天府新區(qū)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)

天府新區(qū)項(xiàng)目

檔案管理培訓(xùn)

成都興城投資集團(tuán)有限公司檔案管理中心盧生瓊電話：********2012年6月27日2/4/20231培訓(xùn)內(nèi)容一、傳達(dá)上級(jí)檔案部門(mén)相關(guān)文件二、參考標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范三、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系四、檔案工作職責(zé)五、歸檔范圍六、歸檔質(zhì)量要求七、文件整理要求八、文件歸檔程序2/4/20232一、傳達(dá)上級(jí)檔案部門(mén)相關(guān)文件1、省檔案局關(guān)于切實(shí)做好天府新區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的通知2、省檔案局開(kāi)展天府新區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作專題調(diào)研2/4/20233二、參考標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范1、GB/T50328-2001

《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》2、DA/T28-2002

《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》3、成規(guī)管〔2006〕111號(hào)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《成都市城市建設(shè)聲像檔案技術(shù)規(guī)范》的通知4、川檔發(fā)[2008]45號(hào)《四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》5、檔發(fā)［2006］2號(hào)國(guó)家檔案局國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的通知6、DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》7、成規(guī)管[2011]129號(hào)成都市規(guī)劃管理局關(guān)于進(jìn)一步做好建設(shè)工程檔案移交和接收工作的通知2/4/20234二、參考標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范（一）GB/T50328-2001

《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（二）DA/T28-2002

《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（三）成規(guī)管〔2006〕111號(hào)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《成都市城市建設(shè)聲像檔案技術(shù)規(guī)范》的通知（四）川檔發(fā)[2008]45號(hào)《四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》（五）檔發(fā)［2006］2號(hào)國(guó)家檔案局國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的通知（六）DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》2/4/20235三、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系各參建單位應(yīng)將檔案工作納入計(jì)劃，納入相關(guān)人員責(zé)任制。制訂資料收集整理制度，制度要求具體、切實(shí)可行，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、具體負(fù)責(zé)各項(xiàng)目（標(biāo)段）資料收集整理的資料員職責(zé)，將制度加蓋公章后一周內(nèi)報(bào)建設(shè)單位備案，并保證資料員的相對(duì)穩(wěn)定。相關(guān)人員如有變動(dòng)，應(yīng)征求意見(jiàn)，經(jīng)同意后才予辦理，同時(shí)做好資料的交接工作，防止資料遺失。2/4/20236四、職責(zé)天府新區(qū)籌備組負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目前期文件和竣工驗(yàn)收文件.

專兼職檔案人員職責(zé)：

1、熟悉項(xiàng)目各階段文件材料的形成情況，對(duì)公司形成的文件在形成后隨時(shí)收集積累和臨時(shí)保管；按照檔案管理要求對(duì)本公司資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、預(yù)立卷、歸檔，并按要求移交紙質(zhì)文件和電子文件，進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和附件掛接，同時(shí)，做好平時(shí)文件材料提供利用及安全保管，保證應(yīng)歸檔文件的齊全完整，在收集、接收歸檔文件時(shí)，凡是不符合文件材料質(zhì)量要求的，應(yīng)督促文件形成者提交符合質(zhì)量要求的文件；做好對(duì)各對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)資料的指導(dǎo)工作。2、加強(qiáng)指導(dǎo)。負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)口單位和經(jīng)辦人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2/4/20237四、職責(zé)施工單位負(fù)責(zé)其合同業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的全部文件的編制、收集、整理、立卷，做到資料收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行，對(duì)其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整性負(fù)責(zé)。

監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的監(jiān)理文件，按要求移交歸檔，同時(shí)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中施工單位文件收集、積累情況和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，審查案卷質(zhì)量，提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料。

2/4/20238五、歸檔范圍反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。詳見(jiàn)歸檔范圍表。2/4/20239六、歸檔質(zhì)量要求1、文件類（1）項(xiàng)目文件應(yīng)提供原件，采用耐久性的書(shū)寫(xiě)材料，如藍(lán)黑、碳素墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如：鉛筆、圓珠筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等。字跡應(yīng)工整、清晰，保持書(shū)面整潔，簽署（責(zé)任人簽署意見(jiàn)、簽名、日期、簽章等）要素必須齊全。注明建設(shè)、施工等各持一份的必須提交一份原件，使用軟件打印的，責(zé)任人應(yīng)簽名，不能打印。（2）項(xiàng)目文件內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)記載和反映工程項(xiàng)目各階段形成過(guò)程，反映該項(xiàng)目活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容和歷史面貌，與工程實(shí)際相符。文件內(nèi)容所涉及的原始依據(jù)性、支撐性資料（檢測(cè)結(jié)果、依據(jù)要求等）必須齊全、準(zhǔn)確。（3）材料報(bào)審、見(jiàn)證送檢、檢測(cè)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告應(yīng)齊全，且應(yīng)一一對(duì)應(yīng)，有相關(guān)的材料匯總表、試驗(yàn)單匯總表。材料匯總表與所附材料報(bào)審、見(jiàn)證取樣單、試驗(yàn)報(bào)告、合格證內(nèi)容保持一致。（4）各類文件變更時(shí)需加蓋變更章。2/4/202310六、歸檔質(zhì)量要求2、圖樣類（1）圖樣嚴(yán)格按照國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)繪制，且須清晰整潔、簽字齊全。成套竣工圖應(yīng)包含圖紙目錄和竣工說(shuō)明。（2）竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、技術(shù)核定、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合，即與施工過(guò)程中發(fā)生變更內(nèi)容的最后結(jié)果保持一致。施工、監(jiān)理單位應(yīng)檢查竣工圖的完整、準(zhǔn)確情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或漏改時(shí)應(yīng)督促及時(shí)修改和補(bǔ)充。（3）竣工圖的更改：文字、數(shù)字更改采用杠改；線條更改采用劃改，局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制；利用施工圖更改，應(yīng)在更改處加蓋修改章，注明更改依據(jù)文件、編號(hào)和條款號(hào)等更改標(biāo)記，不得隨意更改。2/4/202311六、歸檔質(zhì)量要求（4）所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)蓋在圖紙右下角空白處。未發(fā)生更改的施工圖可直接加蓋，涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更面積超過(guò)35%，則應(yīng)重新繪制新圖后加蓋并簽署竣工圖章，竣工圖章內(nèi)容簽署齊全，簽署不能打印。（5）不同幅面的竣工圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，按專業(yè)圖號(hào)順序排列裝盒。2/4/202312六、歸檔質(zhì)量要求3．電子文件類《成都市規(guī)劃管理局關(guān)于進(jìn)一步做好建設(shè)工程檔案移交和接收工作的通知》規(guī)定：新開(kāi)工建設(shè)的學(xué)校、醫(yī)院、商場(chǎng)等公共事業(yè)項(xiàng)目；建設(shè)規(guī)模在1萬(wàn)平方米以上的住宅（商?。╉?xiàng)目；投資規(guī)模1000萬(wàn)元以上的市政工程（包括地下管線工程）項(xiàng)目，均應(yīng)報(bào)送聲像檔案。

2012年1月1日后申請(qǐng)工程竣工驗(yàn)收的建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)單位在移交建設(shè)工程紙質(zhì)檔案的同時(shí)，應(yīng)按要求移交一套建設(shè)工程電子檔案。2/4/202313六、歸檔質(zhì)量要求（1）電子文件應(yīng)有效、可讀、字跡清楚、圖樣清晰，與紙質(zhì)文件內(nèi)容保持一致，電子檔案及目錄的編制須按照檔案管理中心提供的“工程資料庫(kù)單機(jī)版系統(tǒng)”的要求進(jìn)行。（2）存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤(pán)，存儲(chǔ)格式：文字型電子文件以EXL、word為通用格式，圖形電子文件采用CAD繪制，掃描文件采用PDF、TIFF格式（每頁(yè)A4幅面掃描文件大小文字資料一般不超過(guò)30KB）。視頻文件以MPEG、AVI為通用格式，音頻文件以WAV、MP3為通用格式。專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)應(yīng)連同專用軟件一并收集。（3）存儲(chǔ)電子文件的載體上應(yīng)貼有標(biāo)簽，注明編號(hào)、名稱、存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境等。同時(shí)將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄，相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔。2/4/202314六、歸檔質(zhì)量要求（4）掃描文件質(zhì)量檢查：核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)。應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。2/4/202315七、項(xiàng)目文件整理要求1．項(xiàng)目文件的組卷原則：遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2．案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm，案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。3．卷內(nèi)文件排列：圖文混合文件材料，按文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。4、卷內(nèi)排列裝訂順序：封面、目錄、卷內(nèi)文件、備考表。2/4/202316七、項(xiàng)目文件整理要求5．卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)：卷內(nèi)文件有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)，每卷文件應(yīng)單獨(dú)從“1”開(kāi)始順序編頁(yè)號(hào)。2/4/202317七、項(xiàng)目文件整理要求6．卷內(nèi)目錄填寫(xiě)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)；文件編號(hào)，填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)或項(xiàng)目代號(hào)；責(zé)任者，填寫(xiě)文件形成部門(mén)或主要責(zé)任者；文件題名，填寫(xiě)文件標(biāo)題全稱，要求標(biāo)出項(xiàng)目名稱、標(biāo)段。文件沒(méi)有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名，用[]標(biāo)明，如[關(guān)于**課題的進(jìn)展情況]；日期，填寫(xiě)文件形成日期；頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排的起始頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)，以件為單位組卷的，填寫(xiě)每件文件的頁(yè)數(shù)；備注，對(duì)本份文件作出的說(shuō)明，如“復(fù)印件”；成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。2/4/202318七、項(xiàng)目文件整理要求7．卷內(nèi)備考表填寫(xiě)說(shuō)明：應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題，如卷內(nèi)文件復(fù)印件情況，頁(yè)碼錯(cuò)誤情況，材料的完整性、有無(wú)遺漏、文件的更換情況等，沒(méi)有的不必填寫(xiě)；立卷人：立卷責(zé)任者簽名；立卷日期，填寫(xiě)完成立卷的時(shí)間；檢查人：案卷質(zhì)量審核者簽名；檢查日期：填寫(xiě)案卷質(zhì)量審核的時(shí)間；卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。2/4/202319七、項(xiàng)目文件整理要求8．案卷封面：內(nèi)容包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限等；案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，包括項(xiàng)目名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；起止日期：填寫(xiě)卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時(shí)間；立卷單位：填寫(xiě)負(fù)責(zé)組卷的單位。9．案卷裝訂：文件材料一律采用A4標(biāo)準(zhǔn)，可采用整卷裝訂或單份文件裝訂兩種形式；裝訂采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，須整齊、牢固、剔除金屬物，單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁(yè)上方空白處加蓋檔號(hào)章，填寫(xiě)檔號(hào)和序號(hào)。2/4/202320八、項(xiàng)目文件歸檔程序施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集齊全，按檔案管理要求進(jìn)行分類、整理、組卷的一套原件、竣工圖和電子文件，依次由竣工文件的編制方、監(jiān)理單位、天府新區(qū)籌備組對(duì)文件（含電子文件）的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、有效性和案卷質(zhì)量進(jìn)行全面審查，確保所移交的竣工資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。合格后各方責(zé)任人在工程竣工文件審查移交意見(jiàn)表上簽署意見(jiàn)，并加蓋單位公章。資料整改完成后，天府新區(qū)籌備組應(yīng)督促參建單位按公司管理要求將竣工資料進(jìn)行數(shù)字化，并根據(jù)集團(tuán)公司檔案管理中心提供的工程資料庫(kù)單機(jī)版系統(tǒng)，將目錄錄入系統(tǒng)，附件掛接。同時(shí)完成籌備組收集的前期文件和竣工驗(yàn)收文件的整理、組卷、錄入系統(tǒng)、附件掛接。完成前述程序和工作后，辦理移交手續(xù)。施工單位監(jiān)理單位天府新區(qū)籌備組檔案管理中心2/4/202321八、項(xiàng)目文件歸檔程序?qū)嵭惺┕た偝邪?，各專業(yè)承包單位負(fù)責(zé)合同約定工程資料的收集、整理與組卷并向總承包單位移交。建設(shè)監(jiān)理資料是工程實(shí)施過(guò)程中形成的，是反映建設(shè)監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量和工作水平的重要依據(jù)，是監(jiān)理單位實(shí)施建設(shè)監(jiān)理的真實(shí)寫(xiě)照，又是監(jiān)督承包商按建設(shè)施工合同要求控制施工質(zhì)量，投資、進(jìn)度的實(shí)際記錄。一份真實(shí)完整、齊全系統(tǒng)、分類有序的監(jiān)理資料，能直接反映出監(jiān)理工作的成效。監(jiān)理單位：將監(jiān)理過(guò)程中形成的各種會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知、監(jiān)理日志等監(jiān)理文件進(jìn)行分類、整理、歸檔，各類文件編號(hào)連續(xù)。按檔案管理要求進(jìn)行審查確認(rèn)后移交公司相關(guān)部門(mén)。2/4/202322資料歸檔時(shí)必須履行交接手續(xù)。資料審查合格后，相關(guān)單位責(zé)任人員填寫(xiě)《工程項(xiàng)目竣工文件審查意見(jiàn)表》、《竣工檔案移交書(shū)》、《竣工檔案移交清單》，各自保存一份?？⒐n案移交清單：案卷號(hào)：指竣工檔案移交的總卷數(shù)，從“1”開(kāi)始順序編號(hào)。按歸檔范圍中的順序進(jìn)行組卷編號(hào)。先編竣工資料，后編竣工圖。案卷起止日期，指本卷文件的起止日期，填寫(xiě)本卷文件最早一份文件的形成日期和最后一份文件的形成日期。責(zé)任者：填寫(xiě)案卷文件的形成單位或主要責(zé)任者，一般根據(jù)移交單位確定填寫(xiě)。案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工