)計(jì)經(jīng)理簽署同意后，方可對外發(fā)放，發(fā)放的文件必須有發(fā)放記錄。文件的更改和作廢當(dāng)有下列情況時(shí)，公司的體系文件需要進(jìn)行必要的更改&□□□□□□□□□□&□□□□□□□□□&□□□□□□□&□□□□□□□&□□□□□□□□□□□□□□□□□文件的更改應(yīng)有修訂標(biāo)識，應(yīng)保存更改記錄。管理體系文件需更改時(shí)，由相關(guān)部門填寫《文件更改記錄》，按原審批程序進(jìn)行審批。作廢、失效文件，發(fā)放文件的部門應(yīng)按發(fā)放記錄及時(shí)撤回作廢、失效版本。需保留的作廢、失效文件應(yīng)加以標(biāo)識，以避免誤用。國家、地區(qū)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的作廢、失效，由檔案室通知相關(guān)專業(yè)部室，將作廢、失效的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范撤回，由檔案室統(tǒng)一處理。作廢、失效的管理體系文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等需留作資料保存的，除有“作廢”印章標(biāo)識外，還需加蓋“僅供參考”章，以示文件適用狀態(tài)。項(xiàng)目文件、設(shè)計(jì)文件的更改詳見《設(shè)計(jì)更改管理規(guī)定》。文件的修改狀態(tài)標(biāo)識所有文件的修改狀態(tài)以修改碼（版本號和修改號）標(biāo)識，參見《設(shè)計(jì)文件修改標(biāo)記規(guī)定》。1） 公司內(nèi)部使用的文件版本均用英文大寫字母 A、B、C……作為修改標(biāo)記；2） 正式對外出版的設(shè)計(jì)文件，版本用阿拉伯?dāng)?shù)字 0、 1、2……作標(biāo)識，不論從哪個(gè)階段開始，其起始修改號為 0，不再保留供內(nèi)部使用的修改標(biāo)記 。文件的管理和歸檔文件持有人應(yīng)妥善保管好所使用的文件， 不得隨意涂改、 復(fù)制或外傳。 因工作調(diào)動(dòng)，應(yīng)將所持有的文件交回并注銷登記。文件借閱時(shí)，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，限期歸還。作廢文件，由發(fā)放部門及時(shí)收回，加蓋“作廢”印章，防止誤用。無保留價(jià)值的作廢文件，可填寫文件銷毀清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以銷毀。項(xiàng)目文件，在項(xiàng)目未歸檔前，由項(xiàng)目經(jīng)理 /設(shè)計(jì)經(jīng)理、項(xiàng)目專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理，待項(xiàng)目結(jié)束后，統(tǒng)一交檔案室歸檔。工程總承包項(xiàng)目、工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件和資料的檔案管理，除按業(yè)主項(xiàng)目要求文件進(jìn)行控制外， 還應(yīng)執(zhí)行本公司 《設(shè)計(jì)文件和技術(shù)資料管理規(guī)定》各部室職責(zé)范圍內(nèi)的相關(guān)文件，由各歸口部門負(fù)責(zé)管理和建檔。相關(guān)文件《管理體系文件編制規(guī)定》 MW0101《法律法規(guī)和其他要求獲取控制程序》《記錄控制程序》《各專業(yè)互提設(shè)計(jì)條件統(tǒng)一規(guī)定》《設(shè)計(jì)文件和技術(shù)資料管理規(guī)定》《計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)使用管理規(guī)定》《設(shè)計(jì)文件修