豐田汽車高效工作方法專業(yè)課件

高效的工作方法數(shù)字化企業(yè)1TFTM的工作當(dāng)中必要的知識(shí)和技巧工作成果業(yè)務(wù)知識(shí)?技巧價(jià)值觀?行動(dòng)準(zhǔn)則T

F

T

M?問題解決法?專業(yè)知識(shí)?TOYOTAWAY（?TFTMWAY）一般?PC?外語?商務(wù)禮儀?工作態(tài)度?PDCA

?日程管理?文件的書寫方式此次講義實(shí)施的內(nèi)容2分組討論各組按下列重點(diǎn)，分為「上司的視角」，「部下的視角」就TFTM現(xiàn)存的問題進(jìn)行討論和歸納。（加入具體實(shí)例）

①

接受工作指示（PDCA）

②匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談

③

日程管理

④

資料制作（書寫方式）＜時(shí)間安排＞

25min：討論

15min：發(fā)表31.PDCAAction（對(duì)策）Do（實(shí)施）Check（評(píng)價(jià)）Plan（計(jì)劃）接受指示4PD

C

A計(jì)劃階段的重要性時(shí)間1.PDCA通過制作切實(shí)的P（計(jì)劃）、縮短D（實(shí)施）C（確認(rèn)?反思省)A（處理）所需要的時(shí)間問題對(duì)應(yīng)?改善計(jì)劃需要較多時(shí)間按照計(jì)劃完成、不必花費(fèi)多余的時(shí)間51.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）

接受指示的同時(shí)，需把握開展工作的狀況

不要打斷對(duì)方的講話，認(rèn)真聽到最后。如有疑問應(yīng)等對(duì)方講完再問。

記錄要點(diǎn)。

將內(nèi)容歸納為5W2H※，簡單重復(fù)。?Ｗｈａｔ（內(nèi)容）…做什么？?Ｗｈｅｎ（時(shí)間?期限）

…何時(shí)進(jìn)行，何時(shí)完成？?Ｗｈｅｒｅ（地點(diǎn)?擔(dān)當(dāng)部門）

…在何處進(jìn)行？?Ｗｈｙ（目的）

…為何進(jìn)行？?Ｗｈｏ（擔(dān)當(dāng)，負(fù)責(zé)）

…誰負(fù)責(zé)，和誰一同進(jìn)行？?Ｈｏｗ（方法?手段）…用什么方法進(jìn)行？?ＨｏｗＭｕｃｈ（數(shù)量）…金額？所需數(shù)量？＜接受指示的方法＞61.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）

接受指示的同時(shí)，了解開展工作的狀況＜把握現(xiàn)狀＞

收集相關(guān)信息，并進(jìn)行整理（保證完整，準(zhǔn)確）?把握過去實(shí)施過的內(nèi)容?確認(rèn)所需花費(fèi)的時(shí)間?通過交接工作和已有的報(bào)告書，使問題※明朗化*重點(diǎn)

在下面的P（計(jì)劃）中商討對(duì)策71.PDCA（2）Plan（計(jì)劃）

接受指示的同時(shí)，了解開展工作的狀況

在把握工作目的?期限等５Ｗ２Ｈ相關(guān)信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行工作計(jì)劃。

針對(duì)委派的工作（問題）考慮對(duì)策*（根據(jù)情況與上司和老員工商量），并反映到計(jì)劃中。

考慮工作的優(yōu)先順序（重要程度，緊急程度），采取有效的手段和有效的順序。

向上司和老員工確認(rèn)，商量計(jì)劃達(dá)成的可行性。*重點(diǎn)

要反復(fù)思考接受的工作（問題點(diǎn)），「為什么」會(huì)發(fā)生。8（3）Do（實(shí)施）

按照計(jì)劃確實(shí)實(shí)施

一邊有意識(shí)思考工作的目的一邊開展工作。

實(shí)施過程中保持與相關(guān)部門的溝通。

根據(jù)狀況向上司進(jìn)行中間匯報(bào)。

狀況有變時(shí)，重新討論計(jì)劃。（4）Check（評(píng)價(jià)）

是否達(dá)到目的要進(jìn)行評(píng)價(jià)和反思

未能按照計(jì)劃實(shí)施→調(diào)查原因（5）Action（對(duì)策）

考慮更好的對(duì)應(yīng)策略，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化

向上司及相關(guān)人員匯報(bào)

將評(píng)價(jià)結(jié)果反映到下次的計(jì)劃、進(jìn)行「改善」

防止再次發(fā)生。1.PDCA9▽合理的P（計(jì)劃）、可以使D、C、A有效進(jìn)行。

但是，計(jì)劃是否只停留在自己的腦子里、就可以了呢？

▽計(jì)劃不只是為了自己、還是為了與自己以外的相關(guān)人員能夠一同確認(rèn)而制定的書面日程，將進(jìn)展?fàn)顩r可視化非常重要▽為此理解和掌握「業(yè)務(wù)日程表的制作和管理技巧」是非常必要的。重點(diǎn)1.PDCA109、人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:29:41PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3管理者的作用1.PDCA▽（指示時(shí)）準(zhǔn)確的對(duì)部下指示「終點(diǎn)（=目標(biāo)）」＜什么、多少，何時(shí)＞

×具體內(nèi)容由部下自己考慮，但不提示總體方向，全部交給部下，不能達(dá)到人才培養(yǎng)的目的。▽親自確認(rèn)Plan階段是部下是否認(rèn)真考慮了工作內(nèi)容（時(shí)而溫和、時(shí)而嚴(yán)厲）

×因?yàn)楣ぷ髅?，不仔?xì)看內(nèi)容▽通過推廣好事例，提高公司整體的能力和效率。＜「標(biāo)準(zhǔn)化」「橫向展開」＞129、人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:29:41PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談

①制定計(jì)劃時(shí)（Ｐ）?當(dāng)不清楚上司的指示內(nèi)容時(shí)?自己制作的計(jì)劃是否切實(shí)可行，需要與上司，老員工進(jìn)行確認(rèn)，協(xié)商?在制定計(jì)劃階段出現(xiàn)不能如期完成等問題時(shí)應(yīng)向上司匯報(bào)，進(jìn)行協(xié)商

②實(shí)際實(shí)施時(shí)（Ｄ）?實(shí)施時(shí)間較長（1周以上）時(shí)，應(yīng)對(duì)進(jìn)行狀況進(jìn)行中間匯報(bào)?根據(jù)狀況與相關(guān)部門進(jìn)行溝通，并將結(jié)果向上司和老員工切實(shí)匯報(bào)（1）匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談的時(shí)機(jī)14③完成時(shí)（Ｃ?Ａ）?工作結(jié)束時(shí)，應(yīng)立即進(jìn)行匯報(bào)

④情況發(fā)生變化時(shí)?因個(gè)人原因想變更指示內(nèi)容時(shí)?上司以外的其他人委派工作時(shí)（特別是其他部門及公司外部人員）

?產(chǎn)生不良后果和出現(xiàn)問題時(shí)?由于自己的失誤，有可能引發(fā)問題時(shí)?當(dāng)認(rèn)為不能按期完成時(shí)（1）匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談的時(shí)機(jī)2.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談15（2）匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談的方法2.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談①直接向發(fā)出指示的人進(jìn)行匯報(bào)②根據(jù)情況用文件和便條進(jìn)行匯報(bào)。?內(nèi)容復(fù)雜的?有必要記錄存檔的

?需要向他人匯報(bào)的③根據(jù)狀況，也可用ｅ－ｍａｉｌ進(jìn)行匯報(bào)。

※發(fā)送方須注意）對(duì)重要事項(xiàng)必須以書面或當(dāng)面說明

※接收方須注意）需要答復(fù)的內(nèi)容必須回復(fù)④正確?簡潔?完整的匯報(bào)。?預(yù)告匯報(bào)的主題。（?有關(guān)XX

的匯報(bào)?）?最先從結(jié)果，然后對(duì)理由和經(jīng)過簡練的講述。（5W2H）?不要將事實(shí)和自己的意見混淆。16▽為在準(zhǔn)確的時(shí)間內(nèi)能夠向上司匯報(bào)１．提前預(yù)定上司的日程２．填寫到自己制作的日程表里?即：日程管理！▽考慮對(duì)方的狀況?立場?關(guān)心事項(xiàng)

在適宜的時(shí)間匯報(bào)適宜的內(nèi)容重點(diǎn)2.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談17▽貫徹實(shí)施日程管理▽培養(yǎng)部下養(yǎng)成「匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談」的習(xí)慣，通過、

持續(xù)適宜的指導(dǎo)，是提高業(yè)務(wù)執(zhí)行能力的有效方法（具體）一定要改掉這種「上司在座位上，好象有時(shí)間」，就去商談的不良習(xí)慣管理者的使命2.匯報(bào)?聯(lián)絡(luò)?商談183.日程管理◆

日程管理的目的是？為使包括自己的相關(guān)人員能夠把握業(yè)務(wù)進(jìn)展情況（問題、課題的視覺化）193.日程管理◆

很好的進(jìn)行日程管理有什么好處？本人和相關(guān)人員在實(shí)施之前對(duì)“誰”、“做什么”、“什么時(shí)候之前完成”、“如何實(shí)施”等具體情況把握清晰可以向上司提前報(bào)告業(yè)務(wù)量較大的時(shí)期使相關(guān)部門人員明確必須要執(zhí)行的工作（明確業(yè)務(wù)上的契約關(guān)系＜責(zé)任?分擔(dān)＞）203.日程管理（1）最新細(xì)化到詳細(xì)的“實(shí)施項(xiàng)目”的系統(tǒng)圖（2）應(yīng)注意將“實(shí)施項(xiàng)目”沿時(shí)間軸（日程表的橫軸）配置的方法項(xiàng)目小項(xiàng)目1234567891011全體日程（報(bào)告?決裁）企劃公司的經(jīng)營環(huán)境ToyotaWay▼部長決裁▼総経理決裁聽取常務(wù)副總經(jīng)理的意見▼

聽取總經(jīng)理的意見資料制作▼

報(bào)告總經(jīng)理信息收集制作文本聽取常務(wù)副總經(jīng)理的意見（1）（2）213.日程管理（1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖???將工作按照一定邏輯進(jìn)行劃分

「抽象概念?具體工作」的分解手法▼通過「SoHow（下一步應(yīng)如何進(jìn)行）」的邏輯展開，將課題分解為各個(gè)具體工作▼實(shí)施最后一項(xiàng)工作后、一定可以達(dá)成目標(biāo)223.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企劃）內(nèi)容企劃決定時(shí)期決定地點(diǎn)決定實(shí)施對(duì)象詢問有經(jīng)驗(yàn)者決定講師???調(diào)查全公司活動(dòng)日程???決定対象人數(shù)收集舉辦場所信息決定并預(yù)約舉辦場所SoHowSoHowStep1：篩選出完成工作的大項(xiàng)目Step2：細(xì)分大項(xiàng)目、篩選制作出詳細(xì)的實(shí)施項(xiàng)目調(diào)查管理層日程233.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企劃）內(nèi)容企劃決定日期決定地點(diǎn)決定實(shí)施對(duì)象詢問有經(jīng)驗(yàn)者決定講師調(diào)查全公司活動(dòng)日程調(diào)查經(jīng)營層日程???決定對(duì)象人數(shù)舉辦場所信息收集預(yù)約舉辦場所內(nèi)容企劃時(shí)期決定場所決定▽

決定實(shí)施對(duì)象詢問有經(jīng)驗(yàn)者調(diào)查全公司活動(dòng)日程調(diào)查經(jīng)營層日程???決定對(duì)象人數(shù)舉辦場所信息收集決定?予約大項(xiàng)目243.日程管理（1）系統(tǒng)圖

1）沒有疏漏、沒有重復(fù)的細(xì)分工作項(xiàng)目

2）工作細(xì)分到什么程度注意點(diǎn)253.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點(diǎn)①：

考慮細(xì)分工作的突破口、篩選實(shí)施項(xiàng)目通過「5W2H」「4M」找到突破口進(jìn)行研修決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)決定人員決定預(yù)算（What)（When)（Where)（Who)（HowMuch)263.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）所謂4M？特別適用于制造行業(yè)的工作人員①M(fèi)an

（人）②Machine

（設(shè)備/物品）③Material（材料）④Method

（方法）273.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）5W2H的應(yīng)用事例1）What

2）Why

3）Where4）When5）Who6）How7）HowMuch：經(jīng)營方針、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、零件、活動(dòng)、培訓(xùn)內(nèi)容：目的、期待、理由、原因：地區(qū)、場所、事業(yè)機(jī)構(gòu)、組織等：年、期、月、日、：客戶、相關(guān)人員、競爭對(duì)手、資格、能力水平：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)：金額、數(shù)量、件數(shù)、率

等283.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點(diǎn)②：確認(rèn)大項(xiàng)目是否歸納了子項(xiàng)目的內(nèi)容例）實(shí)施培訓(xùn)決定內(nèi)容決定日程決定地點(diǎn)重點(diǎn)③：統(tǒng)一同層次之間的具體程度不好的事例）實(shí)施研修制作當(dāng)日主持的講稿概要決定日程決定地點(diǎn)和同層次之間有差異29（1）系統(tǒng)圖＜細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)＞細(xì)分工作，直到明確以下內(nèi)容：◆必須進(jìn)行的工作有哪些◆具體的成果是什么

①明確每個(gè)項(xiàng)目是否完成②能夠明確向其他相關(guān)人員可以明確實(shí)施項(xiàng)目③以每周為單位細(xì)分各個(gè)項(xiàng)目日程要具體到：3.日程管理30（2）考慮時(shí)間的日程制作方法3.日程管理實(shí)施內(nèi)容注意點(diǎn)Step1◆整理通過系統(tǒng)圖篩選出的實(shí)施項(xiàng)目、考慮項(xiàng)目順序[1]確認(rèn)前后項(xiàng)目的關(guān)系Step2◆確認(rèn)能否及時(shí)完成業(yè)務(wù)[2]使用最快的途徑(criticalpath）Step3◆按業(yè)務(wù)期限調(diào)整實(shí)施日期Step4◆將實(shí)施項(xiàng)目放入日程[3]確認(rèn)制約條件31（2）考慮時(shí)間的日程制作方法3.日程管理[1]所謂前后關(guān)系???

明確區(qū)分準(zhǔn)備項(xiàng)目和后續(xù)項(xiàng)目（準(zhǔn)備項(xiàng)目）實(shí)施某項(xiàng)目之前必須完成的項(xiàng)目（后續(xù)項(xiàng)目）某項(xiàng)目不實(shí)施就無法實(shí)施的項(xiàng)目32（2）考慮時(shí)間的日程制作方法3.日程管理[2]最短途徑???

是指從實(shí)施到結(jié)束所花費(fèi)的最短的時(shí)間◆明確最短途徑后與要求的工作期限作對(duì)比?！羧绨l(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短時(shí)間[3]所謂制約條件???

會(huì)議日程、上司日程及和其他部門的關(guān)系333.日程管理-CaseStudy-

你現(xiàn)在是TFTM培訓(xùn)的負(fù)責(zé)人。從2月份開始負(fù)責(zé)集體外出培訓(xùn)的工作。【最新培訓(xùn)目前了解的情況】▼必須從現(xiàn)在開始考慮培訓(xùn)的內(nèi)容（也就是說、資料制作負(fù)責(zé)人、講師都沒有決定）

▼現(xiàn)在以你的能力來看，2周后可以向經(jīng)管會(huì)提交決裁【條件】▼在2月末的經(jīng)管會(huì)上必須匯報(bào)此次培訓(xùn)的整體企劃▼外出培訓(xùn)時(shí)間為4月3?4日2天343.日程管理-CaseStudy-

在這種情況下，你作為負(fù)責(zé)人必須制作出2月-4月的業(yè)務(wù)日程表。

請?jiān)O(shè)想業(yè)務(wù)內(nèi)容，實(shí)際制作一份日程?！緯r(shí)間】?個(gè)人思考：10min?小組間確認(rèn)：15min35

【參考（提示）：培訓(xùn)企劃、運(yùn)營方面必須做的工作】3.日程管理-CaseStudy-

<企劃>?決裁企劃?委托相關(guān)責(zé)任人（各部門?外包）制作資料?委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師?制作資料?上司最后確認(rèn)<運(yùn)營>?確定場所?給各部門發(fā)通知?統(tǒng)計(jì)出席情況?翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進(jìn)行）?給參加培訓(xùn)人員詳細(xì)日程通知?資料印刷?召集和組織當(dāng)天運(yùn)營的事務(wù)局人員363.日程管理▽為了能在準(zhǔn)確的時(shí)間向上司匯報(bào)１．事前確認(rèn)好上司的日程２．將上司的日程放入自己的日程中▽認(rèn)真、細(xì)致的研究應(yīng)形成什么樣的業(yè)務(wù)流程重點(diǎn)373.日程管理▽確認(rèn)部下制作的日程表：「業(yè)務(wù)流程」是否明確▽確認(rèn)能否按日程推進(jìn)工作（特別是匯報(bào)、工作開展的具體時(shí)間等）

=是否切實(shí)的實(shí)施了工作管理者的作用38（1）首先4.文件的書寫方式

◆不清楚究竟想說什么內(nèi)容◆信息量太大◆全是文字，沒有讀下去的興趣◆資料不美觀你是否被上司這樣說過？ 39（1）首先4.文件的書寫方式那么，什么是讓人一目了然的資料呢？◆將想說的事情總結(jié)在一張紙內(nèi)、通過圖形化表達(dá)，并讓任何人都能一目了然（資料的可視化）使用這樣的資料進(jìn)行說明，立刻可以讓對(duì)方： ①了解把握整體狀況②了解各項(xiàng)目的內(nèi)容③了解項(xiàng)目之間的關(guān)系40（2）資料制作的具體Step4.文件的書寫方式文本的制作資料的制作Step1：明確資料制作的“需求”Step2：「題目（向誰傳達(dá)什么」的設(shè)定Step3：「文本」的構(gòu)成Step4：「資料格式」的決定Step5：各構(gòu)成要素的決定Step6：檢查資料整體41（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)4.文件的書寫方式Step1：明確資料制作的“需求”◆從重要度、緊急度的觀點(diǎn)考察

「為什么需要這個(gè)資料」◆對(duì)于需求較低的資料應(yīng)重新討論一下制作的必要性Step2：「題目（向誰傳達(dá)什么」的設(shè)定◆明確向“誰”傳達(dá)“什么”42（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)4.文件的書寫方式Step3：「文本」的構(gòu)成(1)確認(rèn)屬性▼基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（性別、年齡等）▼心理的距離（肯定?否定）▼專業(yè)性（履歷、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)等）▼對(duì)方所處的位置（公司、部署、職位、擔(dān)當(dāng)業(yè)務(wù)等）▼關(guān)心、感興趣的對(duì)象（擅長領(lǐng)域、喜歡的話題）▼性格（重視過程?重視結(jié)果等）(2)根據(jù)屬性得出的需求43（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)4.文件的書寫方式Step4：「資料格式」的決定[資料格式的重點(diǎn)][1]

將思考的流程可視化?加框圖?注意視線的移動(dòng)（左?右、上?下）44（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)4.文件的書寫方式Step4：「資料格式」的決定[資料格式的要素][2]

平衡各構(gòu)成要素

?決定大體的格式、進(jìn)行空間的分配?給重要度較高的內(nèi)容分配更多的空間[3]

使文件簡潔明朗

?設(shè)置適當(dāng)?shù)挠喟?5（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)4.文件的書寫方式Step5：各構(gòu)成要素的決定注重“緊湊”和“一目了然”的表達(dá)方式?回避無用的修飾語和較長的文章

（簡潔?單刀直入）?盡量詳盡?變被動(dòng)表述為主動(dòng)表述?統(tǒng)一文體?突出重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)部分（文字的大小、記號(hào)、標(biāo)題框）46（3）每個(gè)Step的重點(diǎn)4.文件的書寫方式Step6：對(duì)資料整體的檢查[1]

是否了解把握整體狀況[2]

是否清楚各構(gòu)成要素的內(nèi)容[3]

是否清楚各構(gòu)成要素之間的關(guān)系[4]

是否明確表達(dá)了對(duì)方的需求47最后▼總之要早匯報(bào)、早聯(lián)絡(luò)、早商量（如果匯報(bào)滯后，對(duì)個(gè)人和企業(yè)都會(huì)造成損失）▼為順利開展業(yè)務(wù)、應(yīng)注意以下內(nèi)容的日程管理?明確工作開展之前業(yè)務(wù)的總體印象?提前和上司、相關(guān)人員取得聯(lián)系（=如果事到眼前才和上司商量，上司有可能無法對(duì)應(yīng)）▼文章要簡短且易懂（要站在上司、相關(guān)人員的立場上制作資料）48