中華講師網(wǎng)-王澤仁：高效時(shí)間管理

高效時(shí)間管理王澤仁Highefficienttimemanagement找講師，就上中華講師網(wǎng)中國(guó)最大的培訓(xùn)講師選聘平臺(tái)時(shí)間管理與目標(biāo)管理02認(rèn)識(shí)時(shí)間01時(shí)間管理與日常管理04時(shí)間管理與自我管理03結(jié)束語(yǔ)06高效時(shí)間管理的技巧05今日分享主題下面，我們用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你對(duì)時(shí)間的掌控程度,你只需回答

你很想跟家人多呆一會(huì)兒，可你感覺根本就沒有時(shí)間啊。都沒有時(shí)間和朋友聚一聚，感覺自己生活的圈子越來(lái)越小了。如果沒有完成你所希望做的工作，是否有負(fù)罪感？即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到壓力山大？你有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件或郵件嗎？你常常不能集中精神來(lái)工作，常常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？感覺自己沒有在有限的時(shí)間里做自己應(yīng)該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。第一講認(rèn)識(shí)時(shí)間你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后再很努力的去做完它們嗎？你常常沉醉于過去的成功或失敗之中，不敢想未來(lái)會(huì)怎樣。還記得自己的理想嗎？或許自己的宏圖大志等都只有在夢(mèng)中實(shí)現(xiàn)了。你感覺自己的工作落下了很多，總是很難在既定目標(biāo)內(nèi)完成。你知道自己迫切需要提高，但總是無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書籍。你常常感覺有許多事情要做，但做起事情來(lái)又感覺效率低下嗎？你沒有開通微博，也不知道什么是微信，沒有時(shí)間嘗試新鮮事物，感覺自己凹凸了。什么，你問我的業(yè)余愛好？我哪有時(shí)間去從事什么業(yè)余愛好，太奢侈了吧？很想好好給自己放個(gè)假，但如果長(zhǎng)休了一段時(shí)間，又會(huì)有負(fù)罪感。我們的時(shí)間到哪里去了？

當(dāng)前我們時(shí)間管理的現(xiàn)狀Worksmarter,Notharder.231忙盲茫時(shí)間到底是什么？時(shí)間既是物理概念，又是哲學(xué)概念，甚至也是天文學(xué)、宗教、文學(xué)、歷史概念?？傊且粋€(gè)抽象概念，表達(dá)事物的生滅排列。其內(nèi)涵是無(wú)盡永前，其外延是一切事件過程長(zhǎng)短和發(fā)生順序的度量?！盁o(wú)盡”指時(shí)間沒有起始和終結(jié)，“永前”指時(shí)間的增量總是正數(shù)。愛因斯坦在相對(duì)論中提出：不能把時(shí)間、空間、物質(zhì)三者分開解釋，“時(shí)”是對(duì)物質(zhì)運(yùn)動(dòng)過程的描述，“間”是指人為的劃分。時(shí)間是思維對(duì)物質(zhì)運(yùn)動(dòng)過程的分割、劃分。哲學(xué)家說：“時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源?！弊釉诖ㄉ显唬菏耪呷缢狗?，不舍晝夜！上下四方曰宇，往古來(lái)今曰宙活著的人商人做學(xué)問的人無(wú)聊的人絕大多數(shù)的人時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性正文時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少。不論性別、職位、貧富，我們度過的每一年都有365天，每一天都有24個(gè)小時(shí)，所以我們無(wú)法開源。陶淵明說，“盛年不重來(lái)，一日難再晨……”，曾國(guó)藩也說，“天可補(bǔ)，?？商?，南山可移。日月既往，不可復(fù)追”，時(shí)間一旦喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失，任何人都無(wú)法失而復(fù)得?？鬃诱f，“逝者如斯夫，不舍晝夜”。時(shí)間不像人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無(wú)法節(jié)流。任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是不可取代的。什么是時(shí)間管理時(shí)間管理是指通過事先規(guī)劃和運(yùn)用一定的技巧、方法與工具實(shí)現(xiàn)對(duì)時(shí)間的靈活以及有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人或組織的既定目標(biāo)，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時(shí)間管理能力作為一項(xiàng)對(duì)企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)?！皶r(shí)間是無(wú)始無(wú)終的，而每個(gè)人的生命卻是有限的?！币虼?，時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，而是每一個(gè)“使用時(shí)間的人”，其本質(zhì)就是“自我管理”。另外，魯迅先生說“時(shí)間是組成生命的材料”，那么，管理時(shí)間，也就是管理生命，即管理自我。時(shí)間管理的正確涵義應(yīng)該是如何面對(duì)時(shí)間的流動(dòng)而進(jìn)行自我的管理，其所持的態(tài)度是將過去作為現(xiàn)在改善的參考，把未來(lái)作為現(xiàn)在努力的目標(biāo)，立刻去運(yùn)用正確的方法做正確的事。所謂的時(shí)間管理，不是管理時(shí)間，而是基于時(shí)間的“無(wú)法開源、無(wú)法節(jié)流、不可取代、不可再生”等特性，去管理“自我對(duì)時(shí)間資源使用的方式、方法以及與時(shí)間對(duì)應(yīng)的事項(xiàng)安排”，以求減少時(shí)間浪費(fèi)，用最短的時(shí)間或在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的行為。時(shí)間管理的目的成功=價(jià)值x速度2（S=VxC2）E=MC2（能量=質(zhì)量x速度2）做最有價(jià)值的事（提升你做事的價(jià)值）在單位時(shí)間內(nèi)做最多的事（提升你做事的效率和速度）效果效能效率我們?yōu)槭裁葱枰獣r(shí)間管理時(shí)間客觀上是對(duì)我們每個(gè)人都唯一公平的資源做好時(shí)間管理，不再因虛度光陰而悔恨做好時(shí)間管理，也是一個(gè)人能力的體現(xiàn)做好時(shí)間管理，是實(shí)現(xiàn)人生理想的保證時(shí)間管理研究演進(jìn)歷史或者，更直觀地說，時(shí)間管理給我們帶來(lái)的最起碼的好處就是，幫我們實(shí)現(xiàn)合理的生活——把我們?cè)驹诠ぷ髦欣速M(fèi)掉的時(shí)間用于享受其它的快樂。第四代管理理論，即以“人生規(guī)劃”為核心內(nèi)容，而時(shí)間管理是為了確保人生規(guī)劃的順利實(shí)施，此也為時(shí)間管理的根本目的。所以，當(dāng)我們擔(dān)心學(xué)習(xí)時(shí)間管理后，會(huì)變成沒有靈魂的機(jī)器人，那說明我們并沒有真正明白時(shí)間管理的根本目的。時(shí)間管理只不過是讓我們追求幸福生活，實(shí)現(xiàn)人生夢(mèng)想的有效工具。一代二代三代四代著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力。強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到計(jì)劃的重要。將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭(zhēng)取最高的效率。強(qiáng)調(diào)每一天的行動(dòng)，都要與未來(lái)的方向一致，與目標(biāo)接近。四代時(shí)間管理分析練習(xí)：按照時(shí)間順序，列出你的一天日程安排？你確定自己每天都能高效準(zhǔn)時(shí)的完成清單上的事項(xiàng)嗎？我們來(lái)看看下面的案例上司打電話讓王經(jīng)理去談話，談了會(huì)有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、客人來(lái)訪等，談話延續(xù)到10：00。準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話打來(lái)詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。請(qǐng)看王經(jīng)理的一天找來(lái)下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬請(qǐng)示工作，王經(jīng)理的思路和時(shí)間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。對(duì)秘書報(bào)上來(lái)的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀文件、各類的報(bào)告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。匆匆吃過飯，看了會(huì)報(bào)紙、與同事聊了會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的人力資源規(guī)劃報(bào)告還沒完成，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。請(qǐng)看王經(jīng)理的一天與銷售經(jīng)理討論業(yè)務(wù)員招聘事宜，由于對(duì)招聘專員的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，王經(jīng)理準(zhǔn)備親自做相關(guān)計(jì)劃。招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體、招聘渠道及廣告發(fā)布等內(nèi)容擬定占去王經(jīng)理2個(gè)小時(shí)的時(shí)間。剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來(lái)請(qǐng)示和審批，同時(shí)聊了一會(huì)兒個(gè)人的私事和公司最近的傳聞。召集下屬開會(huì)，因下屬反映部門內(nèi)部不團(tuán)結(jié)影響到了工作。但會(huì)議不僅沒有達(dá)到預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到17：00。下屬走后，已過了下班時(shí)間，沒有時(shí)間完成報(bào)告了，王經(jīng)理只好帶著未寫完的報(bào)告回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。討論：王經(jīng)理的時(shí)間哪去了？王經(jīng)理的時(shí)間哪兒去了電話干擾對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于王經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？

事必躬親對(duì)下屬工作不放心，凡事事必躬親，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。事必躬親電話干擾上司召見低效會(huì)議官僚作風(fēng)上司召見上司不定期的召見，使中層經(jīng)理的時(shí)間具有很大的隨意性。

低效會(huì)議會(huì)議安排沒有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒有實(shí)行有效控制。

官僚作風(fēng)喜歡下屬事事請(qǐng)示和匯報(bào)的官僚作風(fēng)，下屬的不斷請(qǐng)示和匯報(bào)，大大浪費(fèi)了自己的時(shí)間。

這些時(shí)間殺手是否就在身邊時(shí)間殺手大包大攬，事必躬親不懂得統(tǒng)籌安排沒有設(shè)定完成時(shí)限沒有輕重緩急安排沒有目標(biāo)或缺乏計(jì)劃有求必應(yīng)，來(lái)者不拒冗長(zhǎng)而又無(wú)效的會(huì)議官僚作風(fēng)、文牘主義溝通不良，做無(wú)用功等待或各種干擾來(lái)襲……第二講時(shí)間管理與目標(biāo)管理你的目標(biāo)是什么？目標(biāo)設(shè)立的Smart原則

1、目標(biāo)要具體（Specific）

2、目標(biāo)必須是可衡量的(Measurable)

3、目標(biāo)是可能實(shí)現(xiàn)的(Acceptable)

4、目標(biāo)是切合實(shí)際的(Realistic)

5、一定要設(shè)定時(shí)間表(Timetable)

目標(biāo)執(zhí)行流程確定角色設(shè)定目標(biāo)制定計(jì)劃逐日調(diào)整評(píng)估總結(jié)周計(jì)劃一周行事歷周計(jì)劃表日計(jì)劃時(shí)間管理通則

把每天要做的事列一份清單確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起每天都這么做時(shí)間沒有具體確定的待處理事項(xiàng)時(shí)間已具體確定的事件電話、記錄等信息每日計(jì)劃表提前一天客戶訪談?wù)碣Y料2設(shè)計(jì)調(diào)查表格1部門例會(huì)整理資料客戶訪談部門例會(huì)設(shè)計(jì)調(diào)查表格

365日歷軟件的使用

日事清軟件的使用第三講時(shí)間管理與自我管理時(shí)間管理的羅盤理論強(qiáng)調(diào)了一切以自然法則為中心的羅盤理論。這種管理法則超越傳統(tǒng)上追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是換一個(gè)時(shí)鐘，而是提供一個(gè)羅盤，因?yàn)槿俗叩亩嗫焓且换厥?，方向?qū)Σ攀亲钪匾?。怎么走，不是求快，而是怎么向未?lái)的目標(biāo)接近。這種管理理論強(qiáng)調(diào)的是每一天的行動(dòng)，每一個(gè)時(shí)段的行動(dòng)，都要與未來(lái)的目標(biāo)很接近，所以它強(qiáng)調(diào)的是一種方向，也叫做正北理論。高績(jī)效員工的自我管理八項(xiàng)修煉標(biāo)準(zhǔn)——一致：使命與價(jià)值觀、角色與目標(biāo)、重點(diǎn)與計(jì)劃、欲望與自制等應(yīng)和諧一致；——平衡：人應(yīng)在事業(yè)、財(cái)富、生活、奉獻(xiàn)等方面平行發(fā)展；——有重心：以一周為單位訂計(jì)劃，每天應(yīng)各有不同的優(yōu)先目標(biāo)，但要相互呼應(yīng)，最有價(jià)值的事先做；——重人性：個(gè)人管理的目的在人而不在事；——有彈性：應(yīng)可因個(gè)人作用和需求的變化而調(diào)整；——攜帶方便：管理工具應(yīng)便于攜帶，隨時(shí)記錄與調(diào)整；——執(zhí)行到位：計(jì)劃的執(zhí)行必須準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)確，做到關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控——評(píng)估反饋：自我檢測(cè)和外部評(píng)估相結(jié)合，為下一周期計(jì)劃做參考第四講時(shí)間管理與日常管理趕跑時(shí)間第一大盜的韻律原則專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出：“人們一般每8

分鐘會(huì)收到1

次打擾，每小時(shí)大約7

次，或者說每天50~60

次。平均每次打擾大約是5

分鐘，總共每天大約4

小時(shí)，也就是約50%。其中80%（約3

小時(shí)）的打擾是沒有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)人被打擾后重拾原來(lái)的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí)。”根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。時(shí)間管理法則——“韻律原則”，它包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對(duì)于無(wú)意義的打擾電話要學(xué)會(huì)禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如e-mail），要適當(dāng)?shù)嘏c上司溝通減少來(lái)自上司地打擾等；二是要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對(duì)方，了解對(duì)方的行為習(xí)慣等。Pareto原則應(yīng)用集中精力在能獲得最大回報(bào)的事情上，而不要在瑣事上花過多的時(shí)間。關(guān)注第二象限的四象限原則I重要又緊急緊急狀況迫切的問題限期完成的會(huì)議或工作II重要不緊急準(zhǔn)備工作，計(jì)劃預(yù)防措施價(jià)值觀的澄清人際關(guān)系的建立真正的再創(chuàng)造增進(jìn)自己的能力III不重要但緊急造成干擾的事、電話信件、報(bào)告會(huì)議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的IV既不重要又不緊急忙碌瑣碎的事廣告函件無(wú)聊電話浪費(fèi)時(shí)間逃避性活動(dòng)ABC原則執(zhí)著于流程優(yōu)化的精簡(jiǎn)原則“崔西定律”是指：“任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3

個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個(gè)執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡(jiǎn)化工作流程?！蓖话l(fā)事件突發(fā)情況有哪些？職責(zé)內(nèi)緊急程度、重要程度職責(zé)外馬上處理暫緩處理減少突發(fā)情況發(fā)生努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無(wú)誤對(duì)被打擾情況進(jìn)行分析（Who\When\Why），建立一種工作模式減少計(jì)劃外事件數(shù)量累計(jì)計(jì)劃外事件，創(chuàng)建自由時(shí)間塊縮短每個(gè)計(jì)劃外事件的時(shí)間長(zhǎng)度縮短計(jì)劃外時(shí)間防范于未然克服拖延拖延者的借口強(qiáng)調(diào)時(shí)機(jī)不對(duì)逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承擔(dān)責(zé)任不適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)為了輕松混日子拖延的代價(jià)浪費(fèi)了今天一時(shí)工作拖延，三倍時(shí)間償還逃避積極的人生健康不良待處理問題的不斷增多長(zhǎng)期在壓力下工作的憂慮動(dòng)手去做你能做或夢(mèng)想要做的事，勇氣包含了天分、能力與奇跡，只有動(dòng)手，心靈才會(huì)啟動(dòng)；開始做，工作才會(huì)完成。解決拖延的秘訣---唯一的辦法就是去做它與拖延決戰(zhàn)承認(rèn)：拖延是一種無(wú)益的生活方式把大工作分解當(dāng)機(jī)立斷，直接面對(duì)不愉快的工作平衡表法給自己設(shè)定最后時(shí)限獎(jiǎng)勵(lì)自己

建立有效的辦公環(huán)境

盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情工作中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易取得每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅(jiān)決扔掉有效授權(quán)1.被授權(quán)者要能達(dá)到所授權(quán)工作的能力與品行。2.授權(quán)必須明確職責(zé)范圍及權(quán)限。3.制定明確的作業(yè)規(guī)范，制約濫用權(quán)利的行為。4.授權(quán)前，對(duì)被授權(quán)者施與職前的訓(xùn)練和協(xié)助。提高會(huì)議效率1、保證會(huì)議要有內(nèi)容，明確要解決的問題。開門見山，直奔主題

2、

及時(shí)開會(huì)。在得到重要情報(bào)或要求作出決策時(shí)應(yīng)立即召開，以保證有充分的時(shí)間采取行動(dòng)

3、主持人和參會(huì)者都要守時(shí)。如有遲到者，象聯(lián)想規(guī)定的那樣，在會(huì)場(chǎng)當(dāng)眾站立幾分鐘，下次很少有人愿意再吸引大家的視線

4、主持人在會(huì)前明確通知會(huì)議目的、程序、時(shí)間、地點(diǎn)，讓參會(huì)者有所準(zhǔn)備。正式會(huì)議，還要把議程發(fā)給參會(huì)者

5、出席討論和決策的會(huì)議人數(shù)以5-7人為最佳。出席會(huì)議超過20人，只能通報(bào)情況或布置工作，更多的人只適合于報(bào)告會(huì)和表彰會(huì)

6、一般會(huì)議時(shí)間以一小時(shí)為宜，大型報(bào)告會(huì)也不應(yīng)超過兩個(gè)小時(shí)。生理學(xué)家認(rèn)為，腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點(diǎn)是一小時(shí)7、

會(huì)議的重要原則是議事不議人。不要輕易按照少數(shù)服從多數(shù)的原則確定最后方案8、

會(huì)議要?jiǎng)?chuàng)造出一種寬松、坦誠(chéng)的氣氛，有利于思想的交流與溝通，提高會(huì)議效率；9、會(huì)議結(jié)束前要做總結(jié)，建議行動(dòng)方案，明確責(zé)任和規(guī)定期限第五講高效時(shí)間管理的技巧一個(gè)意識(shí)：時(shí)間的價(jià)值觀時(shí)間價(jià)值分析法

時(shí)間價(jià)值表你的時(shí)間價(jià)值分析

二個(gè)定律

帕金森法則帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金