會計電算化 05 報表管理系統(tǒng)

第5章

報表管理系統(tǒng)

教學目的與要求：系統(tǒng)學習自定義報表和使用報表模板生成報表的方法。要求掌握報表格式設置和公式設置的方法以及報表數(shù)據(jù)的計算方法。了解計算機環(huán)境下報表系統(tǒng)中有關的基本概念。5.1

報管理系統(tǒng)概述5.2

報表格式設計5.4

報表公式編輯5.4

報表數(shù)據(jù)處理5.5

報表模板5.1

報表管理系統(tǒng)概述5.2

報表格式設計定義一張報表，首先應該定義報表數(shù)據(jù)的載體——報表格式。不同的報表，格式定義的內容也會有所不同，但一般情況下報表格式應該包括報表表樣、單元類型及單元風格等內容。

5.2.1

啟動UFO表在使用UFO報表系統(tǒng)處理會計報表之前，應首先啟動UFO系統(tǒng)，并建立一張空白的報表，然后在這張空白報表的基礎之上設計報表的格式。注意:

建立新表后，將得到一張系統(tǒng)默認格式的空表，報表名默認為REPORT1.REP。

空白報表建立起來以后，里面沒有任何內容，所有單元的類型均默認為數(shù)值單元。

新報表建立后，默認的狀態(tài)欄為格式狀態(tài)。5.2.2

設計表樣設計表樣主要包括設計報表的表格、輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風格、定義單元屬性。通過設置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀。報表表樣設置的具體內容一般包括：設置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內容、定義顯示風格、定義單元屬性等。任務1：啟動UFO報表系統(tǒng),進入格式設計狀態(tài)。1.設置報表尺寸設置報表尺寸是指設置報表的行數(shù)和列數(shù)。注意:報表的尺寸設置完之后，還可以單擊“格式”菜單中“插入”或“刪除”選項增加或減少行或列來調整報表大小。

2.定義報表的行高和列寬

如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調整該行的行高或列的列寬。注意:行高和列寬的定義，可以通過菜單操作，也可以直接利用鼠標拖動某行或某列來調整行高和列寬。3.

劃表格線

報表的尺寸設置完成之后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，該報表是沒有任何表格線的，所以為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。注意:劃好的表格線在格式狀態(tài)下變化并不明顯。操作完以后可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下查看效果。4.

定義組合單元有些內容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，所以為了實現(xiàn)這些內容的輸入和顯示，需要定義組合單元。注意:組合單元可以用該區(qū)域名或者區(qū)域中的任一單元名來加以表示。組合單元實際上就是一個大的單元，所有針對單元的操作對組合單元均有效。若所定義的組合單元取消，可以在“組合單元”對話框中，單擊“取消組合”按鈕實現(xiàn)。5.

輸入表間項目

報表表間項目指報表的文字內容，主要包括表頭內容、表體項目和表尾項目等。注意:在輸入報表項目時，編制單位、日期一般不需要輸入，UFO系統(tǒng)將其單獨設置為關鍵字。項目輸入完之后，默認的格式均為普通宋體12號，居左。一個表樣單元最多能輸入63個字符或31個漢字，允許換行顯示。

6.定義單元屬性單元屬性主要指單元類型、數(shù)字格式、邊框樣式等內容的設置。注意:用同樣的方法可以將G5：H16設置為與C5：D16同樣的單元屬性。而報表的其他單元則應為“字符”型。報表新建時，所有單元的單元屬性均默認為數(shù)值型格式狀態(tài)下，輸入的內容均默認為表樣單元。字符單元和數(shù)值單元輸入后只對本表頁有效，表樣單元輸入以后對所有的表頁有效。

7.

設置單元風格單元風格主要指的是單元內容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等設置。設置單元風格會使報表更符合閱讀習慣，更加美觀清晰。注意:設置完之后可以在預覽窗口里查看效果。5.2.3

設置關鍵字

關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關鍵字?？梢愿鶕?jù)自己的需要設置相應的關鍵字。注意:關鍵字在格式狀態(tài)下定義，關鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入。關鍵字如年、月等會隨同報表數(shù)據(jù)一起顯示，在定義關鍵字時即要考慮編制報表的需要，又要考慮打印的需要。每張報表可以同時定義多個關鍵字。

如果關鍵字的位置設置錯誤，可以執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單“關鍵字”|“取消”命令取消后再重新設置。關鍵字在一張報表中只能定義一次，即同一張報表中不能有重復的關鍵字。

注意:5.3

報表公式編輯5.3.1

編輯公式

在UFO表中，由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關系，所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運算的勾稽關系的檢測就用到了不同的公式，報表主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。

單元公式在輸入時，凡是涉及到數(shù)學符號的均須輸入英文半角字符。否則系統(tǒng)將認為公式輸入錯誤而不能被保存。

賬套號和會計年度如果選擇默認，以后在選擇取數(shù)的賬套時，需要進行賬套初始工作。如果直接輸入，則不需再進行賬套初始。

如果輸入的會計科目有輔助核算，還可以輸入相關輔助核算內容。如果沒輔助核算，則“輔助核算”選擇框呈灰色，不可輸入。

審核公式在格式狀態(tài)下編輯，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行審核公式。

注意:5.3.2

保存報表

報表的格式設置完成之后，為了確保今后能夠隨時調出使用并生成報表數(shù)據(jù)，應將會計報表的格式保存起來。

注意:“.REP”為用友報表文件專用擴展名。如果沒有保存就退出，系統(tǒng)將彈出“是否保存報表？”對話框。

至此，資產負債表設置完畢。格式見下頁：5.4

報表數(shù)據(jù)處理

報表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報表數(shù)據(jù)、審核報表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等工作，數(shù)據(jù)處理工作必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。處理時，計算機會根據(jù)已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進行取數(shù)、審核及舍位等操作。報表數(shù)據(jù)處理一般是針對某一特定表頁進行的，因此，在數(shù)據(jù)處理時還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。

5.4.1

進入報表數(shù)據(jù)狀態(tài)進入報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)既可以使用菜單進入，也可以直接使用“數(shù)據(jù)/格式”切換按鈕進入。

5.4.2

賬套初始

報表的一些原始數(shù)據(jù)是取自于某個指定的賬套的，如果在定義單元公式時沒有指定某個賬套或會計年度，在生成報表數(shù)據(jù)之前，需要確認單元數(shù)據(jù)是取自于哪一個賬套及會計年度。賬套初始工作既可以在格式狀態(tài)下進行，也可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。注意:第一次賬套初始后，如果想更換賬套或會計年度，還可以重新進行賬套初始工作。如果不進行賬套初始，則系統(tǒng)默認為當前年度，999賬套。

5.4.3

錄入關鍵字關鍵字是表頁定位的特定標識，在格式狀態(tài)下設置完成關鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表間的取數(shù)提供依據(jù)。注意:每一張表頁均對應不同的關鍵字，輸出時隨同單元一起顯示。日期關鍵字可以確認報表數(shù)據(jù)取數(shù)的時間范圍，即確定數(shù)據(jù)生成的具體日期。5.4.4

整表重算當完成報表的格式設計并完成賬套初始和關鍵字的錄入之后便可以計算指定賬套并指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了。計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行的，它既可以在錄入完成報表的關鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。5.5報表模板

利用報表模板可以迅速建立一張符合您需要的財務報表。另外，對于一些本企業(yè)常用但報表模板沒有提供標準格式的報表，在定義完這些報表以后可以將其定制為報表模板，以后使用時可以直接調用這個模板。

5.5.1調用報表模板

系統(tǒng)中提供了多個行業(yè)的標準財務報表模板。報表模板即建立了一張標準格式的會計報表。如果用戶需使用系統(tǒng)內的報表模板，則可以直接調用。注意:當前打開的報表套用報表模板以后，原有的內容包括格式和數(shù)據(jù)都會丟失。如果所需要的報表格式或公式與調用的模板有所不同，可以在格式狀態(tài)下直接修改，然后再進行系統(tǒng)初始、錄入關鍵字、計