長沙新途北大青鳥領導差旅服務方案設計畢業(yè)設計說明書

長沙新途·北大青鳥領導差旅服務方案設計說明書摘要為規(guī)范學校領導外出公務期間的考勤及所發(fā)生差旅費用的管理完善學校出差管理制度，特制定本方案設計。本方案設計從背景情況、設計的原則、總體思路、過程、方法、設計的要點、擬解決的問題及效果評估等方面對此方案進行了設計。主要采用了文獻法、訪談法、觀察法、比較法、歸納分析法，期望本方案能夠為全校領導差旅活動提供規(guī)范的服務?！娟P鍵詞】領導；差旅服務；方案設計目錄1.緒論··········································32.企業(yè)背景······································33.方案設計背景··································34.設計原則······································45.設計總體思路··································46.設計過程······································47.方案設計主要方法······························57.1文獻法··········································57.2觀察法··········································57.3比較法··········································57.4歸納分析法······································58．方案設計要點································58.1差旅前的準備····································58.2制定差旅計劃····································68.3制定日程表······································68.4報銷差旅費······································68.5組織安排學習····································79.擬解決的主要問題·····························710.效果評估····································711.結論········································7參考文獻········································9致謝············································10附錄············································111.緒論長沙新途·北大青鳥自成立以來領導層每年遠途出差2次，近距離出差3-4次，但截止到目前，公司依舊沒有針對領導層出差的文件，都是花多少報多少，沒有制度來規(guī)范，導致出現(xiàn)一些鋪張浪費的現(xiàn)象。為了完成本選題，我進行了大量的調(diào)查研究，從企業(yè)背景、方案設計背景、方案設計的原則、過程、主要方法、擬解決的問題、方案要點、效果評估等方面入手，從而完成方案設計。本方案旨在完善新途的差旅制度，使新途制度更加規(guī)范，節(jié)約經(jīng)濟成本。2.企業(yè)背景北大青鳥是北京大學旗下的專門學習軟件開發(fā)的學校。從1999年開始辦學，到目前為止畢業(yè)學員已超過80萬人，已經(jīng)成為中國最大的計算機培訓機構，在全國80多個城市擁有200多個校區(qū)。長沙新途校區(qū)位于中國第十三個經(jīng)濟開發(fā)區(qū)——長沙麓谷，給學員提供技能+學歷+就業(yè)/創(chuàng)業(yè)多重保障的學習。新途校區(qū)屬于北大青鳥總部直屬校區(qū)，擁有獨立的校園環(huán)境，是湖南省唯一一家擁有教育局認證資質(zhì)的校區(qū)。3.方案設計背景長沙新途北大青鳥處于起步階段，各方面制度都在不斷完善，目前對領導差旅服務沒有制定明確的制度，而每年各部門主管及以上人員都要定期前往北京總部進行培訓學習，去了解總部的最新資訊，以促進新途中心的發(fā)展。除了去總部學習，總部也會不定期派人來湖南省其他中心進行培訓，這類培訓各部門主管及以上人員都是要參加的。俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。新途中心目前沒有相關的領導差旅文件規(guī)定，可能會導致領導層出差前后工作無法協(xié)調(diào)，所以目前新途中心需要一個完整的制度來對領導出差服務進行規(guī)范。4.設計原則4.1針對性：此方案以北大青鳥體系培訓計劃為基礎，根據(jù)新途中心主管級以上人員進行設計。4.2規(guī)范性：參考《辦公室實務》一書中差旅制度的內(nèi)容及公司有關規(guī)章制度，制定規(guī)范的流程來為領導差旅提供服務。4.3可操作性：差旅服務方案從領導差旅的準備、計劃、日程表及差旅報銷等方面進行設計，為領導出行提供一個切實適用的可行性操作方案。4.4效益性：出差前做好差旅計劃，能夠節(jié)約領導的時間成本，并且可以節(jié)約一定的經(jīng)濟成本。5.設計的總體思路實施新制度確定方案設計選題實施新制度確定方案設計選題收集反饋信息并加以改正收集反饋信息并加以改正擬定新方案設計收集現(xiàn)有差旅制度擬定新方案設計收集現(xiàn)有差旅制度整理、構思與設計了解目前差旅狀況整理、構思與設計了解目前差旅狀況6.設計過程與主管溝通，收集之前的差旅制度等相關資料。2016年1月5日，和渠道主管進行了一次溝通，并查閱了渠道部門的差旅制度，制度內(nèi)容非常簡單，相當于一個報銷制度規(guī)范加上相關注意事項，而且渠道主管和普通渠道專員用的是同一個制度。這樣的制度實施起來會有很多的不足，很有必要制定一個完善的領導差旅服務制度，為領導層差旅活動提供服務。2、與相關領導溝通，了解目前單位差旅制度實施情況。2016年1月15日，經(jīng)過一段時間的整理，理順了自己的思路，并且將自己的想法和行政主管進行了溝通。溝通中了解到，整個公司除了渠道部，其他部門都沒有規(guī)范差旅活動的制度。行政主管很支持本人將領導差旅服務形成一個規(guī)范的制度。3、結合單位實際情況，完成畢業(yè)設計方案。2016年1月20，整理收集好的資料，結合公司目前的情況，對自己選題的目的、任務、設計思路等方面進行整理，完成畢業(yè)設計方案。4、完成并實施單位差旅新制度；通過前期的觀察以及和相關領導的交流，對公司目前的差旅情況有了了解，2016年3月1日，開始查閱相關書籍，明確制定差旅服務方案的思路。此方案主要參考了《辦公室實務》中的差旅服務模塊、北大青鳥歷年培訓計劃等材料。5、完成單位領導差旅服務方案及畢業(yè)設計說明書。2016年4月4日，完成了領導差旅服務方案，并開始畢業(yè)設計說明書的寫作。領導差旅服務方案目前正在公司試實施，近期沒有各部門領導出差需求，所以制度的相關規(guī)定還沒有得到反饋信息。在制度正式實行之后，第一時間與負責人及出差領導聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)制度存在的不足，并及時做好完善制度。7.方案設計主要方法7.1文獻法：上網(wǎng)查找北大青鳥歷年培訓計劃進行參考；7.2觀察法：觀察實習期間各部門主管及以上人員出差情況作為參考；7.3訪談法：與行政主管溝通，了解目前領導出差情況，以及確定領導差旅服務的負責人；7.4比較法：與市場部普通員工的差旅制度進行對比，制定領導層的差旅服務制度；7.4歸納分析法：將收集好的資料分類整理，分析并制定適合新途的領導差旅服務方案。8.方案設計要點8.1差旅前的準備接到相關領導出差的通知后，根據(jù)出差領導的個人特點及出差內(nèi)容、地點進行準備。如：選擇交通方式、預定房間、準備文件資料等。行政在準備的過程中應制定兩套以上的方案供領導選擇。8.2制定差旅計劃差旅計劃是出差領導能否順利完成工作任務的重要前提，根據(jù)公司差旅費用、交通、住宿標準的有關規(guī)定，制定出詳細的差旅計劃。差旅計劃應包括以下內(nèi)容：項目內(nèi)容時間（出發(fā)、返回的時間，公務活動時間，就餐時間，休息時間）地點（差旅地道地點，公務活動地點，食宿地點）交通工具（出發(fā)、返回及公務活動期間使用的交通工具）具體事項（公務活動的具體內(nèi)容，如：培訓、會議、交流等，并標明每一項活動的預算經(jīng)費）備注（記錄相關注意事項，如相關資料、文件，當?shù)靥鞖?，當?shù)芈?lián)系人等）制定好計劃之后應及時和領導溝通，對相應細節(jié)進行調(diào)整。8.3制定日程表行政部安排完訂票、訂房的工作后，就應著手制定日程表。日程表中的主要項目內(nèi)容應該要比差旅計劃更詳細，按照時間順序編排，調(diào)理應分明。時間安排不能過緊或過松，要考慮領導的實際情況，時間上要留有余地。長沙—某地××××年×月×日—×月×日×月×日星期×上午×時×××××（行程及注意事項）×時××××××時×××××下午×時××××××時×××××此表格需明確具體時間、具體事項及注意事項等內(nèi)容，讓領導對行程一目了然。8.4報銷差旅費領導出差回來后，行政部要代替領導報銷差旅費用。行政人員應將領導所有出差票據(jù)整理好，按財務部制定的單據(jù)格式填好，將所有單據(jù)按財務部的規(guī)定貼在出差報銷單后面。然后將報銷單上交領導簽字，再由財務部門審核簽字。報銷時按照出差錢預借金額和出差發(fā)生的實際費用的差額，多退少補。8.5組織安排學習領導出差回來后，行政部應主動和領導交流，詢問是否需要向領導所在部門其他成員傳達相關信息。若需要，行政部應組織安排相關人員進行培訓、學習。9.擬解決的主要問題中心目前沒有擬定差旅服務制度，希望這套方案能夠為領導差旅提供良好的服務，并解決下列問題：領導差旅流程的規(guī)范性；領導出差前后工作的銜接；差旅過程的時間、經(jīng)濟成本控制。10.效果評估通過實施本差旅服務方案，預期能真正解決領導差旅服務工作中存在的問題，規(guī)范差旅制度，解決領導差旅前后及差旅過程中的后顧之憂，能夠從領導層面樹立新途中心的公眾形象，展現(xiàn)新途中心管理的規(guī)范性，從而提高新途中心的美譽度，為招生工作奠定一定的基礎。除此之外，還希望達到下列效果：節(jié)約新途中心5%的差旅成本；提高新途中心的領導差旅活動效率。為做好效果評估工作，擬采用觀察法、訪談法、目標管理法等進行評估。此差旅制度完成后，在新途中心試擬實施一個季度，總結歸納出存在的不足，再做出針對性的調(diào)整。11.結論本方案為長沙新途北大青鳥建立了一個相對較為完善的領導差旅服務制度，將在一定程度上實現(xiàn)差旅制度的規(guī)范性。新途目前還處于發(fā)展階段，還有很多細節(jié)的地方?jīng)]有做得很完善，所以非常有必要制定相應的文件，來規(guī)范員工的行為。本制度主要是針對領導層設計的，身邊的領導都做好了，制度也規(guī)范了，員工自然而然也會去規(guī)范自身的行為。當然，制度暫時還未真實實施，在實施的過程中可能會出現(xiàn)相關人員不配合的現(xiàn)象，這還需要前期進行相應的溝通協(xié)調(diào)。參考文獻[1]黃海.辦公室實務，電子工業(yè)出版社.2012.[2]北大青鳥總部培訓計劃.[3]北大青鳥新途中心領導人員結構.[4]北大青鳥新途中心財務報賬制度.致謝這次方案設計，相當于我學生時代的最后一次作業(yè)。感謝我的指導老師黃海老師。從還沒出學校開始，就一直給我鼓勵。不管多忙，都會及時回復消息，甚至春節(jié)假期都在為我們修改畢業(yè)設計方案，因為我是在春節(jié)期間收到黃老師發(fā)過來的畢業(yè)設計修改稿的。當然，還有授予我知識讓我成長的其他的各位老師。在我入職前，市場部及咨詢部人員剛出差回來，所以我錯過了一個感受新途目前出差狀況的機會。本來安排我1月份隨市場人員出差一次，由于時間緊迫，我本職工作的培訓任務還很多，所以又沒有出差的機會。錯失了兩次體驗的機會，所以在這之后和同事之間交流，我總是會有意無意的去詢問之前這里相關的出差的事情，同事們也都很耐心的告訴我。很感謝同事們給我提供的一下資料，尤其是市場部主管肖主任，當知道我的畢業(yè)選題和差旅有關的時候，第一時間把市場部最近的差旅情況發(fā)給了我。入職以來，不斷的培訓，然后開始接新量，春季班招生，回訪，再加上中心內(nèi)部的一系列事情，我們部門一共7個人，都忙得暈頭轉(zhuǎn)向了，同事們知道我還有學校的事情要處理，幫我處理了不少工作上的事情。雖然從一開始到這里很不適應，同事們的寬容、理解和幫助，讓我在短時間內(nèi)成長了很多。很慶幸剛?cè)肼殘龅牡谝环莨ぷ骶陀龅搅诉@么優(yōu)秀的團隊，不管是什么情況都相互協(xié)作。感謝，感恩。附錄1：《畢業(yè)設計任務書》畢業(yè)設計任務書學院文化傳播學院專業(yè)文秘班級1331學生姓名徐小潔學號1324023107指導教師(學校/企業(yè))黃海黃丹畢業(yè)設計題目長沙新途·北大青鳥領導差旅服務方案畢業(yè)設計類型方案設計設計目標通過本次畢業(yè)設計，修訂長沙新途·北大青鳥的差旅制度，完成領導差旅服務方案，一步完善實習單位的管理制度。主要任務收集實習單位差旅制度等相關資料；2、了解機構目前出差情況；3、擬訂畢業(yè)設計方案；4、擬定單位差旅新制度，與之前制度進行對比；5、通過實施新制度，找出解決的問題；6、完成單位領導差旅服務方案及畢業(yè)設計說明書。實現(xiàn)步驟和方法1、與主管溝通，收集之前的差旅制度等相關資料；文獻法、訪談法。2、與相關領導溝通，了解目前單位差旅制度實施情況；訪談法。3、結合單位實際情況，完成畢業(yè)設計方案；觀察法、文獻法。4、完成并實施單位差旅新制度；比較法、歸納分析法。5、完成單位領導差旅服務方案及畢業(yè)設計說明書；綜合法、歸納分析法。四、時間安排序號任務開始時間結束時間階段成果1收集原本差旅制度2015.12.302016.01.052016.01.04收集完畢2了解目前出差情況2016.01.072016.01.20制度實施狀況3對服務方案進行設計2016.01.252016.02.25完成畢業(yè)設計方案4完成新制度2016.02.272016.02.29完成新制度5與之前制度進行對比2016.03.022016.03.10調(diào)整差旅制度6實施新制度2016.03.152016.04.15發(fā)現(xiàn)存在的問題7完成畢業(yè)設計2016.04.162016.04.25服務方案及設計說明書五、預期成果1、2016.2.25完成畢業(yè)設計方案2、2016.3.25完成畢業(yè)設計說明書3、2016.4.25成果報告書指導教師簽名(學校/企業(yè))年月日教研室審核年月日注：本表一式兩份，一份院部留存，一份發(fā)學生教務處制附錄2：《畢業(yè)設計方案》畢業(yè)設計方案學院文化傳播學院專業(yè)文秘班級1331學生姓名徐小潔學號1324023107指導教師(學校/企業(yè))黃海黃丹畢業(yè)設計題目長沙新途·北大青鳥領導差旅服務方案畢業(yè)設計類型方案設計一、選題的依據(jù)與意義長沙新途·北大青鳥為北大青鳥APTECH湖南分中心之一，為及時了解總部的最新資訊,中心各部門負責人需按時參加北大青鳥總部培訓。目前長沙新途·北大青鳥的差旅制度僅針對市場人員，領導差旅并無完善的制度，因此需要有一個制度規(guī)范，做到出差規(guī)范化，為新途中心節(jié)省時間、經(jīng)濟成本。二、目標和任務通過本次畢業(yè)設計，修訂長沙新途·北大青鳥的差旅制度，完成領導差旅服務方案，進一步完善實習單位的管理制度。為中心各領導出差節(jié)省成本實現(xiàn)新途中心差旅制度的規(guī)范化。三、設計思路用文獻法和訪談法，收集新途中心現(xiàn)有的差旅制度。用訪談法了解新途中心目前差旅制度的事實情況。用觀察法和文獻法，完成新方案的設計。用比較法和歸納分析法，實施中心差旅新制度，并最終完成畢業(yè)設計方案和畢業(yè)設計說明書。技術路線1.收集現(xiàn)有差旅制度文件（文獻法、訪談法）2.了解出差現(xiàn)狀、現(xiàn)有制度的作用（觀察法、訪談法）3.設計新方案（參考國家標準、北大青鳥總部標準、新途教育集團標準）4.修改新方案（學校指導老師修改、新途中心指導老師修改）五、工具設備要求1.計算機2.office辦公軟件技術規(guī)范1.國家差旅制度相關細則2.北大青鳥總部差旅制度3.新途教育集團差旅制度七、時間安排序號任務開始時間結束時間階段成果1收集原本差旅制度2015.12.302016.01.052016.01.04收集完畢2了解目前出差情況2016.01.072016.01.20制度實施狀況3對服務方案進行設計2016.01.252016.02.25完成畢業(yè)設計方案4完成新制度2016.02.272016.02.29完成新制度5與之前制度進行對比2016.03.022016.03.10調(diào)整差旅制度6實施新制度2016.03.152016.04.15發(fā)現(xiàn)存在的問題7完成畢業(yè)設計2016.04.162016.04.25服務方案及設計說明書預期成果1、畢業(yè)設計方案2、畢業(yè)設計說明書3、成果報告書指導教師建議畢業(yè)設計選題可行，目標和任務很明確，設計思路較清晰，但選題的依據(jù)還要更充分的說明清楚。指導教師簽名(學校/企業(yè)):年月日注：本表一式兩份，一份院部留存，一份存學生檔案。教務處制附錄3：《畢業(yè)設計作品》長沙新途·北大青鳥領導差旅服務方案長沙新途·北大青鳥作為北京阿博泰克北大青鳥信息技術有限公司長沙分中心之一，主管級以上領導需經(jīng)常出差。無論是長期還是短期出差，每次出差前，行政部都要提前為出差領導做好相關的準備。為使領導出差前能減輕工作負擔，并能保證出差任務的順利完成，規(guī)范公司領導差旅服務工作的相關規(guī)章制度，特擬此服務方案如下。領導差旅情況我校涉及差旅活動的部門有校辦、校企合作部、咨詢部，各部門主管基本情況如下：部門職務姓名性別年齡出差時間出差地點校辦董事長曾穩(wěn)男294月、12月北京校辦校長黃文廣男38不定北京就業(yè)部主管吳小芳男24不定北京咨詢部主管黃丹女284月、11月北京、長沙二、行政部相關工作職責行政部主要負責人事招聘、新員工入職手續(xù)、日?？记?、管理辦公物品、領導差旅服務、組織大型活動及會議等事務。行政部相關人員基本情況如下：姓名職務性別年齡備注歐建鵬行政主管男29黃娟行政專員女25曾麗行政專員女24領導的差旅服務工作主要由黃娟負責，曾麗協(xié)助。三、領導差旅服務內(nèi)容（一）差旅前的準備工作1、選擇交通工具，預定車票。在接到相關領導出差的通知后，行政部應及時按照差旅交通費用標準預定交通工具，預定之后要及時確認和取票，取票后要認真核對姓名及車次。2、預定房間。安排房間除了按照差旅住宿標準，還應及時和相關領導交流。在標準范圍內(nèi)，應最大限度的滿足出差領導的要求。3、準備相關文件資料。臨行前行政部應列出所需文件清單，請出差領導過目，避免遺漏。一般需攜帶的文件：名片、本中心資料、筆記本、活動日程表等。文件清單模板如下：文件名稱數(shù)量備注如：名片40第一次培訓會議給各中心XX部主管4、預支差旅費。行政部在領導出差前需在財務處申請預支差旅費。差旅費包括往返及當?shù)亟煌ㄙM、住宿費、餐費等，一般以現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬方式預支。（見附件1）制定差旅計劃差旅計劃是出差領導能否順利完成工作任務的重要前提，根據(jù)公司差旅費用、交通、住宿標準的有關規(guī)定，制定出詳細的差旅計劃。差旅計劃應包括以下內(nèi)容：項目內(nèi)容時間（出發(fā)、返回的時間，公務活動時間，就餐時間，休息時間）地點（差旅地道地點，公務活動地點，食宿地點）交通工具（出發(fā)、返回及公務活動期間使用的交通工具）具體事項（公務活動的具體內(nèi)容，如：培訓、會議、交流等，并標明每一項活動的預算經(jīng)費）備注（記錄相關注意事項，如相關資料、文件，當?shù)靥鞖猓數(shù)芈?lián)系人等）制定日程表行政部安排完訂票、訂房的工作后，就應著手制定日程表。日程表中的主要項目內(nèi)容應該要比差旅計劃更詳細，按照時間順序編排，調(diào)理應分明。時間安排不能過緊或過松，要考慮領導的實際情況，時間上要留有余地。長沙—某地××××年×月×日—×月×日×月×日星期×上午×時×××××（行程及注意事項）×時××××××時×××××下午×時××××××時×××××（四）報銷差旅費領導出差回來后，行政部要代替領導報銷差旅費用。行政人員應將領導所有出差票據(jù)整理好，按財務部制定的單據(jù)格式填好，將所有單據(jù)按財務部的規(guī)定貼在出差報銷單后面。然后將報銷單上交領導簽字，再由財務部門審核簽字。報銷時按照出差錢預借金額和出差發(fā)生的實際費用的差額，多退少補。（見附件2）出差人申請財務審核行政部核對出差人申請財務審核行政部核對三日內(nèi)結清費用財務復核校長簽字三日內(nèi)結清費用財務復核校長簽字（五）組織安排學習領導出差回來后，行政部應主動和領導交流，詢問是否需要向領導所在部門其他成員傳達相關信息。若需要，行政部應組織安排相關人員進行培訓、學習。做好領導差旅服務的工作要求1、明確崗位職責，尊重領導意圖，熟悉單位出差規(guī)定；2、了解差旅地交通、賓客環(huán)境及差旅線路情況；3、制定詳細的差旅計劃，協(xié)助領導做好差旅報賬事宜。4、差旅服務工作認真負責，嚴謹細致。附件：1.《長沙新途·北大青鳥差旅費用標準》2.《長沙新途·北大青鳥差旅報銷標準》長沙新途·北大青鳥2016年3月5日附件1：長沙新途·北大青鳥差旅費用標準為規(guī)范長沙新途·北大青鳥各員工出差消費情況，特制定此費用標準如下：標準（一）類別住宿備注北京、上海、深圳每天費用標準省級城市每天費用標準住地區(qū)級城市每天費用標準縣級城市1、公司特別安排的活動除外2、對方招待的，公司不予報銷；3、兩名同性別員工到同一地出差的，住宿費只按一人標準報銷董事長不限校長視情況而定副校長600元500元400元300元部門經(jīng)理/主任400元300元200元150元標準（二）類別北京、上海、深圳每天費用標準省級城市每天費用標準地區(qū)級及以下城市每天費用標準備注伙食市內(nèi)交通伙食市內(nèi)交通伙食市內(nèi)交通出差乘坐火車或汽車晚上住宿在車上的，按此標準進行補貼，不計住宿費用。（指火車或汽車到達時間在零晨5:00以后到達出差目的地）董事長不限校長視情況而定副校長120元100元80元部門經(jīng)理/主任70元50元40元長沙新途·北大青鳥2014年10月27日附件2