豐田汽車高效工作方法專業(yè)課件

高效的工作方法數(shù)字化企業(yè)1TFTM的工作當中必要的知識和技巧工作成果業(yè)務知識?技巧價值觀?行動準則T

F

T

M?問題解決法?專業(yè)知識?TOYOTAWAY（?TFTMWAY）一般?PC?外語?商務禮儀?工作態(tài)度?PDCA

?日程管理?文件的書寫方式此次講義實施的內(nèi)容2分組討論各組按下列重點，分為「上司的視角」，「部下的視角」就TFTM現(xiàn)存的問題進行討論和歸納。（加入具體實例）

①

接受工作指示（PDCA）

②匯報?聯(lián)絡?商談

③

日程管理

④

資料制作（書寫方式）＜時間安排＞

25min：討論

15min：發(fā)表31.PDCAAction（對策）Do（實施）Check（評價）Plan（計劃）接受指示4PD

C

A計劃階段的重要性時間1.PDCA通過制作切實的P（計劃）、縮短D（實施）C（確認?反思省)A（處理）所需要的時間問題對應?改善計劃需要較多時間按照計劃完成、不必花費多余的時間51.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）

接受指示的同時，需把握開展工作的狀況

不要打斷對方的講話，認真聽到最后。如有疑問應等對方講完再問。

記錄要點。

將內(nèi)容歸納為5W2H※，簡單重復。?Ｗｈａｔ（內(nèi)容）…做什么？?Ｗｈｅｎ（時間?期限）

…何時進行，何時完成？?Ｗｈｅｒｅ（地點?擔當部門）

…在何處進行？?Ｗｈｙ（目的）

…為何進行？?Ｗｈｏ（擔當，負責）

…誰負責，和誰一同進行？?Ｈｏｗ（方法?手段）…用什么方法進行？?ＨｏｗＭｕｃｈ（數(shù)量）…金額？所需數(shù)量？＜接受指示的方法＞61.PDCA（1）接受指示（把握現(xiàn)狀）

接受指示的同時，了解開展工作的狀況＜把握現(xiàn)狀＞

收集相關信息，并進行整理（保證完整，準確）?把握過去實施過的內(nèi)容?確認所需花費的時間?通過交接工作和已有的報告書，使問題※明朗化*重點

在下面的P（計劃）中商討對策71.PDCA（2）Plan（計劃）

接受指示的同時，了解開展工作的狀況

在把握工作目的?期限等５Ｗ２Ｈ相關信息的基礎上進行工作計劃。

針對委派的工作（問題）考慮對策*（根據(jù)情況與上司和老員工商量），并反映到計劃中。

考慮工作的優(yōu)先順序（重要程度，緊急程度），采取有效的手段和有效的順序。

向上司和老員工確認，商量計劃達成的可行性。*重點

要反復思考接受的工作（問題點），「為什么」會發(fā)生。8（3）Do（實施）

按照計劃確實實施

一邊有意識思考工作的目的一邊開展工作。

實施過程中保持與相關部門的溝通。

根據(jù)狀況向上司進行中間匯報。

狀況有變時，重新討論計劃。（4）Check（評價）

是否達到目的要進行評價和反思

未能按照計劃實施→調(diào)查原因（5）Action（對策）

考慮更好的對應策略，達到標準化

向上司及相關人員匯報

將評價結果反映到下次的計劃、進行「改善」

防止再次發(fā)生。1.PDCA9▽合理的P（計劃）、可以使D、C、A有效進行。

但是，計劃是否只停留在自己的腦子里、就可以了呢？

▽計劃不只是為了自己、還是為了與自己以外的相關人員能夠一同確認而制定的書面日程，將進展狀況可視化非常重要▽為此理解和掌握「業(yè)務日程表的制作和管理技巧」是非常必要的。重點1.PDCA109、人的價值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:29:41PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3管理者的作用1.PDCA▽（指示時）準確的對部下指示「終點（=目標）」＜什么、多少，何時＞

×具體內(nèi)容由部下自己考慮，但不提示總體方向，全部交給部下，不能達到人才培養(yǎng)的目的。▽親自確認Plan階段是部下是否認真考慮了工作內(nèi)容（時而溫和、時而嚴厲）

×因為工作忙，不仔細看內(nèi)容▽通過推廣好事例，提高公司整體的能力和效率。＜「標準化」「橫向展開」＞129、人的價值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:29:41PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32.匯報?聯(lián)絡?商談

①制定計劃時（Ｐ）?當不清楚上司的指示內(nèi)容時?自己制作的計劃是否切實可行，需要與上司，老員工進行確認，協(xié)商?在制定計劃階段出現(xiàn)不能如期完成等問題時應向上司匯報，進行協(xié)商

②實際實施時（Ｄ）?實施時間較長（1周以上）時，應對進行狀況進行中間匯報?根據(jù)狀況與相關部門進行溝通，并將結果向上司和老員工切實匯報（1）匯報?聯(lián)絡?商談的時機14③完成時（Ｃ?Ａ）?工作結束時，應立即進行匯報

④情況發(fā)生變化時?因個人原因想變更指示內(nèi)容時?上司以外的其他人委派工作時（特別是其他部門及公司外部人員）

?產(chǎn)生不良后果和出現(xiàn)問題時?由于自己的失誤，有可能引發(fā)問題時?當認為不能按期完成時（1）匯報?聯(lián)絡?商談的時機2.匯報?聯(lián)絡?商談15（2）匯報?聯(lián)絡?商談的方法2.匯報?聯(lián)絡?商談①直接向發(fā)出指示的人進行匯報②根據(jù)情況用文件和便條進行匯報。?內(nèi)容復雜的?有必要記錄存檔的

?需要向他人匯報的③根據(jù)狀況，也可用ｅ－ｍａｉｌ進行匯報。

※發(fā)送方須注意）對重要事項必須以書面或當面說明

※接收方須注意）需要答復的內(nèi)容必須回復④正確?簡潔?完整的匯報。?預告匯報的主題。（?有關XX

的匯報?）?最先從結果，然后對理由和經(jīng)過簡練的講述。（5W2H）?不要將事實和自己的意見混淆。16▽為在準確的時間內(nèi)能夠向上司匯報１．提前預定上司的日程２．填寫到自己制作的日程表里?即：日程管理！▽考慮對方的狀況?立場?關心事項

在適宜的時間匯報適宜的內(nèi)容重點2.匯報?聯(lián)絡?商談17▽貫徹實施日程管理▽培養(yǎng)部下養(yǎng)成「匯報?聯(lián)絡?商談」的習慣，通過、

持續(xù)適宜的指導，是提高業(yè)務執(zhí)行能力的有效方法（具體）一定要改掉這種「上司在座位上，好象有時間」，就去商談的不良習慣管理者的使命2.匯報?聯(lián)絡?商談183.日程管理◆

日程管理的目的是？為使包括自己的相關人員能夠把握業(yè)務進展情況（問題、課題的視覺化）193.日程管理◆

很好的進行日程管理有什么好處？本人和相關人員在實施之前對“誰”、“做什么”、“什么時候之前完成”、“如何實施”等具體情況把握清晰可以向上司提前報告業(yè)務量較大的時期使相關部門人員明確必須要執(zhí)行的工作（明確業(yè)務上的契約關系＜責任?分擔＞）203.日程管理（1）最新細化到詳細的“實施項目”的系統(tǒng)圖（2）應注意將“實施項目”沿時間軸（日程表的橫軸）配置的方法項目小項目1234567891011全體日程（報告?決裁）企劃公司的經(jīng)營環(huán)境ToyotaWay▼部長決裁▼総経理決裁聽取常務副總經(jīng)理的意見▼

聽取總經(jīng)理的意見資料制作▼

報告總經(jīng)理信息收集制作文本聽取常務副總經(jīng)理的意見（1）（2）213.日程管理（1）系統(tǒng)圖所謂系統(tǒng)圖???將工作按照一定邏輯進行劃分

「抽象概念?具體工作」的分解手法▼通過「SoHow（下一步應如何進行）」的邏輯展開，將課題分解為各個具體工作▼實施最后一項工作后、一定可以達成目標223.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企劃）內(nèi)容企劃決定時期決定地點決定實施對象詢問有經(jīng)驗者決定講師???調(diào)查全公司活動日程???決定対象人數(shù)收集舉辦場所信息決定并預約舉辦場所SoHowSoHowStep1：篩選出完成工作的大項目Step2：細分大項目、篩選制作出詳細的實施項目調(diào)查管理層日程233.日程管理（1）系統(tǒng)圖必須要做的工作（例：研修企劃）內(nèi)容企劃決定日期決定地點決定實施對象詢問有經(jīng)驗者決定講師調(diào)查全公司活動日程調(diào)查經(jīng)營層日程???決定對象人數(shù)舉辦場所信息收集預約舉辦場所內(nèi)容企劃時期決定場所決定▽

決定實施對象詢問有經(jīng)驗者調(diào)查全公司活動日程調(diào)查經(jīng)營層日程???決定對象人數(shù)舉辦場所信息收集決定?予約大項目243.日程管理（1）系統(tǒng)圖

1）沒有疏漏、沒有重復的細分工作項目

2）工作細分到什么程度注意點253.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點①：

考慮細分工作的突破口、篩選實施項目通過「5W2H」「4M」找到突破口進行研修決定內(nèi)容決定日程決定地點決定人員決定預算（What)（When)（Where)（Who)（HowMuch)263.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）所謂4M？特別適用于制造行業(yè)的工作人員①Man

（人）②Machine

（設備/物品）③Material（材料）④Method

（方法）273.日程管理（1）系統(tǒng)圖（參考）5W2H的應用事例1）What

2）Why

3）Where4）When5）Who6）How7）HowMuch：經(jīng)營方針、商品、廣告內(nèi)容、系統(tǒng)、零件、活動、培訓內(nèi)容：目的、期待、理由、原因：地區(qū)、場所、事業(yè)機構、組織等：年、期、月、日、：客戶、相關人員、競爭對手、資格、能力水平：系統(tǒng)、方法、規(guī)則、標準：金額、數(shù)量、件數(shù)、率

等283.日程管理（1）系統(tǒng)圖重點②：確認大項目是否歸納了子項目的內(nèi)容例）實施培訓決定內(nèi)容決定日程決定地點重點③：統(tǒng)一同層次之間的具體程度不好的事例）實施研修制作當日主持的講稿概要決定日程決定地點和同層次之間有差異29（1）系統(tǒng)圖＜細分的標準＞細分工作，直到明確以下內(nèi)容：◆必須進行的工作有哪些◆具體的成果是什么

①明確每個項目是否完成②能夠明確向其他相關人員可以明確實施項目③以每周為單位細分各個項目日程要具體到：3.日程管理30（2）考慮時間的日程制作方法3.日程管理實施內(nèi)容注意點Step1◆整理通過系統(tǒng)圖篩選出的實施項目、考慮項目順序[1]確認前后項目的關系Step2◆確認能否及時完成業(yè)務[2]使用最快的途徑(criticalpath）Step3◆按業(yè)務期限調(diào)整實施日期Step4◆將實施項目放入日程[3]確認制約條件31（2）考慮時間的日程制作方法3.日程管理[1]所謂前后關系???

明確區(qū)分準備項目和后續(xù)項目（準備項目）實施某項目之前必須完成的項目（后續(xù)項目）某項目不實施就無法實施的項目32（2）考慮時間的日程制作方法3.日程管理[2]最短途徑???

是指從實施到結束所花費的最短的時間◆明確最短途徑后與要求的工作期限作對比。◆如發(fā)現(xiàn)不能在期限內(nèi)完成，則需縮短時間[3]所謂制約條件???

會議日程、上司日程及和其他部門的關系333.日程管理-CaseStudy-

你現(xiàn)在是TFTM培訓的負責人。從2月份開始負責集體外出培訓的工作?！咀钚屡嘤柲壳傲私獾那闆r】▼必須從現(xiàn)在開始考慮培訓的內(nèi)容（也就是說、資料制作負責人、講師都沒有決定）

▼現(xiàn)在以你的能力來看，2周后可以向經(jīng)管會提交決裁【條件】▼在2月末的經(jīng)管會上必須匯報此次培訓的整體企劃▼外出培訓時間為4月3?4日2天343.日程管理-CaseStudy-

在這種情況下，你作為負責人必須制作出2月-4月的業(yè)務日程表。

請設想業(yè)務內(nèi)容，實際制作一份日程?！緯r間】?個人思考：10min?小組間確認：15min35

【參考（提示）：培訓企劃、運營方面必須做的工作】3.日程管理-CaseStudy-

<企劃>?決裁企劃?委托相關責任人（各部門?外包）制作資料?委托、調(diào)整公司內(nèi)部講師?制作資料?上司最后確認<運營>?確定場所?給各部門發(fā)通知?統(tǒng)計出席情況?翻譯資料（外包或在公司內(nèi)部進行）?給參加培訓人員詳細日程通知?資料印刷?召集和組織當天運營的事務局人員363.日程管理▽為了能在準確的時間向上司匯報１．事前確認好上司的日程２．將上司的日程放入自己的日程中▽認真、細致的研究應形成什么樣的業(yè)務流程重點373.日程管理▽確認部下制作的日程表：「業(yè)務流程」是否明確▽確認能否按日程推進工作（特別是匯報、工作開展的具體時間等）

=是否切實的實施了工作管理者的作用38（1）首先4.文件的書寫方式

◆不清楚究竟想說什么內(nèi)容◆信息量太大◆全是文字，沒有讀下去的興趣◆資料不美觀你是否被上司這樣說過？ 39（1）首先4.文件的書寫方式那么，什么是讓人一目了然的資料呢？◆將想說的事情總結在一張紙內(nèi)、通過圖形化表達，并讓任何人都能一目了然（資料的可視化）使用這樣的資料進行說明，立刻可以讓對方： ①了解把握整體狀況②了解各項目的內(nèi)容③了解項目之間的關系40（2）資料制作的具體Step4.文件的書寫方式文本的制作資料的制作Step1：明確資料制作的“需求”Step2：「題目（向誰傳達什么」的設定Step3：「文本」的構成Step4：「資料格式」的決定Step5：各構成要素的決定Step6：檢查資料整體41（3）每個Step的重點4.文件的書寫方式Step1：明確資料制作的“需求”◆從重要度、緊急度的觀點考察

「為什么需要這個資料」◆對于需求較低的資料應重新討論一下制作的必要性Step2：「題目（向誰傳達什么」的設定◆明確向“誰”傳達“什么”42（3）每個Step的重點4.文件的書寫方式Step3：「文本」的構成(1)確認屬性▼基礎數(shù)據(jù)（性別、年齡等）▼心理的距離（肯定?否定）▼專業(yè)性（履歷、經(jīng)驗、專業(yè)等）▼對方所處的位置（公司、部署、職位、擔當業(yè)務等）▼關心、感興趣的對象（擅長領域、喜歡的話題）▼性格（重視過程?重視結果等）(2)根據(jù)屬性得出的需求43（3）每個Step的重點4.文件的書寫方式Step4：「資料格式」的決定[資料格式的重點][1]

將思考的流程可視化?加框圖?注意視線的移動（左?右、上?下）44（3）每個Step的重點4.文件的書寫方式Step4：「資料格式」的決定[資料格式的要素][2]

平衡各構成要素

?決定大體的格式、進行空間的分配?給重要度較高的內(nèi)容分配更多的空間[3]

使文件簡潔明朗

?設置適當?shù)挠喟?5（3）每個Step的重點4.文件的書寫方式Step5：各構成要素的決定注重“緊湊”和“一目了然”的表達方式?回避無用的修飾語和較長的文章

（簡潔?單刀直入）?盡量詳盡?變被動表述為主動表述?統(tǒng)一文體?突出重點強調(diào)部分（文字的大小、記號、標題框）46（3）每個Step的重點4.文件的書寫方式Step6：對資料整體的檢查[1]

是否了解把握整體狀況[2]

是否清楚各構成要素的內(nèi)容[3]

是否清楚各構成要素之間的關系[4]

是否明確表達了對方的需求47最后▼總之要早匯報、早聯(lián)絡、早商量（如果匯報滯后，對個人和企業(yè)都會造成損失）▼為順利開展業(yè)務、應注意以下內(nèi)容的日程管理?明確工作開展之前業(yè)務的總體印象?提前和上司、相關人員取得聯(lián)系（=如果事到眼前才和上司商量，上司有可能無法對應）▼文章要簡短且易懂（要站在上司、相關人員的立場上制作資料）48