第十組：國際電子文件管理前沿進展

張正強

管理前沿進展

國際電子文件

張正強其人管理要求與責任云計算工作過程分析管理需求體系資源體系、利用體系及安全體系建設實際應用其他張正強其人張正強主講《電子文件長久保存基本要求體系的建立》出生年月：不詳籍貫：不詳學歷：不詳目前就職：南京政治學院上海校區(qū)軍事信息管理系《保護數(shù)字遺產憲章》2003年導言中：無論何種形式遺產的消逝都是全人類遺產的損失。如果不著手解決目前所面臨的有關威脅，數(shù)字遺產將會迅速丟失，而且不可避免。第九條寫到：所有地區(qū)、國家和社區(qū)的數(shù)字遺產都應得到保存和加以利用，作為國家遺產保護政策的一項主要內容，檔案立法和檔案館都應包括數(shù)字遺產。《檔案共同宣言》2011年該宣言中指出：檔案是行政管理、文化與思維活動的唯一可靠證據(jù)，檔案全面地記錄了人類活動的各個領域，檔案的生成形式多種多樣，包括紙質、電子、聲像及其他類型，因此，要以正確的方式管理和保護檔案，以保證其真實性、可靠性、完整性和可用性。管理要求和責任方面云計算環(huán)境下的電子文件管理美國：1、2009年5月14日美國國家標準與技術局專門發(fā)布了“云計算工作定義”的標準草案。2、2011年2月8日，美國正式頒布了《美國政府云計算戰(zhàn)略》。3、2011年9月，美國國家標準與技術局正式頒布了美國國家標準《NIST-SP800-145云計算定義》。4、2011年11月美國國家標準與技術局又發(fā)布了《美國政府云計算技術路線圖》標準草案，提出了美國政府從2012年至2017年的云計算發(fā)展規(guī)劃。英國：1、2011年3月正式發(fā)布了《英國政府信息與通信技術戰(zhàn)略》，實施云計算規(guī)劃。2、2011年11月10日，英國政府正式頒布了《英國政府云計算戰(zhàn)略》,強調政府實施云計算戰(zhàn)略要求采用新的方法和新的工作流程。澳大利亞：2011年4月發(fā)布《澳大利亞政府信息與通信技術使用戰(zhàn)略視圖（草案）》和《澳大利亞政府云計算戰(zhàn)略指導文件》，指出：云計算已深刻影響到政府所使用的信息與通信技術，政府及其各機構將在保證其資金與安全的情況下采用云計算。中國2008年推出無錫云計算中心計劃。2009年北京推出了“北京云計劃”。2010年山東省推出“山東省云計算公共服務平臺”。2011年10月18日，我國工業(yè)和信息化部和國家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)了《關于做好云計算服務創(chuàng)新發(fā)展試點示范工作的通知》，確定在北京、上海等5個城市先行開展云計算服務創(chuàng)新發(fā)展試點示范工作。2012年我國專門設立了約15億元的云計算專項基金，主要用于支持5大云計算示范城市的示范項目?？梢灶A見，云計算將與我國國家創(chuàng)新型城市建設相結合，與現(xiàn)有數(shù)據(jù)中心相結合，為我國提升信息化水平提供有力的支撐世界各國應對云計算的電子文件管理2010年5月，美國國家檔案館發(fā)布了《云計算環(huán)境中文件管理指南》，該指南專門針對美國各文件/檔案機構采用云計算技術日益增多的情況下發(fā)布的，目的是引導美國文件/檔案機構正確應用云計算。2010年7月，澳大利亞檔案與文件協(xié)會和新西蘭檔案與文件協(xié)會共同發(fā)布了《云計算環(huán)境下文件風險管理指南》，目的是為澳大利亞和新西蘭的文件/檔案管理機構如何在云計算環(huán)境下對電子文件實施正確的管理以保證電子文件的憑證價值提供指南。2010年8月26日，英國國家檔案與文件協(xié)會發(fā)布了《云計算指南》，以指導各文件/檔案機構合理、正確評估云計算服務及建立云計算策略，并為文件/檔案機構提供其所需的、專門在云計算環(huán)境下管理電子文件的要求與指南。工作過程分析國際標準化組織信息與文獻技術委員會于2008年專門頒布了國際標準《ISO/TR26122:2008信息與文獻－文件過程分析》。該標準從電子的文件創(chuàng)建、捕獲和控制的角度提供了工作過程分析的指南，規(guī)定了工作過程的分析方法：職能分析（將職能分解為工作過程）和順序分析（對業(yè)務處置流程的分析）。任務：確定電子文件的形成、捕獲與控制的管理要求，確保組織機構的電子文件在其業(yè)務系統(tǒng)中得到完整的創(chuàng)建、捕獲和控制。

具體用途：（1）為建立電子文件創(chuàng)建需求提供明確的分析方法，為工作進行過程中電子文件的自動捕獲和管理創(chuàng)造條件；（2）將電子文件與業(yè)務背景關聯(lián)起來，以便于對電子文件進行邏輯組織和聚類，確保工作過程中電子文件產生的完整性，并使其能夠得到有效的檢索、保管和處置。需求體系方面2010年7月，美國國家檔案館公布了《電子文件檔案館的需求體系文件》。功能需求有：（1）文件管理需求；（2）文件長久保存需求；（3）檔案數(shù)據(jù)存貯需求；（4）系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)安全需求；（5）文件捕獲需求；（6）文件利用需求；（7）用戶需求；（8）系統(tǒng)運行管理需求。2011年12月，歐洲委員會發(fā)布了《2010文件系統(tǒng)模塊化需求體系》，該需求體系是歐盟的標準，所以具有規(guī)范歐盟電子文件管理的作用與意義。目的就是為電子文件系統(tǒng)的建立及更新提供一套完整的、簡潔的、易于理解的需求模塊集。主要需求有：（1）文件系統(tǒng)需求；（2）用戶需求；（3）用戶角色需求；（4）分類需求；（5）文件需求；（6）元數(shù)據(jù)需求；（7）文件保管期限表需求；（8）文件處置控制需求；（9）檢索利用需求；（10）文件輸出需求。2007年5月，美國國防部《DoD5015.2-STD電子文件管理軟件應用系統(tǒng)設計標準》正式頒布。該標準的構成部分主要由：總則、強制性功能需求、密級文件管理、針對隱私法和信息公開的檔案管理、電子文件移交、選擇性功能等六部分構成。其排列順序及相互聯(lián)系如下：美國國防部第三版《電子文件管理標準》———電子文件管理總則———電子文件管理強制性功能需求———密級電子文件管理需求———遵從隱私法案和信息自由法案的電子文件管理需求———電子文件移交需求———電子文件管理選擇性功能需求國際標準化組織信息與文獻技術委員會檔案/文件管理分技術委員會（SO/TC46/SC11）中國國家標準化管理委員會標準信息中心2001年：《ISO15489-1:2001信息與文獻文件管理第1部分：通則》2006年：《ISO23081-1:2006信息與文件－文件管理處置－文件元數(shù)據(jù)－第一部分：原則》2009年：《ISO23081-2:2009信息與文獻－文件管理元數(shù)據(jù)－第2部分：概念與實施問題》2011年：《ISO23081-3:2011信息與文獻－文件管理元數(shù)據(jù)－第3部分：自評估方法》2010年：《ISO/TR13028：2010信息與文獻文件數(shù)字化實施指南》2011年：《GB/T26162.1-2010信息與文獻文件管理第1部分：通則》《GB/T26163.1-2010信息與文獻－文件管理過程－文件元數(shù)據(jù)－第1部分：原則》正在制定……正在制定……

資源體系利用體系的建設1998年，美國檔案工作者學會制定并公布的《檔案編碼著錄（EncodedArchivalDescription(EAD)》標準。2000年，頒布的《國際標準———檔案著錄規(guī)則（總則）（GeneralInternationalStandardArchivalDescription（ISAD（G）））》2006年，美國檔案工作者學會起草了《檔案背景信息編碼著錄規(guī)則（EncodedArchivalContext（EAC-CPF））》2003年6月至2004年8月，英國《英國檔案主題詞表UKArchivalThesaurus（UKAT））》2005年9月，澳大利亞檔案館發(fā)布可供網(wǎng)上交互式查詢的《澳大利亞政府交互式職能主題詞表（AustralianGovernments’InteractiveFunc－tionThesuarus（AGIFT））》中國檔案界在20世紀90年代，編制出《中國檔案主題詞表》很有效的檢索工具標準。目前電子文件管理在著錄方面被全世界廣泛采用的標準。在《國標標準－檔案機構、人員與家族規(guī)范記錄著錄規(guī)則（ISAAR-CPF）》的基礎上專門針對與電子文件形成有關的機構、人員與家族的背景信息來建立檢索工具。在國際檔案主題詞表領域是第一個采用簡約知識體系（SKOS）的檔案主題詞表。為在網(wǎng)絡環(huán)境下利用主題詞檢索與標引電子文件提供了便利。中國目前還沒有網(wǎng)上交互式主題詞表的出現(xiàn)。安全體系的建設1、2002年，國際萬維網(wǎng)聯(lián)盟（W3C）正式公布的標準《基于可擴展置標語言數(shù)字加密的語法與處理（XMLEncryptionSyntaxandProcessing）》,采用該標準有助于在網(wǎng)絡環(huán)境下保證電子文件安全性。2、2008年，國際萬維網(wǎng)聯(lián)盟（W3C）正式公布的標準《基于可擴展置標語言數(shù)字簽名的語法與處理（XMLSignatureSyntaxandProcessing（Version2））》，采用該標準有助于在網(wǎng)絡環(huán)境下保證電子文件不被隨意改動或非法篡改，從而保證電子文件的完整性，并保護電子文件免受篡改的攻擊與維護電子文件的真實性。萬維網(wǎng)聯(lián)盟創(chuàng)建于1994年，是Web技術領域最具權威和影響力的國際中立性技術標準機構。到目前為止，W3C已發(fā)布了200多項影響深遠的Web技術標準及實施指南，如廣為業(yè)界采用的超文本標記語言（標準通用標記語言下的一個應用）、可擴展標記語言（標準通用標記語言下的一個子集）以及幫助殘障人士有效獲得Web內容的信息無障礙指南（WCAG）等，有效促進了Web技術的互相兼容，對互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展和應用起到了基礎性和根本性的支撐作用。實際應用（一

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2012年1月，美國國家檔案館發(fā)布的《電子文件管理檔案館（ERA）機構用戶手冊2.0版（Elec－tronicRecordsArchivesAgencyUserManualVer－sion2.0）》。為美國聯(lián)邦政府的機構用戶使用電子文件檔案館（ERA）提供了指南。該指南內容十分豐富，配合該指南在美國國家檔案館（ERA）的網(wǎng)站上還專門有供培訓用的演示程序?？梢赃M一步了解國際上第一個電子文件檔案館（ERA）的真實運行情況。（二）2003年，澳大利亞檔案館修訂發(fā)布的《設計與開發(fā)文件管理系統(tǒng)手冊（DesigningandImple－mentingRecordkeepingSystems（DIRKS）Manu－al）》，該手冊分為三個部分：第一部分用戶指南，第二部分步驟與方法指南，第三部分指南的附錄。詳盡地提供了如何設計與開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的步驟與方法，為全面地建設電子文件管理系統(tǒng)提供了實用的指南。研究擬訂全國標準化信息化建設發(fā)展規(guī)劃和實施方案，研究制訂標準化信息化建設技術規(guī)范和相關制度；負責標準化信息化工程項目管理，組織實施標準化信息化工程建設及標準化“電子政務”工程。組織標準化信息化基礎設施建設、標準化信息系統(tǒng)開發(fā)工作，承擔國家標準委集中運行的標準化信息系統(tǒng)軟硬件、數(shù)據(jù)庫的運行維護工作，開展相關技術咨詢、技術培訓和服務活動。研究提出標準化政府信息網(wǎng)站的發(fā)展計劃，擬定標準化信息網(wǎng)站建設規(guī)范和運行管理辦法；承擔國家標準委門戶網(wǎng)站建設、運行維護工作。承擔標準化信息資源的開發(fā)與利用，承擔國家技術標準資源服務平臺的建設與運行維護工作，組織開展國內外標準資源采集、信息交換、信息咨詢及電子文本網(wǎng)絡服務。承擔信息安全應用需求與相關管理工作，承擔國家有關部門關于信息安全保密和等級保護等各項任務的落實；負責標準化信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡信息安全工作的部署、實施，對安全運行情況進行日常監(jiān)測和管理。承擔與本中心業(yè)務相關的對外合作與交流活動。承擔國家標準委信息化領導小組辦公室的日常工作。承擔國家標準委交辦的其他事項。標準信息中心內設4個機構：辦公室（綜合處）、業(yè)務發(fā)展處、系統(tǒng)運行處、標準服務處。標準信息