第一章-涉外秘書概

第一章涉外秘書概論ABriefIntroductiontoForeign-orientedSecretary南職院

Stepone

Warm-up商務(wù)秘書和涉外秘書的區(qū)別

1、商務(wù)秘書就業(yè)特點(diǎn)：

適應(yīng)性廣，市場需求量大。

缺點(diǎn)是工資待遇一般，而且要求較長的工作經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)屆生很難一次性找到理想的工作，大多轉(zhuǎn)行。

2、涉外秘書就業(yè)特點(diǎn)：

外語過硬，轉(zhuǎn)行幾率大，就業(yè)多元化。工資待遇相對較高，福利待遇好。

缺點(diǎn)是，很難找到專業(yè)對口的秘書職業(yè)。一般從事外企文員，或者外企領(lǐng)事的助理、翻譯等工作，自由時(shí)間有所限制。

綜合而言，個(gè)人比較偏向涉外秘書，做不了秘書還可以做翻譯。起碼就業(yè)不愁，而且待遇不會(huì)太低。SteptwoPresentationofNewMaterials

第一節(jié)涉外秘書與涉外秘書工作一、涉外秘書定義

涉外秘書，主要是指去政府涉外機(jī)構(gòu)、外向型企業(yè)從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作要求對語言有較高要求。在國外，涉外秘書一般是在出口企業(yè)、外國企業(yè)、私人企業(yè)或合資企業(yè)中工作，.他們要和全球范圍內(nèi)的客戶聯(lián)絡(luò)和提供服務(wù)，他們的工作是國際化的，也是非常重要的。在中國，涉外秘書是指在“三資”企業(yè)，外國駐華機(jī)構(gòu)，我國涉外單位、部門供職的秘書，是改革開放以后產(chǎn)生的新型的外向型、復(fù)合型秘書，他們掌握一門以上外語，能操作辦公自動(dòng)化設(shè)備，懂經(jīng)濟(jì)、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實(shí)施管理的專門人才。二、涉外秘書的特點(diǎn)

(1)角色雙重性

涉外秘書既是三資企業(yè)的員工又是中國的公民。如果不能處理好角色的雙重性，涉外秘書會(huì)陷入兩難境地。現(xiàn)實(shí)中，涉外秘書常處于外方雇主和中方雇員的矛盾夾縫之中，搞不好會(huì)兩頭受氣，難于處理。因此，秘書在協(xié)助上司管理、經(jīng)營、運(yùn)轉(zhuǎn)本企業(yè)之時(shí)，既不能為取悅外方而不顧國家民族的利益，又不能不顧商業(yè)信譽(yù)，為遷就中方落后的經(jīng)營管理理念而損害外方的利益。角色出現(xiàn)沖突時(shí)，涉外秘書要能將原則性和靈活性很好地結(jié)合起來，有理有利有節(jié)地處理。所謂的角色沖突是指當(dāng)個(gè)體面臨多種角色時(shí)，個(gè)體如果服從一種角色的要求，就有可能無法服從另一種角色的要求，個(gè)體面臨的兩個(gè)或更多的角色期待就會(huì)出現(xiàn)相互矛盾。因此，秘書在輔助上司與中方進(jìn)行合作談判時(shí)，要切實(shí)保護(hù)中外各方的利益，在公司內(nèi)部處理外企雇主和中方雇員的矛盾時(shí)，要多解釋多溝通，利用處理人際關(guān)系的技巧，充分考慮文化上的差異，做好關(guān)系的彌合工作。(2)文化沖突性在三資企業(yè)中，中外雙方的人員因?yàn)樾叛?、觀念、宗教、語言、習(xí)俗、傳統(tǒng)等許多方面的差異，常常對一些問題的做法和看法會(huì)產(chǎn)生差異和矛盾。例如，對守時(shí)的松緊度的看法，中外觀念差異較大。中國人常常會(huì)將三五分鐘忽略不計(jì)。如果開會(huì)或赴約，會(huì)認(rèn)為遲到三二分鐘不算什么，是很守時(shí)的。下班時(shí)提前幾分鐘收拾一下自己的東西也是很正常的。上班塞車遲到幾分鐘沒什么樣大驚小怪的。而中國人的做法在日本、德國等作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格守時(shí)的外籍雇主來看，就是嚴(yán)重地缺乏守時(shí)意識(shí)，工作疲沓、不投入和不努力的表現(xiàn)。另外，中方雇員在與外國人員交往的過程中，因不了解對方國家的宗教信仰、風(fēng)俗習(xí)慣，可能會(huì)在饋贈(zèng)對方禮物：宴請待客、聊天談話之時(shí)，產(chǎn)生誤會(huì)和矛盾。例如，依中國文化看來，荷花代表高雅，出污泥而不染，而菊花代表冷艷，傲霜雪而不衰；但是，如果秘書代表公司去購買禮品，買來裝飾有菊花或荷花圖案的物品送給法國、意大利、日本等國的朋友，就會(huì)引起對方的不快，因?yàn)樵诜▏?、意大利等國以菊花為喪花，在日本，以荷花為喪花。總之，在與外企雇主和外商的接觸交往中，要主動(dòng)地去了解熟悉對方的文化，以期達(dá)到和睦共事。(3)管理廣泛性

在三資企業(yè)中，層次越高的秘書其職責(zé)范圍越廣，對上司的“補(bǔ)償功能”越突出、越重要。所謂“經(jīng)理補(bǔ)償功能”(Excecutive-extender)指在企業(yè)管理活動(dòng)中，任何一級(jí)管理者即使其知識(shí)淵博、經(jīng)驗(yàn)豐富仍難免在某些方面因知識(shí)視野的制約、精力體力的局限、理性經(jīng)驗(yàn)的欠缺，而造成信息的“盲區(qū)”、決策的失誤和管理的缺失，這就需要秘書見微知著、拾遺補(bǔ)闕。秘書應(yīng)從智力、精力、心理等多方面對上司構(gòu)成補(bǔ)償。秘書的補(bǔ)償作用發(fā)揮得越好，上司工作的壓力就越小。涉外秘書應(yīng)用技術(shù)工作的比例占得很高。其工作內(nèi)容涉及財(cái)會(huì)管理、營銷清算、稅收繳納、外匯結(jié)算等許多方面，這就要求秘書要熟悉國際商法、金融管理、企業(yè)文化，有更強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。在三資企業(yè)中，無論是經(jīng)理行政助理還是職能部門的秘書常常身兼多種瑣碎、具體的事務(wù)性、服務(wù)性工作，如接打電話，收發(fā)信函包裹，打字速記，接待來客，管理時(shí)間，收集信息，安排差旅，布置會(huì)場等。這些工作看似十分平凡，甚至單調(diào)枯燥，但微小的失誤就可能給公司造成巨大的損失和很壞的影響，如影響公司貿(mào)易的成交率，打亂了公司的銷售計(jì)劃，傷害了公司的客戶關(guān)系，損害了公司的良好形象。因此，涉外秘書更要處理好工作主動(dòng)性和被動(dòng)性的關(guān)系、經(jīng)常性和突擊性的關(guān)系。這既要發(fā)揮主動(dòng)積極的精神，做好參謀助手，發(fā)揮輔助、咨詢的作用，又做到不失職、不越權(quán)，嚴(yán)格按照上司的意圖辦事；既把常規(guī)日常性的工作安排得井井有條，又能預(yù)見到一些突發(fā)偶然的事情，做到有備無患，游刃有余，從容應(yīng)對，及時(shí)應(yīng)變。(4)工具雙語性由于涉外秘書工作的環(huán)境和服務(wù)對象的特殊性，要求其必須熟練地掌握一門以上的外語。涉外秘書工作以人際關(guān)系為核心，以人際傳播為手段，而傳播主要靠語言為媒介，語言的準(zhǔn)確、簡潔、明晰、得體就成為涉外秘書工作提高效率的基本前提。三、涉外秘書的類型

涉外秘書可按其責(zé)任的大小和能力素質(zhì)的高低分為助理文書級(jí)(或稱接待員、打字員)、文書級(jí)、執(zhí)行級(jí)、行政級(jí)(或稱高級(jí)行政助理、行政經(jīng)理、辦公室經(jīng)理)秘書等。1)助理文書級(jí)秘書也常被稱為見習(xí)秘書(reception)。其主要工作內(nèi)容是：打字、接待、電傳；管理辦公用品；處理電話；分送信函；預(yù)定約會(huì)等。2)文書級(jí)秘書也常被稱為正式秘書(Secretary)。其主要工作內(nèi)容是：起草打印文件，收發(fā)處理文書，完成上司臨時(shí)交辦的事項(xiàng)，筆錄口授文件，負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄，為上司的報(bào)告文件收集組織材料，制定旅行計(jì)劃，管理檔案資料，輔助上司處理小額現(xiàn)金，兼做一些會(huì)計(jì)出納記賬的工作，保管保密文件等。正式秘書無論從職位的性質(zhì)、技術(shù)的要求、涉及的方面和工作的責(zé)任都遠(yuǎn)遠(yuǎn)要高于助理文書級(jí)秘書。3)執(zhí)行級(jí)秘書包括業(yè)務(wù)秘書、行政秘書等其工作內(nèi)容主要是協(xié)助上司做辦公室和業(yè)務(wù)部的有關(guān)工作，包括：處理信函，聯(lián)系電話，接待來訪，安排會(huì)議，收集資料，管理檔案，收發(fā)傳真、電話，計(jì)劃管理上司的時(shí)間，安排差旅，對外代表上司聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù)，監(jiān)督檢查上司下達(dá)的工作，做信息收集工作，協(xié)調(diào)橫向、縱向的各種關(guān)系，輔助決策。4)行政級(jí)秘書包括辦公室經(jīng)理、行政經(jīng)理、秘書科長、經(jīng)理私人助理等。其工作內(nèi)容主要包括：參與決策，監(jiān)督檢查，輔助管理，幫助上司協(xié)調(diào)組織內(nèi)部縱向橫向的關(guān)系和組織外部的各種關(guān)系，指導(dǎo)帶領(lǐng)秘書群體協(xié)同工作，知人善任，合理授權(quán)，合理分派工作。另外按照秘書自身的特長和能力分可分為參謀型、辦事型、秀才型、公關(guān)型、技術(shù)型諸種。按職務(wù)的性質(zhì)劃分為行政秘書和專業(yè)秘書，按職位規(guī)定的時(shí)間長短分為專職秘書和兼職秘書。四、涉外秘書的工作內(nèi)容與特點(diǎn)涉外秘書的工作內(nèi)容：事務(wù)性工作、指派性工作、延伸性工作。涉外秘書的工作特點(diǎn)：中介性與獨(dú)立性并存、從屬性與輔助性相依、規(guī)范性與創(chuàng)新性并重、服務(wù)性與“補(bǔ)償性”結(jié)合。五、涉外秘書的人際關(guān)系（1）人際關(guān)系的含義（2）影響人際關(guān)系的因素（3）涉外秘書怎樣處理人際關(guān)系（1）人際關(guān)系的含義人際關(guān)系：社會(huì)關(guān)系的一種，是指人與人之間，在一段過程中，彼此借由思想、感情、行為所表現(xiàn)的吸引、排拒、合作、競爭、領(lǐng)導(dǎo)、服從等互動(dòng)之關(guān)系，廣義的說亦包含文化制度模式與社會(huì)關(guān)系。人際關(guān)系本質(zhì)上是人與人之間心理的距離。人們之間的關(guān)系、人們的社會(huì)行為是一種商品交換，這不僅是物質(zhì)商品交換，人們也交換諸如贊許、尊重、聲望之類的非物質(zhì)商品。——霍曼斯（2）影響人際關(guān)系的因素第一，個(gè)人因素。主要有：容貌儀表、文化因素、社會(huì)結(jié)構(gòu)地位因素、個(gè)性特點(diǎn)因素。第二，交往因素。自然距離、交往頻率、態(tài)度相似性、互惠性條件。第三，信息失真。（3）涉外秘書怎樣處理人際關(guān)系第一，正確處理與雇主的關(guān)系第二，正確處理與其他職員的關(guān)系第三，正確處理與各種來訪者的關(guān)系第一，正確處理與雇主的關(guān)系雇主對秘書的期待：忠誠守密、自覺服從、主動(dòng)學(xué)習(xí)、守時(shí)敬業(yè)。涉外秘書處理與上司關(guān)系的方法：深切理解上司、尊重每一位上司，維護(hù)和促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間的團(tuán)結(jié)合作、與上司要親密有度，保持距離、要正確對待上司的批評(píng)。第二，正確處理與其他職員的關(guān)系1、處理人際關(guān)系的兩大法則：黃金法則：你想刃甲怎樣待你，你也要怎樣代人（基督教《圣經(jīng)·新約》);白金法則：別人希望你怎樣對待他們，你就怎樣對待他們（美國·亞歷山大博士和奧康納博士）方法：待人以誠，尊重他人，善解他人，善待他人；寬容和贊美他人；做一個(gè)忠實(shí)的聽眾；要融入群體，和同事打成一片；對待同事一視同仁，做好上司與同事之間的橋梁。第三，正確處理與各種來訪者的關(guān)系把握一個(gè)基點(diǎn)：具備形象窗口意識(shí)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)第二節(jié)、涉外秘書的素質(zhì)思考：涉外秘書要具備怎樣的素質(zhì)？明確：涉外秘書的素質(zhì)一、身體素質(zhì)：健康二、思想政治素質(zhì)：堅(jiān)定的政治立場和政治態(tài)度、較高的遵守紀(jì)律的自覺性愛崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。三、職業(yè)道德：熱愛祖國，為人忠誠、工作積極，求真務(wù)實(shí)四、知識(shí)結(jié)構(gòu)：1、基礎(chǔ)知識(shí)：社會(huì)文化基礎(chǔ)知識(shí)（文史哲）、自然科學(xué)知識(shí)。王爾烈的招聘故事：江南千山千水千秀才，塞北一天一地一圣人。天下文章屬三江，三江文章屬吾鄉(xiāng)，吾鄉(xiāng)文章屬吾弟，吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩完成了招考工作。

2、相關(guān)知識(shí)：經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、法學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等。3、專業(yè)知識(shí)：外語水平、語言文字知識(shí)；秘書專業(yè)知識(shí)（涉外秘書學(xué)、行政管理學(xué)、辦公室工作、社交禮儀、公關(guān)、會(huì)展實(shí)務(wù)、信息學(xué)、文書檔案管理等）五、能力素質(zhì)：表達(dá)能力、辦事能力、輔助管理能力、交際公關(guān)能力、操作能力。六、心理素質(zhì)：氣質(zhì)（感覺敏銳、耐受性強(qiáng)、思維敏捷、記憶力好、精力旺盛、注意力適度、適應(yīng)力強(qiáng)、較外向）、性格（豁達(dá)開朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣）心理障礙及心理調(diào)節(jié)七、法律素質(zhì)：嚴(yán)謹(jǐn)

第三節(jié)、涉外企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和涉外秘書的工作環(huán)境（一）西方企業(yè)組織的機(jī)構(gòu)及職能1、傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)形式（3種）：直線制、職能制、直線職能制。2、西方現(xiàn)代組織結(jié)構(gòu)形式（4種）：事業(yè)部制（基隆模型）、矩陣制、網(wǎng)絡(luò)型組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)。（二）組織結(jié)構(gòu)中基本層次的主要職能：公司高級(jí)管理層、公司的主要業(yè)務(wù)部門（財(cái)務(wù)部、采購部、生產(chǎn)部、銷售部、人事部、辦公室）涉外秘書的工作環(huán)境設(shè)計(jì)秘書辦公室的設(shè)計(jì)秘書對辦公環(huán)境的管理和調(diào)整辦公用品準(zhǔn)備觀看“辦公室事務(wù)”錄像小結(jié)本次課我們主要學(xué)習(xí)了第一章涉外秘書概述，課后加強(qiáng)復(fù)習(xí)與實(shí)踐。課堂討論案例分析：某醫(yī)院，由于經(jīng)費(fèi)使用混亂，財(cái)務(wù)制度不公開，至使職工意見很大，不安心工作，業(yè)務(wù)不思進(jìn)取，凝聚力下降，單位效益滑坡。新領(lǐng)導(dǎo)上任后，下決心改變這種現(xiàn)狀，于是采取了多種措施，其中包括面向社會(huì)高薪招聘兩名兼做政工工作的公關(guān)文秘人員。經(jīng)過多方努力，終于改變了原來的不利局面（1）如果你想去應(yīng)聘，應(yīng)如何做好求職中的自我推銷？（2）成功應(yīng)聘以后，你將通過哪些途徑協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好員工關(guān)系？參考答案（1）①掌握信息：事先了解用人單位所需人才的標(biāo)準(zhǔn)和要求，看自己是否符合招聘條件；考慮好對應(yīng)聘工作的認(rèn)識(shí)，準(zhǔn)備好相關(guān)材料（履歷、證書等），滿懷信心地去應(yīng)聘；②服飾舉止：應(yīng)聘時(shí)，服飾應(yīng)莊重大方，舉止要彬彬有禮；③言談話語：求職過程中，