會(huì)展業(yè)導(dǎo)論 第15章 一個(gè)會(huì)展活動(dòng)管理全案

本章的主要目的是幫助讀者理解和掌握：組織一場(chǎng)全市范圍（citywide）的會(huì)議/活動(dòng)的關(guān)鍵任務(wù)制作一份會(huì)議目標(biāo)聲明的方法確定預(yù)算費(fèi)用與收入來(lái)源的方法完成會(huì)議計(jì)劃任務(wù)的時(shí)間表進(jìn)行實(shí)地考察的過(guò)程對(duì)會(huì)議是否成功的評(píng)估

第15章一個(gè)會(huì)展活動(dòng)管理全案通過(guò)全市范圍會(huì)議（citywideconvention）的一個(gè)假想案例的研究，旨在匯總之前所有章節(jié)的內(nèi)容。你們會(huì)對(duì)之前章節(jié)的主題內(nèi)容有更深的理解與體會(huì)，以及學(xué)習(xí)如何將這些內(nèi)容應(yīng)用到一個(gè)有3000人參加的全市范圍的年會(huì)中。這個(gè)案例研究采用了一個(gè)全市范圍的會(huì)議長(zhǎng)達(dá)三年的計(jì)劃時(shí)間表。這個(gè)會(huì)議計(jì)劃周期是連續(xù)性的，同時(shí)理解活動(dòng)專業(yè)人士所必須擁有的兩項(xiàng)關(guān)鍵技能（即組織和同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的能力）是十分重要的。15.1引言案例：15.2協(xié)會(huì)蘇·羅德里格斯（SueRodriguez）是美國(guó)小動(dòng)物協(xié)會(huì)的會(huì)議主管，也是五位全職雇員中的一位，她主要負(fù)責(zé)七個(gè)區(qū)域會(huì)議和年會(huì)（annualconference）的協(xié)調(diào)工作，并且直接向執(zhí)行董事報(bào)告。年會(huì)的規(guī)劃從會(huì)議開(kāi)始前三年啟動(dòng)。15.2.1

目標(biāo)為了開(kāi)始準(zhǔn)備年會(huì)，蘇回顧了與會(huì)者和董事會(huì)成員對(duì)年會(huì)的評(píng)估情況。蘇閱讀了美國(guó)小動(dòng)物協(xié)會(huì)的使命陳述。為了測(cè)量投資回報(bào)率（ROI），蘇確定了會(huì)議運(yùn)營(yíng)和教育的目標(biāo)（operationalandeducationalobjectives）15.2.1

目標(biāo)為了建立預(yù)算表，蘇回顧了過(guò)去的會(huì)議預(yù)算。對(duì)于開(kāi)銷，她計(jì)入了包括營(yíng)銷材料、會(huì)議中心、承辦酒店、裝飾、視聽(tīng)設(shè)備、演講者、娛樂(lè)和工作人員等成本。為了落實(shí)收入來(lái)源，蘇查找了過(guò)去會(huì)議的贊助商和參展商。15.2.3收入會(huì)議的收入將會(huì)抵消一部分的支出。為了達(dá)到財(cái)務(wù)目標(biāo)和獲得收益，蘇不僅要支付所有費(fèi)用，還要盈利。為了確定收入，蘇從注冊(cè)費(fèi)用和參展商中獲得收入。15.2協(xié)會(huì)一旦會(huì)議的目標(biāo)和預(yù)算得到確定，蘇就開(kāi)始進(jìn)行提案申請(qǐng)。為了進(jìn)行一次初始實(shí)地考察，蘇、戴夫以及伊麗莎白選擇了兩座城市進(jìn)行拜訪。提案內(nèi)還包括以網(wǎng)格形式所記錄的過(guò)去三年的詳細(xì)歷史，以及長(zhǎng)達(dá)兩頁(yè)、需要酒店填寫(xiě)并提出建議的調(diào)查問(wèn)卷。最后，蘇通過(guò)目的地營(yíng)銷組織（DMO）/會(huì)議與觀光局（CVB）官方網(wǎng)站上的需求建議書(shū)鏈接，輸入會(huì)議信息并附加了一份需要完成的調(diào)查問(wèn)卷。15.3需求建議書(shū)/提案（一）第一天重點(diǎn)查看潛在酒店的開(kāi)幕儀式場(chǎng)地、特殊團(tuán)體會(huì)議場(chǎng)地和可用的銷售點(diǎn)、服務(wù)、菜單、會(huì)議室布置。（二）第二天重點(diǎn)查看會(huì)議設(shè)施并參觀其他的酒店（三）第三天查看港口國(guó)際高爾夫中心，商討將室外高爾夫作為美國(guó)小動(dòng)物協(xié)會(huì)活動(dòng)的一部分。15.4第一次實(shí)地考察蘇，戴夫和伊麗莎白看了建議，確定兩個(gè)可以主辦美國(guó)小動(dòng)物協(xié)會(huì)全市范圍的活動(dòng)的城市及可用日期，即芝加哥和達(dá)拉斯。在芝加哥之后，蘇蘇，戴夫和伊麗莎白又去達(dá)拉斯進(jìn)行考察，在綜合所有的條件之后，選擇了達(dá)拉斯作為會(huì)議的舉辦地15.5第二次實(shí)地考察在選定達(dá)拉斯為舉辦地之后，進(jìn)行的第二次考察這次的目標(biāo)是敲定非承辦酒店，選擇好室外場(chǎng)地，確定一個(gè)高爾夫球場(chǎng)，選擇一家目的地管理公司和交通公司，并開(kāi)始合同的協(xié)商，以及為企業(yè)社會(huì)責(zé)任項(xiàng)目選擇一個(gè)組織者。確定主題確定選用的營(yíng)銷工具確定議程內(nèi)容確定彩排時(shí)間確定新聞發(fā)布會(huì)時(shí)間15.6營(yíng)銷委員會(huì)美國(guó)小動(dòng)物協(xié)會(huì)內(nèi)設(shè)有內(nèi)部營(yíng)銷部門和對(duì)外推廣代理。這兩個(gè)部門一同工作，并發(fā)起年會(huì)營(yíng)銷活動(dòng)。同議程委員會(huì)討論研討內(nèi)容成立獨(dú)立的論文評(píng)審委員會(huì)（paperreviewcommittee）進(jìn)行輔助選用演講人經(jīng)紀(jì)公司滿足開(kāi)幕式、大會(huì)、晚宴等的需求委員會(huì)進(jìn)一步跟進(jìn)所有演講者15.7項(xiàng)目創(chuàng)立住房：房屋局可以提供完整的住房打包服務(wù)。選好酒店之后，房屋局將管理他們?cè)诰频甑谋Ａ舴?，為參加者?chuàng)建一個(gè)在線訂房的網(wǎng)頁(yè)鏈接，并提供紙制表格，讓他們填寫(xiě)并傳真等。接待：目的地管理公司安排機(jī)場(chǎng)接送、貴賓交通以及從酒店到會(huì)議中心的往返大巴服務(wù)。主持人和娛樂(lè)：雇傭演講局，使其提供服務(wù)的演講者和演藝人員。贊助商：確保贊助商在大會(huì)與會(huì)者面前曝光的機(jī)會(huì)，來(lái)?yè)Q取贊助商對(duì)大會(huì)的金錢或?qū)嵨镏С帧?5.8合作伙伴蘇和每一位會(huì)議合作伙伴和服務(wù)提供者都簽訂一份合同。每份合同指定其要求的具體服務(wù)和未達(dá)要求的處罰。會(huì)議開(kāi)始前，蘇將和承辦酒店、房屋局、機(jī)場(chǎng)、場(chǎng)外地點(diǎn)、高爾夫球場(chǎng)、演講局、安保公司、視聽(tīng)公司、目的地管理公司、服務(wù)總承包商和許多其他組織將合同最終確定下來(lái)。15.9合同檢查所有的合同、電子和書(shū)面營(yíng)銷文件以及方案初稿挑選會(huì)議演講者保證十個(gè)贊助商的參與確認(rèn)貿(mào)易展覽平面圖和服務(wù)總承包商一起完成開(kāi)幕式、全體大會(huì)和頒獎(jiǎng)晚會(huì)的設(shè)置。15.10一年至六個(gè)月倒計(jì)時(shí)五個(gè)月

向所有的演講者發(fā)送了提醒通知、敲定并發(fā)出營(yíng)銷手冊(cè)和電子郵件通知、制定了詳細(xì)的工作安排、識(shí)別證件和會(huì)議供應(yīng)物四個(gè)月

查看登記信息第三個(gè)月倒計(jì)時(shí)

蘇重新查看登記信息并對(duì)酒店房間的預(yù)定情況做了調(diào)整兩個(gè)月

再次前往達(dá)拉斯彩排、梳理酒店交通路線，最終敲定菜單、裝飾品和在佩羅特科學(xué)歷史博物館舉行的VIP晚宴的娛樂(lè)活動(dòng)、敲定最終演講稿、和所有相關(guān)人員一起回顧她的籌劃指南一個(gè)月不斷地關(guān)注注冊(cè)信息，發(fā)送提醒郵件給所有的演講者、最終敲定工作計(jì)劃表、營(yíng)銷宣傳、演講稿和彩排時(shí)間、會(huì)議前的活動(dòng)

確定最終的會(huì)議計(jì)劃

彩排

會(huì)議當(dāng)天的活動(dòng)

確保所有的會(huì)議室都布置妥當(dāng)，所有的演講者材料和評(píng)估設(shè)施都準(zhǔn)備好15.11