《行政管理實踐報告》

PAGE實踐報告前言浙江A有限公司創(chuàng)建于1998年，公司占地60畝，建筑面積15000多平方米。公司內(nèi)員工與技術(shù)人員200余人。在公司的實習期間，我的職位是行政助理，平時的工作多是進行公司上會議的安排和布置，通知參與會議的人員。（一）高層財務會議情況處理的概述一天，經(jīng)理在禮拜一早上告訴我，禮拜四上午9點—11點召開內(nèi)部全體高層財務會議，要求我通知所有相關人員。我剛到公司，不清楚公司具體有多少管理人員，也沒有向其他同事詢問。我倒幾個部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)和好做了項目部，但最后的情況是大多數(shù)人外出了，也沒有遇到熟悉的同事。接下來我忙其他事情，基本上這件事就給拋到腦后了。一直到星期三下午，經(jīng)理提醒我會議是否通知到每一位相關員工，這時我才恍然大悟的匆忙在公司布告欄里個公司QQ群發(fā)布了通知。內(nèi)容為：“禮拜四上午在會議室召開內(nèi)部會議，會議非常重要，請相關管理人員務必出席”。到了禮拜四上午8點半左右，有兩個招標部的盡力到了會議室，但當時會議室里并沒有人，他們以為會議不開了，坐了一會就走了。9點左右4個組管從項目部過來了，什么資料也沒帶，其中兩個說：“他們已經(jīng)約好在10點要去驗收。到了10點只剩下4個項目部的主管，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束、經(jīng)理對此很不高興，公司和項目部有10個管理人員，事后統(tǒng)計，4個沒去開會的人，他們說不知道有這件事。（二）高層財務會議特殊情況處理實踐分析1.會議內(nèi)容策劃情況情況緊急處理一場成功的會議，與科學、合理的會議組織與方案策劃有密不可分的關系。策劃方案涉及到整個會議活動的方方面面，既有會議的名稱、開會的時間地點、與會人員名單、會議議題等內(nèi)容，又涵蓋了全部的會務工作分工。因此，一套高質(zhì)量的會務方案是建立在全面調(diào)查、深入研究的基礎上的?？梢哉f會議籌備方案是做好會務工作的前提條件，但擬寫會議方案的工作往往不被助理所重視。臨時會議有區(qū)別于例會，但在案例中的這家企業(yè)對會議方案的制定沒有正確的認識。這樣的現(xiàn)象普遍存在于中小型企業(yè)，大多數(shù)中小型企業(yè)助理不需要在會前制定“會議籌劃方案”，多以簡單的備忘錄形式概括性地列明需要處理的具體事項，隨意性較強。其次，會議的進展與助理的關系并不大，助理只是起到通知入會者是作用，沒有認識到會議的重要性。2.會議時間安排情況的處理作為一名助理，首先我應該搞清楚公司架構(gòu)以及內(nèi)部員工和層次，準備一份名單。這種重要的通知打印好書面通知，在禮拜四會議事前提前兩天當面發(fā)放通知到每個相關人士受傷。在通過郵件或電話通知每一位參會者，通知內(nèi)容中應該詳細寫清楚會議內(nèi)容與會議的重要性，而我也因該提前到會議室做好會議記錄準備，做好簽到工作。3.會議流程的應急處理如果說會前準備是高效會議的基石，那么會中的服務及會議進程的監(jiān)控則是保證基石發(fā)揮作用的關鍵環(huán)節(jié)。上面的這個案例，助理并沒有進行會中監(jiān)督、服務的工作。助理不應該只是在會前進行策劃與溝通工作，在會中要做好人員登記和記錄工作，會后要進行會議總結(jié)工作，對于會議流程中出現(xiàn)的緊急情況要根據(jù)實際問題再去處理。開會的目的是為了集大家之力，解決實際問題。助理用心安排的議程、精心選擇的開會地點、以及盡心提供的服務，在場與會人員傾力的投入都是為了確保會議能夠順利進行，從而能達到開會的最初目的。（三）結(jié)合自身體會，對崗位提出建議1.行政助理崗位需要具備計算機操作能力我的計算機使用技能尚待加強，在實習過程中，我發(fā)現(xiàn)助理工作對計算機的依賴非常大，平時的工作內(nèi)容很多都是在計算機上完成的。平時的辦公室日常活動中，文件的寫作，資料的整理，還有員工信息的錄入查詢等工作都與計算機相關。在之前的學習生活中，我對計算機并不是很了解，對辦公軟件也不是非常熟悉，一些基本的操作都不是特備的熟練。這便嚴重影響了工作效率，一些見辦公軟件較為復雜的運用都是自己臨時摸索的，雖然最后也完成了任務，但我明顯感覺到自己計算機能力的薄弱。2.助理崗位應具備保密意識會議對于達成管理共識、形成關鍵策略有莫大作用，高級助理人員是會議活動的重要參與者，大有機會接觸到組織中各種級別的秘密信息、資料。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，這些在會議中產(chǎn)生的資料會觸及公司最根本的利益。然而這些資料泄露出去，所造成的后果是不可估量的。保密是既是對助理工作人員的素質(zhì)要求，也是對助理工作的基本要求。一是對于具有保密性的會議，甚至對會議內(nèi)容、會議地點、與會人員等信息進行全面封鎖。（四）總結(jié)時間過的好快，四個多月的實習時間很快就過去了，在這次實踐工作過程中我學到了好多是在學校里、課堂上學不到的東西和知識。在這段實習日子里我非常開心，和老師、領導們相處得也很愉快，實習結(jié)束了我也要離開這里了。通過實習我認識到了自己的不足但同時我也認識了我自己的長處，也知道了在以后學習的日子里我因該從哪方面學習，怎樣提高自己的專業(yè)技能才會更有利于以后的就業(yè)。行政助理作為會務工作的執(zhí)行者、管理者、組織者和服務者，對會議活動的效率有較大的影響作用。因此，提高助理提高辦會能力，是助理工作本身的需要。在實踐工作中，我真切的體會到“實踐出真知”的道理，通過實踐我知道了書本知識講得很好，很全面，很系統(tǒng)，也很到位。而實際應用卻與它不同，可能用到的只是其中一部分，或者幾個不同的知識點雜揉在一起。只有實踐才能使書本知識更充實，更好的得到應用。也是通過實踐發(fā)現(xiàn)自己身上有太多的不足，比如我的條理性不強，遇事理不清頭緒；遇到問題想得少；閱歷太少等等，這些恰恰是一名行政管理員工不應缺少的素質(zhì)，我相信只有通過實踐才使自己得到提升。只有經(jīng)歷挫折才能懂得更透側(cè)，而且無比深刻。實習期間我做對了很多事，同時也做錯了更多的事，經(jīng)歷了無數(shù)次的挫折，使我對下一次工作更為堅定，同時讓我學會了思考和總結(jié)。做得好的好在哪，做的不好的錯在哪，經(jīng)過一段時間的總結(jié)，自己提升了很多，感謝挫折，我會受用一生。而且我覺得我經(jīng)過這一個月的實習時間，自己的工作能力方面也有了相關的提升，使自己更加的自信，拾起了信心，讓我在未來踏入社會的時段增加了勇氣。同時在居委會，我