電子文件管理及檔案數(shù)字化

電子文件管理及檔案數(shù)字化信息化處劉蘭娟

主要內(nèi)容一、電子檔案管理二、檔案著錄規(guī)范三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準四、電子檔案備份體系建設(shè)一、電子文件管理1、電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。一、電子文件管理2、電子文件的種類文本文件(t)：文字文件、表格文件等。

通用格式：RTF、XML、TXT格式.圖像文件(v)：指用掃描儀、數(shù)碼相機等獲得的靜態(tài)圖像文件。通用格式：JPEG、TIFF格式。圖形文件(g)：指采用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形文件。影像文件（v)：指用視頻獲得的文件.

通用格式：MPEG、AVI格式。一、電子文件管理2、電子文件的種類聲音文件(a)：通用格式：WAV、MP3格式。數(shù)據(jù)文件(d)：指數(shù)據(jù)文件及相關(guān)輔助文件。超媒體鏈結(jié)文件(0)：指采用WEB技術(shù)制作的瀏覽器文件。

程序文件(p)：指使用的商業(yè)或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件。一、電子文件管理3、電子文件的載體類型（1）硬盤：適宜作為在線存儲介質(zhì)。（2）光盤：適于存貯大容量的文件、檔案和多媒體信息。一次寫入式光盤(CD-R、DVD-R)：適用于電子文件、檔案信息的脫機存儲

可擦寫光盤(CD－RW、DVD-RW)：＊U盤、移動硬盤：不能作為長期保存數(shù)據(jù)記錄的介質(zhì)。一、電子文件管理4、電子文件的歸檔（1）實行紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔制度。（2）歸檔要求：齊全完整；真實有效；格式規(guī)范；一式三套；保管載體標準統(tǒng)一；經(jīng)過整理。（3）移交：填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》，登記表一式2份，一份交形成單位，一份自存。二、檔案著錄規(guī)范一、文書檔案案卷目錄：（適用于傳統(tǒng)方式組卷的文書檔案）1、全宗號：4位數(shù)碼，例E036。2、目錄號：2位數(shù)字，不足添“0”。3、案卷號：，3位數(shù)字，不足添“0”。4、檔號（案卷級）：全宗號-目錄號-案卷號二、檔案著錄規(guī)范5、年度：4位數(shù)字。6、題名（案卷級）：是卷內(nèi)文件名稱的概括，最大長度為80個漢字。7、責任者：案卷責任單位。8、文件起止時間：8位數(shù)字。例:199801029、控制標識：與卷內(nèi)目錄中最高控制級別一致10、保管期限：永久、長期、短期。二、檔案著錄規(guī)范11、卷內(nèi)文件份數(shù)：卷內(nèi)實有文件的總件數(shù)，直接錄入。12、總頁數(shù)：卷內(nèi)實有文件的總頁數(shù)，直接錄入。13、備注：注釋卷內(nèi)文件需補充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。二、檔案著錄規(guī)范二、文書檔案卷內(nèi)目錄：（適用于傳統(tǒng)方式組卷的文書檔案）1、略。2、頁號：為文件所在首頁張頁號，3位數(shù)字，不足前面添“0”占位。3、檔號(文件級)：全宗號-目錄號-案卷號-頁號.4、卷內(nèi)順序號：2位數(shù)字，不足添“0”占位，以卷內(nèi)文件排列先后順次編寫的序號。一、檔案著錄規(guī)范5、文件編號：由發(fā)文代字+年度+序號三項組成，例如：鞍檔發(fā)［2003］4號。6、題名（文件級）：即文件標題，最大長度為60個漢字。會議記錄標應(yīng)自擬題名，并外加[]。7、文件所涉人名：涉及任免、獎勵、處分、審查、其它（工資表、錄用）等人名全部錄入。二、檔案著錄規(guī)范8、責任者：文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，最大長度為25個漢字。責任者應(yīng)按文件錄全稱。9、文件形成時間：即文件的落款時間。8位數(shù)字，不足添“0”占位。10、密級：未滿30年的檔案，按文件原有密級選擇著錄，無密級的不標注。二、檔案著錄規(guī)范11、控制標識：（1）會議記錄為“控制A”；涉及人的審查、處分為“控制B”；黨員和干部報表、統(tǒng)計數(shù)字、歷次政治運動、本單位不宜對外公開的檔案標注“控制C”。（2）未滿30年，標“控制”。（3）已滿30年的檔案無密級又不屬于控制A、B、C的標“公開”。12、附件：錄入所附帶文件題名。二、檔案著錄規(guī)范三、文書檔案歸檔文件目錄（適用于新方法整理的文書檔案）1、全宗號：4位數(shù)碼，例E036。2、目錄號：2位數(shù)字，不足添“0”。3、檔號：全宗號－保管期限代碼-年度－盒號-件號4、保管期限：著錄或選擇“永久”、“長期”、“短期”、“30年”、“10年”。5、保管期限代碼：著錄或選擇“Y(永久)”、“C(長期)”、“D(短期)、30（30年）、10（10年），與保管期限相對應(yīng)”。二、檔案著錄規(guī)范6、分類號：按問題組卷分類的單位，分類號用2位數(shù)字表示，例如：黨群01、行政02、業(yè)務(wù)03；按機構(gòu)組卷分類的單位，分類號用3位數(shù)字表示，例如：辦公室001、業(yè)務(wù)處002、教育處003等。7、分類名稱：是指分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱，與分類號對應(yīng)。不分機構(gòu)（問題）的立檔單位此項可空。二、檔案著錄規(guī)范8、件號：4位數(shù)字，不足填“0”占位。在分類的最低一級類目內(nèi)，按文件排列從“0001”開始標注，逐件流水編號。類目與類目之間件號不連編。9、盒號：5位數(shù)字，不足填“0”占位。同一保管期限的歸檔文件從“00001”開始編制一個流水號，按“永久”、“長期”、“短期、30年、10年”形成5個流水盒號。10、頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。二、檔案著錄規(guī)范四、照片檔案新規(guī)則目錄：（適用于按《鞍山市〈照片檔案管理規(guī)范〉實施細則》整理的照片檔案）1、冊號：在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊的順序編號。用3位數(shù)字表示，不足添“0”占位。2、張?zhí)枺赫掌谝粋€保管期限下的流水編號。用5位數(shù)字表示，不足添“0”占位。二、檔案著錄規(guī)范6、責任者：檔案責任單位。7、作者：指照片拍攝者，一般填寫個人，必要時可加寫單位。8、時間：照片的拍攝時間，8位數(shù)字。例如：19980102，時間不詳時用數(shù)字“0”表示。9、地點：照片的拍攝地點。據(jù)實著錄。10、密級：按原有密級選擇著錄，例如：秘密，機密，絕密。無密級的不標注。11、控制標識：分為開放、控制兩種。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準

（一）優(yōu)先數(shù)字化對象的確定原則1、社會利用價值較高2、開放檔案3、特色檔案（二）數(shù)字化范圍各種載體的永久和長期檔案，30年檔案。 三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準（三）檔案整理（2）

1、檔案實體整理剔除重份文件，重新編寫卷內(nèi)文件頁碼.2、拆除裝訂物去除影響掃描工作的裝訂物，保證掃描的順序。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準

3、檔案修復(fù)破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案。4、裝訂針對傳統(tǒng)組卷形成的檔案。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準（四）紙質(zhì)檔案數(shù)字化

1、掃描設(shè)備(3)零邊距掃描儀：不適合拆卷，案卷質(zhì)量較差的檔案。虹光零邊距FB6350EA3，F(xiàn)BH2200EA4平板掃描儀：紙張狀況較差，過薄、過軟或超厚的檔案。高速掃描儀：紙張狀況好的檔案。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準2、檔案掃描（1）掃描方式：平板或高速（2）掃描存儲：彩色掃描，JPEG格式存儲。

（3）分辨率：200dpi。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準3、文件存儲及命名方式(8.1.4.2.1)（1）文書傳統(tǒng)方式組卷文件夾命名為：全宗號/全宗號-目錄號/全宗號-目錄號-案卷號例如：0005/0005-01/0005-01-001。每份原文的命名規(guī)則為：全宗號-目錄號-案卷號-頁號-流水號例如：0005-01-001-001-001。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準（2）實施的《歸檔文件整理規(guī)則》立卷的檔案文件夾命名為：全宗號/全宗號-保管期限代碼/全宗號-保管期限代碼-盒號例如：0051/0051-Y/0051-Y-00001每份原文的命名規(guī)則：全宗號-保管期限代碼-年度-盒號-件號-流水號例如：0051-Y-2010-00001-0001-001保管期限代碼：Y（永久）、C（長期）、D（短期）、30（30年）、10（10年）三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準4、掃描過程：使用ACDSEE9或10軟件(1)在獲取中選擇“從掃描儀”。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準(2)事先安裝掃描驅(qū)動軟件，選擇“掃描儀”設(shè)備→“下一步”三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準（2）選擇“為每個掃描文檔建立圖像文件”輸出文件格式“jpg(jpeg)”→“下一步”三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準（3）“文件名稱模板”→“編輯”→輸入掃描文件名，以文書檔案傳統(tǒng)方式為例：“全宗號—目錄號—案卷號—頁號—流水號”，輸入：0003-23-419-001-###，（“###”表示通過軟件自動生成的流水號），確定→“開始編號于”設(shè)置為1→“建立子文件夾”項為空白→“瀏覽”，掃描文件所在的文件夾→“下一步”三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準（4）圖像掃描→彩色正面分辯率(dpi)：200亮度：－10到0，對比度：10－20三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準5、圖像處理（4.2）圖像掃描完成后，使用ACDSEE9相片管理器處理掃描后圖片。質(zhì)量檢查、糾偏、去污、裁邊處理。

6、根據(jù)“卷內(nèi)目錄”，更改“掃描頁號”。三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準（五）照片檔案數(shù)字化（5）1、掃描要求：能夠按原件1：1比例還原

2、掃描色彩模式：黑白照片－灰度，彩色照片－彩色。3、分辨率：300dpi。4、圖像處理：檢查、補掃、裁邊5、存儲格式：TIFF三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準6、文件存儲及命名方式（5.2.2）（1）照片檔案傳統(tǒng)方式組卷文件夾命名及層次結(jié)構(gòu)為：全宗號/全宗號-目錄號/全宗號-目錄號-案卷號例如：0131/0131-01/0131-01-005每份原文的命名規(guī)則為：全宗號-目錄號-案卷號-照片號例如：0131-01-005-001三、檔案數(shù)字化技術(shù)標準(2)照片新規(guī)則整理方式文件夾命名及層次結(jié)構(gòu)為：全宗號/全宗號-保管期限代碼/全宗號-保管期限代碼-冊號例如：0131/0131-Y/0131-Y-005每份原文的命名規(guī)則：全宗號-保管期限代碼-冊號-張?zhí)柪纾?131-Y-005-00001四、電子檔案備份體系建設(shè)（一）工作內(nèi)容1、檔案原文存儲刻錄2、音像檔案原文采集刻錄（二）工作步驟及技術(shù)要求1、硬件準備工作：配備一臺微機，一臺光盤刻錄機，配備一個1T大容量硬盤，一個500G移動硬盤。2、檔案原文分類整理：按照每張光盤4.2G的刻錄容量，按照光盤刻錄順序分別建文件夾，重新排列和拷貝檔案原文。四、電子檔案備份體系建設(shè)3、制作光盤目錄數(shù)據(jù)文