歷史檔案數(shù)字化信息采集質(zhì)量管理現(xiàn)狀分析,質(zhì)量管理論文

歷史檔案數(shù)字化信息采集質(zhì)量管理現(xiàn)在狀況分析,質(zhì)量管理論文內(nèi)容摘要：歷史檔案承載了豐富的歷史文化和時(shí)代信息,得到社會(huì)的廣泛關(guān)注。檔案信息經(jīng)過數(shù)字化信息采集,利用愈加便捷,能夠充分展現(xiàn)歷史檔案的時(shí)代風(fēng)采。數(shù)字化信息采集質(zhì)量管理決定著歷史檔案數(shù)字化信息的質(zhì)量和后期利用的效能,而人的因素、計(jì)算機(jī)技術(shù)的深度應(yīng)用、全流程質(zhì)量監(jiān)管等也是質(zhì)量管理的重要組成部分。本文關(guān)鍵詞語：歷史檔案;數(shù)字化信息采集;質(zhì)量管理;0引言歷史檔案近年來得到社會(huì)各界的高度關(guān)注,其數(shù)字化工作也正在蓬勃開展。經(jīng)過數(shù)字化信息采集、著錄、校驗(yàn),再借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布、利用,能夠充分發(fā)揮歷史檔案的本身價(jià)值和史學(xué)價(jià)值,服務(wù)于社會(huì)發(fā)展,讓歷史檔案恢復(fù)生命的溫度。但是,數(shù)字化信息采集的質(zhì)量決定著利用的質(zhì)量、效率以及效能的發(fā)揮,質(zhì)量管理無疑成為歷史檔案數(shù)字化信息采集經(jīng)過中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。中國第一歷史檔案館是館藏明清歷史檔案數(shù)量最多的國家級(jí)檔案館,內(nèi)容牽涉政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、外交等諸方面。自2018年5月大規(guī)模引入社會(huì)氣力開展數(shù)字化工作以來,已完成數(shù)字化信息采集約5100萬畫幅,積累了大量的數(shù)字化信息采集工作實(shí)踐經(jīng)歷體驗(yàn),期間立項(xiàng)并完成了(明清歷史檔案圖像數(shù)字化加工質(zhì)量管理體系〕科技項(xiàng)目。1信息采集質(zhì)量管理的根基歷史檔案數(shù)字化信息采集工作的制度規(guī)定、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢查、抽檢驗(yàn)收等環(huán)節(jié)雖然重要,但是要實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的全面管控,還必須充分考慮采集人員的意識(shí)形態(tài)培養(yǎng),以及其主觀因素和不確定性,要做好采集人員的科學(xué)管理。人是工作的根本,是工作的基本因素,是質(zhì)量管理的根基。1.1人性化管理歷史檔案數(shù)字化信息采集是一項(xiàng)長期性、標(biāo)準(zhǔn)化工作,工作性質(zhì)單一、枯燥,采集人員容易精神疲憊,造成工作失誤增加,進(jìn)而導(dǎo)致質(zhì)量下降。在項(xiàng)目的質(zhì)量管理中,以人為本,加強(qiáng)信息采集人員對(duì)歷史檔案的敬畏、認(rèn)知度;充分發(fā)揮老員工的模范效用;施行靈敏而人性化獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制及調(diào)節(jié)手段,如組織員工定期出游、戶外拓展;設(shè)置月度優(yōu)秀、工作崗位溝通等。通過上述方式方法到達(dá)調(diào)節(jié)采集人員情緒、放松身心的效果,充分發(fā)揮其工作積極性和主導(dǎo)性,確保其工作效率穩(wěn)定,進(jìn)一步強(qiáng)化自我質(zhì)量管控。1.2考核合格上崗制度在采集期,對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能考核,考核合格后,方可上崗,確保數(shù)字化信息采集人員業(yè)務(wù)、能力達(dá)標(biāo)和實(shí)操的標(biāo)準(zhǔn)化,確保信息采集質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。1.3保持人員數(shù)量穩(wěn)定在數(shù)字化信息采集周期內(nèi),項(xiàng)目管理人員原則上不得更換,建立管理、采集員出勤登記薄,天天保證不少于2/3管理人員到場(chǎng)。建立月度人員流動(dòng)統(tǒng)計(jì)表,設(shè)定月度采集人員流動(dòng)控制線,并建立相應(yīng)的處理懲罰機(jī)制,以保證各業(yè)務(wù)單元信息采集人員及工作的穩(wěn)定,到達(dá)信息采集質(zhì)量管理的需求。1.4建立人員備份機(jī)制根據(jù)信息采集需求配備一定數(shù)量業(yè)務(wù)能力合格的機(jī)動(dòng)人員,能夠及時(shí)補(bǔ)充采集周期內(nèi)因人員變動(dòng)造成的崗位空缺,進(jìn)一步防止采集人員變動(dòng)帶來的人數(shù)和業(yè)務(wù)能力下降,保證各環(huán)節(jié)的有效運(yùn)轉(zhuǎn),確保數(shù)字化信息采集質(zhì)量達(dá)標(biāo)[1]。1.5建立科學(xué)的鼓勵(lì)機(jī)制科學(xué)的鼓勵(lì)機(jī)制能夠很好地激發(fā)采集人員的工作積極性,維持良好的工作秩序。采集周期內(nèi)建立工作良好員工展示板,月明星員工和周、月度會(huì)議的表揚(yáng)機(jī)制。讓每一名員工都能看到自個(gè)和身邊同事的工作狀況及變化,感悟自個(gè)在工作中的作用。充分挖掘采集人員的存在感、工作潛能和自我管理意識(shí),保證信息采集的進(jìn)度和質(zhì)量。2計(jì)算機(jī)的應(yīng)用為采集質(zhì)量管理提供堅(jiān)強(qiáng)支撐2.1工作流與質(zhì)量管理根據(jù)國際工作流管理聯(lián)盟(WorkflowManagementCoalition,WFMC)的定義,工作流是指一類能夠完全自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營經(jīng)過,根據(jù)一系列經(jīng)過規(guī)則,將文檔、信息或任務(wù)在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行[2]。運(yùn)用到歷史檔案數(shù)字化信息采集中,就是將信息采集工作整個(gè)流程的各環(huán)節(jié)利用計(jì)算機(jī)操作平臺(tái)組織在一起,互相貫穿,互相監(jiān)督和自動(dòng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作,構(gòu)成一條完好的、知行合一的信息采集流水線。工作流技術(shù)在歷史檔案數(shù)字化信息采集質(zhì)量管理中尤為重要,是實(shí)現(xiàn)信息采集在檔案的前期整理、目錄辨別導(dǎo)入、檔案信息采集、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)移交等設(shè)定環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)目的,在多個(gè)介入者之間,利用計(jì)算機(jī)按預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞任務(wù)、信息記錄等。利用人機(jī)的充分交融,使其前后一致,知行合一,并利用數(shù)字化信息采集平臺(tái)自動(dòng)進(jìn)行任務(wù)接收、數(shù)據(jù)移交的互動(dòng)與溝通,各盡其責(zé),互相監(jiān)督,保證了質(zhì)量管理的統(tǒng)一性和穩(wěn)定性。2.2OCR辨別技術(shù)與質(zhì)量管理近年來,深度學(xué)習(xí)技術(shù)發(fā)展迅速,在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛使用。將OCR(OpticalCharacterRecognition,光學(xué)字符辨別)技術(shù)與計(jì)算機(jī)深度學(xué)習(xí)技術(shù)相結(jié)合,可根據(jù)項(xiàng)目詳細(xì)需求,在終端智能文字錄入、圖像比對(duì)應(yīng)用領(lǐng)域提供全方位的開發(fā)與定制,進(jìn)而更方便地將OCR技術(shù)集成到應(yīng)用流程和設(shè)備中[3],為質(zhì)量管理提供必要的技術(shù)支撐,為歷史檔案數(shù)字化信息采集質(zhì)量保駕護(hù)航。(1)OCR辨別技術(shù)在目錄錄入校對(duì)中的應(yīng)用。基于歷史檔案數(shù)字化信息采集的信息完好、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,其前整理環(huán)節(jié)需要對(duì)檔案殘損情況、霉變、斷扣、水浸、貼條、反面信息等狀況的描繪敘述以及采集畫幅數(shù)進(jìn)行采集平臺(tái)的目錄元數(shù)據(jù)錄入,種類較多,信息量較大,人工錄入與校對(duì)耗時(shí)較長,易產(chǎn)生錯(cuò)誤。實(shí)際采集經(jīng)過中,可預(yù)先印制標(biāo)準(zhǔn)的前整理表格單據(jù),并建立相應(yīng)的表格登錄模塊、表格辨別模塊,將填寫完好的前整理單據(jù)經(jīng)過高速掃描儀得到圖像,通過OCR辨別找到對(duì)應(yīng)的預(yù)設(shè)模板,精細(xì)辨別,最終完成目錄元數(shù)據(jù)的錄入和信息采集。表格登陸辨別技術(shù)能夠完成目錄采集,每分鐘錄入30條元數(shù)據(jù),準(zhǔn)確率99.9%,大大提升了目錄元數(shù)據(jù)的錄入速度和準(zhǔn)確率[4]。(2)OCR辨別技術(shù)在圖像檢查中的應(yīng)用。圖像檢查是歷史檔案數(shù)字化信息采集質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)之一?；跉v史檔案狀況復(fù)雜的特點(diǎn),在圖像檢查經(jīng)過中設(shè)置計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢查環(huán)節(jié),設(shè)置形狀、紋理、空間位置等多個(gè)特征參數(shù),通過運(yùn)用OCR辨別技術(shù)提取兩個(gè)或多個(gè)圖像的特征,與已設(shè)置參數(shù)進(jìn)行匹配、比對(duì),用于查找圖像重復(fù),進(jìn)而進(jìn)一步檢查圖像漏采,提高信息采集質(zhì)量。經(jīng)過數(shù)字化信息采集的不斷實(shí)踐和改良,自動(dòng)檢查圖像匹配度已到達(dá)85%以上,再結(jié)合人工質(zhì)檢,能夠有效控制圖像重復(fù)采集和圖像漏采[4]。2.3圖像處理中的計(jì)算機(jī)技術(shù)與質(zhì)量管理在歷史檔案數(shù)字化信息采集中,計(jì)算機(jī)技術(shù)還具體表現(xiàn)出在圖像與成品數(shù)據(jù)自動(dòng)處理方面。(1)圖像自動(dòng)加工處理,包括圖像自動(dòng)裁切、格式自動(dòng)轉(zhuǎn)換等功能。在采集數(shù)據(jù)TIFF格式圖像轉(zhuǎn)換為JPEG格式圖像經(jīng)過中,通過計(jì)算機(jī)技術(shù)自動(dòng)定位圖像背景坐標(biāo),將TIFF格式圖像自動(dòng)裁切并壓縮轉(zhuǎn)換成JPEG格式圖像,既知足了信息采集需求,又避免了人工操作帶來的失誤,提高了信息采集的質(zhì)量管控能力[4]。(2)成品數(shù)據(jù)自動(dòng)檢查,包括采集信息的畫幅數(shù)、圖像命名、封套圖像等自動(dòng)核對(duì)功能。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)檢查,系統(tǒng)能夠前后比對(duì)目錄與實(shí)際采集圖像數(shù)量、圖像命名以及封套圖像等,一旦出現(xiàn)實(shí)際采集圖像數(shù)據(jù)與目錄不一致時(shí),系統(tǒng)拒絕采集圖像上傳,倒逼信息采集人員檢查核對(duì)采集圖像數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,進(jìn)而確保信息采集環(huán)節(jié)圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量[4]。3全流程質(zhì)量監(jiān)管是歷史檔案數(shù)字化信息采集質(zhì)量管理的必須質(zhì)量是歷史檔案數(shù)字化信息采集的生命線,它決定著信息采集的成與敗。質(zhì)量管理是歷史檔案數(shù)字化信息采集的重要環(huán)節(jié),是實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目的的手段,全流程質(zhì)量監(jiān)管是保證質(zhì)量管理效能的必須。(1)質(zhì)量管理是歷史檔案數(shù)字化信息采集工作中一項(xiàng)系統(tǒng)性的復(fù)雜工程,要求全流程整體一盤棋。歷史檔案數(shù)字化信息采集中,檔案狀況復(fù)雜、多樣,采集環(huán)節(jié)較多,信息量較大,就其采集質(zhì)量控制而言,僅僅依靠質(zhì)量檢查環(huán)節(jié)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,是全流程、各環(huán)節(jié)共同的目的。要樹立一盤棋的思想;要多方面入手,多角度考慮問題,系統(tǒng)制定管理方案;要所有環(huán)節(jié)齊抓共管,才能實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理的最終目的質(zhì)量達(dá)標(biāo)。(2)全流程的質(zhì)量監(jiān)管必須有一套細(xì)致的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn),各環(huán)節(jié)的自我質(zhì)量指標(biāo)?；谫|(zhì)量管理在歷史檔案數(shù)字化信息采集工作中的重要所在,要建立一套涵蓋全流程、各環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理體系和環(huán)節(jié)的自我質(zhì)量指標(biāo),互相協(xié)作,知行合一,管控和保障信息采集的質(zhì)量符合要求,環(huán)節(jié)指標(biāo)要服從、服務(wù)于全流程質(zhì)量管理體系。整體決定環(huán)節(jié),細(xì)節(jié)保障質(zhì)量。(3)歷史檔案數(shù)字化信息采集質(zhì)量的全流程監(jiān)管,須建立一個(gè)安全可靠、適應(yīng)性強(qiáng)、銜接嚴(yán)密的數(shù)字化信息采集數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。整體來看,歷史檔案數(shù)字化信息采集流程包括前期準(zhǔn)備、信息采集監(jiān)管和數(shù)據(jù)檢驗(yàn)接收三個(gè)階段,其包含檔案前期試掃、采集前整理、信息采集、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)移交等多個(gè)環(huán)節(jié)?；谫|(zhì)量管理的重要性,各環(huán)節(jié)密切配合,精細(xì)化工作,施行在線流轉(zhuǎn),銜接嚴(yán)密,并在工作中設(shè)置相應(yīng)工作權(quán)限和管理權(quán)限,重點(diǎn)環(huán)節(jié)重點(diǎn)關(guān)注,專人負(fù)責(zé),方可做到質(zhì)量的全流程管控,質(zhì)量的最終達(dá)標(biāo)。4結(jié)束語質(zhì)量管理是歷史檔案數(shù)字化信息采集工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),質(zhì)量是信息采集的生命線,質(zhì)量的優(yōu)劣不僅決定信息采集的成敗,還決定著歷史檔案數(shù)字化后期利用的效率和效能,影響著歷史檔案本身價(jià)值的充分發(fā)揮,影響著歷史檔案更好地服務(wù)于社會(huì)。同時(shí),高質(zhì)量的歷史檔案數(shù)字信息提供