第六章 報表創(chuàng)建

第六章報表的創(chuàng)建和使用信息學(xué)院要點6.1

報表簡介6.2

報表的建立

6.3

報表的編輯和布局6.4

創(chuàng)建高級報表6.1報表簡介報表與窗體都屬于用戶界面，可以通過在設(shè)計視圖中添加控件、修改控件屬性等方法設(shè)計。都可以設(shè)置數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)源可以是表、查詢或SQL語句。窗體最終顯示在屏幕上，而報表還可以打印在紙上。窗體可以與用戶進行信息交互，報表沒有交互功能。6.1報表概述1．報表的作用（1）打印格式化的數(shù)據(jù)，報表的格式能夠按照用戶的需要定制。（2）輸出數(shù)據(jù)庫中的原始數(shù)據(jù)，以及經(jīng)過組合或匯總的數(shù)據(jù)，并能對輸出的結(jié)果進行分組和排序。（3）將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)以清單、標簽或圖表等形式輸出。（4）可以轉(zhuǎn)換為PDF、XPS或其他格式的文件。如：2．報表的類型（1）縱欄式報表：一行顯示一個字段，字段標題顯示在字段的左側(cè)。報表概述（續(xù)）2．報表的類型（2）表格式報表：以行、列形式顯示記錄，一條記錄占一行，字段標題顯示在每一列的上方。報表概述（續(xù)）2．報表的類型（3）圖表報表：以圖表形式輸出記錄報表概述（續(xù)）2．報表的類型（4）標簽報表：是—種特殊類型的報表，可以打印在標簽上。報表概述（續(xù)）3.報表數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)庫中的表和查詢。羅斯文數(shù)據(jù)庫中的報表、教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫中的表和查詢

報表概述（續(xù)）4．報表的視圖（1）設(shè)計視圖：（2）布局視圖（3）報表視圖（4）打印預(yù)覽視圖報表概述（續(xù)）4．報表的視圖（1）設(shè)計視圖：報表的設(shè)計視圖用于報表的創(chuàng)建和修改，顯示的是各種控件的布局。另外，還可以綁定數(shù)據(jù)源，但并不顯示數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)。在設(shè)計視圖中創(chuàng)建報表后，可在報表視圖和打印預(yù)覽視圖中查看。報表概述（續(xù)）4．報表的視圖（2）布局視圖在布局視圖可以在預(yù)覽方式下對報表中的元素進行修飾，利用報表布局工具方便快捷地在設(shè)計、格式、排列等方面做出調(diào)整，以創(chuàng)建符合用戶需要的報表形式。報表概述（續(xù)）4．報表的視圖（3）報表視圖：報表視圖的最大的特色在于可以對報表中的記錄進行篩選、查找，也可以非常方便地對格式進行相關(guān)的設(shè)置。報表概述（續(xù)）4．報表的視圖（4)打印預(yù)覽視圖：可以進行報表的頁面設(shè)置，同時還提供了以不同的顯示比例、單頁和多頁的方式來顯示報表；最后還可以將報表以TXT、XLS、PDF、XPS等格式進行輸出。報表概述（續(xù)）5．報表的組成

默認情況下創(chuàng)建的報表包含有頁面頁眉、主體、頁面頁腳3個節(jié)，此外還包括有報表頁眉、組頁眉、組頁腳、報表頁腳4個節(jié)。2.報表中各節(jié)的作用報表頁眉：常用于顯示報表的標題、日期、標志圖案等信息。只在第一頁的開頭打印一次。頁面頁眉：顯示報表中各列數(shù)據(jù)的標題。每頁開頭打印一次。組頁眉：顯示分組信息。每組開頭打印一次。主體：顯示表或查詢中的記錄，是報表顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域。每條記錄打印一次。組頁腳：常用于顯示分組的小計信息。每組末尾打印一次頁面頁腳：常用于顯示頁碼等信息。每頁末尾打印一次報表頁腳：常用于顯示日期或整份報表的總計信息。每份報表末尾打印一次。

6.2報表的創(chuàng)建三種方法：自動創(chuàng)建報表使用空報表使用向?qū)褂迷O(shè)計視圖創(chuàng)建圖表報表創(chuàng)建標簽報表6.2.1自動創(chuàng)建報表基于一個表或查詢的報表，可以顯示所有的字段和記錄。簡單，但占用空間太多。例6-1：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”利用此方法建立“學(xué)生基本情況報表”打開數(shù)據(jù)表或運行查詢【創(chuàng)建】--【報表】組中單擊【報表】保存6.2.2使用空報表

使用“空報表“命令可以以所見即所得的方式創(chuàng)建報表。默認情況下使用“空報表”命令時，會自動切換至布局視圖，在這種視圖模式下比較方便進行格式、排列等方面的設(shè)置。例6-2：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”利用此方法建立“新學(xué)生基本情況報表”【創(chuàng)建】--【報表】組中單擊【空報表】選擇數(shù)據(jù)表或查詢中的字段并拖至布局視圖保存6.2.3使用向?qū)?chuàng)建報表

當使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表時，會自動提示相關(guān)的數(shù)據(jù)源、選用字段、是否分組、設(shè)置排序和報表版式等，根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿蓤蟊碓O(shè)計的大部分基本操作，加快了創(chuàng)建報表的過程。例6-3：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”利用此方法建立“學(xué)生成績報表”?！緞?chuàng)建】--【報表】組中單擊【報表向?qū)А窟x擇數(shù)據(jù)表或查詢選擇所需字段設(shè)置分組標志和排序標志選擇報表布局確定報表名稱6.2.4使用設(shè)計視圖創(chuàng)建報表

使用報表設(shè)計視圖同樣可以創(chuàng)建報表。在報表視圖中，可以依照設(shè)計者的需求和習(xí)慣設(shè)計包含的數(shù)據(jù)源及報表的布局、樣式等。例6-4：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”利用此方法使用“學(xué)生”表、“成績”表和“課程”表，創(chuàng)建“學(xué)生成績統(tǒng)計報表”【創(chuàng)建】--【報表】組中單擊【報表設(shè)計】為報表指定記錄源添加頁眉和頁腳添加控件添加分組布局報表保存6.2.5創(chuàng)建圖表報表圖表報表是一種特殊格式的報表，通過圖表的形式反映數(shù)據(jù)源中數(shù)據(jù)的關(guān)系，使數(shù)據(jù)瀏覽更直觀、更形象。例6-5：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”使用“學(xué)生”表創(chuàng)建“學(xué)生基本情況統(tǒng)計圖表報表”?！緞?chuàng)建】--【報表】組中單擊【報表設(shè)計】單擊“圖表”按鈕，并在報表的“主體”節(jié)中放置控件選擇數(shù)據(jù)源和字段選擇圖形類型圖形布局保存6.2.6創(chuàng)建標簽報表

通過已有的數(shù)據(jù)源，利用標簽報表的獨特性，可以方便地創(chuàng)建大量標簽式的信息報表。例6-6：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”利用此方法使用“學(xué)生”表創(chuàng)建“學(xué)生證標簽”報表。選擇數(shù)據(jù)表或查詢【創(chuàng)建】--【報表】組中單擊【標簽】設(shè)置標簽的尺寸設(shè)置標簽中文本的格式選擇標簽所用字段

布局標簽確定標簽名稱并保存6.3報表的編輯和布局

一般情況下，可以采用報表向?qū)У姆绞絼?chuàng)建報表，但這樣的報表在某種程度上不能完全滿足用戶的需求，這時可以使用報表設(shè)計視圖進行修改，使其盡善盡美。編輯報表的主要操作有：設(shè)置報表格式、添加背景圖案、頁碼及時間日期等。6.3.1設(shè)置報表格式

報表創(chuàng)建完成后，可以根據(jù)所選內(nèi)容，進行關(guān)于字體、顯示格式、背景、控件格式等方面進行設(shè)置。選擇要編輯的報表打開設(shè)計視圖選擇要編輯的對象設(shè)置格式保存6.3.2添加背景圖案

添加背景圖案可以增加報表的美觀效果。例6-7：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”給“學(xué)生證標簽”報表增加背景圖案并以“新學(xué)生證標簽”命名報表。選擇要編輯的報表打開設(shè)計視圖報表屬性設(shè)置另存為6.3.3使用分頁符強制分頁

在報表中，可以在某一節(jié)中使用分頁控制符來標志要另起一頁的位置。例6-8：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”中復(fù)制“學(xué)生成績統(tǒng)計報表”為“分頁打印學(xué)生成績統(tǒng)計報表”報表并設(shè)計。選擇要編輯的報表另存為打開設(shè)計視圖【設(shè)計】--【控件】組中單擊【插入分頁符】按鈕。選擇報表中需要設(shè)置分頁符的位置然后單擊。6.3.4

添加頁碼例6-9：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”中給“分頁打印學(xué)生成績統(tǒng)計報表”的報表，添加頁碼。選擇要編輯的報表打開設(shè)計視圖【設(shè)計】--【頁眉/頁腳】組中單擊【頁碼】按鈕。設(shè)置頁碼格式和位置以及對齊方式保存6.3.5

添加日期和時間例6-10：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”中給“分頁打印學(xué)生成績統(tǒng)計報表”的報表，添加報表打印日期為系統(tǒng)日期。選擇要編輯的報表打開設(shè)計視圖【設(shè)計】--【頁眉/頁腳】組中單擊【日期和時間】按鈕。設(shè)置日期和時間格式保存6.3.6

使用節(jié)

報表中的內(nèi)容是以節(jié)劃分的。每一個節(jié)都有其特定的作用，而且按照一定的順序輸出在頁面及報表上。在設(shè)計視圖中，節(jié)代表各個不同的帶區(qū)，每一節(jié)只能被指定一次。在打印報表中，某些節(jié)可以指定多次，可通過放置控件來確定在節(jié)中顯示內(nèi)容的位置。

在Access中，使用報表設(shè)計視圖同樣可以創(chuàng)建報表和修改已有的報表。在報表設(shè)計視圖中，可以按照設(shè)計者的需求和習(xí)慣設(shè)計包含的數(shù)據(jù)源及報表的布局、樣式和增加計算統(tǒng)計結(jié)果。6.3.6

使用節(jié)例6-11：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”中給“分頁打印學(xué)生成績統(tǒng)計報表”的報表，添加所有學(xué)生的平均成績。選擇要編輯的報表打開設(shè)計視圖單擊工具箱中文本框。如果要計算一組記錄的值，將文本框加到組頁眉/腳，如果是對所有記錄的計算，則加到報表的頁面/頁腳。在文本框中輸入要使用的函數(shù)。6.4創(chuàng)建高級報表多列報表子報表報表中的統(tǒng)計6.4.1多列報表

由于單列報表信息量太少，不需要太寬的紙張，為了降低浪費，可以在一個頁面中打印多列，這類報表就是多列報表。

例6-12：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”中使用“學(xué)生”表，創(chuàng)建兩列報表“學(xué)生基本情況”。利用各種方法建立單列報表打開設(shè)計視圖單擊“報表設(shè)計工具/頁面設(shè)置”組中的“頁面設(shè)置”按鈕。根據(jù)需要設(shè)置相應(yīng)的列數(shù)。如果設(shè)計不能滿足要求，則在設(shè)計視圖中調(diào)整報表的主體節(jié)的控件。6.4.2子報表的創(chuàng)建與鏈接

子報表是建立在其他報表中的報表，此時將其他報表稱為主報表。在主報表中創(chuàng)建的報表稱為子報表。主報表與子報表之間往往存在鏈接關(guān)系。子報表的數(shù)據(jù)可以是表、查詢、窗體、報表等數(shù)據(jù)庫對象。

例6-13：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”中創(chuàng)建一個“學(xué)生基本信息”報表，包含“學(xué)生”表中的“學(xué)號”、“姓名”、“性別”、“院系”字段，插入子報表，內(nèi)容為“成績”表的“課程號”和“成績”。6.4.2子報表的創(chuàng)建與鏈接利用各種方法建立單列報表打開設(shè)計視圖【設(shè)計】--【控件】組中單擊【子報表】按鈕，添加控件至主體節(jié)。單擊“屬性表”按鈕，在“屬性表”面板的“數(shù)據(jù)”選項卡下將“源對象”設(shè)置為“表.成績”保存6.4.3報表中的統(tǒng)計運算

例6-14：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”中，創(chuàng)建一個“學(xué)生統(tǒng)計分組報表”報表，要求將學(xué)生信息按照姓氏、出生年份進行分組，并統(tǒng)計出各姓氏各年齡段人數(shù)和總?cè)藬?shù)。使用各種方法為數(shù)據(jù)表創(chuàng)建報表。選擇“分組和排序”命令，打開“分組、排序和匯總”面板。進行設(shè)置和匯總。在組頁眉中添加文本框控件，設(shè)置“控件來源”屬性。再選擇“分組和排序”命令，打開“分組、排序和匯總”面板。再設(shè)置和匯總。再在組頁眉中添加文本框控件，設(shè)置“控件來源”屬性。組頁腳中添加文本框控件，設(shè)置“控件來源”屬性。再在組頁腳中添加標簽。單擊“打印預(yù)覽”按鈕，觀察設(shè)計效果。將位置進行適當?shù)恼{(diào)整。保存6.4.3報表中的統(tǒng)計運算6.4.3報表中的統(tǒng)計運算

例6-15：在“教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫”中，創(chuàng)建一個“學(xué)生成績統(tǒng)計分組報表”報表，要求統(tǒng)計出各院系的總?cè)藬?shù)和每個學(xué)生的平均成績。使用各種方法為查詢創(chuàng)建報表選擇“分組和排序”命令，打開“分組、排序和匯總”面板。進行設(shè)置和匯總。在組頁眉和頁腳中添加文本框控件，設(shè)置“控件來源”屬性。使用各種方法為數(shù)據(jù)表創(chuàng)建一個報表。選擇“分組和排序”命令，