商業(yè)寫作7章-文書處理

文書處理文書處理本章學習內容—————————————————————————————熟悉文書處理的含義了解文書行文制度熟悉文書處理的基本程序熟悉日常文書的管理方法1.文書處理的概念文書處理也稱為辦文或是公文辦理，專指機關、企事業(yè)單位在公務活動和經營管理過程中，為了充分發(fā)揮公務文書的重要作用，圍繞著公文的撰寫、印制、手法、辦理與立案、歸檔的一系列管理所進行的具體文書處理工作。收文處理發(fā)文處理文書管理文書的處理通常由文書處理部門進行，一般為秘書部門負責。2.文書處理的基本原則及時準確安全統(tǒng)一規(guī)范3.文書行文制度行文關系、行文方式和行文規(guī)則合稱為行文制度。行文關系上行文：下級機關向上級機關呈遞的公文平行文：不相隸屬機關之間的行文下行文：上級機關對所屬下級制發(fā)的公文行文方式發(fā)文機關根據工作的需要所決定的文書的行文方法和形式。按照發(fā)文機關的范圍分1.逐級行文2.多級行文3.越級行文4.普發(fā)行文5.通行行文按照發(fā)文機關的數量劃分1.單獨行文2.聯(lián)合行文按照受發(fā)文機關的主次來分1.主送機關2.抄送機關行文規(guī)則機關單位之間行文所要遵循的原則的總稱。各級機關、單位應根據其隸屬關系及職權范圍行文。一般情況下不得越級行文。向下級機關或系統(tǒng)內的行文需抄報上級機關并抄送同級相應平行機關。需各級機關、單位協(xié)調一致的事項，未經協(xié)調一致不能單獨發(fā)文。聯(lián)合發(fā)文須經會簽。5.必須正確使用文書種類，確保行文質量。經公開發(fā)布的黨和國家公文，如公告、通告等應視為正式

公文，遵照執(zhí)行，可不再行文。4.文書處理程序文書處理包括收文處理、發(fā)文處理和文書管理三個環(huán)節(jié)。

收文處理工作流程圖郵局專人投送簽收拆封登記分辦批辦承辦歸卷催辦傳閱注辦收文處理工作流程一、簽收是指收文機關收到文件，在發(fā)文通知或登記簿上簽字、簽章的過程。一般由文秘人員辦理。簽收步驟：（1）核對（文件與發(fā)文通知內容、數量是否相符）。（2）檢查（收文單位與本單位是否相符，包裝是否完整）。（3）簽字（在發(fā)文通知或登記簿上簽字或簽章，急件注明日期）二、拆封及登記拆封，即文稿啟封。要求：（1）拆封不能損壞封內文件，最好用剪刀裁開封口。（2）對注明“親啟”的文件應交收件人自行開啟。（3）啟封后應將文件與目錄核對，如有錯誤應及時與對方查詢。確定無誤后，在發(fā)文通知上簽字并將發(fā)文通知寄回原發(fā)文單位。發(fā)文回執(zhí)樣本二、拆封及登記登記要求：（1）對于收到的文件根據急緩程度、密機及時登記，以防止積壓，利于催辦。（2）登記方法：總登記或分類登記。聯(lián)單式收文登記簿收文日期：年月日

三.審核四.分辦和傳閱分辦：根據來文的性質，確定具體承辦及批閱對象并及時準確送達。（1）重要指示性公文由文書部門負責人決定送達對象。（2）日常公務性工作，可直接送達有關部門或直接負責人承辦。（3）對閱讀范圍有明確規(guī)定的，可按規(guī)定范圍組織傳閱。需辦件傳閱件四.分辦和傳閱傳閱：（1）根據公文內容，由秘書部門負責人決定閱讀范圍或根據公文閱讀范圍組織傳閱工作。（2）傳閱者做出批示或寫明意見，秘書人員根據批示或意見做好催辦、注辦工作。文件傳閱單樣本擬辦、批辦擬辦與批辦的區(qū)別和聯(lián)系

“需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或者交有關部門辦理?！?/p>

——《國家行政機關公文處理辦法》

擬辦：就是秘書部門或秘書人員對需要辦理的來文提出辦理的意見和建議，供領導批辦時參考。

批辦：則是指機關負責人根據文件內容和擬辦意見，對文件的辦理作出批示。它是承辦的主要依據。批辦屬于文書處理中的決策活動，一般由機關領導人負責；有些文件的批辦也可由秘書長或辦公廳（室）主任負責。

（討論：擬辦也是文書處理中的決策活動嗎？擬辦對批辦起什么作用？）

擬辦件的種類擬辦件本機關所屬部門或下級機關主送本機關的請示性文件上級機關主送本機關并需要落實的文件平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件擬辦意見簽署形式待擬辦文件閱知件閱示件閱辦件建議件分3種情況領導閱批后傳達辦理；部分領導研究處理；領導集體研究分3種情況不需辦理；內容重要；領導閱知后交有關部門辦理即可分3種情況提出辦理意見；轉部門辦理；事情重要待匯報分2種情況下級報告未要求批轉但似應批轉；下級報告要求批轉但似不必批轉擬辦意見范例：例1：請×××閱示，擬請×××部門會同××部門辦理。

××××年×月×日例3：請×××閱示，擬請××部門主辦，××部門協(xié)辦。

××××年×月×日例2：呈：×××（領導）閱示。

××××年×月×日批辦意見的內容：該文由何單位（部門）、何人負責辦理；如何辦理、辦到何程度；對下級請示予以答復的原則性意見；重要文件和急件的辦理時限；需兩個以上單位（部門）或人員辦理時，應批明主辦單位或主辦人。承辦

承辦——根據領導者的批辦意見，具體辦理文件中提出的有關事項。這是辦文過程中最重要的環(huán)節(jié)之一，是落實領導批示的關鍵一環(huán)。

秘書承辦公文的范圍主要有5類：

1.對上級機關來文的承辦。3種方法：

——傳達；

——轉發(fā)；

——翻印。

2.對上級領導人批件的承辦——收到批件后，立即呈送本級領導人閱示，并按照本級領導人的批示意見，迅速轉交有關部門、單位或人員辦理。大事、急事應提出辦理時限，并將辦理結果報上級機關。

3.對本級領導人批件的承辦——秘書應嚴格按照領導人批示的意見辦理，或將批件轉交、傳達給有關單位。批示的辦理落實情況，要及時報領導。做到件件有著落、有回音。

4.對下級機關請示件的承辦——根據領導的批示：或擬文批復請示單位和部門（轉入公文制發(fā)程序）或電話回復請示單位和部門（準確傳達和解釋領導的批示意見并做好電話記錄）或口頭答復請示單位和部門（在請示件或呈批簽中將口頭答復情況詳加注明）

對下級的請示，上級機關的秘書部門和秘書人員務必快辦、快復，不得延誤！

5.對其他需要回復的來文的承辦。包括：

——上級機關布置、詢問和要求辦理的事項

——平行或不相隸屬機關之間需作出答復的公文等等秘書部門應交由業(yè)務部門研究提出意見，經領導審閱批準后作出安排和回復。

承辦單位應抓緊辦理，不得延誤。

若發(fā)現該件不屬于本單位職權范圍或不宜由本單位辦理的，應迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。文件處理單樣式(外來文）文件呈批單樣式（本單位來文）四、催辦和注辦

催辦——秘書對有關單位和部門公文承辦情況進行檢查和督促，使公文及時得到辦理的活動。催辦是避免辦事拖拉、防止公文積壓和“公文旅行”、提高辦文效率的重要措施和有力保障。

“送領導人批示或交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發(fā)的公文，應及時了解和反饋執(zhí)行情況。”

——《國家行政機關公文處理辦法》

對內催辦與對外催辦

秘書部門應重點抓好對內催辦。對外催辦一般由機關主管業(yè)務部門負責。有3類文件需要進行催辦

機關領導人指定必須催辦的文件；有明確的時限要求、需按期辦復的文件；長時間無意見反饋或處理結果回報的文件催辦四法電話催辦；發(fā)函催辦；登門催辦；會議催辦

催辦工作注意事項：

——機關應建立必要的定期催辦制度，明確工作職責，使催辦工作走向制度化、經?；⒁?guī)范化。

——秘書人員在催辦過程中要講究說話的態(tài)度和方法，切忌“居高臨下”、話大氣粗、態(tài)度生硬。

——加強情感交流和思想溝通，注意發(fā)現承辦單位遇到的困難并幫助排除。

——及時向主管領導匯報催辦情況。催辦文件通知單樣式注辦：即辦結，是指對文件審辦情況和結果，由經辦人在文件處理單上扼要注明結果，作為辦理完畢的標志。立卷、歸檔立卷——是指將辦理完畢的文書按照一定的方式分類組合，進行保管的過程。

“公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。”

——《國家行政機關公文處理辦法》基本要求

——立卷要按照機關活動的規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系；

——立卷要以本機關工作中形成的文件為主；

——立卷的文書要齊全、完整，能夠真實地反映機關活動的歷史面貌；

——立卷要便于保管、查找和利用。公文立卷方法

按什么來立卷？“特征、聯(lián)系、保存價值”。

——按作者特征立卷；

——按問題特征立卷；

——按時間特征立卷；

——按文種特征立卷；

——按通訊者特征立卷；

——按地區(qū)特征立卷。

實際工作中常采用幾個特征結合運用的立卷方法。發(fā)文處理工作流程

發(fā)文處理工作流程圖擬稿核稿簽發(fā)復核繕印校對用印封發(fā)郵局專人投遞會簽歸檔發(fā)文處理工作流程一、擬稿文件承辦人根據領導交辦或批辦的意見草擬文稿的過程。（1）擬稿人必須明確4方面內容，即擬文的背景、依據、意圖、要求。擬稿稿紙樣式

密級：發(fā)文編號：

二、審核

擬稿人員的直接負責人對初稿的審查和核實。審核要求：（1）審查行文的必要性；（2）審查文稿內容是否符合有關法律、法規(guī)、政策以及和已有文件是否矛盾，文件的措施、要求是否明確和具有可行性和可操作性；（3）審查是否涉及其他職能部門以及是否經過協(xié)商一致和會簽。（4）審查擬辦的公文用語是否符合相關要求。三、簽發(fā)簽發(fā)，是指機關領導人對已審核的文稿進行審批，表示核準發(fā)出的意見。它是文稿形成定稿的最后環(huán)節(jié)，也是保證公文質量的最后關口。因此也是制發(fā)公文的決定性環(huán)節(jié)。（1）關于公文簽發(fā)的權限（2）簽發(fā)文書3項要求（認真；明確；規(guī)范）四、編號編寫發(fā)文字號，也包括文件的份數序號等。五、復核1.文稿是否按照規(guī)定的程序送審簽發(fā)2.文稿人名、地名等具體要素是否準確恰當，使用是否符合規(guī)定等3.編排發(fā)文字號時，聯(lián)合行文的文件要使用主辦單位的發(fā)文字號4.對需要標明密級、緊急程度的文件要注明標注5.確定主送機關和抄送機關的范圍、印制份數等六、繕印是指對已簽發(fā)的文件定稿卷請進行謄清、復印或排版印刷。要求：內容準確；格式規(guī)范；頁面整潔；字跡清楚；美觀大方，便于閱讀和保管。七、校對是指對文件謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對、校正。要求校對非常重要，也最容易出差錯，要求校對人員必須嚴肅認真、一絲不茍。方法：校對4種方法——

a.對校法。

b.折校法。

c.讀校法（兩人合作）。

d.看校法。八、用印是指在完成的文件上加蓋機關印章。要求：發(fā)文用印注意4點：確認有領導人簽字并且適合規(guī)定；蓋印份數必須與原稿上標明的相同；印章應蓋在落款中央，上不壓正文，下要壓日期（“騎年蓋月”）；蓋印必須端正清晰，忌“歪、傾、斜、偏、花”。九、發(fā)文登記凡發(fā)出的文件均應進行登記，包括時間、發(fā)文對象、發(fā)文方式等。要求：對準備發(fā)出的公文作統(tǒng)一記載，以便于日后對公文進行清點、控制、查找和回收。一般應使用《發(fā)文登記簿》，一文一頁登記表，其項目有：發(fā)文日期、