會(huì)展業(yè)導(dǎo)論 第9章 會(huì)展活動(dòng)的策劃與實(shí)施

第9章會(huì)展活動(dòng)的策劃與實(shí)施本章目標(biāo)

本章的主要目的是幫助讀者理解和掌握：

協(xié)會(huì)會(huì)議與公司會(huì)議在策劃中的不同之處；影響會(huì)議目標(biāo)的動(dòng)機(jī)因素；

運(yùn)用SMART原則，清晰而簡(jiǎn)潔地寫出會(huì)議目標(biāo)；需求分析的目的；

選址的過程；需求建議書的信息內(nèi)容；建立預(yù)算目標(biāo)；

評(píng)估的重要性；會(huì)議或活動(dòng)的注冊(cè)流程；

為會(huì)議或活動(dòng)安排住宿的過程；會(huì)議和活動(dòng)規(guī)范指南的要素；

會(huì)前和會(huì)后會(huì)議的重要性。

9.1引言一個(gè)會(huì)議（活動(dòng)）專業(yè)人員（meeting/eventprofessional）或組織者（organizer）對(duì)會(huì)展行業(yè)的所有所有元素都很熟悉。但是將所有元素組合起來(lái)并使之處于工作狀態(tài)，需要好的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制。為了完成這些工作，組織者需要清楚地明確所面對(duì)的群體以及他們的想法和需求。他們是誰(shuí)？他們?yōu)槭裁磥?lái)這？然后確定目標(biāo)，并指導(dǎo)項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)滿足他們的需求。這就是本章的重點(diǎn)，即會(huì)議的策劃。

9.2設(shè)定會(huì)議和活動(dòng)目標(biāo)會(huì)議專業(yè)人員首先需要確定的是：

（1）活動(dòng)的對(duì)象是誰(shuí)？（2）活動(dòng)的目標(biāo)是什么？所謂目標(biāo)（objective）：即要努力爭(zhēng)取或需要完成的事項(xiàng)，也稱為目的（goal/aim）。目標(biāo)實(shí)質(zhì)上代表了計(jì)劃過程中的所有要素，會(huì)議的目標(biāo)會(huì)影響場(chǎng)所的選定、餐飲的要求、交通細(xì)節(jié)、溝通渠道，特別是內(nèi)容安排等，只有這樣才會(huì)滿足參會(huì)者的教育、社交、進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)的需求。9.3教育的重要性會(huì)展活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是提供一個(gè)有利于教育的環(huán)境。

專業(yè)資格

培訓(xùn)項(xiàng)目可能會(huì)在年度會(huì)議、區(qū)域討論會(huì)上或者通過遠(yuǎn)程教育如在線課堂或在線研討會(huì)來(lái)提供，為不同行業(yè)的專業(yè)人士提供最新信息和繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)。

9.4需求分析作為會(huì)議目標(biāo)設(shè)定工作的一部分，必須對(duì)需求進(jìn)行分析。

需求分析（needsanalysis）是一種確定會(huì)議的具體期望值的方法。公司和協(xié)會(huì)參與者的需求是非常不同的，所以第一步也是非常重要的一步就是詢問他們是誰(shuí)？有哪些需求？9.4需求分析會(huì)議前需要了解的相關(guān)信息：過去參會(huì)者的年齡和性別；他們的專長(zhǎng)水平——初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)；他們?cè)诮M織等級(jí)中的位置——新入職人員、中級(jí)管理人員、高級(jí)管理人員；什么酒店設(shè)施更受歡迎？室內(nèi)泳池、SPA、網(wǎng)球場(chǎng)、健身房、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。參會(huì)者是否有特別的飲食習(xí)慣，例如猶太食品、穆斯林、素食主義者、糖尿病人、無(wú)麩質(zhì)食品、食物過敏者、或其它醫(yī)療食物需求等；誰(shuí)付費(fèi)用？大多數(shù)人對(duì)于自己付費(fèi)比公司付費(fèi)的關(guān)注度更高；參會(huì)者會(huì)帶家屬或孩子參會(huì)嗎?社交機(jī)會(huì)很重要嗎?參會(huì)者愿意到多遠(yuǎn)的距離參會(huì)?會(huì)有需要翻譯服務(wù)的國(guó)際嘉賓參會(huì)嗎?需要為殘疾人士提供特殊房間嗎?希望會(huì)議取得什么樣的效果?9.5開發(fā)SMART目標(biāo)9.5.1SMART方法

具體的（Specific）：每個(gè)目標(biāo)只涉及一個(gè)主題概念?？蓽y(cè)量的（Measurable）：必須能夠量化或者能衡量目標(biāo)有沒有實(shí)現(xiàn)?？蓪?shí)現(xiàn)的（Achievable）：目標(biāo)有可能實(shí)現(xiàn)嗎？相關(guān)的（Relevant）：這個(gè)目標(biāo)對(duì)組織的總體目標(biāo)重要嗎？與時(shí)間相關(guān)的（Time-related）：目標(biāo)還應(yīng)包括何時(shí)必須完成。9.5開發(fā)SMART目標(biāo)9.5.2會(huì)議目標(biāo)實(shí)例SMART國(guó)際房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)人協(xié)會(huì)促成7500人的年會(huì)全國(guó)餐飲管理人員協(xié)會(huì)（NACE）教育委員會(huì)在2018年年會(huì)上推出（create）本協(xié)會(huì)的專業(yè)認(rèn)證項(xiàng)目。Brettco制藥公司將于10月2號(hào)、3號(hào)在伊利諾伊州芝加哥市召開一個(gè)為期兩天的研討會(huì)，為12個(gè)地區(qū)銷售經(jīng)理進(jìn)行2018年即將投放市場(chǎng)的5個(gè)新產(chǎn)品的介紹，整個(gè)會(huì)議費(fèi)用將不超過15000美元。吉爾·米勒（JillMiller）將于2018年5月3日完成會(huì)展項(xiàng)目的平面設(shè)計(jì)。9.6會(huì)址選擇會(huì)議選址時(shí)間：

按照會(huì)議的形式，會(huì)址選擇工作可能在會(huì)議開始前幾天、幾周、幾個(gè)月或幾年前就開始了。對(duì)于大型會(huì)議，通常提前3到10年選定一座城市。一些大型協(xié)會(huì)，如美國(guó)圖書館協(xié)會(huì)（AmericanLibraryAssociation）已經(jīng)確定了未來(lái)幾十年的會(huì)址，但一些小型的公司會(huì)議通常會(huì)提前幾周或幾個(gè)月的時(shí)間。會(huì)議選址考慮因素：地點(diǎn)的輪換和大多數(shù)參會(huì)者的位置成本旅行模式酒店或會(huì)議設(shè)施的類型、會(huì)議空間9.7需求建議書會(huì)議專業(yè)人員可以在初步選定場(chǎng)地和后勤服務(wù)后提出需求建議書（RequestforProposal，簡(jiǎn)稱RFP）。擁有超過30家會(huì)展行業(yè)協(xié)會(huì)成員的會(huì)議產(chǎn)業(yè)理事會(huì)（CIC）開發(fā)了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模板，可供免費(fèi)使用。需求建議書有助于酒店測(cè)試會(huì)議的潛在經(jīng)濟(jì)影響以及決定是否投標(biāo)。熟悉旅行/實(shí)地考察，即采用無(wú)成本或低成本的方式考察某地是否適合舉辦會(huì)議或活動(dòng)。需求建議書實(shí)地考察第一步：確定財(cái)務(wù)目標(biāo)收支平衡（break-even）：收入剛好支付所有活動(dòng)的費(fèi)用，沒有利潤(rùn)預(yù)期。獲利（makeprofit）：收入超過費(fèi)用。虧損（deficit）：費(fèi)用超過收入。第二步：成本分析間接成本（indirectcosts）：在一個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算中，間接成本應(yīng)列入開銷或行政項(xiàng)目中，這些費(fèi)用與會(huì)議無(wú)直接關(guān)聯(lián)，如員工工資、日常開支、設(shè)備維修等。固定成本（fixedcosts）：指已經(jīng)發(fā)生的支出，這些成本與參會(huì)者的數(shù)量無(wú)關(guān)，如會(huì)議室的視聽設(shè)備租用。會(huì)議專業(yè)人員可以設(shè)定一個(gè)具體的花費(fèi)作為固定成本?？勺兂杀荆╲ariablecosts）：指隨著參會(huì)人員數(shù)量的變化而變化的成本（如餐飲費(fèi)用）。9.8預(yù)算問題第三步：收入來(lái)源分析公司或協(xié)會(huì)基金；來(lái)自個(gè)人的私人資金；參展商費(fèi)用（如果同期舉辦商演、展覽會(huì)）；贊助；銷售有商標(biāo)的（或特許）商品；廣告費(fèi)用，如在會(huì)議中的橫幅廣告；當(dāng)?shù)亍⒅莼驀?guó)家政府的援助；銷售橫幅廣告、官方網(wǎng)頁(yè)的鏈接或者當(dāng)?shù)氐拿襟w平臺(tái)；出租用于市場(chǎng)營(yíng)銷目的的會(huì)員聯(lián)系人列表；同其他公司建立官方伙伴關(guān)系（officialpartnerships），從而提高他們的產(chǎn)品價(jià)格或收益百分比；提供現(xiàn)金或?qū)嵨铮ǚ?wù)或產(chǎn)品）支持；9.8預(yù)算問題成本控制方法：一定要明確在主辦單位中誰(shuí)有權(quán)力對(duì)已經(jīng)制定好的計(jì)劃進(jìn)行增加或更改精確地預(yù)估將要提供的食物的數(shù)量9.9成本控制9.10.1評(píng)估方法與內(nèi)容評(píng)估方法：會(huì)議結(jié)束后發(fā)放問卷、也可通過電話、協(xié)會(huì)或者公司網(wǎng)站來(lái)收集。最快速和最便宜的方法就是發(fā)送一個(gè)包含調(diào)查問卷鏈接的電子郵件，特定的軟件。評(píng)估內(nèi)容：可以收集如賓館或者旅行目的地是否舒適、對(duì)會(huì)址的期望值、餐飲的質(zhì)量，特別活動(dòng)和交流機(jī)會(huì)、商業(yè)展覽會(huì)的參展商的數(shù)量和質(zhì)量等方面的數(shù)據(jù)。即使是負(fù)面的信息，也對(duì)未來(lái)會(huì)議的進(jìn)一步改進(jìn)有所幫助。9.10會(huì)展活動(dòng)中的管控9.10.2評(píng)估設(shè)計(jì)評(píng)估問卷需簡(jiǎn)潔明了如果是年會(huì)活動(dòng)或是類似的每年都會(huì)召開的會(huì)議活動(dòng)，每年問相似的問題非常重要，這樣可以收集數(shù)據(jù)并進(jìn)行縱向分析會(huì)議評(píng)估時(shí)間需及時(shí)：現(xiàn)場(chǎng)收集/會(huì)議剛結(jié)束收集—回復(fù)率高

會(huì)議結(jié)束幾天之后收集—形成客觀的意見9.10會(huì)展活動(dòng)中的管控項(xiàng)目類型；項(xiàng)目?jī)?nèi)容，包括路線和水平；會(huì)議日程安排；演講者安排；茶歇和餐飲供應(yīng)；輔助活動(dòng)；評(píng)估項(xiàng)目。9.11項(xiàng)目執(zhí)行會(huì)議和活動(dòng)專業(yè)人員必須考慮幾個(gè)因素，包括以下幾方面：9.11.1項(xiàng)目類型全體會(huì)議（general/plenarysession）并行會(huì)議（concurrentsession）工作坊或分組會(huì)議（workshop/breakoutsessions）圓桌會(huì)議討論組（roundtablediscussiongroups）海報(bào)論文討論會(huì)（postersessions）9.11項(xiàng)目執(zhí)行9.11.2項(xiàng)目?jī)?nèi)容讓參會(huì)者盡可能地了解每個(gè)分組會(huì)議可能提供的內(nèi)容及其與自己參會(huì)目標(biāo)的匹配程度是很關(guān)鍵的。因此，內(nèi)容必須經(jīng)過特別的設(shè)計(jì)來(lái)滿足聽眾的需求。創(chuàng)建分類和等級(jí)是告訴參會(huì)者如何選擇參會(huì)項(xiàng)目的好方法。分類：將項(xiàng)目分為特定的類型，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、專業(yè)發(fā)展、市場(chǎng)、個(gè)人成長(zhǎng)、法律問題、論證課程或財(cái)務(wù)問題等，各種工作坊（workshops）可以專注于這些特別領(lǐng)域。等級(jí)：項(xiàng)目所設(shè)定的技術(shù)等級(jí)，可能是初級(jí)，中級(jí)或者高級(jí)。這樣，被分配到某個(gè)會(huì)議的演講者就可以對(duì)特定的觀眾發(fā)表專門特定的內(nèi)容9.11項(xiàng)目執(zhí)行在項(xiàng)目開發(fā)方面時(shí)間安排是關(guān)鍵。會(huì)議和活動(dòng)專業(yè)人員必須把每天的每一分鐘都安排好，確保會(huì)議順利進(jìn)行。會(huì)議時(shí)間安排應(yīng)注意：會(huì)議和活動(dòng)專業(yè)人員可能犯的最大錯(cuò)誤是在相同的時(shí)間段重復(fù)舉辦會(huì)議。允許人們有足夠多的時(shí)間去做自然發(fā)生的事情，留有一定的時(shí)間讓參會(huì)人員上衛(wèi)生間、檢查郵件、發(fā)短信或者用語(yǔ)音信箱問候老朋友，然后舒適地步行去往他們的另一個(gè)研討會(huì)。9.12會(huì)議時(shí)間安排會(huì)議茶歇：參會(huì)者：提供了聯(lián)系老朋友、建立商業(yè)聯(lián)系、社交或者匆匆喝下一杯咖啡或茶的機(jī)會(huì)。贊助商：容易獲得潛在客戶雞尾酒會(huì)和晚餐會(huì)：有限提供酒精飲料限制酒精消費(fèi)——提供健康小吃、飲品券等9.13茶歇及餐飲供應(yīng)9.14.1志愿演講者使用志愿演講者的好處：減少費(fèi)用（演講者可能有參會(huì)的預(yù)算，所以就不必再為住宿和交通花費(fèi)）；他們?cè)陉P(guān)鍵的行業(yè)話題上知識(shí)豐富；受歡迎的行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可能會(huì)有助于增加參會(huì)人員；在演講者和活動(dòng)贊助商之間建立關(guān)系。使用志愿演講者的挑戰(zhàn)：可能對(duì)演講準(zhǔn)備不充分；盡管關(guān)于議題的知識(shí)很豐富，但可能不擅長(zhǎng)展示?？赡苡袀€(gè)人議程；或可能通過大會(huì)提升自己或公司。9.14安排發(fā)言人9.14.2付費(fèi)演講者9.14安排發(fā)言人尋找渠道：演講協(xié)會(huì)（speakerbureau）當(dāng)?shù)卣?、行業(yè)領(lǐng)袖和大學(xué)教授協(xié)會(huì)的背景信息；?會(huì)議的日期和地點(diǎn)；演講者可能參加的具體會(huì)議和活動(dòng)；?演講者演講的日期、時(shí)間、地點(diǎn)；演講主題和持續(xù)時(shí)間；?出席會(huì)議的參會(huì)者數(shù)量統(tǒng)計(jì)和估算；會(huì)議室安排及視聽設(shè)備的要求和可用性；要求簡(jiǎn)短的個(gè)人簡(jiǎn)介；?如果合適，提供其他演講者的名字；薪酬規(guī)定；?著裝要求；?為演講者準(zhǔn)備的講前練習(xí)或休息房間的位置；準(zhǔn)備摘要或提交最終文件的說(shuō)明（特別適用于學(xué)術(shù)會(huì)議）；可獲得的講義說(shuō)明；?交通和住宿信息；賓館或場(chǎng)館的地圖或圖表；?所有材料必須提交的最后期限；對(duì)演講的提示（如參會(huì)者不是很正式；參會(huì)者想在會(huì)議最后進(jìn)行問答環(huán)節(jié)）。9.14安排發(fā)言人9.14.3演講者指南不同的會(huì)議，演講者指南有所不同，但多數(shù)應(yīng)包括以下內(nèi)容：9.14.4演講者合同9.14安排發(fā)言人演講者合同錄像、網(wǎng)絡(luò)授權(quán)和轉(zhuǎn)讓視聽設(shè)備一般由酒店和會(huì)議廳提供租賃。會(huì)議專業(yè)人員一般只為演講者提供液晶投影儀和手提電腦，演講者可以將他或她的演講連接到可用的設(shè)備上。會(huì)議專業(yè)人員還可為演講者提供一個(gè)模板，用來(lái)準(zhǔn)備文件頭（overheads）和講義（handouts），使會(huì)議有更加統(tǒng)一的形象。9.15視聽設(shè)備新的趨勢(shì)：

推出會(huì)前討論活動(dòng)（pre-conventionsessionactivities），這樣有助于演講者根據(jù)相關(guān)信息涉及演講，評(píng)估參會(huì)者，確定參會(huì)人員的知識(shí)水平等。輔助活動(dòng)：原則：關(guān)鍵是不要讓這些輔助活動(dòng)打斷你的整體項(xiàng)目目標(biāo)。主辦方提供輔助活動(dòng)很重要的一點(diǎn)是，這些活動(dòng)要適合嘉賓們的年齡、性別和興趣。注意：會(huì)議和活動(dòng)專業(yè)人員應(yīng)少參與輔助活動(dòng)的策劃，主要有兩個(gè)原因：額外的精力和責(zé)任問題9.16現(xiàn)場(chǎng)發(fā)言人管理9.17.1注冊(cè)參會(huì)的個(gè)人：注冊(cè)就是收集所有相關(guān)信息和費(fèi)用的過程。舉辦活動(dòng)的任何協(xié)會(huì)或組織：注冊(cè)數(shù)據(jù)是寶貴的財(cái)富。注冊(cè)表（registrationform）：姓名、頭銜、職業(yè)、住址、電子郵箱、電話、傳真、成員分類、希望參加的工作坊/研討會(huì)、社交功能、可選活動(dòng)、付費(fèi)方式、特殊醫(yī)療和餐食需求以及免責(zé)條款等。注冊(cè)信息：營(yíng)銷工具、改進(jìn)下一次會(huì)議的依據(jù)9.17注冊(cè)管理9.17.2注冊(cè)費(fèi)用會(huì)議/展覽，可以有幾種不同的價(jià)格結(jié)構(gòu)。無(wú)論支付費(fèi)用多少，所有的參會(huì)人員有相同的教育和社交機(jī)會(huì)，并有餐飲、休息和招待。但是，額外的活動(dòng)如高爾夫、旅游或特別的娛樂功能將另外付費(fèi)。協(xié)會(huì)通常會(huì)為成員提供大量的注冊(cè)折扣。非會(huì)員參會(huì)的費(fèi)用可能超過會(huì)員費(fèi)用，使大家認(rèn)為加入?yún)f(xié)會(huì)很合適。

9.17注冊(cè)管理9.17.3預(yù)先注冊(cè)預(yù)先注冊(cè)就是參會(huì)者在召開會(huì)議前幾周或幾個(gè)月進(jìn)行注冊(cè)的過程。好處：獲取參會(huì)者信息幫助會(huì)議和活動(dòng)的專業(yè)人員確定教育會(huì)議的房間大小幫助大會(huì)的演講者估計(jì)參加大會(huì)的人數(shù)享受提前注冊(cè)折扣減少交通擁堵、排隊(duì)時(shí)間

現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)第一天的注冊(cè)區(qū)域應(yīng)該有大量人員，在整個(gè)會(huì)議期間應(yīng)該保持開放。如有國(guó)際客人，應(yīng)配備翻譯資料、口譯人員等9.17注冊(cè)管理4種常見辦法參會(huì)者自行安排住宿，組織者可以提供推薦酒店名單，但是會(huì)議主辦方?jīng)]有事先安排價(jià)格談判或確保一定有房間。會(huì)議和活動(dòng)專業(yè)人員在一個(gè)或多個(gè)地方談判出一個(gè)團(tuán)隊(duì)價(jià)格，參會(huì)者將他們的選擇直接回復(fù)給預(yù)訂部門。會(huì)議主辦方處理所有的住宿問題，參會(huì)者通過他們訂房，工作人員把確認(rèn)的住宿名單提供給酒店。無(wú)論是自己付費(fèi)的還是由目的地營(yíng)銷組織付費(fèi)的，全部由第三方住宿服務(wù)公司（housingbureau，即外包公司）來(lái)安排所有的住宿。9.18住宿會(huì)議規(guī)范指南（ESG）：一個(gè)對(duì)會(huì)議的全部