咨詢報(bào)告的寫法(doc頁)

正確地撰寫報(bào)告在咨詢工作中，書面溝通能夠填補(bǔ)口頭的不足。而在某些狀況下，書面報(bào)告會成為主要的或獨(dú)一的溝通渠道。報(bào)告除了歸納和傳達(dá)信息、激勵(lì)客戶采納行動以外，對客戶還擁有其余重要的作用，報(bào)告的質(zhì)量和說明在很大程度上決定著咨詢師在履行咨詢?nèi)蝿?wù)過程中的影響報(bào)告還影響咨詢師的總的信用。當(dāng)咨詢師和客戶個(gè)人之間的交往遇到限制時(shí)（比方，客戶從好幾個(gè)咨詢師那邊獲得不一樣的書面報(bào)告而從中擇一時(shí)），報(bào)告的說服力就成為報(bào)告至關(guān)重要的作用。一份優(yōu)秀的咨詢報(bào)告應(yīng)達(dá)到以下三個(gè)基本標(biāo)準(zhǔn)：·第一，要友善面對讀者，針對客戶的背景、需乞降喜好，選擇報(bào)告的構(gòu)造、文體、術(shù)語、論點(diǎn)以及其余特色。最根本的問題是："什么樣的報(bào)告能最好地服務(wù)于客戶，并易于客戶閱讀并理解"，而不是"我們企業(yè)愿意出具什么樣的報(bào)告？"自然，在大部分情況下，客戶對報(bào)告并無什么特別的偏好，而是讓咨詢師替他們選擇。只管這樣，仍是要征采他們的建議，直接和客戶議論報(bào)告是會有很大的幫助的?！さ诙?，報(bào)告應(yīng)便于咨詢師撰寫。便于撰寫的文章才便于閱讀。何況，這樣做能夠?yàn)榭蛻艄?jié)儉時(shí)間和花費(fèi)。由于客戶要為咨詢師撰寫報(bào)告所花銷的時(shí)間支付費(fèi)用，并且要花銷自己的時(shí)間來研究報(bào)告。在極端的狀況下，一份撰寫得很不好的報(bào)告會使客戶心煩起到適得其反的作用?！さ谌?，也是最重要的，每一份報(bào)告的目的都是為了傳達(dá)特定的信息。在撰寫報(bào)告前，需要明確這一信息（或目的）。這樣做有助于確立報(bào)告的構(gòu)造，選擇合適的文體，并針對要向客戶傳達(dá)的這一信息，組織論據(jù)的事實(shí)和信息。做為自檢，能夠經(jīng)過以下問題來檢查要撰寫的報(bào)告的必需性和目的為何這份報(bào)告是必需的？它想表達(dá)什么內(nèi)容？怎樣達(dá)到這一目的？有沒有達(dá)到這一目的的更好的方法？機(jī)遇成熟了嗎？誰會是這份報(bào)告的讀者？誰會是這份報(bào)告的使用者？在試寫報(bào)告的開場白時(shí)，能夠采納這樣的開頭："本報(bào)告的目的是"。假如達(dá)成這個(gè)句子有任何困難，說明寫這份報(bào)告的必需性有待商議。從上一次報(bào)告到此刻的時(shí)間間隔長短其實(shí)不重要，重要的是咨詢?nèi)蝿?wù)在此過程中獲得的滿意進(jìn)展，并且也為客戶所了解，即便是在依據(jù)咨詢合同規(guī)定，非提交報(bào)告不行時(shí)，也應(yīng)當(dāng)先考慮上述問題，環(huán)境可能已發(fā)生變化，先前定的時(shí)間表或許不再適合，或許根本不再需要這樣一份報(bào)告了，等等。原則上，除了直接證明結(jié)論或工作所產(chǎn)生的文件的信息外，咨詢報(bào)告不該重復(fù)從客戶那邊獲得的或早為客戶熟知的信息及相關(guān)背景狀況的一般信息。信息的精髓在于新聞。所以，報(bào)告的信息內(nèi)容應(yīng)包括：咨詢師第一發(fā)現(xiàn)的事實(shí)；對已知事實(shí)重要性的新發(fā)現(xiàn)；新發(fā)現(xiàn)的已知成效和迄今未知原由之間的聯(lián)系；客戶存在問題的解決方法及方法的正確性；向客戶表示他/她需要采納行動的狀況以及其余能惹起客戶注意的任何狀況。報(bào)告的構(gòu)造應(yīng)當(dāng)依據(jù)報(bào)告的性質(zhì)和目的以及希望獲得的反應(yīng)，對內(nèi)容進(jìn)行"最正確次序"的編排。做到這一點(diǎn)可能不簡單。作者可能希望能夠?qū)φ麄€(gè)咨詢?nèi)蝿?wù)以及咨詢小組的整個(gè)剖析思慮過程，賜予全面的描繪，但客戶則更急于認(rèn)識將為業(yè)務(wù)帶來可見改進(jìn)的結(jié)果和建議。只管作者希望讀者能重新讀到尾，但誰也沒法保證這一點(diǎn)，這也是書面溝通的一個(gè)缺點(diǎn)。報(bào)告擁有說服力就需要一個(gè)理性的推理累積過程而讀者卻不肯意重復(fù)這一過程。解決的方法是在報(bào)告的開頭最好有一個(gè)吸引人的概要，概要主要描繪報(bào)告的總旨及要點(diǎn)信息。這樣大部分工作忙碌的高級管理成員，即便不會逐章閱讀，也能夠經(jīng)過閱讀概要來認(rèn)識報(bào)告的構(gòu)造和主要結(jié)論。再依據(jù)高級管理人員的歸納，他們會選擇更為認(rèn)真地看一下報(bào)告的某些部分。內(nèi)容目錄也很重要（十分簡潔的報(bào)告除外）；遺憾的是好多報(bào)告恰好缺乏這一項(xiàng)。內(nèi)容目錄最好是放在報(bào)告的最開始，即開頭是內(nèi)容簡介、序言、概要或任何其余章節(jié)。這樣做可能有助于在獨(dú)自的紙張或卡片上編寫標(biāo)題和內(nèi)容綱要。而后可對這些卡片作出妥當(dāng)?shù)姆诸?，以便制定綱要和起草報(bào)告。對大標(biāo)題、小標(biāo)題等采納一套正規(guī)的數(shù)字和/或字母系統(tǒng)，有助于將報(bào)告的本文整理成符合邏輯的構(gòu)造。每個(gè)數(shù)字后的文字能夠用不一樣的格式打印。能夠應(yīng)用十進(jìn)制方式，如：1、大標(biāo)題1.1小標(biāo)題次小標(biāo)題?；蛟S用數(shù)字和字母方式，如：、大標(biāo)題1、小標(biāo)題A、次小標(biāo)題（1）列舉項(xiàng)目（2）列舉項(xiàng)目這類方式的長處在于，它能夠使作者考慮到問題的輕重緩急，確立哪些題目其實(shí)是其余題目的小節(jié)，它能夠促使報(bào)告構(gòu)造更有條理性，并可提出合理的布局，防止重復(fù)。比如，一份報(bào)告包含三個(gè)方面：采買、儲藏和生產(chǎn)，對此作出的三個(gè)方面的說明：檢查結(jié)果、做出結(jié)論和提出建議。下邊的三種布局哪一種最好呢？1、檢查1.采買1.采買1.1采買1.1檢查1.1檢查1.2儲藏1.2結(jié)論1.2結(jié)論1.3生產(chǎn)1.3建議2.結(jié)論2.儲藏2.儲藏2.1采買2.1檢查2.1檢查2.2儲藏2.2結(jié)論2.2結(jié)論2.3生產(chǎn)2.3建議3、建議3.生產(chǎn)3.生產(chǎn)3.1采買3.1檢查3.1檢查3.2儲藏3.2結(jié)論3.2結(jié)論3.3生產(chǎn)3.3建議4.建議4.1采買4.2儲藏4.3生產(chǎn)關(guān)于任一特其余報(bào)告，這些布局中總有一種是最簡單易行的，但是假如"檢查"對客戶沒有什么新東西，那也無需對它們化力氣了。"結(jié)論"往常會直接致使"建議"，甚至可能整個(gè)報(bào)告只要依據(jù)上述第三欄第4項(xiàng)的格式編寫，建議自己要寫得使檢查和結(jié)論更為清楚了。咨詢報(bào)告不一樣于研究論文，它所表達(dá)的內(nèi)容是為了激發(fā)和指引行動。每件事情都有輕重緩急、重要程度、利害和目的；整理的方案有助于把上述諸點(diǎn)分選出來。附錄有助于把一份報(bào)告中的詳盡說明、清單、表格、圖表、圖解等抽出來，把它們放在報(bào)告中會打破閱讀的連接性，并且在版面上也難于安排。報(bào)告的正文應(yīng)便于閱讀，便于對歸納性資料作迅速的查閱，附錄能對報(bào)告中的某些項(xiàng)目作出增補(bǔ)。假如讀者碰到幾頁密密層層的數(shù)字表格，就不利于他們閱讀報(bào)告。但小表格或圖解，則無礙。它們有助于打破報(bào)告的單一性，傳達(dá)有選擇的或整體性的信息，應(yīng)在正文中予以保存。舉例來說，假如一份報(bào)告包含辦公系統(tǒng)的詳盡說明，這類狀況幾乎注定要入在附錄里面。這樣，在不損壞報(bào)告保密性的前提下，附錄在此后能夠作為客戶經(jīng)過操作手冊的一部分。在咨詢?nèi)蝿?wù)的最后報(bào)告中，特別要對相關(guān)人員表示感謝，這里面也需要某些技巧。如若一一列舉姓名，就必定不要有遺漏，由于每一個(gè)賜予真摯幫助的人都希望在名單中看到自己的名字，與此同時(shí)，假如在名單中包含了某位與其說是幫助不如說是阻礙了工作的人的名字，那就有可能在四周的人中產(chǎn)生各樣復(fù)雜的想法，如果名單太長，則最好拿掉它并采納致以一般謝意，加上說明："要逐個(gè)提到每一個(gè)人的名字是不行能的"。撰寫報(bào)告高級管理人員那邊的報(bào)告聚積成山，他們厭煩寫得冗長和粗拙的報(bào)告。所以，遵守某些原則是有利的。寫報(bào)告簡潔簡要的原則⒈把報(bào)告寫得盡可能短些。⒉要考慮讀者的經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)。⒊寫報(bào)告是為了說明問題，而不是為了嘩眾取虎。⒋行文自然，成效最好的風(fēng)格應(yīng)是文體流利，而不是裝腔作勢。⒌句子要短；句子長短能夠不一，但均勻要在二十個(gè)字左右。⒍防止復(fù)雜的句子，并且要精心采納長短詞語。⒎選擇常用的文字，防止使用冷清或繞彎的文字。⒏除非必定讀者的確熟習(xí)，或許你自己深知其含義，不然應(yīng)防止技術(shù)行話。⒐防止使用給人造成存心把文章拉長的空話。⒑運(yùn)用的語言應(yīng)使讀者很簡單想到所言之物。比如，起重機(jī)就該叫作起重機(jī)，不要叫"一個(gè)能提起東西的設(shè)施"⒒用動詞表達(dá)行動，用主動語態(tài)表達(dá)力度，運(yùn)用被動語態(tài)變換風(fēng)格。⒓要使報(bào)告的每一件事情都吻合主旨。⒔要使報(bào)告包含主旨所需要的全部看法。⒕保持文體均勻--要依據(jù)每件事項(xiàng)的重要性分派篇幅的要點(diǎn)。⒖保持"語氣"嚴(yán)肅，合適于表達(dá)嚴(yán)肅主題，不要讓讀者從字里行間領(lǐng)會到話中有話；假如你這樣做，就有可能受制于讀者的想象力。⒗在使用數(shù)字時(shí)要當(dāng)心：數(shù)字自己常常就引人注意，要決定何時(shí)采納絕對值比百分比和比率更重要，何時(shí)百分比又比絕對值更存心義。引用其余根源的數(shù)字時(shí)，必定要正確；做估量時(shí)，要考慮其靠譜程度和說得過去。⒘假如引用其余文件，要列出切實(shí)和完好的出處?？醋髡邥r(shí)間豐裕時(shí)，不如把達(dá)成的草稿放置一、二天，而后再讀，就更簡單看到全部的錯(cuò)誤地方并加以修正，作者感覺沒問題了，還應(yīng)當(dāng)再讓他人讀一讀，履行咨詢師起草的報(bào)告，往常要請項(xiàng)目經(jīng)理或看管人第一閱讀。在一般狀況下，他能發(fā)現(xiàn)一些問題，而這些問題是缺乏經(jīng)驗(yàn)的咨詢師素來不會思疑的。但是，這一點(diǎn)也有某些缺點(diǎn)：任何報(bào)告老是能夠不停加以改正的，總想使它"盡如人意"是難以以繼的。好像大部分的事情同樣，這里也有減少回報(bào)的要點(diǎn)點(diǎn)。撰寫報(bào)告過程中，咨詢師可能會發(fā)現(xiàn)最先選擇的報(bào)告綱要其實(shí)不是最好的，這個(gè)時(shí)候就沒必需去堅(jiān)持不隨手的綱要，但是，假如先前的綱要是經(jīng)過客戶認(rèn)同的，為防止可能的誤會，則應(yīng)再次征得客戶對改正后綱要的認(rèn)同。假如報(bào)告是由風(fēng)格迥異的不一樣作者集體達(dá)成的，要預(yù)先為最后的編寫工作做準(zhǔn)備。保持文體風(fēng)格、布局、術(shù)語、章節(jié)長短等方面的連接性和一致性是優(yōu)秀的報(bào)告全部的重要特色。報(bào)告的打印報(bào)告應(yīng)當(dāng)從各方面看都出自專家里手。它的封面和裝訂應(yīng)當(dāng)給人一個(gè)美麗但不豪華的印象。里面，文字排版牟取應(yīng)為裝訂和讀者做旁注留夠充分的空白頁邊。用激光打印機(jī)或近似設(shè)施打印出的報(bào)告應(yīng)是無可挑剔的，不該有不該有的標(biāo)志或變動。全部的圖形、表格、圖解都應(yīng)當(dāng)正確繪制，在各方面吻合打印稿的標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)咨詢企業(yè)或許都有自己的標(biāo)準(zhǔn)格式，這不只便于劃分同時(shí)便于報(bào)告資料在圖書室的歸檔和管理。不只封面，報(bào)告的內(nèi)容部分對章節(jié)、小章節(jié)等也有布局標(biāo)準(zhǔn)。在和某一特定報(bào)告的目的和實(shí)質(zhì)不矛盾的前提下，能夠沿用。供復(fù)制的最后稿應(yīng)讓秘書/打字員毫無困難地正確辨別。作者應(yīng)不該怕麻煩依據(jù)最后版