企業(yè)檔案知識(shí)管理一知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理

公司檔案知識(shí)管理之一：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理現(xiàn)在我們已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代了，這個(gè)時(shí)代最主要特點(diǎn)就是“知識(shí)”，即以知識(shí)為主要的生產(chǎn)資料，以知識(shí)為主要的辦理手段，以知識(shí)含量為主要體現(xiàn)的產(chǎn)品功能和性能。這個(gè)時(shí)代，處處體現(xiàn)知識(shí)的主要價(jià)值。而知識(shí)從產(chǎn)生到應(yīng)用，本身是有規(guī)律的、有方法的。為了更有效地挖掘和發(fā)揮知識(shí)的價(jià)值，就必須進(jìn)行知識(shí)管理。公司檔案，特別是大中型公司的檔案也是知識(shí)的一大類，怎樣在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮檔案知識(shí)的作用，這是我們文探討的問(wèn)題。1、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的幾個(gè)主要特點(diǎn)知識(shí)已成為公司生產(chǎn)力和生產(chǎn)成就的最大體素；知識(shí)的根源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化過(guò)去知識(shí)的根源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識(shí)已經(jīng)融合在網(wǎng)絡(luò)中，隨時(shí)隨處能夠取得和應(yīng)用；過(guò)去知識(shí)主要以書報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖象、語(yǔ)音、圖形多種形式表現(xiàn)，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)。知識(shí)辦理與流傳已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化過(guò)去靠當(dāng)面培訓(xùn)，靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識(shí)已經(jīng)牢牢地圍繞在我們身邊。知識(shí)的產(chǎn)權(quán)化雖然大量知識(shí)已共享，但作為公司競(jìng)爭(zhēng)的核心知識(shí)正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識(shí)的公司。公司也正以自己的創(chuàng)新知識(shí)獲取公司的最大收益。知識(shí)管理成為主要的手段，也成為公司的核心管理知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識(shí)管理上，因?yàn)楣镜氖找嬖鲩L(zhǎng)根源主假如公司掌握了別人不具備的知識(shí)(產(chǎn)品技術(shù)知識(shí)、商業(yè)推廣知識(shí)、高效工藝知識(shí)、商業(yè)模式知識(shí)等)，而掌握和擁有知識(shí)的過(guò)程就是知識(shí)管理過(guò)程。locaLhOST2、傳統(tǒng)檔案管理及存在的問(wèn)題檔案管理已經(jīng)是老話題，能夠說(shuō)從人類有組織以來(lái)，檔案管理就存在了，但舊時(shí)，沒(méi)有我們現(xiàn)時(shí)的技術(shù)物質(zhì)條件，也就沒(méi)有現(xiàn)時(shí)的管理思想。所以對(duì)待從前傳統(tǒng)檔案及問(wèn)題，我們只能是從現(xiàn)時(shí)代的角度。2.1傳統(tǒng)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保留資料，記錄“歷史”傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過(guò)程、記錄、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用媒體(主假如紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來(lái)，并分門別類地寄存在檔案室中。這個(gè)階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保留”、“借閱”等工作上。同時(shí)特別強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過(guò)去只有少數(shù)的人員能借閱。事實(shí)上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記錄歷史，使得后人在需要的時(shí)候等著或引用歷史資料時(shí)，檔案才產(chǎn)生作用。2.2傳統(tǒng)檔案管原因于歷史限制存在很多問(wèn)題問(wèn)題一：傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才，也需要耗資大量的時(shí)間。特別是對(duì)大型公司來(lái)講，這個(gè)問(wèn)題特別突出。因?yàn)榇笮凸?，檔案資料的根源是多方面的，有技術(shù)的、有人事的、有財(cái)務(wù)的、有政策的、有管理的，甚至有設(shè)備、設(shè)備、工具等的。若要收集上來(lái)，就得有特意人員去催辦、去委托審查、還要進(jìn)行編目編冊(cè)。等檔案放到架上，已經(jīng)成了“歷史”，對(duì)當(dāng)時(shí)工作沒(méi)有很大的幫助作用。問(wèn)題二：傳統(tǒng)檔案的保留占有較大的空間，還不能保證存量增長(zhǎng)的需求特別是大型公司或組織，檔案資料經(jīng)過(guò)幾十年的積累，已經(jīng)不勘重?fù)?dān)，而現(xiàn)在更是“檔案*”,面對(duì)如此情況，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)能為力。問(wèn)題三：傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)，還要在書“山”文“?！敝袚啤搬槨彪m然也有一些索引查閱的工具，但依舊要耗資人們大量的時(shí)間去搜尋一份資料。更可能的是這樣的資料已被借出他用。在遠(yuǎn)地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無(wú)法知足大公司“身”處多地的需要。這也就是過(guò)去科研開發(fā)、公司規(guī)劃、文案編寫人員效率低下的主要原因。問(wèn)題四：傳統(tǒng)檔案的安全性沒(méi)有可靠的保障因?yàn)槎嗍羌堎|(zhì)記錄，時(shí)間長(zhǎng)此后，被蟲咬、被鼠啃是常有的事，如果只有“孤本”，那便可能難免“絕跡”。此外，還有火情、雨情、盜情等擾亂，致使檔案管理人員夜不能眠。3、信息時(shí)代檔案管理及存在的問(wèn)題進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理有了重要改觀。主要的原因就是的技術(shù)支持。并且隨著技術(shù)的改良，管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變。3.1信息時(shí)代檔案管理的重點(diǎn)在資料保留和查閱由于電子化、信息化手段的應(yīng)用，檔案資料多數(shù)能夠進(jìn)行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化文稿進(jìn)行管理，且以現(xiàn)在的磁盤、光盤存貯量，這已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保留”問(wèn)題，丟掉“安全性”問(wèn)題，還解決了“借閱難”的問(wèn)題。這個(gè)階段，由于信息管理思想的影響，管理的重點(diǎn)就在“數(shù)字化”上了。考慮得最多的是將原檔案、現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化存貯、查閱。這確實(shí)保障了檔案資料不斷增長(zhǎng)的需要，加快了收集、整理、成冊(cè)的步伐，也保證了隨時(shí)隨處查閱的要求，但并沒(méi)有脫離傳統(tǒng)檔案管理的程式，也沒(méi)有解決過(guò)去的“收集”“整理”中存在的問(wèn)題。3.2信息時(shí)代檔案管原因于“信息管理”思想的限制性而存在很多問(wèn)題信息時(shí)代檔案管理首先是把檔案全當(dāng)作信息，按照信息的“收集、編號(hào)、存貯、查問(wèn)”進(jìn)行管理，這就帶來(lái)以下問(wèn)題：?jiǎn)栴}一、收集整理依舊是檔案管理者的事，這需要大量的專業(yè)人才，也需耗資大量的時(shí)間。與傳統(tǒng)檔案管理同樣，檔案得不到實(shí)時(shí)地、實(shí)時(shí)地應(yīng)用。等整理編號(hào)完成，已經(jīng)成為“歷史”。而還有更嚴(yán)重的問(wèn)題，即信息管理人員、檔案管理人員不具整理的能力，致使檔案規(guī)范化的質(zhì)量受到影響。分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實(shí)際工作規(guī)律或習(xí)慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實(shí)際有關(guān)的信息。因?yàn)閷?shí)際工作的人員，他們并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法(其實(shí)也不必知道)，他們查找起來(lái)就顯得特別麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，此后就不去找了。事實(shí)上，這也是眾多檔案管理實(shí)施信息化此后的現(xiàn)狀。最后，檔案信息系統(tǒng)依舊是檔案管理者自己的系統(tǒng)。問(wèn)題三、檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識(shí)類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時(shí)代的檔案管理中都成了信息，這是不對(duì)的。就說(shuō)知識(shí)類的檔案，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識(shí)，是隨實(shí)踐變化的，需要在實(shí)踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新，那它就要實(shí)時(shí)地送到其余地方去應(yīng)用、實(shí)踐、查驗(yàn)，并再修正、存入系統(tǒng)，周而復(fù)始，獲得最后的最正確工藝。這個(gè)過(guò)程決不是采用信息管理方式能做到的。問(wèn)題四：信息時(shí)代的檔案管理沒(méi)有真實(shí)理解網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的革命那就是網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村。檔案管理不再是孤立地由檔案管理者辦理的事情。因?yàn)椋瑱n案管理者在信息競(jìng)爭(zhēng)、知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)的強(qiáng)烈狀態(tài)下，沒(méi)有能力、也沒(méi)有時(shí)間去響應(yīng)職工對(duì)檔案的實(shí)時(shí)(或?qū)崟r(shí))需求。只有依賴大家來(lái)辦理，否則，眾人不用再等待檔案管理者的結(jié)果，已經(jīng)跑到其它地方去找資料了。長(zhǎng)此過(guò)去，檔案管理信息系統(tǒng)還有什么實(shí)際存在的價(jià)值。一句話，檔案管理的革命性變化是要使大家都成為檔案的產(chǎn)生者、辦理者、應(yīng)用者。4、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理就是知識(shí)資源管理說(shuō)到知識(shí)資源管理，就不得不說(shuō)一說(shuō)知識(shí)管理。歸納來(lái)講，公司知識(shí)管理一方面是管理公司知識(shí)，即知識(shí)的管理，它經(jīng)過(guò)一定手段把知識(shí)的產(chǎn)生、積淀、規(guī)范、傳達(dá)、應(yīng)用等過(guò)程管理起來(lái)，使公司職工迅速掌握知識(shí)，具備更強(qiáng)的工作能力，并發(fā)揮這些能力，促進(jìn)公司工作質(zhì)量和效率水平獲得提高，進(jìn)而取得收益。所以說(shuō)公司知識(shí)是公司收益的核心根源，知識(shí)管理實(shí)際也就是公司核心收益源的管理。另一方面是管理本身要知識(shí)化，也即知識(shí)地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備適合的知識(shí)，使管理者既有能力、又高效率地展開管理，所以這樣的知識(shí)管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障，也就是公司核心素質(zhì)的管理。4.1知識(shí)資源管理正成為公司管理的核心之一從上述知識(shí)管理看到其作為公司的核心管理的作用和意義。而公司知識(shí)大概上分為顯性和隱性兩大類知識(shí)。顯性知識(shí)就是已經(jīng)記錄下來(lái)、能看、能聽(tīng)或能讀的知識(shí)；隱性知識(shí)是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記錄下來(lái)的知識(shí)。所謂知識(shí)資源狹義上的定義就是顯性知識(shí)。知識(shí)資源管理，也就是顯性知識(shí)的管理。自然，顯性知識(shí)也是從隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變而來(lái)的。正如前述，知識(shí)資源管理既然是知識(shí)管理的一重要組成部分，它自然是公司管理的核心之一。并且能夠說(shuō)，知識(shí)資源關(guān)于公司、組織來(lái)講，現(xiàn)實(shí)感覺(jué)是最需要管理的，因?yàn)樗鼈円呀?jīng)是、或大部份已經(jīng)是公司的經(jīng)營(yíng)成果，它們代表了公司現(xiàn)實(shí)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)，所以說(shuō)，知識(shí)資源的管理其實(shí)質(zhì)是對(duì)公司核心知識(shí)財(cái)產(chǎn)的管理。4.2知識(shí)資源管理須遵照知識(shí)管理的規(guī)律所謂知識(shí)管理的規(guī)律，就是推動(dòng)知識(shí)運(yùn)動(dòng)的規(guī)律。公司的知識(shí)管理符合下面的模型。能夠看到知識(shí)資源管理也要經(jīng)歷了這個(gè)管理運(yùn)動(dòng)的過(guò)程；并且在公司中更有如下特點(diǎn)：產(chǎn)“生者”是公司各類工作崗位上的職工；沉“淀”在公司的環(huán)境中，供大家共享；規(guī)“范”(優(yōu)化)是全體參與者共同的事，也必須經(jīng)過(guò)大家形成共鳴，并經(jīng)過(guò)專家加以確認(rèn)；應(yīng)“用”到工作中，支持需要它的職工進(jìn)行實(shí)際工作，是知識(shí)資源管理的最主要目標(biāo)；創(chuàng)“新”知識(shí)，是集體的創(chuàng)新，是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法，進(jìn)而使公司工作步入新的境界4.3檔案知識(shí)管理必定上漲到知識(shí)資源管理檔案知識(shí)是典型的顯性知識(shí)，并且是經(jīng)過(guò)一定規(guī)范化辦理(格式化編目、編號(hào))的顯性知識(shí)，自然也是知識(shí)資源。當(dāng)我們認(rèn)識(shí)到檔案知識(shí)是知識(shí)資源，那么它的管理就要從知識(shí)資源管理的角度去認(rèn)識(shí)、去推動(dòng)。4.3.1檔案知識(shí)管理上漲到知識(shí)資源管理是完全可能的因?yàn)闄n案知識(shí)是知識(shí)資源，且是規(guī)范化辦理后的知識(shí)資源。按照知識(shí)資源的管理過(guò)程，它還將“應(yīng)用”到工作中，并“創(chuàng)新”知識(shí)、“創(chuàng)新”工作，這才切合檔案知識(shí)管理的規(guī)律，也才能“生存”下去，否則檔案知識(shí)管理就會(huì)很快走到盡頭。4.3.2檔案管理上漲到知識(shí)資源管理也是現(xiàn)實(shí)必需的因?yàn)榻?jīng)過(guò)上漲，檔案知識(shí)不在被當(dāng)作信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時(shí)代檔案管理的問(wèn)題。詳細(xì)一些：經(jīng)過(guò)大家參與，形成共鳴的知識(shí)資源“規(guī)范”(優(yōu)化)辦理，防止了過(guò)去收集整理只是檔案管理者的事；(2)經(jīng)過(guò)支持實(shí)際工作，知識(shí)資源聯(lián)合實(shí)際分類“應(yīng)用”，解決了過(guò)去“按檔案方法分類，不確實(shí)際”的問(wèn)題，也解決了“檔案知識(shí)不能實(shí)時(shí)或?qū)崟r(shí)應(yīng)用”的問(wèn)題(3)檔案知識(shí)管理真實(shí)按知識(shí)管理的方法、手段來(lái)進(jìn)行，防止了“知識(shí)類檔案”還按照信息類檔案進(jìn)行辦理的錯(cuò)誤方式。理既是可能的，也是必要的，所以說(shuō)是必定的。4.3.3知識(shí)資源管理還將給公司帶來(lái)新的價(jià)值傳統(tǒng)檔案管理在公司最大的價(jià)值是記錄“歷史”，而信息時(shí)代的檔案管理最大價(jià)值是使“歷史”數(shù)字化了。這不是檔案管理的本意，而本意都是要促進(jìn)公司工作更有效益。但過(guò)去的檔案管理要么是受傳統(tǒng)技術(shù)條件的束縛，要么是受信息管理思想的束縛，致使管理的本意無(wú)法實(shí)現(xiàn)。今天到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，思想從頭獲得認(rèn)識(shí)放，那就是使檔案管理走向知識(shí)資源管理，這不單給公司帶來(lái)了檔案管理本意的實(shí)現(xiàn)，還將帶給公司新的價(jià)值：知識(shí)資源管理將提高決議質(zhì)量和決議效率我們知道，公司決議者的決議質(zhì)量和決議效率，一方面取決于他是否充分擁有公司內(nèi)外的知識(shí)和信息，另一方面取決于在他決議中是否具備決策的方法或能力。而這些公司內(nèi)外的知識(shí)與信息、決議的方法多數(shù)在公司檔案知識(shí)與信息中。如果我們按照知識(shí)資源的管理方法，實(shí)時(shí)地把有關(guān)的知識(shí)信息配置在決議的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓決議者很快、很實(shí)時(shí)地獲得它們，那么決議的質(zhì)量就能夠保障，決議效率也有了保障。（2）知識(shí)資源管理將提高職工學(xué)習(xí)效率、工作效率，降低人力資源成本權(quán)衡職工的學(xué)習(xí)效率，主要看他是否迅速的進(jìn)入工作角色，并保證工作質(zhì)量。做到這一點(diǎn)，最主要的學(xué)習(xí)是對(duì)崗位經(jīng)驗(yàn)(過(guò)去的工作記錄，過(guò)去的工作成就，過(guò)去的工作資料)的學(xué)習(xí)，而這些崗位經(jīng)驗(yàn)在哪里？肯定大多都在檔案中。職工工作效率也同樣主要靠的是崗位經(jīng)驗(yàn)技術(shù)知識(shí)對(duì)他的支持。所以，搞好知識(shí)資源管理，把崗位經(jīng)驗(yàn)技術(shù)知識(shí)正確地配置在工作崗位上，那么職工的學(xué)習(xí)效率、工作效率就會(huì)提高。這種提高，實(shí)際上意味著