辦公室印信管理

辦公室工作實(shí)務(wù)

會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人

辦公室日常事務(wù)

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)點(diǎn)

了解辦公室日常事務(wù)性工作的內(nèi)容掌握日常事務(wù)性工作的操作規(guī)范和要求能力點(diǎn)

掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)本級(jí)和上級(jí)組織領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖了解相關(guān)辦事渠道，具備相應(yīng)的辦事能力素質(zhì)點(diǎn)

培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻(xiàn)的職業(yè)道德素養(yǎng)培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識(shí)養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的辦公室工作習(xí)慣

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辦公室印信管理CompanyLogo

情景案例

案例1

李強(qiáng)是宏利公司總經(jīng)理助理，管著公司大大小小十幾個(gè)公章，平時(shí)就堆放在辦公室的抽屜里，因?yàn)檫@個(gè)企業(yè)的注冊(cè)公司有N家，有的是業(yè)務(wù)需要形式上注冊(cè)的，有的是性質(zhì)不一樣，實(shí)實(shí)在在的。一個(gè)公司又分業(yè)務(wù)專用章、合同專用章等，于是管理這堆公章也成了李強(qiáng)的責(zé)任。最開始的時(shí)候，李強(qiáng)對(duì)管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無所謂，但后來出了幾個(gè)差錯(cuò)，令李強(qiáng)小心起來。那次是宏利公司收購某家企業(yè)，談了很久了，后來進(jìn)入實(shí)質(zhì)性階段。某天，負(fù)責(zé)項(xiàng)目談判的經(jīng)理跑來找李強(qiáng)蓋章，那是一份“補(bǔ)充協(xié)議”，李強(qiáng)每天接觸的蓋章文件實(shí)在太多了，也沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個(gè)經(jīng)理解釋說不用簽字，李強(qiáng)猶豫了片刻，還是蓋上去了。過了幾天，他和公司的律師一起又過來，拿著上次蓋章的文件，說要交給老總簽字，李強(qiáng)覺得奇怪，明明事先說好不用簽字的，怎么又變了。于是李強(qiáng)還是把已經(jīng)加蓋公章的文件送給老總。老總看了文件后把經(jīng)理叫去問了情況，然后老總說，這個(gè)我不簽，你們自行解決……事情到這里，李強(qiáng)還沒有警覺，任他們2人把文件帶走，也沒有要回那份文件。直到后來，李強(qiáng)才明白事情的來龍去脈，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很簡(jiǎn)單的真相：

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情景案例

宏利公司和他們收購的企業(yè)談判條件，對(duì)方見索高價(jià)已經(jīng)不可能，就附加一些比較苛刻的收購條款（為此宏利公司要多付款上百萬元）項(xiàng)目經(jīng)理求勝心切，主張同意。文件蓋了章就有法律效力，但財(cái)務(wù)部門不同意付款，認(rèn)為這次收購不合理，于是才有要老總補(bǔ)簽一事……。公司后來做了相應(yīng)的處罰，李強(qiáng)挨了個(gè)不大不小的處分，損失了一個(gè)月的工資。禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個(gè)部門，要給大量的文件蓋章，就把公司公章借走了，李強(qiáng)忙著有事外出，也沒催他們還。就這樣過了好幾天，老板拿著文件來找李強(qiáng)蓋章，李強(qiáng)手忙腳亂地找了半天，后來才想起來被借走了，搞得老板好幾天沒給李強(qiáng)好臉色。后來又有一次，辦公室被盜，辦公桌的鎖很容易就被打開了。值得慶幸的是，只丟了幾百元的現(xiàn)金，公章一個(gè)沒少。但李強(qiáng)還是驚出了一身冷汗，想想就后怕。

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情景案例

案例2

汪華是科慶公司經(jīng)理秘書，某日他高中時(shí)的一位老同學(xué)林某找到他，告訴汪華說自己有一筆好買賣，但他是個(gè)人身分，不如公司簽合同方便，想借用科慶公司的名義，讓汪華給他出具一份科慶公司的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給科慶公司，并給汪華數(shù)目可觀的報(bào)酬。汪華應(yīng)允后，林某利用從科慶公司借用的業(yè)務(wù)介紹信，以科慶公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身份和科慶公司的名義與東信公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了東信公司價(jià)值一百萬元的鋼材。林某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事件給科慶公司造成了信譽(yù)和財(cái)產(chǎn)上的損失。

會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo項(xiàng)目任務(wù)

1、如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強(qiáng)，你將在辦公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改進(jìn)？2、汪華在辦公室介紹信的管理工作中要吸取什么樣的教訓(xùn)？會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo任務(wù)分析

經(jīng)過了這幾件事后，宏利公司的經(jīng)理助理李強(qiáng)在辦公室印章的保管、使用等管理工作中應(yīng)該要吸取教訓(xùn)，做一些改進(jìn)，如單位的公章應(yīng)該要放置在保險(xiǎn)柜里，這樣比放在辦公桌的抽屜里相對(duì)來說要安全些；對(duì)于公司的合同章，李強(qiáng)應(yīng)堅(jiān)守一個(gè)原則：必須要有財(cái)務(wù)和法律顧問的親筆簽名，否則，無論如何也不給蓋章，蓋公司章，一定要認(rèn)真審核內(nèi)容，不符合蓋章條件的，應(yīng)堅(jiān)持原則，無論如何也不能蓋章；如果單位領(lǐng)導(dǎo)不在，就應(yīng)讓申請(qǐng)蓋章者當(dāng)著自己的面電話請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)指令同意后，才能蓋章。如果確因工作需要，別的部門借公章，李強(qiáng)應(yīng)讓他們履行嚴(yán)格的手續(xù)，并提醒他們按時(shí)歸還，穩(wěn)妥起見，還可以印發(fā)一些用印申請(qǐng)章，來提醒自己不要疏忽，申請(qǐng)單應(yīng)復(fù)印一份，留作存檔。認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，是單位公章管理者必須具備的職業(yè)道德，李強(qiáng)在以后的工作中，應(yīng)不斷強(qiáng)化這個(gè)職業(yè)素養(yǎng)，保證印章的管理工作不出差錯(cuò)。

會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo任務(wù)分析

科慶公司經(jīng)理秘書汪華因一己之貪欲，私開公司介紹信加蓋公章后交給林某使用，結(jié)果造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失，汪華的教訓(xùn)是深刻的。在一般情況下，介紹信由單位印章管理人員負(fù)責(zé)掌管。介紹信與用印緊密相連，只有加蓋印章的介紹信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的管理與印章的管理同樣重要，來不得半點(diǎn)馬虎，否則，出了事故，當(dāng)事人要負(fù)責(zé)任。在介紹信的管理中，一定要堅(jiān)持原則，不為利誘，不為情動(dòng)，按公司相關(guān)規(guī)定辦事。

會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo印章的概念會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人

印與章印章是“印”和“章”的合稱?！坝　焙汀罢隆倍际切盼?。在古代，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人使用的則稱為“私印”。而就目前來說，各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。CompanyLogo印章的概念會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人

權(quán)力的象征!

!

職責(zé)的標(biāo)志!!

印章向下代表權(quán)力是機(jī)關(guān)職能的合法代表向上則要代表責(zé)任凡是有公章或簽章的文件領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)一定的責(zé)任均要用印才合法有效CompanyLogo印章的種類

2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人名稱釋義適用范圍公章是一個(gè)企業(yè)的正式印章，標(biāo)明企業(yè)法定名稱，是企業(yè)的標(biāo)志和象征，具有法定的權(quán)威和效力

多用于正式文件和介紹信、證明信等專用章是指企業(yè)為開展某一類專門性業(yè)務(wù)而使用的印章，這類印章在印文中除刊有企業(yè)的法定名稱外，還應(yīng)刊有專門的用途，如“財(cái)務(wù)專用章”、“合同專用章”等

這類印章不代表整個(gè)企業(yè)，只代表企業(yè)下屬某一專門部門的職權(quán)

法定代表人私章又稱為手章或領(lǐng)導(dǎo)人簽名章。它是根據(jù)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其基本作用是以蓋章代替手寫簽名。它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性

銀行支票、財(cái)務(wù)預(yù)算或決算、簽訂合同或協(xié)議等，除蓋公章和專用章外，還須蓋法定代表人私章才能生效

套印章是指按照正式印章的原樣制版而成的印章

專門用于印制大批量文件，它與正式印章具有同等的法定效力。鋼印不用印色，利用壓力凹凸成形

一般用于證明性公文或證件戳記

是為標(biāo)志特定信息而使用的印章

如保密章、急件章、注銷章等縮印

是按照正常比例縮小用于印刷的專用公章。

只能用在小型票證上，如稅務(wù)發(fā)票及其他專用票等。不能作為正式印章用于介紹信或出具證明等。CompanyLogo印章的種類會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人

CompanyLogo印章的種類會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人

CompanyLogo印章的管理和使用正式行文通告公司全體員工或有關(guān)客戶、機(jī)構(gòu)、部門

準(zhǔn)備刻章申請(qǐng)等相關(guān)材料

到注冊(cè)所在地公安局辦理手續(xù)到其指定或授權(quán)的刻字社刻制將印模交原審批的公安部門備案會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人刻制與啟用的步驟!CompanyLogo印章的管理和使用會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人領(lǐng)導(dǎo)審核簽名或授權(quán)審簽秘書審核登記用印印章使用程序!

對(duì)需留存的材料應(yīng)在加蓋印章前，留存一份，立卷歸檔CompanyLogo用印登記表

會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人編號(hào)用印時(shí)間用印部門用印內(nèi)容份數(shù)批準(zhǔn)人經(jīng)辦人簽名備注CompanyLogo印章的管理和使用會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人親自把印、嚴(yán)禁委托他人代為用印、杜絕以印謀私位置正確、端正、清晰，一次成功態(tài)度!方法!CompanyLogo小技法

印章蓋在文末落款處，應(yīng)上不壓正文，下要“騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時(shí)，除在規(guī)定處用印外，還應(yīng)加蓋“騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。

2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo印章的管理和使用2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人謹(jǐn)記！

管理和使用三要點(diǎn)！010203借用公章需嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)制作用印申請(qǐng)單做好印章保養(yǎng)工作襯墊一定彈性的硬橡膠或厚紙及時(shí)清洗印章，確保印跡清晰秘書保管嚴(yán)禁代取代用放入專門保險(xiǎn)柜，隨用、隨取、隨鎖CompanyLogo印章的管理和使用

用印申請(qǐng)單

會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人文件標(biāo)題

發(fā)往機(jī)關(guān)份數(shù)用印日期用印申請(qǐng)人（簽字）批準(zhǔn)人（簽字）備注CompanyLogo介紹信的管理和使用2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人秘書要學(xué)會(huì)開具介紹信！介紹證明書信式印刷式介紹信是介紹企業(yè)成員出外辦理有關(guān)公務(wù)并證明其身份的一種書面憑證。它具有介紹和證明的雙重作用CompanyLogo書信式示例

介紹信

××公司：今介紹我公司×××、×××兩位同志前往貴公司洽談?dòng)嘘P(guān)××產(chǎn)品銷售的具體事宜，請(qǐng)予接洽為盼。此致敬禮（印章）

×年×月×日（有效期×天）2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo介紹信的管理和使用

印刷式

是單位正式介紹信，先設(shè)計(jì)好固定的格式，然后大批量印刷，使用時(shí)只需在相關(guān)條項(xiàng)內(nèi)填上相應(yīng)的內(nèi)容即可。印刷式介紹信一般都由持出聯(lián)和存根兩部分組成。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo印刷式示例No．××××××××公司介紹信（存根）

××介字第××號(hào)

：茲介紹我公司

等

位同志前往你處聯(lián)系

事宜。

××××年×月×日(有效期×天)No．××××××××公司介紹信

：茲介紹我公司

等

位同志前往你處聯(lián)系

事宜，請(qǐng)予接洽。此致敬禮（印章）

××××年×月×日(有效期×天)2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo介紹信的管理和使用2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人謹(jǐn)記！

管理和使用三要點(diǎn)！010203領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自開具發(fā)放要登記，領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)?？稍诖娓匣?qū)Ｓ玫怯洷砩虾炞置貢H自填寫，存根、持出聯(lián)內(nèi)容一致若涂改，涂改處加蓋公章加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上（騎縫章）方為有效秘書保管，不得缺頁或丟失嚴(yán)禁在空白介紹信蓋章后交給領(lǐng)用人不得委托他人自己填寫蓋章CompanyLogo示例

2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo小技法

介紹信的文字要簡(jiǎn)潔明確，使接洽單位一看便知派出人員前去的目的。不要含糊籠統(tǒng)地僅僅寫上“前去聯(lián)系工作”、“商洽有關(guān)事項(xiàng)”等等。介紹信開出后，如因故沒有使用，應(yīng)說明原因，立即退回，并將其粘貼在原存根處。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo介紹信的管理和使用

介紹信發(fā)放登記表會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人編號(hào)發(fā)放時(shí)間用途前往單位有效期限使用人批準(zhǔn)人領(lǐng)取人備注CompanyLogo印信管理注意事項(xiàng)

1、秘書在保管和使用印信時(shí)應(yīng)極其認(rèn)真負(fù)責(zé)，講原則，不循私情；2、建立和規(guī)范印信管理制度，一切按規(guī)定辦事；3、不得隨意放置，要妥善保管，防止丟失被盜。印信若遺失，應(yīng)立即通過新聞媒介公告作廢，同時(shí)采取緊急補(bǔ)救措施，以避免造成任何損失。2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo相關(guān)鏈接

印章小知識(shí)

印章是“印”和“章”的合稱。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人使用的則稱為“私印”。而就目前來說，各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。所以從某種意義上來說，印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志。我國(guó)古代官印依品級(jí)高低分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴的玉質(zhì)，象征其地位?，F(xiàn)代印章則多用橡膠和塑料刻制。我國(guó)機(jī)關(guān)單位的公章一律為正圓形，外資企業(yè)則有圓形和橢圓形或方形之分。橢圓形或方形為國(guó)際公章。公章的印文按規(guī)定使用國(guó)務(wù)院公布的規(guī)范簡(jiǎn)化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。一般用全稱，如法定名稱字?jǐn)?shù)太多，為印文清晰可見，也可用簡(jiǎn)稱。

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國(guó)際公章印文應(yīng)用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右上方，中文居下方，且須有繁體字。民族自治機(jī)關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當(dāng)?shù)孛褡逦淖?。?guó)內(nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國(guó)微；黨的各級(jí)機(jī)關(guān)印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。圓形公章的規(guī)格有明確規(guī)定，國(guó)務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)的公章，直徑為5厘米；縣市一級(jí)政府機(jī)關(guān)的公章，直徑為4﹒5厘米；其他企事業(yè)單位公章，直徑一律為4﹒2厘米。國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的其他專用印章（包括經(jīng)濟(jì)合同章、財(cái)務(wù)專用章等），在名稱、式樣上應(yīng)與單位正式印章有所區(qū)別，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以刻制。會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練課堂討論

1、單位專用公章能代替公章使用嗎？為什么？2、印章使用的規(guī)范過程中有何要求？3、帶存根的介紹信上要蓋幾次章方為有效？會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練

案例分析

1、某公司新聘的秘書小徐，剛到任的第一件事就使她不能聽命。原來是公司總經(jīng)理要她馬上到街上去刻一枚公司改換名稱后的新印章，并要求她把原來這枚舊印章立即就地銷毀。2、新達(dá)公司鞏秘書因公出差，臨走時(shí)把印章交給了分管業(yè)務(wù)的熊科長(zhǎng)代為保管。第二天，新達(dá)公司與一外商就聯(lián)合開發(fā)的項(xiàng)目達(dá)成協(xié)議，熊科長(zhǎng)為提高工作效率，在雙方意見基本一致的情況下，就在合同上蓋了章。五天后，鞏秘書回到公司，看完合同大吃一驚，該合同讓新達(dá)公司損失了50多萬元。面對(duì)這樣的后果，鞏秘書癱在椅子上，半天沒回過神來。。3、小李因公出差，需開具介紹信，找到辦公室秘書小賀辦理此事。小李要求小賀為其多開幾份空白介紹信并在事先準(zhǔn)備好的空白信箋上蓋上單位公章，說是外出方便一些，以備急用。為此，小賀感到有些為難，但經(jīng)不起小李的再三懇求與保證，還是按小李的要求做了。會(huì)說會(huì)寫會(huì)做事會(huì)做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練

4、金芬是公司的總經(jīng)理秘書，平時(shí)工作積極認(rèn)真，很得總經(jīng)理信任?？偨?jīng)理把公司的公章交給她保管，從來沒出過差錯(cuò)。一天，小金正在做事，一個(gè)久違的老朋友打電話過來了。小金知道總經(jīng)理不在，就放心地跟朋友聊起來。正聊得開心，一位部門經(jīng)理秘書小柳拿著文件來找她蓋章。她舍不得放下電話，就隨手從抽屜里拿出公章，讓小柳自己蓋章。小柳走到旁邊的