檔案文件管理課程2013

文件管理

市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處

仇偉國

871869561第一節(jié)文件材料的概念

第一章文件材料概述一、文件定義：

中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）的文件定義是：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄?！拔臅币辉~歷史上使用較長，三國時(shí)期就出現(xiàn)，而“文件”一詞出現(xiàn)于清末。二、文書定義：是組織或個(gè)人以文字方式直接記錄信息的材料，是交流情況，處理和解決問題的工具，是一種書面方式的文件。文書包括公務(wù)文書和私人文書。2戰(zhàn)國時(shí)代的《尚書》，即“上古之書”，是上古時(shí)期的文書檔案。西周時(shí)期，我國就設(shè)有專門管理文書和起草文書的官吏。文字材料文字書寫從事文書工作的人

第一章文件材料概述3

第一章文件材料概述三、公文（即公務(wù)文書）的定義：一般是指法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等形成的具有完整形式和處理程序的文件。對(duì)公文的概念可以從以下方面理解:四、個(gè)人文書（或叫私人文書）：是個(gè)人或家庭在各種私人事務(wù)活動(dòng)中形成和使用的各種文件。五、文件與文書兩者關(guān)系4第一章文件材料概述1、公文是由法定作者制成的(p2)法定作者：（1）依法成立（2）行使權(quán)利（3）承擔(dān)義務(wù)2、公文具有法定的權(quán)威和特定的效用3、公文具有法定的規(guī)范體式4、公文具有規(guī)定的處理程序現(xiàn)行效用（公文）歷史效用（？）51、兩者的聯(lián)系：都是一定的作者為了達(dá)到一定的目的制成和發(fā)布的，使用范圍十分廣泛。

2、兩者的區(qū)別：從邏輯上講，兩者屬于從屬關(guān)系?！拔臅备拍畹耐庋影拔募备拍畹耐庋又?。(圖1)

第一章文件材料概述文件文書6第一章文件概述

第二節(jié)文書的產(chǎn)生和發(fā)展

第三節(jié)文件材料的性質(zhì)特點(diǎn)一、歷史文書的起源1、實(shí)物可考----甲骨文書2、史書記載----三墳五典時(shí)的文書3、傳說----記事繩刻契7第一章文件概述殷墟遺址殷墟出土的甲骨文8第一章文件概述

周家寨出土的骨契圖形

秘魯印加人結(jié)繩記事圖形

9第一章文件概述一、從文件的功用和適用范圍從文書的功用和適用范圍上可以分為以下九類：

1.黨政文書類2.規(guī)章文書類

3.機(jī)關(guān)日常事務(wù)類4.司法文書類

5.經(jīng)濟(jì)文書類6.科技文書類

7.外事文書類8.禮儀公文類

9.書信文書類以上九類文書又可以按照使用范圍歸納為四種類型；一是通用文書；二是專用文書；三是常用文書；四是雜體類文書。一、綜合性完整反映、系統(tǒng)記載二、本源性第一手材料三、運(yùn)動(dòng)性文件的價(jià)值在于運(yùn)動(dòng)第四節(jié)公文的種類10第一章文件概述二、從文件的來源分可分為對(duì)外文件、收來文件和內(nèi)部文件。11第一章文件概述三、行文關(guān)系上劃分可分為上行文、平行文和下行文12第一章文件概述四、從文書的制發(fā)機(jī)關(guān)和作用來分13第一章文件概述五、從機(jī)密、緩急程度分從機(jī)密程度分：有絕密、機(jī)密、秘密等，通常稱“三密”文件。14第一章文件概述

第五節(jié)公文的作用1、公文具有各種法規(guī)約束作用2、公文具有領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)與監(jiān)督作用3、公文具有聯(lián)系和知照作用4、公文具有宣傳教育作用5、公文具有憑證依據(jù)和工作參考作用15第一章文件概述

憑證作用包括三種情況：第一、一些協(xié)議；第二、一些介紹信、證明信；第三、除以上兩類文件外，其他絕大多數(shù)文件在傳達(dá)意圖、聯(lián)系公務(wù)的同時(shí)，從一定的意義上說，也是具有憑證作用。注意：機(jī)關(guān)文件與圖書資料的最大區(qū)別就是：憑證作用16第二章文件材料的形成

第一節(jié)通用文件材料的名稱和用途新的：中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的通知中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。

17發(fā)文機(jī)關(guān)署名：現(xiàn)在署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。公文用紙：A4型18一、決議適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。19第二章文件材料的形成二、決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（決定形成程序p5）

。20第二章文件材料的形成三、命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。21四、公報(bào)適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。22第二章文件材料的形成五、公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。23第二章文件材料的形成六、通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。24第二章文件材料的形成注意：公告與通告的區(qū)別公告和通告都是公布周知性事項(xiàng)的文種，但二者具有很大區(qū)別，不能混淆亂用。（1）發(fā)布性質(zhì)不同；（2）發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別不同；（3）發(fā)布事項(xiàng)的范圍不同。

25七、意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。26第二章文件材料的形成八、通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

27第二章文件材料的形成九、通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。28第二章文件材料的形成寫報(bào)告時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)：1、報(bào)告中不要帶請(qǐng)示事項(xiàng)；2、報(bào)告要形成制度；3、報(bào)告都是事后或者工作進(jìn)行當(dāng)中使用的；4、專題報(bào)告應(yīng)一事一報(bào)，體現(xiàn)出“?！弊?。十、報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。29第二章文件材料的形成

十一、請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。寫請(qǐng)示應(yīng)注意的幾點(diǎn)：1、請(qǐng)示要求一文一事，專文報(bào)請(qǐng)，以便上級(jí)對(duì)所請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行處理；2、不能寫成“請(qǐng)示報(bào)告”；3、請(qǐng)示應(yīng)事先行文，在未得上級(jí)批復(fù)之前，不可以按所請(qǐng)內(nèi)容行事。30第二章文件材料的形成

機(jī)密★一年特急 寧波市人民政府文件甬政[2003]5號(hào)簽發(fā)人:XXX

關(guān)于XXXX的請(qǐng)示XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．.附件:1、XXXXXXXX2、XXXXXXXXX(此頁無正文)（寧波市人民政府章）

XXXX年XX月XX日

(聯(lián)系人：XXX，聯(lián)系電話：XXX)主題詞：XXXX

XX抄送：XXX，XXX，XXX。寧波市人民政府辦公廳XXXX年X月X日印發(fā)共印XX份3132第二章文件材料的形成注意:1、發(fā)文字號(hào)年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)括入。序號(hào)不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。2、“請(qǐng)示”、“意見”還應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和聯(lián)系電話。3、“此頁無正文”----盡量不要出現(xiàn)。解決的辦法：調(diào)整行距、字距。33第二章文件材料的形成十二、批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。十三、議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

34第二章文件材料的形成十四、函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。35第二章文件材料的形成十五、紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。36第二章文件材料的形成第二節(jié)通用公文格式一、公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的含義公文格式標(biāo)準(zhǔn)化具有廣義和狹義兩個(gè)方面的含義：廣義是指按照一定的公文格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制作和印發(fā)公文。狹義是指國家行政機(jī)關(guān)的公文，采取法定性的規(guī)范格式標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。二、公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的作用1.公文格式標(biāo)準(zhǔn)化體現(xiàn)了公文的權(quán)威性、有效性，有利于公文的貫徹執(zhí)。2.公文格式標(biāo)準(zhǔn)化方便了公文的處理，有利于提高工作效率?？梢哉f，公文格式的每一項(xiàng)內(nèi)容，都有其存在的必要性，都是為保證公文處理所設(shè)立的，如下頁表3-2所示。3.公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化順應(yīng)了社會(huì)的發(fā)展，有利于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。

37公文內(nèi)容存在必要性

內(nèi)容名稱存在必要性公文的份數(shù)序號(hào)防止和及時(shí)發(fā)現(xiàn)公文的丟失緊急程度告知公文的辦理時(shí)限秘密等級(jí)警示公文的閱讀范圍和保管等級(jí)公文標(biāo)題提示公文的主要內(nèi)容和行文方向等38第二章文件材料的形成三、國家行政機(jī)關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)化格式及其要求現(xiàn)行國家行政機(jī)關(guān)公文格式，就是指公文的書面格式，即公文全部文面組成要素的排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。我們將組成公文的各要素劃分為眉首（亦稱文頭部分）、主體（亦稱行文部分）、版記（亦稱文尾部分）三部分。對(duì)這樣的劃分，有一個(gè)形象的比喻，把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分。

39國家行政機(jī)關(guān)公文格式－式樣A4型公文用紙頁邊及版心尺寸公文首頁版式上報(bào)公文首頁版式40公文末頁版式聯(lián)合行文公文末頁版式1聯(lián)合行文公文末頁版式241眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定42第二章文件材料的形成第二節(jié)通用公文格式四、通用公文結(jié)構(gòu)（一）、公文的基本組成部分1、標(biāo)題

（1）基本組成：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種如：《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的決定》（2）、在特殊情況下，標(biāo)題的結(jié)構(gòu)有時(shí)不一定完整43第二章文件材料的形成第二節(jié)通用公文格式通用公文格式的定義：一、通用公文結(jié)構(gòu)（一）、公文的基本組成部分1、標(biāo)題

（1）基本組成：發(fā)文機(jī)關(guān)（作者）+事由（問題）+公文名稱（文種）如：《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的決定》（2）、在特殊情況下，標(biāo)題的結(jié)構(gòu)有時(shí)不一定完整44第二章文件材料的形成A、有文件版頭時(shí)，標(biāo)題往往不標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。B、有些公布性的文件，可只寫公文名稱，作者、事由省略。如：《布告》、《通告》、《公告》

2、發(fā)文字號(hào)（文號(hào)）（1）、組成：機(jī)關(guān)代字—年份—發(fā)文順序號(hào)如：中發(fā)﹝2003﹞5號(hào)45第二章文件材料的形成3、主送機(jī)關(guān)又叫受文機(jī)關(guān)、送達(dá)機(jī)關(guān)，是指發(fā)文要送達(dá)的對(duì)方機(jī)關(guān)。

4、正文是公文的主體和中心。5、發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。46第二章文件材料的形成6、發(fā)文日期一律寫在文件的末尾。年月日應(yīng)寫全，不得有任何省略。公文的日期的標(biāo)明，有其特定的標(biāo)準(zhǔn)。

7、印章印章是一種信物，在公文上蓋印是表示制發(fā)文件機(jī)關(guān)對(duì)文件生效和確認(rèn)無誤的一種憑證。印章必須由專人負(fù)責(zé)保管，非經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不能擅自委托他人代管。47第二章文件材料的形成8、附件是附屬于正文的文件材料，也是某些文件的重要組成部分。

（二）、公文的附加標(biāo)記1、密級(jí)等級(jí)---絕密、機(jī)密、秘密2、公文編號(hào)3、緩急時(shí)限4、簽發(fā)人5、附注6、公文主題（具體參見《通知》）4800001中億（集團(tuán)）公司文件中億〔2008〕3號(hào)機(jī)密★一年特急49機(jī)密特急中億房地產(chǎn)公司美家房地產(chǎn)公司文件萬化房地產(chǎn)公司□中億房〔2009〕1號(hào)簽發(fā)人：×××□×××□50中億（集團(tuán)）公司關(guān)于加強(qiáng)文書檔案工作的通知中億房地產(chǎn)公司、賽大置業(yè)、································、富寶公司：

為貫徹xx市人民政府《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)本市檔案工作若干意見》（x府[2003]2號(hào)）文件精神，加強(qiáng)本公司及下屬單位文書檔案工作，·········。附件：1、················意見

2、···············的通知二OO九年一月二日（附注）51附件：1、················意見

2、···············的通知二OO四年一月二日（附注）□主題詞：××××××□抄送：×××，×××，×××?！踔袃|房地產(chǎn)公司辦公室2009年1月印發(fā)·························。52第二章文件材料的形成

第三節(jié)文書稿本與書寫材料（一）、文稿1、草稿（草案）2、定稿（歸檔）

一、文書稿本指公文的文稿和文本是供修改、討論和審批的原始稿件。是經(jīng)過對(duì)該公文負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)人審閱，修改并最后簽發(fā)或會(huì)議正式討論通過的最后完成稿53第二章文件材料的形成

1、正本（歸檔）是根據(jù)定稿印制，供發(fā)出和貫徹執(zhí)行用的正式公文。2、副本又叫抄本。是根據(jù)正本另行復(fù)制。3、存本指發(fā)文機(jī)關(guān)留存的印刷本，是作為對(duì)外發(fā)出的正本的樣本留作查考使用的4、施行本和草案本（二）、文本54第二章文件材料的形成5、各種文字文本注意：1、同一份公文，有時(shí)可能有兩種以上文字的文本，如少數(shù)民族文字文本；外事工作中使用的文件等。排列位置應(yīng)漢字文字文本在前，其它文本文字在后。

二、重視文書書寫材料的使用注意：現(xiàn)在公文用紙：黨務(wù)、政府—A4公文的書寫材料包括筆和紙。55第二章文件材料的形成1、筆

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應(yīng)該用鋼筆—碳素墨水、藍(lán)黑墨水鉛筆、圓珠筆等不能用；還有不能用紅墨水、純藍(lán)墨水等2、紙傳真紙等感光材料不好的紙應(yīng)復(fù)印和原件一起歸檔。第四節(jié)專用文件材料的形成56第三章文書的組織與任務(wù)第一節(jié)文書工作的組織一、文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)1

（一）、文書工作機(jī)構(gòu)與組織領(lǐng)導(dǎo)1、在大機(jī)關(guān)，這些機(jī)構(gòu)歸機(jī)關(guān)的中心機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。2、在一些比較小的或基層機(jī)關(guān)，設(shè)置1~2個(gè)專職或兼職文書工作人員。（二）、機(jī)關(guān)內(nèi)文書工作的組織形式1、集中形式2、分散形式57第三章文書的組織與任務(wù)3、集中與分散相結(jié)合的形式第二節(jié)文書工作的任務(wù)和重要性一、文書工作的性質(zhì)（一）、政治性（二）、機(jī)密性（三）、技術(shù)性二、文書工作的作用（意義）第一、它是機(jī)關(guān)工作的紐帶；第二、它是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的助手；1

58第三章文書的組織與任務(wù)第三、它是保守黨和國家機(jī)密的一個(gè)重要環(huán)節(jié)；第四、它可為檔案工作打好基礎(chǔ)。準(zhǔn)確、及時(shí)、安全加內(nèi)容：保密守則十條

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第三節(jié)、文書工作的基本要求59

案例：2002年，原華為公司傳輸部技術(shù)人員王志駿、劉寧、秦學(xué)軍因與華為公司發(fā)生法律糾紛，被國家

公安機(jī)關(guān)羈押。華為稱這幾名員工以自主創(chuàng)業(yè)為名“盜竊”了公司的核心技術(shù)。離開華為后，他們?cè)谏虾３闪⒘松虾瓶萍加邢薰?，并將“竊取”的核心技術(shù)資料賣給了華為公司的直接競爭對(duì)手。2002年8月，深圳市檢察機(jī)關(guān)批準(zhǔn)逮捕王志駿等人，并正式立案。

企業(yè)泄密案件舉例無線竊聽器60第三章文書的組織與任務(wù)1、不該說的機(jī)密，絕對(duì)不說；2、不該問的機(jī)密，絕對(duì)不問；61第三章文書的組織與任務(wù)

3、不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看；難為了清潔工

62第三章文書的組織與任務(wù)4、不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄；5、不在非保密本上記錄機(jī)密；63第三章文書的組織與任務(wù)6、不在私人通訊中涉及機(jī)密；7、不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；64第三章文書的組織與任務(wù)8、不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料；65第三章文書的組織與任務(wù)9、不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)；10、不攜帶機(jī)密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。66第三章文書的組織與任務(wù)

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案例：小陳在一軍工企業(yè)當(dāng)秘書。一天他到省國防工辦參加會(huì)議后帶回一份機(jī)密文件，返回途中，其妻打來呼，告之，剛出生幾個(gè)月的孩子，因發(fā)高燒現(xiàn)正在某醫(yī)院檢查。小陳一著急，讓司機(jī)改道去了醫(yī)院。不一會(huì)兒單位打來傳呼，詢問其去向。小陳急忙跑到醫(yī)院門口一公用電話亭給單位回了一個(gè)電話，在電話中他告之單位會(huì)議已經(jīng)結(jié)束，上面發(fā)了一個(gè)機(jī)密文件，主要內(nèi)容是關(guān)于XXX方面的，自己因?yàn)楹⒆由‖F(xiàn)在醫(yī)院，等孩子檢查完畢后即回單位。試問用“保密守則”分析小陳違法了哪些規(guī)定，應(yīng)如何妥善處理此事件。67第三章文書的組織與任務(wù)第四節(jié)行文制度一、行文條件(一)、行文機(jī)關(guān)必須是負(fù)責(zé)的機(jī)關(guān)（二）、行文的內(nèi)容必須符合法律法規(guī)（三）、行文的內(nèi)容必須客觀真實(shí)

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二、行文方式（一）、下行文是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文。根據(jù)發(fā)文的目的和要求，可以采取逐級(jí)、多級(jí)行文和直達(dá)基層、群眾等不同方式。68第三章文書的組織與任務(wù)

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1、逐級(jí)行文：采取逐級(jí)下達(dá)的方式或只對(duì)直屬下一級(jí)機(jī)關(guān)的行文。2、多級(jí)行文：黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下面行時(shí)，根據(jù)需要采取同時(shí)發(fā)到所屬幾級(jí)下屬機(jī)關(guān)的方式。3、直達(dá)基層組織或群眾的行文：黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，采用直接發(fā)到最基層的黨政組織或傳達(dá)到人民群眾的形式。69第三章文書的組織與任務(wù)（二）、上行文下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的行文。

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1、逐級(jí)行文：下級(jí)機(jī)關(guān)直接向所屬上一級(jí)機(jī)關(guān)。2、多級(jí)行文：下級(jí)機(jī)關(guān)同時(shí)向自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)和更高的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文。3、越級(jí)行文：下級(jí)機(jī)關(guān)在非常必要時(shí)，可以越過自己的直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向更上級(jí)機(jī)關(guān)直至中央行文。70第三章文書的組織與任務(wù)（三）、平行文凡是沒有隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，同級(jí)或不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、部門之間的行文，都屬于平行文性質(zhì)。

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1、《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的決定》2、《關(guān)于要求增加經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》3、《勞動(dòng)局與紡織局關(guān)于商洽職工XXX同志工作調(diào)動(dòng)問題的來往文書》71第三章文書的組織與任務(wù)三、行文規(guī)則（或）（一）、不多發(fā)文與不重復(fù)發(fā)文（二）、行文要注意隸屬關(guān)系（三）、行文應(yīng)體現(xiàn)黨政分開（四）、經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上發(fā)表的公文

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72第四章文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)第一節(jié)文書處理程序概述文書從制發(fā)、傳遞、辦理到最后歸檔是一個(gè)連續(xù)的過程，這個(gè)過程中的全部工作就是文書處理工作。公文處理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理、整理歸檔等部分。（具體見《通知》）第二節(jié)收文處理一、簽收清點(diǎn)、檢查，然后簽字。

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73第四章文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)二、啟封：文書人員特有的職責(zé)注意點(diǎn)：1、拆信的方法2、標(biāo)明“XXX”領(lǐng)導(dǎo)親啟3、檢查三、登記四、擬辦：五、批辦：六、分發(fā)：

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文書人員辦公廳（室）主任或秘書處長文書人員74第四章文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)七、傳閱要求—快注意：1、要根據(jù)確定的傳閱范圍組織傳閱。2、傳閱文件不要“橫傳”。局長副局長一文書人員副局長二業(yè)務(wù)處財(cái)務(wù)處

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75第四章文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)3、對(duì)各傳閱對(duì)象，要分清主次先后。4、在組織傳閱工作中，要經(jīng)常提醒有關(guān)人員，不要積壓文件，盡量設(shè)法加快傳閱速度。5、傳閱文件，要建立簡便易行的手續(xù)。八、承辦九、催辦方法：第一、電話催辦；第二、文字催辦；第三、上門催辦。十、注辦

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76第四章文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)第三節(jié)、發(fā)文處理一、擬稿二、核稿三、簽發(fā)四、編號(hào)與注發(fā)

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文件起草工作的具體承辦者：1、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)親自起草；2、文書、秘書部門的工作人員起草；3、機(jī)關(guān)所屬業(yè)務(wù)部門代為起草。77第四章文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)五、善印六、校對(duì)七、蓋印八、登記九、裝封

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78第五章立卷第一節(jié)傳統(tǒng)整理方法立卷分類立卷組合立卷類目擬制

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立卷：把辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的文件，根據(jù)其固有的特征和內(nèi)部聯(lián)系，分門別類地有序地組合成案卷。案卷：是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。79第五章立卷一、我國實(shí)行文書部門立卷制度（一）、概述（二）、實(shí)行文書處理部門立卷的特點(diǎn)

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1、利于提高案卷質(zhì)量和立卷效率；2、利于對(duì)文件的利用、歸檔和保密；3、利于檔案室開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。二、做好立卷工作的重要性立卷工作的意義：80第五章立卷1、它保持了文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。

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2、保護(hù)文件之間的完整與安全，便于文件的保管。3、為檔案工作奠定基礎(chǔ)。三、立卷的要求與方法（一）、立卷的基本要求1、把應(yīng)歸檔的文件收集齊全，按照文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，正確分類立卷。81第五章立卷2、區(qū)分文件價(jià)值，正確劃定案卷的保管期限。

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3、立成的案卷要便于保管和利用。（二）、立卷的基本方法1、作者特征就是將同一作者的一些文件組成案卷。（1）、XX市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)的工作計(jì)劃（2）、XX市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)的工作報(bào)告（3）、XX市工業(yè)局關(guān)于加強(qiáng)物資管理的通知案卷標(biāo)題：XX市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)和加強(qiáng)物資管理的計(jì)劃、報(bào)告、通知82第五章立卷2、問題特征就是將內(nèi)容反映同一問題的文件組成案卷。

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（1）、周浦縣人民政府批轉(zhuǎn)縣防汛指揮部《關(guān)于做好一九八三年度防汛工作的意見》的通知（2）、周浦縣防汛指揮部關(guān)于一九八三年防汛工作情況的報(bào)告（3）、周浦縣人民政府關(guān)于再接再厲、繼續(xù)做好防汛防臺(tái)工作的通知案卷標(biāo)題：周浦縣人民政府、縣防汛指揮部關(guān)于做好防汛防臺(tái)工作的通知、報(bào)告83第五章立卷3、名稱特征就是將同一名稱的文件組成案卷。

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（1）、第一紡織機(jī)械廠新產(chǎn)品、新型材料試制計(jì)劃（2）、第二紡織機(jī)械廠新產(chǎn)品、新型材料試制計(jì)劃（3）、第三紡織機(jī)械廠新產(chǎn)品、新型材料試制計(jì)劃案卷標(biāo)題：第一、二、三紡織機(jī)械廠新產(chǎn)品、新型材料試制計(jì)劃84第五章立卷4、時(shí)間特征指文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間或文件形成的時(shí)間。

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注意：（1）、一般文件放在寫成年度。（2）、總結(jié)和計(jì)劃寫在一起的文件，應(yīng)視文件的中心內(nèi)容來確定。（3）、紀(jì)念性或回顧性的文件，放在寫成年度。（4）、有些工作由于本身特點(diǎn)，使用專門年度歸檔。文件標(biāo)題：（1）、上海市自行車一廠一九八三年生產(chǎn)計(jì)劃（2）、上海市自行車一廠一九八三年生產(chǎn)情況報(bào)告（3）、上海市自行車二廠一九八三年生產(chǎn)計(jì)劃（4）、上海市自行車二廠一九八三年生產(chǎn)情況報(bào)告85第五章立卷案卷標(biāo)題：上海市自行車一、二廠一九八三年生產(chǎn)計(jì)劃、報(bào)告

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5、地區(qū)特征把來自同一地區(qū)或內(nèi)容針對(duì)同一地區(qū)的文件組成案卷。（1）、XX市一九八三年工業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃（2）、XX市一九八三年農(nóng)業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃（3）、XX市一九八三年商業(yè)發(fā)展計(jì)劃（4）、XX市文化、教育、衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展計(jì)劃86第五章立卷案卷標(biāo)題：XX市工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、商業(yè)、文教衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展計(jì)劃

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6、通訊者特征把本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)關(guān)于某一問題或幾個(gè)問題的往復(fù)文件組成案卷。（1）、寧波市化工局關(guān)于要求將金星化工廠職工XXX調(diào)回上海的函（2）、寧波市勞動(dòng)局關(guān)于金星化工廠職工XXX調(diào)回上海問題的復(fù)函87第五章立卷案卷標(biāo)題：寧波市化工局、寧波市勞動(dòng)局關(guān)于要求將金星化工廠職工XXX調(diào)回上海的函四、靈活運(yùn)用立卷特征組合案卷五、確定立卷文件的保管期限

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2006年9月19日國家檔案局令第8號(hào)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。88補(bǔ)充內(nèi)容《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》發(fā)布施行2006年12月18日，國家檔案局局長楊冬權(quán)簽署國家檔案局第8號(hào)令，正式發(fā)布施行《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》?！兑?guī)定》的發(fā)布施行，對(duì)機(jī)關(guān)正確界定文件材料歸檔范圍，開展檔案價(jià)值鑒定工作具有重要意義，標(biāo)志著我國檔案法制化建設(shè)取得了又一新的成果。這次發(fā)布的《規(guī)定》是對(duì)1987年《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》兩個(gè)業(yè)務(wù)文件的修訂。修訂的主要內(nèi)容包括：一是將1987年《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》兩個(gè)業(yè)務(wù)文件合成一個(gè)文件，并上升為行政規(guī)章。二是改革文書檔案保管期限的劃分方法。將原有的“永久”、“長期”、“短期”的保管期限劃分方法修改為“永久”、“定期”，定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，分為30年、10年。三是突出立檔單位的主體地位。機(jī)關(guān)文件材料歸檔時(shí)體現(xiàn)“以我為主”的思想。盡量解決文件材料重復(fù)歸檔問題。四是條款細(xì)化，充實(shí)了一些新領(lǐng)域的文件材料，如行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料。五是加大行政管理力度。將1987年規(guī)定中的“備案制”改為“審批制”，建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審批制度，即“各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實(shí)際，編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行”。89補(bǔ)充內(nèi)容

1987年國家檔案局制發(fā)了有關(guān)機(jī)關(guān)檔案保管期限、機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍兩個(gè)業(yè)務(wù)文件，對(duì)規(guī)范機(jī)關(guān)檔案工作，正確界定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值起到了積極的引導(dǎo)和促進(jìn)作用。但隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的不斷發(fā)展，兩個(gè)業(yè)務(wù)文件難以完全適應(yīng)新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案工作和檔案館工作的實(shí)際需要，尤其是對(duì)檔案的鑒定銷毀工作和檔案移交進(jìn)館工作帶來了一系列影響。早在1999年底，國家檔案局成立相關(guān)課題組，對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限進(jìn)行專門研究。2000年底形成了《關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》征求意見稿，國家檔案局分別于2001年、2005年兩次在全國檔案系統(tǒng)、中央和國家機(jī)關(guān)檔案部門征求意見，多次到基層機(jī)關(guān)進(jìn)行實(shí)地調(diào)研并專門召開了有地方檔案行政管理部門、部分中央和國家機(jī)關(guān)、部分基層機(jī)關(guān)檔案人員參加的專題研討會(huì)，其間易稿近50次，最終形成了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。

90補(bǔ)充內(nèi)容

《規(guī)定》的發(fā)布施行，代表了機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限改革的發(fā)展方向，是向建立科學(xué)合理的檔案價(jià)值鑒定體系、系統(tǒng)完善的檔案保管期限體系邁出了重要一步。

（來源：中國檔案報(bào)）91補(bǔ)充內(nèi)容一、主要變化（相對(duì)1987年頒布的兩個(gè)業(yè)務(wù)文件）

（1）以往業(yè)務(wù)文件存在的幾個(gè)不足方面對(duì)反映維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料重視不夠；某些文件材料歸檔范圍界定過寬，導(dǎo)致重復(fù)歸檔；某些條文表述可操作性不強(qiáng)，造成對(duì)一些文件價(jià)值判斷不準(zhǔn)確；檔案行政管理部門對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔工作缺乏實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督和管理手段。

92補(bǔ)充內(nèi)容（2）新《規(guī)定》的主要變化和特點(diǎn)？A.文件合二為一B.內(nèi)容涵蓋廣C.改時(shí)段制為標(biāo)時(shí)制D.堅(jiān)持“以我為主”的原則E.充實(shí)新內(nèi)容F.期限調(diào)整體現(xiàn)“以人為本”（如涉及公民權(quán)益的期限從長，針對(duì)外來文件期限從短；以前“兩頭小、中間大”的模式改變了）

G.改“備案制”為“審批制”93補(bǔ)充內(nèi)容二、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍包括哪些內(nèi)容?1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

94三、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍包括哪些內(nèi)容?

1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料;

3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料95補(bǔ)充內(nèi)容5、文書檔案保管期限的劃分

A.哪些劃為永久保管本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機(jī)關(guān)房產(chǎn)基建，土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

96補(bǔ)充內(nèi)容B.哪些劃為定期保管

本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

97第五章立卷六、立卷的準(zhǔn)備工作（一）、立卷文件的收集文書立卷的重點(diǎn)：

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1、本機(jī)關(guān)在進(jìn)行主要職能活動(dòng)中制成的重要文件；2、與本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)有密切聯(lián)系的上下級(jí)和有關(guān)機(jī)關(guān)的來文書。98三、案卷的規(guī)范化整理與編目調(diào)整定卷卷內(nèi)文件排列擬寫案卷題名卷內(nèi)文件編號(hào)填寫文件目錄填卷內(nèi)備考表填寫案卷封面裝訂案卷編制案卷目錄99第五章立卷七、立卷的操作過程（一）、檢查調(diào)整定卷

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（二）、擬寫案卷題名1、內(nèi)容概況、確切2、政治上正確3、結(jié)構(gòu)要完整基本格式：作者—問題—名稱（三）、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)1、卷內(nèi)文件的排列100第五章立卷

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（1）、密不可分的文件，應(yīng)當(dāng)依次序排列。（2）、一般文件可按重要程度或時(shí)間順序等排列。2、卷內(nèi)文件的編號(hào)（1）、件號(hào)（2）、頁號(hào)(四）、填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表1、填寫卷內(nèi)文件目錄2、填寫備考表（五）、裝訂與套盒（袋）101卷內(nèi)文件目錄102《案卷封面》樣式103卷內(nèi)備考表式樣104105上夾106上卷皮107作三孔標(biāo)記108打孔109打孔110打孔111穿線繩112穿線繩113穿線繩114穿線繩115穿線繩116系線繩117118119第五章立卷120第五章立卷（六）、填寫案卷封面（七）、案卷排列與填寫案卷移交目錄（八）、案卷的移交

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第二節(jié)專門文件材料的形成及整理方法1、P942、P1313、歸檔照片整理規(guī)程121第三節(jié)新的整理方法

2000年12月，國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）?！兑?guī)則》采用與傳統(tǒng)立卷方法完全不同的思路，從“簡化整理，深化探索”出發(fā)，對(duì)歸檔文件整理工作的許多環(huán)節(jié)作了調(diào)整和簡化，既減輕了檔案工作人員的工作量，又可以提高檔案管理工作的質(zhì)量。

第五章立卷122第五章立卷《規(guī)則》規(guī)定的整理方法與傳統(tǒng)的立卷比較，主要有以下不同：

1、取消案卷，實(shí)行文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。

2、裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可。

3、分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）3種，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。123

4、取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以件為單位的歸檔文件目錄。

5、無須編頁號(hào)，目錄改設(shè)頁數(shù)項(xiàng)。

6、歸檔文件直接裝盒保管

7、無須擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只須填寫檔案盒盒脊?！?/p>

第五章立卷124

圍繞歸檔文件材料的整理，今天主要講六個(gè)問題：一、歸檔文件材料整理的基本要求二、歸檔文件的整理單位與裝訂三、歸檔文件的分類和排列四、歸檔文件的編號(hào)五、歸檔文件的編目六、歸檔文件的裝盒125

在講這個(gè)題目之前，先說明幾個(gè)概念：

第一，什么是文件材料？文件材料是指反映機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。第二，什么是歸檔文件材料的整理？將歸檔文件材料以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編目、裝盒，使之有序化的過程，叫做歸檔文件整理。126

歸檔文件材料整理的基本要求是：

（一）整理歸檔的文件材料必須齊全、完整。文件和傳真電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理。（二）必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于檔案保管和利用。127二、歸檔文件的整理單位與裝訂

（一）整理單位

《規(guī)則》規(guī)定，

“件”即“歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。”128

（二）文件裝訂

歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，以從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)。裝訂前首先必須對(duì)它們進(jìn)行排序。一般來說順序如下：

·正本在前，定稿在后；

·正文在前，附件在后；

·批示在前，請(qǐng)求在后；

·原件在前，復(fù)制件在后；129

·決定、結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后※

；

·復(fù)文在前，來文在后；

·中文件在前，外文件在后。有文件處理單的，可以放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左下側(cè)對(duì)齊。裝訂方式和用品的選擇，應(yīng)符合檔案保護(hù)要求?！?/p>

。130三、歸檔文件的分類和排列

（一）分類方法和分類方案

機(jī)關(guān)歸檔文件分類一般選擇年度、組織機(jī)構(gòu)（問題）和保管期限作為通用的分類方法。這是因?yàn)檫@三種分類方法在各級(jí)單位檔案部門使用率最高，并且反映了檔案管理的基本規(guī)律和要求。131

1、年度分類法——根據(jù)形成文件和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，分年度時(shí)，一般以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。

2、機(jī)構(gòu)（問題）分類法——機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法不能同時(shí)采用，而應(yīng)根據(jù)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件分類。問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對(duì)歸檔文件分類。132

3、保管期限分類法——保管期限分類法就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。保管期限劃分為永久、長期、短期3種。

按照上述3種分類方法，又可以組合成多種復(fù)式分類方法。如年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限分類法、保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）分類法、機(jī)構(gòu)（問題）—年度—保管期限分類法……133四、歸檔文件的編號(hào)

歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作創(chuàng)造條件。

134

（一）編號(hào)項(xiàng)目

編號(hào)的目的之一是固定歸檔文件在全宗中的位置。歸檔文件的位置是由前期系統(tǒng)化工作所決定的，因此，編號(hào)中的“號(hào)”并不是一個(gè)簡單的數(shù)字，而往往包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、件號(hào)等分類、排列要素在內(nèi)的一組數(shù)字和字符的集合，統(tǒng)稱為編號(hào)項(xiàng)目。

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編號(hào)項(xiàng)目分為必備項(xiàng)和選擇項(xiàng)。必備項(xiàng)是根據(jù)歸檔文件整理和管理工作的需要設(shè)置的，各級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門在編號(hào)時(shí)都必須編制；選擇項(xiàng)則可在同級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，由各級(jí)檔案部門根據(jù)本單位實(shí)際需要選擇使用。這里只講必備項(xiàng)目。必備項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、保管期限和件號(hào)。136

全宗號(hào)——全宗號(hào)是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)。實(shí)際工作中，全宗號(hào)往往由各級(jí)檔案館按照進(jìn)館計(jì)劃給定。有些新建單位或暫未列入檔案館接收計(jì)劃的單位，可將此項(xiàng)空置，留待同級(jí)檔案館給定全宗號(hào)后再行填寫。年度——指歸檔文件形成的年度，即形成和處理文件的年度。填寫此項(xiàng)時(shí)，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如二○○二年表示為“2002”，不能簡化為“02”。137

保管期限——是指在整理歸檔文件時(shí)，按照制訂的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍分類與檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定,給歸檔文件劃定相應(yīng)的保管期限。138

件號(hào)——件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。件號(hào)分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。歸檔文件在分類、排列后，其位置得以確定，此時(shí)編制的排列順序號(hào)稱為室編件號(hào)；移交進(jìn)檔案館時(shí)，按新的排列順序重新編制的件號(hào)，稱為館編件號(hào)。這里只講室編件號(hào)。139

室編件號(hào)即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)的排列順序號(hào)。室編件號(hào)應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。以采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”進(jìn)行分類為例，室編件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一機(jī)構(gòu)（問題）的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)。例如，××市海域勘界辦2002年形成的永久、長期2個(gè)保管期限的歸檔文件，編號(hào)后形成2個(gè)流水號(hào)，即永久的從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)，長期的也從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)。140

（二）加蓋歸檔章

編號(hào)項(xiàng)目確定后，要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。

1、歸檔章的格式。歸檔章的一般格式如圖1所示。歸檔章設(shè)置的項(xiàng)目主要為編號(hào)項(xiàng)目中的必備項(xiàng)。同時(shí)也為選擇項(xiàng)中使用頻率較高的機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)預(yù)留了位置。141（全宗號(hào)）（年度）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問題）（保管年限）（館編件號(hào)）3×15816

單位：mm圖1

圖中括號(hào)內(nèi)的的提示文字，實(shí)際制作時(shí)無須刻出。圖1中的“機(jī)構(gòu)（問題）”項(xiàng)為選擇項(xiàng)，不采用此分類方法的機(jī)關(guān)單位，可不刻此項(xiàng)。歸檔章編號(hào)完畢后的格式如圖2域勘界管理永久

圖2

2、歸檔章的填寫。填寫歸檔章時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，也可使用打號(hào)機(jī)打號(hào)。加蓋歸檔章，一般須在歸檔文件編號(hào)后進(jìn)行。

143

3、蓋章位置。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置；如因領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其它空白處，但以上端為宜。如果機(jī)關(guān)發(fā)文有文件簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章。文件首頁，確無蓋章位置的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。144五、歸檔文件的編目

歸檔文件的編目是指編制歸檔文件目錄，是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一。

（一）歸檔文件目錄的項(xiàng)目歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。各項(xiàng)目的具體填寫要求如下：件號(hào)：填寫室編件號(hào)。145

責(zé)任者：責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織和個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)，或者是一個(gè)人或幾個(gè)人。填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能用“本辦”、“本局”等簡稱。聯(lián)合發(fā)文時(shí)一般應(yīng)將所在責(zé)任者照實(shí)抄錄。機(jī)關(guān)內(nèi)部的“白頭文件”，常會(huì)出現(xiàn)未署責(zé)任者的情況，編目時(shí)應(yīng)加以考證并填寫。146

文號(hào)：文號(hào)即發(fā)文的字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文序次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。如“浙海勘辦〔2002〕1號(hào)”，即浙江省海域勘界辦公室2002年第1號(hào)文件。題名：即文件標(biāo)題。完整的題名由責(zé)任者、問題、文種3個(gè)部分組成。147

一般情況下，文件只有一個(gè)題名。有的文件還有副題名。副題名即文件標(biāo)題中破折號(hào)或冒號(hào)后的部分。如《認(rèn)清形勢(shì)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，努力推進(jìn)海域勘界工作——××同志在全市海域勘界工作會(huì)議上的講話》。在正題名能反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般無須抄錄。日期：即文件形成的時(shí)間。文件的形成時(shí)間即發(fā)文的時(shí)間。具體填寫時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2002年6月10日，標(biāo)注為20020610。148

頁數(shù)：頁數(shù)項(xiàng)填寫一件文件的總頁數(shù)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面為準(zhǔn)，