醫(yī)療保險檔案的管理課件

醫(yī)療保險檔案的整理

一、醫(yī)療保險檔案的定義二、醫(yī)療保險檔案的歸檔范圍三、醫(yī)療保險檔案的整理原則四、醫(yī)療保險檔案的整理要求五、醫(yī)療保險檔案的整理方法(包括6個環(huán)節(jié))

（一）醫(yī)療保險文件的收集、分類

（二）醫(yī)療保險文件的裝訂

（三）醫(yī)療保險文件的排列

（四）對醫(yī)療保險文件加蓋歸檔章、編號

（五）填寫歸檔文件目錄

（六）裝盒二、醫(yī)療保險檔案的歸檔范圍：

按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》附件《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》所列9大類文件歸檔范圍中，涉及醫(yī)療保險檔案歸檔范圍的共有5大類,即:

（一）醫(yī)療保險管理類（1）參保單位登記、審核材料（永久）（2）參保人員登記、審核材料（100年）（3）醫(yī)療保險個人帳戶管理材料（100年）（4）醫(yī)療保險登記證管理材料（10年）（5）社會保險卡（證、手冊）管理材料（50年）（6）醫(yī)療保險待遇領(lǐng)取資格驗證材料（10年）（二）醫(yī)療保險費征繳類（1）醫(yī)療保險費征繳、核定材料（100年）（2）收款憑證、會計帳簿、會計報表等（3）醫(yī)療保險基金征繳明細(xì)表和匯總表（50年）（4）醫(yī)療保險基金征繳年度匯總表（永久）（5）催繳材料（10年）（6）繳費證明材料（10年）(工傷保險待遇類)（1）工傷備案材料（10年）（2）工傷認(rèn)定材料（50年）（3）工傷人員登記變動材料（50年）（4）工傷保險傷殘工亡待遇核定材料（50年）（5）工傷保險醫(yī)療待遇核定材料（10年）（6）工傷預(yù)防費用核定材料（10年）（7）工傷保險付款憑證、會計帳簿、會計報表等（8）工傷保險支付明細(xì)表和匯總表（30年）（9）工傷保險基金支付年度匯總表（永久）(生育保險待遇類)（1）妊娠登記材料（10年）（2）并發(fā)癥登記材料（10年）（3）生育保險待遇核定材料（10年）（4）生育保險付款憑證、會計帳簿、會計報表等（5）生育保險支付明細(xì)表和匯總表（30年）（6）生育保險基金支付年度匯總表（永久）（四）醫(yī)療保險業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類（1）各項醫(yī)療保險年度統(tǒng)計報表（永久）（2）醫(yī)療保險數(shù)據(jù)和分析報告等材料（30年）（3）醫(yī)療保險業(yè)務(wù)月/季統(tǒng)計報表（10年）（4）各項醫(yī)療保險基金年度預(yù)決算表（永久）三、醫(yī)療保險檔案的整理原則：

按照人社部辦公廳提出社保檔案管理應(yīng)遵循“強化收集、簡化整理、細(xì)劃檢索、深化利用”的基本原則，結(jié)合醫(yī)療保險工作流程及醫(yī)療保險檔案形成特點，依據(jù)《陜西省歸檔文件整理實施細(xì)則》（2001年9月4日陜檔發(fā)[2001]53號）的有關(guān)規(guī)定，醫(yī)療保險檔案應(yīng)堅持“誰經(jīng)辦、誰整理、誰歸檔”的原則進(jìn)行整理，整理中應(yīng)兼顧以下4點：一、遵循醫(yī)療保險文件材料的形成規(guī)律；二、保持醫(yī)療保險文件之間的有機聯(lián)系；三、區(qū)分不同價值和保管期限；四、便于保管和利用。

第一句話：遵循醫(yī)療保險文件材料的形成規(guī)律，強調(diào)的是：要遵循醫(yī)療保險文件內(nèi)容自然形成過程或工作流程。例如：醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案一般包括以下5個環(huán)節(jié)：（1）參保登記管理類（2）醫(yī)療費征繳類（3）待遇審核類（4）稽核監(jiān)管類（5）基金會計類第二句話：保持醫(yī)療保險文件材料之間的有機聯(lián)系，強調(diào)的是：要保持醫(yī)療保險文件之間成套性和專業(yè)性內(nèi)在聯(lián)系。例如：參保登記材料一般由以下7種材料組成：（1）醫(yī)療保險登記表（2）企、事業(yè)單位法人執(zhí)照、登記證或其它核準(zhǔn)執(zhí)業(yè)證件復(fù)印件（3）組織機構(gòu)統(tǒng)一代碼證書復(fù)印件（4）法人代表身份證明復(fù)印件（5）成建制轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出地社會保險經(jīng)辦機構(gòu)開具的社保關(guān)系轉(zhuǎn)移文本和單位及職工參保信息（6）委托銀行代扣繳費的協(xié)議（7）上一級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)關(guān)于參保登記的批復(fù)等例如：工傷認(rèn)定材料一般由以下6種材料組成：（1）工傷認(rèn)定決定書（2）工傷認(rèn)定申請表（3）工傷職工停工留薪期確認(rèn)通知（4）勞動合同文本復(fù)印件或其它勞動關(guān)系的有效證明材料（5）醫(yī)療機構(gòu)開具的診斷證明（6）職工本人身份證明材料等四、醫(yī)療保險檔案的整理要求：

（1）醫(yī)療保險形成的文件首先要齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)采取字跡固定、恢復(fù)、復(fù)制等保護(hù)措施，超大紙張的應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)折疊。（2）醫(yī)療保險形成的文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，最大限度地保護(hù)文件原貌。五、醫(yī)療保險檔案的整理方法：

醫(yī)療保險檔案的整理方法推薦以“件”為單位整理方法進(jìn)行。具體說就是將列入醫(yī)療保險歸檔范圍的文件按照“年度---險種”或“年度---環(huán)節(jié)”的分類方法，采取以“件”為自然單位進(jìn)行收集、分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

“件”是醫(yī)療保險文件的整理單位。傳統(tǒng)意義上說，一份文件就是一件，《陜西省歸檔文件整理實施細(xì)則》有7點解釋，大家可以參考：（1）文件正本與定稿為一件（定稿過厚的，也可單獨為一件）；（2）正文與附件為一件（附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件；（3）文件附有文書處理單、擬辦單或領(lǐng)導(dǎo)批示、簽批條的，應(yīng)與文件同為一件；（4）原件與復(fù)制件為一件；（5）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；（6）報表、名冊、圖表等可按其本來的裝訂方式，一冊（本）為一件；（7）來文與復(fù)文（指聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件，如請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等）可作為一件。大家要注意：

在遇到醫(yī)療保險登記變更、注銷、個人帳戶信息變更、一次性待遇核定、待遇增減支付核定、大案、要案、特殊案件稽核材料時，應(yīng)區(qū)分一個單位與另一個單位、一個人與另一個人、一件事與另一件事的區(qū)別，件與件不要交叉；各種匯總報表、統(tǒng)計報表、名冊、圖表、會議記錄等可按其文件本來形成的方式，確定為一冊（本）為一件；醫(yī)療保險檔案整理的6個環(huán)節(jié)（工作流程）：

（1）醫(yī)療保險文件的收集、分類（2）醫(yī)療保險文件的裝訂（3）醫(yī)療保險文件的排列（4）對醫(yī)療保險文件加蓋歸檔章、編號（5）填寫歸檔文件目錄（6）裝盒（一）醫(yī)療保險文件的收集、分類

按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》要求，各級醫(yī)療保險經(jīng)辦機構(gòu)的業(yè)務(wù)部門作為業(yè)務(wù)檔案的形成部門，應(yīng)指定專（兼）職人員按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》中劃分的文件歸檔范圍，定期將分散在本部門各崗位人員手中已辦理完畢的，應(yīng)作為醫(yī)療保險專業(yè)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料收集齊全，并對其醫(yī)療保險文件進(jìn)行分類。

醫(yī)療保險檔案分類可采用：年度-----管理類（征繳類、待遇類、稽核監(jiān)管類、基金會計類）-----保管期限三級分類法作為通用的醫(yī)療保險檔案分類方法。醫(yī)療保險經(jīng)辦機構(gòu)按照全宗管理原則（綜合管理原則）對本機構(gòu)所形成的不同門類、不同載體的全部檔案又可分為文書檔案類、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案類、基建檔案類、設(shè)備檔案類、會計檔案類、實物檔案類和特殊載體檔案7大類（見附表1）。大家注意：同一個醫(yī)療保險經(jīng)辦機構(gòu)內(nèi)分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定、一致，不同年度、不同工作流程（環(huán)節(jié)）、不同保管期限的文件應(yīng)歸入不同類別，不要交叉。(二)醫(yī)療保險文件的裝訂

對醫(yī)療保險文件進(jìn)行分類后，下一個環(huán)節(jié)就是對醫(yī)療保險文件進(jìn)行裝訂，怎樣裝訂呢？簡單說：就是對醫(yī)療保險文件采取以“件”為單位進(jìn)行裝訂，有7條原則，前面已經(jīng)講了，這里不再講了省略。歸檔文件裝訂位置：對醫(yī)療保險文件進(jìn)行裝訂時，應(yīng)將文件的各頁按一定方式對齊，采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)對齊左邊、下側(cè)；采用左上角裝訂的，應(yīng)對齊左邊、上側(cè)。（四）對醫(yī)療保險文件加蓋歸檔章、編號

醫(yī)療保險文件排列后，就可進(jìn)行下一個環(huán)節(jié)的工作，對醫(yī)療保險文件加蓋歸檔章、編號。歸檔章要蓋在每份醫(yī)療保險文件首頁的上端空白位置處，并填寫相關(guān)內(nèi)容，同時編號。歸檔章內(nèi)設(shè)有全宗號、年度、室編件號、機構(gòu)或問題、保管期限、館編件號6項內(nèi)容。歸檔章格式為：16×45㎜

全宗號

年度

室編件號機構(gòu)或問題

保管期限

館編件號

各項內(nèi)容必須按照規(guī)定位置填寫，不得自行打亂各項內(nèi)容的位置，如確需增加項目，可在歸檔章右邊增加項目欄。一般來說：全宗號、年度、保管期限、件號是必須項，機構(gòu)或問題、每件文件的總頁數(shù)是選擇項。全宗號：是由國家綜合檔案館對接收檔案范圍內(nèi)各立檔單位編制的代號，已經(jīng)由國家綜合檔案館給定全宗號的立檔單位可以填寫，沒有全宗號的立檔單位可將此項空留，待檔案移交進(jìn)館給定全宗號后再補填。

年度：指歸檔文件的形成年度，填寫時要注意，采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2006。保管期限：按照《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》附件《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》給定的保管期限填寫。目前，養(yǎng)老保險檔案保管期限劃分為“永久”、“100年”、“50年”、“30年”、“10年”5種，代碼分別為“Y、H、C、Z、D”，填寫時可直接采用簡稱或代碼。件號：即養(yǎng)老保險文件的排列順序號，包括室編件號和館編件號，養(yǎng)老保險文件在年度、分類、保管期限確定、排列后，就可在確定的分類方案最低一級類目內(nèi)，按養(yǎng)老保險文件的排列順序從“1”開始標(biāo)注小流水號。

例如：采用“年度---環(huán)節(jié)---保管期限”三級分類方案的，其“保管期限”就是最低一級類目，室編件號就是：

2005年、管理類、永久1，，，100年1，，50年1，，，待遇類、永久1，，，100年1，，50年1，，，館編件號可不編，等檔案移交進(jìn)館時，按國家綜合檔案館要求編寫。這里需要強調(diào)的是：如果每件文件本身沒有自編張頁號的，應(yīng)在每件文件內(nèi)的右上角逐頁編制每件文件的張頁號，歸檔文件有自編張頁號的，可不用再編。這點很重要，在隨后的填寫歸檔文件目錄時，還會碰到。機構(gòu)（問題）：填寫分類方案類別名稱。如類別名稱太長的可以填寫通用簡稱，但不可隨意簡化。（五）填寫歸檔文件目錄

歸檔文件目錄欄目有7項內(nèi)容：（1）件號：即填寫室編件號；（2）責(zé)任者：即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者；填寫時一般應(yīng)填寫全稱或通用簡稱，聯(lián)合發(fā)文的，一般應(yīng)填寫所有責(zé)任者，責(zé)任者過多時，可適當(dāng)省略，但發(fā)文單位是責(zé)任者時，必須抄錄。（3）文號：即發(fā)文字號，照實填寫；有些單位不填字頭、年代，只填文件號是不對的，如期刊、簡報則要填寫期刊、簡報編號。（4）題名：即文件標(biāo)題；一般應(yīng)照實填寫，有副標(biāo)題或并列題名的文件，若正題名能夠反映內(nèi)容時，副標(biāo)題可不抄錄；并列題名是其它語言文字書寫的題名時，要與正題名一并抄錄；文件沒有題名或題名字義不清，不能夠揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)補充擬定題名，并加[]；有些文件的附件獨立性較強的，如正文僅僅是實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定或是正文重要的補充和說明，在正文和附件作為一件時，可在正文題名后抄錄附件題名外加[]。

（5）日期：即文件的形成日期（落款日期）填寫時應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，單月前要加0，或?qū)⒈硎灸?、月、日的?shù)字回行填寫，如：2006年6月16日，可標(biāo)注為或；這與照片檔案時間標(biāo)注一樣。（6）頁數(shù)：要填寫每件文件的總頁數(shù)。凡有文字、圖表的頁面為一頁，空白頁可不計。來文與復(fù)文、正文與定稿等作為一件的，填寫頁數(shù)時，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件歸檔文件的頁數(shù)。（7）備注填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。需要說明的情況較多時，可在備注欄上標(biāo)“*”，將具體內(nèi)容填寫卷盒內(nèi)備考表中。

歸檔文件目錄采用A4國標(biāo)型，各單位可根據(jù)實際采用橫式或豎式都可以，目前，全省各單位基本采用的是豎式格式的，因為，它可以一式兩份，一份放在卷盒內(nèi)，與歸檔文件排列統(tǒng)一。另外，歸檔文件目錄抄錄好后，應(yīng)單獨裝訂成冊并編制歸檔文件目錄封面，封面可以視具體需要設(shè)置項目，一般有全宗名稱（立檔單位名稱）、年度、保管期限、機構(gòu)或問題等項目，目錄編制成冊的方式與分類方案要一致。歸檔文件目錄封面格式如下：

歸檔文件目錄全宗名稱：年度：保管期限：機構(gòu)或問題：

歸檔文件目錄格式如下：

歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號

題名日期頁數(shù)備注大家注意：

如果采用2000年前傳統(tǒng)的以“卷”為單位方法整理醫(yī)療保險檔案，應(yīng)注意區(qū)別檔案裝具格式：（1）檔案盒的封面有案卷題名位置要擬寫（2）目錄包括案卷目錄和卷內(nèi)目錄2種檔號案卷題名

立卷單位---------------

起止日期---------------

保管期限---------------

密級---------------卷內(nèi)目錄檔號序號文件編號責(zé)任者

文件題名日期頁數(shù)備注案卷目錄序號檔號

案卷題名總頁數(shù)保管期限備注（六）裝盒

在對醫(yī)療保險文件進(jìn)行分類、裝訂、排列、加蓋歸檔章、編號、填寫歸檔文件目錄后的最后一個環(huán)節(jié)就是裝盒。將整理完畢的養(yǎng)老保險文件按室編件號的順序（由上到下）依次裝入檔案盒內(nèi)，同時填寫檔案盒封面、盒脊、備考表。檔案盒封面、盒脊、備考表格式：

全宗名稱

備考表

歸檔文件目錄、檔案盒以及檔案實體三者相關(guān)欄目內(nèi)容填寫應(yīng)一致目前，檔案盒的規(guī)格是310ｘ220ｍｍ