文獻(xiàn)管理軟件

1文獻(xiàn)管理軟件中南大學(xué)劉雁書(shū)2015年2文獻(xiàn)管理軟件一、重要性二、類(lèi)型三、Noteexpress文獻(xiàn)管理軟件3一、文獻(xiàn)管理軟件的重要性4一、文獻(xiàn)管理軟件重要性上述問(wèn)題歸納起來(lái)就是如何整理與利用查到的文獻(xiàn)進(jìn)行科研。有效地彌補(bǔ)了文獻(xiàn)檢索與科研產(chǎn)出之間的一個(gè)重要環(huán)節(jié)──“文獻(xiàn)管理”，切實(shí)地滿(mǎn)足了科研人員在文獻(xiàn)管理方面的多種需要，成為現(xiàn)代科研的重要工具。文獻(xiàn)檢索文獻(xiàn)管理科研產(chǎn)出5二、文獻(xiàn)管理軟件類(lèi)型（一）按推出公司國(guó)別上可分為國(guó)內(nèi)文獻(xiàn)管理軟件和國(guó)外文獻(xiàn)管理軟件。國(guó)外文獻(xiàn)管理軟件

主要適用于對(duì)英文參考文獻(xiàn)進(jìn)行管理，對(duì)中文環(huán)境支持較差。常用的外文文獻(xiàn)管理軟件包括Endnote、ReferenceManager、RefWorks、Biblioscape等6二、文獻(xiàn)管理軟件類(lèi)型國(guó)內(nèi)文獻(xiàn)管理軟件

不僅能夠?qū)χ形膮⒖嘉墨I(xiàn)進(jìn)行管理，同時(shí)也能夠?qū)τ⑽膮⒖嘉墨I(xiàn)進(jìn)行管理，即同時(shí)支持常用中英文數(shù)據(jù)庫(kù)檢索與記錄導(dǎo)入，同時(shí)提供常用中英文期刊模板。中文文獻(xiàn)管理軟件主要有NoteExpress、醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王、NoteFirst團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作系統(tǒng)、CNKIE-learing數(shù)字學(xué)習(xí)與研究平臺(tái)等7二、文獻(xiàn)管理軟件類(lèi)型（二）按用戶(hù)互聯(lián)方式可以分為單機(jī)版與網(wǎng)絡(luò)版單機(jī)版管理軟件或稱(chēng)個(gè)人版文獻(xiàn)管理軟件，具備了文獻(xiàn)管理軟件的核心功能：檢索國(guó)內(nèi)外數(shù)據(jù)庫(kù);以題錄為中心進(jìn)行知識(shí)管理；添加附件與筆記；自動(dòng)為論文添加參考文獻(xiàn)；根據(jù)投稿期刊的要求自動(dòng)改變參考文獻(xiàn)格式。國(guó)內(nèi)的Noteexpress即是此類(lèi)軟件的代表。8二、文獻(xiàn)管理軟件類(lèi)型網(wǎng)絡(luò)版文獻(xiàn)管理軟件

或稱(chēng)團(tuán)隊(duì)版文獻(xiàn)管理軟件，是在個(gè)人版文獻(xiàn)管理軟件的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，不僅具備個(gè)人版文獻(xiàn)管理軟件的核心功能，還可以建立群組，與群組成員共享科研資料，實(shí)時(shí)交流，督促學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)合作。NoteFirst是此類(lèi)軟件的代表。三、NoteExpress文獻(xiàn)管理軟件北京愛(ài)琴海樂(lè)之技術(shù)有限公司推出網(wǎng)址：/CompanyWeb/中南大學(xué)圖書(shū)館版校園網(wǎng)下載路徑：主頁(yè)——中文數(shù)據(jù)庫(kù)——Notepress個(gè)人管理軟件9NoteExpress中南大學(xué)圖書(shū)館版下載11NoteExpress核心功能1.建立并管理個(gè)人專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)按課題建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，收集多種途徑獲取的相關(guān)文獻(xiàn)以題錄為核心，全面管理文獻(xiàn)附件功能筆記功能2.撰寫(xiě)論文的好幫手撰寫(xiě)論文時(shí)，可以隨時(shí)從Word文檔中調(diào)閱、檢索相關(guān)文獻(xiàn)，并將重要的文獻(xiàn)自動(dòng)按照期刊要求的格式，放在正在撰寫(xiě)論文的參考文獻(xiàn)處撰寫(xiě)論文時(shí)，可以很快地找到相關(guān)的圖片、表格，將其按照期刊要求的格式插入論文相應(yīng)的位置修改論文時(shí)，可自動(dòng)重新對(duì)參考文獻(xiàn)排序在轉(zhuǎn)投其他期刊時(shí)，可以很快將論文格式轉(zhuǎn)換成轉(zhuǎn)投其他期刊的格式12案例：想寫(xiě)一篇“社交網(wǎng)絡(luò)隱私保護(hù)研究進(jìn)展”的綜述如何利用NoteExpress軟件收集資料并輔助論文寫(xiě)作？1.打開(kāi)NoteExpress軟件，建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)2.收集相關(guān)文獻(xiàn)3.文獻(xiàn)管理4.添加附件與筆記5.確立核心期刊、作者6.輔助撰寫(xiě)論文新建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)1314（一）

啟動(dòng)NE,新建一數(shù)據(jù)庫(kù)在“文件”菜單下，

選擇“新建數(shù)據(jù)庫(kù)”2.指定數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱(chēng)和存貯位置3.添加附件時(shí)，對(duì)附件文件夾的操作，建議選擇前兩項(xiàng)15新建空白數(shù)據(jù)庫(kù)收集文獻(xiàn)，建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)1617（二）.收集文獻(xiàn)，建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)全文導(dǎo)入通過(guò)NE在線檢索題錄數(shù)據(jù)庫(kù)檢索后導(dǎo)入記錄導(dǎo)入NE時(shí)須選擇匹配的過(guò)濾器一般外文數(shù)據(jù)庫(kù)保存題錄時(shí)，請(qǐng)選擇輸出格式為RIS、Refman或Endnote手工錄入將Endnote等其它文獻(xiàn)管理軟件建立的數(shù)據(jù)庫(kù)文獻(xiàn)導(dǎo)入1.收集文獻(xiàn)：全文導(dǎo)入181.全文導(dǎo)入：將已有全文作為題錄和附件導(dǎo)入路徑："導(dǎo)入全文"“添加文件”選擇題錄類(lèi)型及導(dǎo)入文件“導(dǎo)入”2.收集文獻(xiàn)：NE在線檢索

（以CNKI為例）2021NE直接檢索CNKI(I)訪問(wèn)路徑：“在線檢索”→“選擇在線數(shù)據(jù)庫(kù)”→“CNKI中國(guó)知網(wǎng)→“確定”22NE直接檢索CNKI(II)系統(tǒng)自動(dòng)勾選前50條記錄，可點(diǎn)擊“勾選題錄”功能鍵調(diào)整勾選記錄限制近5年文獻(xiàn)方法：“發(fā)表時(shí)間”字段輸入“>2010”23NE直接檢索CNKI(III)列表表頭3.收集文獻(xiàn)：

數(shù)據(jù)庫(kù)檢索后導(dǎo)入

CNKI

WebofScience

2425CNKI檢索結(jié)果導(dǎo)入NE(I)26CNKI檢索結(jié)果導(dǎo)入NE(II)CNKI檢索結(jié)果導(dǎo)入NE(III)27路徑：導(dǎo)入題錄找到存盤(pán)文件，當(dāng)前過(guò)濾器選擇”NoteExprss”后點(diǎn)擊“開(kāi)始導(dǎo)入”28（2）WOS檢索結(jié)果導(dǎo)入NEWOS檢索結(jié)果輸出時(shí)選擇“endnote”或者“其他參考文獻(xiàn)格式”WOS檢索結(jié)果導(dǎo)入NE時(shí)，過(guò)濾器須選擇為“WebofScience”29(4).EV2檢索結(jié)果導(dǎo)入NEEV2檢索文獻(xiàn)后，選擇記錄并點(diǎn)擊”Download”,存盤(pán)格式選擇“RIS,Endnote,ProCite,ReferenceManager”EV2檢索結(jié)果導(dǎo)入NE時(shí)，過(guò)濾器選擇為“RefMan-(RIS)”4.收集文獻(xiàn)：手工錄入30314.手工錄入路徑：題錄——新建題錄在新建題錄界面輸入記錄各項(xiàng)信息后點(diǎn)擊“文件”后選擇“保存并關(guān)閉”32NoteExpress手工錄入題錄界面多個(gè)作者輸入時(shí)須分行選擇題錄類(lèi)型33（三）.題錄管理題錄數(shù)據(jù)庫(kù)組織管理包括分類(lèi)、去重、排序、檢索、文獻(xiàn)的閱讀狀態(tài)標(biāo)記等選中題錄后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)注閱讀狀態(tài)、添加附件、添加筆記、下載全文等大部分文獻(xiàn)管理功能。34題錄數(shù)據(jù)庫(kù)組織管理的分類(lèi)通過(guò)建立樹(shù)形結(jié)構(gòu)目錄，可以輕松建立多個(gè)層次文件夾在文件夾處單擊鼠標(biāo)右鍵，可對(duì)文件夾進(jìn)行管理查找并刪除重復(fù)題錄3536去重第一步：

選擇題錄

路徑：題錄——選擇題錄——全部選擇37去重第二步：

查找重復(fù)題錄38路徑：“檢索”——“查找重復(fù)題錄”，在彈出的“查找重復(fù)題錄”框中，設(shè)定待查重文件夾、待查重字段后點(diǎn)擊“查找”去重第三步：

刪除重復(fù)題錄

路徑：題錄——特殊刪除——從所有文件夾中刪除39數(shù)據(jù)庫(kù)排序及檢索指定論文4041題錄數(shù)據(jù)庫(kù)的排序及檢索單擊此排表頭任一按鈕均可排序檢索指定題錄定位重要題錄4243定位重要題錄②按優(yōu)先級(jí)排列題錄①選定題錄后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，為題錄設(shè)置優(yōu)先級(jí)重要題錄下載全文44下載全文（須校園網(wǎng)）45選擇題錄后，點(diǎn)擊“下載全文”下載全文（須校園網(wǎng)）46選擇全文數(shù)據(jù)庫(kù)后，點(diǎn)擊“確定”即可下載全文。Tips：全文下載須在校園網(wǎng)上，或者有數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)帳號(hào)和密碼為指定題錄添加附件4748（四）

為題錄添加附件與筆記NoteExpress支持為題錄添加全文、MP3、圖片、視頻等多種格式文件附件支持在閱讀文獻(xiàn)過(guò)程中隨時(shí)寫(xiě)下筆記49為指定題錄添加附件：選定題錄后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“添加附件”選擇文件或文件夾或網(wǎng)絡(luò)鏈接、題錄或筆記作為附件閱讀文獻(xiàn)作筆記5051在文獻(xiàn)閱讀過(guò)程中作筆記此處兩個(gè)方塊代表此文獻(xiàn)有附件及筆記點(diǎn)擊“筆記”后，在下方文本框添加筆記寫(xiě)完筆記后點(diǎn)此存盤(pán)文獻(xiàn)信息統(tǒng)計(jì)5253（五）文獻(xiàn)信息統(tǒng)計(jì)NE提供了基本的統(tǒng)計(jì)功能，可以方便地獲取某一專(zhuān)題的核心作者、核心期刊、論文數(shù)量發(fā)展趨勢(shì)等信息。如果需要對(duì)某個(gè)虛擬文件夾進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，右擊該文件夾，從列表中選擇“文件夾信息統(tǒng)計(jì)”。在彈出查看中，選擇需要統(tǒng)計(jì)的字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，NE將會(huì)推送相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果（統(tǒng)計(jì)結(jié)果可輸出另存）。54文件夾信息統(tǒng)計(jì)55按作者統(tǒng)計(jì)，獲取本專(zhuān)題核心作者56按期刊統(tǒng)計(jì)，獲取本專(zhuān)題核心期刊輔助撰寫(xiě)論文5758（六）輔助撰寫(xiě)論文撰寫(xiě)論文時(shí)，可以隨時(shí)從Word文檔中調(diào)閱、檢索相關(guān)文獻(xiàn)，并將重要的文獻(xiàn)自動(dòng)按照期刊要求的格式，放在正在撰寫(xiě)論文的參考文獻(xiàn)處。撰寫(xiě)論文時(shí)，可以很快地找到相關(guān)的圖片、表格，按照期刊要求的格式插入論文相應(yīng)的位置。修改論文時(shí)，可自動(dòng)重新對(duì)參考文獻(xiàn)排序。在轉(zhuǎn)投其他期刊時(shí)，可以很快將論文格式轉(zhuǎn)換成轉(zhuǎn)投其他期刊的格式寫(xiě)作時(shí)插入引文59在NE選定記錄后，在Word寫(xiě)作中點(diǎn)擊“插入引文”，會(huì)在文末自動(dòng)添加參考文獻(xiàn)，并在正文中光標(biāo)停留處添標(biāo)記插入引文轉(zhuǎn)換引文格式60格式化參考文獻(xiàn)《計(jì)算機(jī)學(xué)報(bào)》參考文獻(xiàn)格式61投稿前將文檔“去除格式化--清除域代碼”去除格式化NoteExpress快捷鍵轉(zhuǎn)到NoteExpress在數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索插入引文插入注釋插入筆記格式化參考文獻(xiàn)編輯引文定位引文查找引文去除格式化更新題錄信息設(shè)置排列窗口位置NoteExpress幫助

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常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案6465NE使用中常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案（一）數(shù)據(jù)庫(kù)下載記錄無(wú)法導(dǎo)入NE數(shù)據(jù)庫(kù)下載記錄要順利導(dǎo)入NE，數(shù)據(jù)庫(kù)下載文件格式必須與NE導(dǎo)入時(shí)選擇的過(guò)濾器格式匹配，如果不能導(dǎo)入，很可能是文件格式與過(guò)濾器不匹配。試著更改文件格式或者過(guò)濾器格式至兩者匹配。（二）外文數(shù)據(jù)庫(kù)文件下載時(shí)沒(méi)有NE文件管理軟件格式怎么辦？可選Ｅｎｄｎｏｔｅ或者外文數(shù)據(jù)庫(kù)文件下載處的第一個(gè)文件管理軟件格式，在導(dǎo)入NE時(shí)選擇匹配的過(guò)濾器即可。66NE使用中常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案（三）無(wú)法直接下載全文原因主要有3點(diǎn)：A.沒(méi)有全文下載權(quán)限，例如不是校園網(wǎng)用戶(hù)；B.有全文下載權(quán)限，例如是校園網(wǎng)用戶(hù)，但一次下載文獻(xiàn)量過(guò)多，如上百篇；C.數(shù)據(jù)庫(kù)原因。碰到這種情況最好是不利用NE的下載全文功能，而是去訪問(wèn)CNKI等數(shù)據(jù)庫(kù)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)下載全文以后再將全文作為NE相關(guān)題錄的附件添加。67NE使用中常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案（四）安裝NE后，文字處理軟件沒(méi)有出現(xiàn)NE工具欄這是NE安裝過(guò)程中，文字處理軟件沒(méi)有自動(dòng)加載NE工具欄，需要手工加載。不同版本文字處理軟件加載方法不同：68Word2003手動(dòng)加載NE工具條的方法若NoteExpress安裝后，Word無(wú)法加載，可采取以下步驟：1.打開(kāi)Word，“工具”→“自定義”。2.在“命令”標(biāo)簽左邊一欄中選擇“工具”，然后將右欄第一項(xiàng)“Com加載項(xiàng)”拖動(dòng)到工具欄的任意位置處。關(guān)閉自定義對(duì)話(huà)框。3.點(diǎn)擊工具欄上的“Com加載項(xiàng)”按鈕，出來(lái)已安裝的Com加載項(xiàng)。4.刪除NEWordAddin（如果有的話(huà)）。點(diǎn)擊“添加”將NoteExpress目錄下的NEWordAddin.dll文件添加到Com加載項(xiàng)中（如果Word版本為Word2000，請(qǐng)選擇NEWordAddin2k.dll）。69Word2007/2010手動(dòng)加載NE工具條的方法右擊office2010工具欄，選擇“自定義快速訪問(wèn)工具欄…”在彈出的word選項(xiàng)對(duì)話(huà)框中選擇“加