2023年辦公室管理期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)

２023年春期開放教育(?？?《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)一、單項選擇題１．（B)不是辦公室事務(wù)管理的特性。A.服務(wù)性B．決策性C．專業(yè)性D．積極性2.辦公室布置要注意(D）。A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放B.一般辦公室桌椅最佳面對面放置C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些Ｄ.各種溝通、保密3.下列關(guān)于辦公室環(huán)境布置的目的的說法中，不對的的是(Ｃ）。A．發(fā)明舒適而又工作效率高的環(huán)境有效輔助上司B.塑造組織形象C．使上司辦公室遠離文秘辦公室,建立擋駕制度D．有助于保密工作4.在使用復(fù)印機的過程中，不恰當?shù)淖龇ㄊ?Ａ)。A.接通電源可立即復(fù)印操作B.選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電Ｃ．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿5.關(guān)于傳真機的使用,不對的的是(B）。A.發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送Ｃ.不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人、保密文本6．傳真機最佳用來傳送(D)。A．一般的圖紙B．機密文獻C.很長的文獻D．感謝信7．關(guān)于錄音機的使用,下列做法中不適宜的是(Ｂ)。Ａ.文員可以運用錄音機錄下上司口述的內(nèi)容B.為了節(jié)約成本，文員在記錄談話時，使用普通磁帶即可C.在使用錄音機之前應(yīng)當仔細閱讀使用說明書Ｄ.將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉，可以保護已經(jīng)錄制好的內(nèi)容8．下列選項中,不屬于辦公用易耗品的是(Ａ）。A．書報架B.修正帶C．剪刀Ｄ．臺歷９．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，不適宜的是（B)。A.保存一張購貨訂單,收到貨品時一一核對打勾B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品Ｃ.通過電話訂購或傳真訂購,可以提高交貨速度D.用庫存一覽表來儲備辦公用品１0．（Ｂ）不是文員在準備辦公用品時的職責(zé)。A.訂購Ｂ．制造C．分派D．儲備1１．以下文員的工作順序中,不對的的是(B)。A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項工作B.文員也應(yīng)具有適當判斷情況,機智應(yīng)對的應(yīng)變能力C．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行Ｄ．上司所指示的工作假如不合適，可以不實行12.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作,不符合這一原則的行為是(D)。Ａ.先將自己想做的工作以重要限度為標準分類Ｂ．另一方面以緊急限度和重要限度為標準分類C.同時考慮上司的意向和文員自身的工作效率D．可以按照文員自己的習(xí)慣進行工作13.文員必須管理好金錢,學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中沒有做到的是(Ａ)。A.最佳到價格便宜的商店去購買,質(zhì)量并不重要Ｂ．作出預(yù)算，按月或季度預(yù)計辦公室的開銷來控制開支C.采購大量物品時可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品D.限制不必要的長途電話，容易不要選擇快遞服務(wù)14．以下文員對辦公室零用鈔票管理的行為中,不適宜的是(C）。A．鈔票通常放在一個帶鎖的盒子里,再放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中Ｃ.標準的零用鈔票單據(jù)有一個署名D．不允許任何人從零用鈔票基金里借錢15.文員傳達上司的指示時，不應(yīng)當（A)。Ａ．傳達可以根據(jù)上司重要意思,夾進自己的意見Ｂ．必要時可形成文字材料,照本宣科Ｃ．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示D.重要的指示,應(yīng)當規(guī)定被傳達者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記１６.文員接受和領(lǐng)略上司意圖時，應(yīng)當（Ｄ）。A.用大腦專心記住Ｂ．隨時借助錄音機記錄C.只需接受和領(lǐng)略、并貫徹執(zhí)行即可，不要提問D．注意傾聽，專心判斷指示的用意17．文員必須具有合作精神,以下合作方法中不適宜的是(B)。A.善于同別人合作,密切配合，步調(diào)一致B.應(yīng)當有自己的個性,盡也許使別人服從自己Ｃ.配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責(zé)任18．下列選項中，不屬于文秘人員解除的專線電話的種類的是(B）。A．市長電話Ｂ．報警電話Ｃ．投訴電話D.監(jiān)督電話19.文秘人員在接聽電話時,不應(yīng)當（Ａ）。A．假如上司不在辦公室，先詢問對方是誰,再告訴對方他要找的人不在B．接聽電話一方面?zhèn)鬟_必要的信息C．電話鈴響3聲就接聽D.由始至終保持禮貌和耐心20.關(guān)于接打電話的行為,不對的的是(Ａ)。A.受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對予以回擊B.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙,以防遺失后備用D．半途因有事需放下電話請對方等待時,應(yīng)把話筒輕輕地朝下放置2１．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中,不適宜的是（B）。A.考慮打電話的時間是否合適B.打出電話，而對方無人接聽,等鈴聲響了二、三下可掛電話Ｃ.有時候上司過于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意,并告知一定立即調(diào)查此事２2．以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，不具有的有（A)。A.審查功能B．保密功能Ｃ.歡迎詞播放功能Ｄ.報數(shù)功能23.郵件送到單位所租的信箱,由文員啟動，取出郵件帶回辦公室，(D)與文員的工作規(guī)定不一致。A.天天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B．取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D.應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦24．文員分揀郵件不應(yīng)當遵守（C）標準。A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標準分揀D．換郵件重要性分揀25.文員打印寄往歐美國家的信封,收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當是(C）。A．國名、地址、部門、姓名Ｂ.姓名、地址、部門、國名C．姓名、部門、地址、國名D．姓名、國名、部門、地址２6．郵件的寄發(fā)不要考慮（D）因素。A．時間B．便利C．經(jīng)濟D．愛好27．文員在解決信訪工作時,當(A)情況發(fā)生時,要由收信人（單位）復(fù)信的情況。Ａ.初次寫信，或有過激言行的Ｂ.有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C.已做結(jié)案解決的D．沒有具體內(nèi)容的匿名信２8．對的的握手方法應(yīng)是（Ｄ）。A．男士與女士握手時,為了表達對對方加倍的親切和尊敬，應(yīng)雙手相握B．握手應(yīng)保持較長時間C.可以戴著帽子握手D.很多人同時握手時，應(yīng)按順序進行29.文員在帶領(lǐng)來訪者上下樓梯時,不應(yīng)（A）。Ａ.上樓梯時，自己緊跟在來訪者后面B．下樓梯時,自己走在前面，并將身體倒轉(zhuǎn)向來訪者C.讓來訪者走在樓梯的中間，由于樓梯中間的位置是上位D．上下樓梯時,提醒來訪者：“請小心”30.在寫會議告知時，下列選項中，不一定要有(A）。A．會議經(jīng)費B.會議名稱C.會議的議事日程D．會議時間和地點31.在會議開始前和進行過程中,文員的以下活動中，不恰當?shù)氖牵–)。A.協(xié)助簽到Ｂ．分發(fā)資料Ｃ.作會議記錄時離開會議室接聽電話D．暫時保管與會者的物品32．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C）。A.加入自己的主觀意見B.不記錄議題C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致Ｄ.對所記內(nèi)容作評論33．有時應(yīng)上司規(guī)定,文員參與會見或會談,（B）不是文員的任務(wù)。A．準備資料B．發(fā)表意見C.現(xiàn)場服務(wù)D.會議或會談記錄３4.(C）型適合自由談話、或是收集創(chuàng)意的會議。Ａ．口字B.教室C．圓桌D.U字３５.文員制作日程安排計劃表時,應(yīng)避免（D)。A.上司沒有通過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上Ｂ.假如表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己可以了解的簡樸符號C.制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間D.日程安排計劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄３６．文員根據(jù)上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會時，（D）是錯誤的。Ａ．假如用寫信的方式,在估計對方收到信后,再打電話確認B.告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時可立即告知C．對方越忙越必須早一點聯(lián)絡(luò)D．假如上司出差，可以在他回來的當天安排約會３7.以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中,不適宜的是（D）。Ａ.與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時告知你的姓名),需再打電話弄清疑點應(yīng)找同一人Ｂ.一方面要了解火車運營時間，上司對鋪位的規(guī)定C.假如預(yù)訂需要有保證,應(yīng)事先申明，假如想取消預(yù)訂,也要在結(jié)帳之前打電話D．不一定要弄到確認旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明３8．以下關(guān)于名片的使用方式，錯誤的是(D)。Ａ.文員應(yīng)在任何時候、任何場合攜帶名片Ｂ.向別人遞送名片時應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺.假如對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊,應(yīng)說明并表歉意D．名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的３9．社交場合很講究順序禮儀，一般(B)。Ａ.以右為次B．以右為尊C．以后為次D．以左為尊4０．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，對的的是（D）。Ａ．用叉、匙進食時，將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔B.站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物Ｃ.口內(nèi)具有食物與人說話D．吃西餐時,用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去４1．以下文員應(yīng)遵守的參與宴會的禮儀中，不適宜的是(C）。A．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水,夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水Ｃ．未用完一道菜時,應(yīng)將刀叉平行排放在盤子上右側(cè),叉尖向上,刀刃向內(nèi)D．文員應(yīng)在上司之后與對方碰杯,碰杯時應(yīng)目視對方以示敬意4２．文員協(xié)助舉行宴會時,不用考慮(D)。Ａ．宴會的形式與氣氛B.交通是否方便C.有無停車場Ｄ．有無休息室４3.文秘人員在代替上司選擇禮品，并向別人贈送禮品時,應(yīng)當(Ｂ)。Ａ.選擇價值不菲的禮物Ｂ.去掉包裝上的標價C．不用特意包裝D．不用在外包裝上署名44．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中,不對的的是（B)A．語句要簡短Ｂ.由過程先說Ｃ．運用反復(fù)的效果Ｄ.說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言45．接受忠告的對的反映是(Ｄ)。Ａ．以煩躁的心情傾聽B．盡量把責(zé)任推給別人C.應(yīng)辯解說:“那是由于……”D．切勿感情用事４6.辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，(A）屬于合適的話題。A.有共同利益的話題Ｂ．夸耀自己的話題C．保密的話題Ｄ.應(yīng)當忌諱的話題4７．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁,在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文獻各頁的確是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑,這是（A）。A．騎邊章B．封存章C.騎縫章D．證見章48．值班人員不應(yīng)當做（A)。A.簽發(fā)文獻B．分發(fā)會議告知Ｃ．詢問情況D．傳達指示４9.文員要做好檔案收集,應(yīng)當收集的文書資料是（A）。A．下級單位報送的報告,記錄報表等Ｂ.未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿Ｃ．單位內(nèi)部互相抄送的文獻材料D.本單位負責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文獻材料50.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復(fù)函等用（A)。Ａ.按通訊者特性立卷Ｂ．按地區(qū)特性立卷C．按文種特性立卷D．按作者特性立卷二、判斷題1．辦公室的燈泡照明要避開自然光，最佳用人工燈光。(×)2.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（∨）３.在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機,效果不受影響。(×)４.收到新的辦公用品應(yīng)當分類擺放，把不常用的辦公用品存放在架子的最上面或最下面或放在儲藏柜的最里面。（∨）5.文員第一次做一項工作時應(yīng)當快一些,假如錯誤可以再做一遍。（X)６．文員在工作中一旦有疑難時，應(yīng)當及時向上司請示。（∨）7．文員傳達上司信息時,可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。(X)８.文員打電話給對方時，在對方接聽電話后，應(yīng)先問好，再請問對方的姓名。(∨）9．替上司篩選電話,把不必由上司接觸和知悉的電話擋駕在外，是文秘人員的職責(zé)之一。(∨）10．文員對報紙和雜志的解決，可挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上其他的放在報刊架上供大家閱讀。（∨)１１.文員在寄發(fā)郵件時，應(yīng)盡量避免不必要的通信和郵寄,盡也許把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（∨)１2．按英美國家習(xí)慣,文員接待來訪者,應(yīng)當站起來與來訪者發(fā)言。(×)1３.文員作介紹,應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（X）1４.介紹地位相同的人時,應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進的職工；若同時到職,就先介紹年紀較輕的人。(∨)15.文員作介紹,若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。(∨)１６.假如會客室的門是推開的,文員應(yīng)先小步走進會客室，等客人進入后,再輕輕關(guān)上門。（∨)17．假如會客室的門是拉開的，文員進入會客室后,才干讓客人進入。（X）１8．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間,只要弄清有多少人數(shù)即可（X）１9.假如是你主持會議,則要做好筆記，并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文獻夾,假如以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記,證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（∨)２0.假如上司不準備參與某個會議,應(yīng)立即將會議告知丟掉,以免干擾其他事情。(X）２１．辦公會議的議題應(yīng)當相對集中、具體。每次會議討論的議題不多，但力求解決。通常每次議題幾乎都不同，有新的變化、發(fā)展和補充。(∨)22.代表會議依法定期召開，與會代表必須達成法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù)。(∨）23．文秘人員應(yīng)當將上司自己安排的約會和自己為上司安排的約會都記錄在日程表上;天天早上或前一天臨近下班時，文秘人員都必須笑容可掬地堅持和上司核對當天或第二天的日程表。（∨）２4．假如不小心發(fā)生日程安排計劃反復(fù)的情形，就要排定可以動用的空檔,自己決定優(yōu)先順序。（X)25.假如對方所規(guī)定的日期已經(jīng)被預(yù)約,除非有相稱的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕,應(yīng)當問明上司的意思,由于或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（V）２6.假如上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況,文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦,準備交往提醒文獻。（V）27．文秘人員對上司重要工作的輔佐重要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。(∨）2８.文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應(yīng)當一同鎖入抽屜。（Ｘ）29.文員在工作時間如需要補妝,應(yīng)隨時隨地進行。（X）3０.男女之間，男士先伸手了,女土才干與之相握。(X)３1.交際應(yīng)酬要講求時效,若時機錯過再來補救,不僅無法表達誠意,還會破壞彼此關(guān)系。（V）３2．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表達穿無尾正式禮服。（V)33．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（X)34．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣,但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品,如茅臺等烈性酒。（X）35．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論,也不可評論菜肴的優(yōu)劣。(V)36.拜訪長輩或地位較高人士時,可先請人遞上你的名片，以作通報。（Ｖ)3７．假如要拒絕別人,最佳是依照自己和對方的人際關(guān)系限度分別使用表達方法以避免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾（Ｖ)38.對于重要的指示，文員在傳達時應(yīng)當規(guī)定被傳達者備好紙和筆記錄下來，以免漏掉。(×）39.要發(fā)問或故意見時,應(yīng)當?shù)壬纤菊f完話之后再發(fā)問，可以提出自己的見解。假如上司不加采用，應(yīng)說服上司。（X)40.受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己可以安排辦理,并且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（V)４１．合適的話題可以有雙方都感愛好的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（Ｘ）42.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用,不用告知有關(guān)單位。(X)43．公章停用后即為廢章，由文秘人員或文秘部門統(tǒng)一丟棄即可。（Ｘ）44.值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日記，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決。(Ｖ）4５.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。(X)４6.檔案是指使用過的、文獻中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（Ｖ）4７.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管,稱為“歸檔”,有歸檔范圍和規(guī)定,但沒有期限。(X)48.在平時的歸卷工作中，對于一些不便歸卷的文獻,可暫時不歸卷；但要鎖在自己的文獻柜或者抽屜里。(×）49.年終組卷，簡稱組卷，指年終或次年年初對歸卷的各個條款內(nèi)的文獻材料進行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文獻排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。(√)三、簡答題１．辦公用易耗品重要涉及哪些?答：辦公用易耗品重要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等;３.鉛筆；４.圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶;7.印盒;8.各種小型機器,如訂書機(涉及訂書針）、打孔機、裝訂機（涉及裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9．小刀;1０.日歷等;1１．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。２．簡要闡述文員工作的三個環(huán)節(jié)，互相關(guān)系如何？答:文員工作分為三個環(huán)節(jié)：計劃、實行和檢查。1．計劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。2．實行的環(huán)節(jié),要注意:同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行;上司所指示的工作無論是哪一種,都要對的地實行；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的環(huán)節(jié),要分析計劃和實績的差異,并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃,付諸實行,然后檢查結(jié)果,圍繞“計劃——實行——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員一方面要仔細制定計劃,然后根據(jù)這個計劃去實行，并嚴格檢查其結(jié)果,使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。3．文員進言是指什么？進言具有什么作用?方法和規(guī)定是什么？P36—37答:進言是指文員積極對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。它不同于工作上發(fā)生疑難或解決權(quán)限問題而提出的請示，也有別于例行工作制度所規(guī)定的報告,或應(yīng)上級規(guī)定而作的報告。進言具有以下作用：①.參謀作用,積極向上司提出意見、建議。②.補缺作用，上司在工作難免有疏忽，文員看到及時提出拾遺。③.增進關(guān)系作用,文員適當?shù)倪M言,形成與上司經(jīng)常、非正式的思想交流，有利益建立上下級關(guān)系。進言規(guī)定：①．適事，反復(fù)思考的確認為合理的事;②.適時考慮時機，重要的事、緊急的事應(yīng)立即進言。一般的事要看上司空閑,心情好進言;③.適地,要看場合;④.適度,要注意掌握分寸。4．來信受理的范圍涉及哪些？受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么?（1）受理的范圍是:國家機關(guān),主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件;職工,群眾直接給機關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件.(1分）（2）及時拆封.拆封時，不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方．對急信,要信，或有過激言語的來信,要解決及時，報告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急解決.拆開后在裝訂時,信紙在前,信封在后,要一并裝訂.(２分)（3)認真閱讀.把握信中的重要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標明信中的重點，或在信紙的空白處注明"參閱某卷宗'＇或＂可與前信印證"等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料．(2分)（4)逐項登記．用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè)，單位或住址,寫信時間,收發(fā)日期,重要內(nèi)容,規(guī)定,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號等具體記載，便于記錄,查找和催辦．(１分)(5)認真解決.解決信伺：應(yīng)當按照"分級負責(zé)，歸口辦理"的原則，進行轉(zhuǎn)辦，交辦或自辦．(2分）(6）及時復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增長職工群眾對組織的信任.復(fù)信可采用收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進行.(2分)5.文員所作的完整的會議記錄應(yīng)當涉及哪些事項？ｐ１37答：會議記錄事項如下:①.會議名稱；②.會議記錄人的姓名、蓋章;③時間（開始和結(jié)束時間);④會議地點;⑤.議題;⑥.主持人、主席；⑦.出席者名單；⑧.會議通過情形及結(jié)論；⑨.相關(guān)資料;⑩．下次會議預(yù)定日期。6.文員所作的口頭報告的基本方法是如何的？有什么規(guī)定？p234答:文秘人員所作的報告就是把上司所指示工作的結(jié)果，在上司所盼望的期限以前提供應(yīng)上司。通常，報告是以口頭或文書表達,這里要談?wù)摰氖强陬^報告說明。(1)．不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最佳是在完畢被指示工作之時,但有時也要在尚未完畢之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間;（2).不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司）報告；（3）.報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及通過,如：“結(jié)果是這樣，理由有三個,一是……;（4).一定要簡短、扼要、流暢;(5).如報告過于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有漏掉;(6).假如覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時,可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?．單位印章重要有哪些？p24４—2４5印章在使用上有哪些規(guī)定？p245—2４7答：（1).單位印章、套印章;(2).鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人署名章、其他印章認；(3).刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關(guān)刻制頒發(fā)；(4).另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部門批準,公安部門登記后由專門刻制廠刻制;(5).公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用;（6)．加蓋公章,是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責(zé)人批準,并審核署名;(7)．將蓋用文獻名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項具體登記;(8)．加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒;(9).凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效8．按照2023年《國務(wù)院行政機關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？p2５5答:有十三類十四種:①.命令(令)；②.決定;③.公告;⑤．通告；⑥．通報;⑦.議案;⑧.報告；⑨.請示;⑩.批復(fù)；⑾.意見；⑿．函;⒀.會議紀要。9.什么是文書的立卷特性？通?？梢园凑漳膸追N特性立卷?p26５—267答：文秘或檔案人員把文書按照某些共同特性組合成案卷，稱為文書立卷。通?？梢园凑找韵聨追N特性立卷:①．按問題特性立卷。將放映同一問題的文書組成案卷。②．按作者特性立卷。將同一作者為標準將有關(guān)資料組合成卷的方法。③.按文種特性立卷。將同一文種名稱為標準將文書組合成卷。④．準時間特性立卷。以文書形成或文書內(nèi)容的時間為標準組合立卷。⑤.按地區(qū)特性立卷。以文書的地區(qū)、地點、和部位因數(shù)為標準組合立卷，將涉及同一地區(qū)的文獻組成案卷，可以放映該地區(qū)的工作情況和有關(guān)地區(qū)問題的解決。⑥按通訊者的特性立卷。以本單位與外單位或某些問題的往來文書為標準立卷。在運用六個特性立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特性組合每一個案卷。10、文員所作的口頭報告的基本方法是如何的，有什么規(guī)定?答：文秘人員所作的報告就是把上司所指示工作的結(jié)果,在上司所盼望的期限以前提供應(yīng)上司。通常,報告是以口頭或文書表達，這里要談?wù)摰氖强陬^報告說明。(1).不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最佳是在完畢被指示工作之時,但有時也要在尚未完畢之時先作期中報告。有時因上司太忙，不妨預(yù)先約好時間；(2).不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司）報告;(3).報告的順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及通過，如:“結(jié)果是這樣,理由有三個,一是……；（4)．一定要簡短、扼要、流暢;(5).如報告過于復(fù)雜,應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有漏掉；(6)．假如覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了,或者報告項目很多時,可以制作“報告?zhèn)渫洝碧岢鰜怼?/p>

1１、文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要通過一系列程序即為發(fā)文解決過程。請說明這一系列過程。答:①.擬稿。是文獻承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。②.核稿。是指擬稿人員的上級負責(zé)人對初稿的審查核核算。③．簽發(fā)。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。④編號。已經(jīng)簽發(fā)的文獻,由秘書統(tǒng)一編排發(fā)文字號。⑤．繕印。對已經(jīng)簽發(fā)的文獻定稿進行譽清、復(fù)印、或排版印制。⑥.校對。指文獻的譽寫稿,打印稿或清樣按定稿校對校正。⑦.用印。是指在完畢文獻上加蓋機關(guān)印章。⑧．登記。一切發(fā)出的文獻,均應(yīng)進行登記,重要是為了便于對文獻的管理和查找。⑨分發(fā)。對準備發(fā)出的文獻進行分裝和發(fā)送。2、公文的完全格式涉及哪幾項?請寫出這些項目。答：公文的完全格式涉及１８項:①．版頭，②．發(fā)文字號,③.印刷順序序號，④．密級,⑸.緊急限度,⑥.簽發(fā)人姓名，⑦.公文標題,⑧．主送機關(guān)，⑨.正文，⑩.附件,⑾.發(fā)文機關(guān),⑿.成文日期,⒀.機關(guān)印章,⒁．注釋,⒂.閱讀，⒃.主題詞，⒄．抄送單位,⒅.印發(fā)說明。四、設(shè)計題1.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文獻柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文獻架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2包)，規(guī)定小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)當怎么做?p13答:電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機，右手做記錄;電腦放在右邊；新文獻夾放需要翻譯的資料,在文獻夾上貼上相應(yīng)的標記條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)當放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。2.康橋賓館位于本市南京西路45號,是個中型賓館,有會議室、餐飲、停車場等，某公司準備在１1月1５日上午9：０0到12:０0召開全廠中層干部大會，討論次年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃,地點就在康橋賓館的1２樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議告知。他應(yīng)當考慮哪些問題？（P123)答：(1)會議的名稱;（2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱;(３)日期,時間(開始到結(jié)束的預(yù)定期刻)；(４)地點:(具體在幾樓幾號會議室）；（５）議題(或者議事日程);(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；(７)開會所在地,建筑物名稱,幾樓，電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應(yīng)備的資料等。3．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會,對新產(chǎn)品進行評估,辦公室人員應(yīng)當如何準備和開好這次座談會？(P１50)答:(１)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨立思考，有主見又敢于發(fā)表意見者；(2）座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；<３)座談會上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合;＜4)主持人負責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做;<6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短;(7）會場應(yīng)準備些飲料，茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。4.東南汽車公司為了推出三菱藍瑟(ｌａnceｒ）這款新車型,準備召開一個記者招待會，辦公室人員應(yīng)當如何準備和開好這次記者招待會？答：為使會議成功舉行，需要文秘人員安排承辦。大中型會議應(yīng)設(shè)立專門的秘書機構(gòu),即大會秘書處或大戶辦公室,按照會務(wù)工作的規(guī)定,秘書機構(gòu)下設(shè)會務(wù)組，材料組，簡報組,后勤組和保衛(wèi)組等。各個小組分工明確，各負其責(zé)。一般而言,會議需要準備的計劃以及程序如下：１舉行會議的決定，２參與會議的人選,3會議日期，時間的決定，4會議場合的選擇,5議程表制作和執(zhí)行方法6會議告知的寫法和傳達方法7會議資料的準備。8會議場合的布置。9出席者的位置10會議用品的準備,11為來賓安排膳宿等。只有準備好了以上這些程序才干開好這次記者招待會。5.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈送禮品，在解決這些事情應(yīng)考慮什么，如何做?(P223)答:文秘人員經(jīng)常代替上司選擇禮品，在解決這些事情應(yīng)當:(１)．在贈送禮品前必須搞清贈禮的目的。如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷,或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等。(２).還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等。(3）.在日歷上應(yīng)當清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于本地的購物環(huán)境。還應(yīng)熟知以下規(guī)則?①.除非上司有特別規(guī)定,不必送太昂貴的禮物，只要專心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可；②.要看對方的實際情況選擇禮品,做到恰如其分，適合對方;③.贈送禮物應(yīng)去掉包裝上的標價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；④.文秘人員應(yīng)準備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表達是否批準你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標明價格范圍；⑤.假如不是親自送禮,應(yīng)當在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡；⑥.為了避免所送禮物的反復(fù)，文秘人員應(yīng)當為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄五、案例分析題1.某年3月５日,新欣化工公司的總經(jīng)理出差了,這次的期限是從3月5日至3月１2日，預(yù)定１２日上午回來。文員小王負責(zé)解決公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封,一個郵包,總經(jīng)理辦公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信,總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長解決。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李,把這封信交給你們科長”,小李把信帶走了。小衛(wèi)把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里,又拆開總經(jīng)理辦公室收件,一封是邀請總經(jīng)理參與定于３月1２日下午小王拆開郵包,發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種,小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商積極送來的,不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。請分析：(１)小王解決郵件的做法是否對的？為什么？（２）假如不對的,對的的做法應(yīng)當是如何的？參考答案：(１)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科解決的，應(yīng)制作簽收單,規(guī)定小李署名,并注明時間；(2)把上司親啟信件先保存下來,并告知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時也許得到答復(fù)；（3)12日回來就參與會議不妥當，不宜在總經(jīng)理出差回來的當天安排活動;（4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；（５）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)當在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量,接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系;(6)沒有訂購的東西不能簽收；(７)在移交郵包里的物品時,要先打印一份清單,注明收到的日期,請接受人員在上面簽字,并保存好。２．文員鄧小姐第一天上班,上司讓她負責(zé)解決公司的郵件。早上第一批郵件到了,鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上,一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅:……”,她意識到拆錯了信，急忙看完了信,她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信,其中有一封急件,覺得應(yīng)當由上司回信,于是,她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時,上司把寫有美國地址的英文名片,讓她打印一個寄往美國的信封,鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣,把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。（１)你認為鄧小姐解決郵件是否對的,為什么？(2)請說明對的的做法。參考答案:（1)

收領(lǐng)郵件應(yīng)當把以前的信件此外放開，以免混淆。(２）

應(yīng)在清點后才干署名。(3）

一方面應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封,哪些不能拆。（4)

不能呆板回信地址剪掉。（５）

檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。假如不一致，應(yīng)打電話詢問對的的，再把錯誤的劃去。(6）

誤拆了信，應(yīng)在信封上注明“誤拆”，并寫上自己姓名的縮寫，然后把信重新封好，把信交給收信人并道歉。(7）

把交給上司的郵件提成最急件、次急件和普通件，不能混淆。(８）打印寄往美國的信封,收件人地址、姓名打印在信封的右下角,把公司的地址打印在左上角。3．某國營公司總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的記錄報表，本公司一位實習(xí)生,剛從大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導(dǎo)老師賞識,他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請小林坐下,說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不快樂,結(jié)果沒等小林把話說完,他便滿臉怒氣地說“公司小，是否埋沒了你的才干?你是大材小用,為什么不去大公司呢？”