物資采購管理規(guī)范

物資采購管理規(guī)范

物資采購管理物資采購管理的定義1目前公司采購狀況2招議標(biāo)采購3比質(zhì)比價采購及零星物資采購4采購合同及結(jié)算管理5物資采購活動中常見的問題62/6/20232PPT模板下載：/moban/

采購管理的定義物資采購管理：是指為了達(dá)成生產(chǎn)或銷售計劃，選擇合適的供應(yīng)商，在確保質(zhì)量的前提下，在適當(dāng)?shù)臅r間，以適當(dāng)?shù)膬r格，購入適當(dāng)數(shù)量的商品所采取的一系列管理活動，是對整個企業(yè)采購活動的計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制活動，是企業(yè)經(jīng)營活動的重要組成部分。2/6/20233物資采購的原則適價多渠道報價→比價→議價→定價適質(zhì)品質(zhì)對生產(chǎn)和效益的影響適時儲備的控制適量經(jīng)濟(jì)采購批量適地物資成本與供應(yīng)商管理物資采購的基本任務(wù)和地位任務(wù)地位保證生產(chǎn)所需物資的正常供應(yīng)、保證原燃材料質(zhì)量、降低采購成本、建立可靠最優(yōu)的供應(yīng)商群體、利用供應(yīng)商資源管理和采購控制文件與信息，維護(hù)公司利益。包括價值地位、質(zhì)量地位和保供地位。價值地位是指物資采購金額占成本的比重，是公司利潤的最大源泉；質(zhì)量地位是指物資采購質(zhì)量對產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量的影響程度；保供地位是指物資采購保證生產(chǎn)正常運(yùn)行程度。2/6/20235目前公司采購狀況公司供應(yīng)部門2014年完成222.39億元采購額，其中原燃材料采購9282萬噸，采購資金189.83億元，占總采購額的85.36%；全年包裝袋采購資金15.86億元，輔助材料采購資金14.84億元，工礦配件采購資金1.86億元，分別占到總采購額的7.14%，6.67%，0.84%。單位：萬噸2/6/20236物資采購的范圍和形式范圍：供應(yīng)部門主要負(fù)責(zé)各類大宗原燃材料、包裝物、輔助材料、工礦配件等；裝備部門主要負(fù)責(zé)各類設(shè)備、固定資產(chǎn)、備品配件等。形式：采用統(tǒng)購與委采相結(jié)合，對有批量采購優(yōu)勢和效益的物資實(shí)行“統(tǒng)一訂購、統(tǒng)一調(diào)配”和“集中訂購、分別履行”兩種統(tǒng)購方式；對其它物資則實(shí)行“規(guī)范行為，委托采購”。采取“特定限制，專項委采”和“總額控制，綜合委采”兩種委采方式。無論哪一種采購方式均實(shí)行的計劃采購進(jìn)行規(guī)范控制。2/6/20237物資采購的要求＊統(tǒng)購統(tǒng)配物資必須向供應(yīng)部申報請購計劃＊必須按“誰采購誰負(fù)責(zé)，誰經(jīng)辦誰負(fù)責(zé)”的原則，經(jīng)辦人必須對所購物資的質(zhì)量、價格、數(shù)量、采購程序和所付資金等承擔(dān)第一責(zé)任＊非采購人員（如物資使用人員、技術(shù)管理人員和倉庫驗收人員等）不得履行采購行為，不得擅自通知供應(yīng)商供貨＊采購行為要公開、透明，對采購行為要有明確的監(jiān)管內(nèi)容和措施＊根據(jù)采購物資的批量大小、資金比重、運(yùn)輸條件及市場狀況，所有物資原則上要實(shí)行招議標(biāo)采購，對不具備招議標(biāo)條件的要實(shí)行比價采購，緊急需要物資實(shí)行零星采購。至少得要有比質(zhì)比價的書面材料，并簽定合同進(jìn)行采購2/6/20238招議標(biāo)采購公平公正公開透明遵循競爭擇優(yōu)

部門職責(zé)1、招標(biāo)采購必須在財務(wù)或?qū)徲嫴块T及公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下進(jìn)行2、供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織統(tǒng)購物資的招標(biāo)工作，并組織或參與區(qū)域、子公司自行采購物資的招標(biāo)3、區(qū)域?qū)I(yè)組負(fù)責(zé)區(qū)域集中采購物資的招標(biāo)工作2/6/20239招議標(biāo)采購

必須有三家或三家以上的備選渠道，特殊情況下也可以為兩家（比如只有兩家合格的備選渠道的情況）。下列情況可以不招標(biāo)：采購物資能從唯一渠道獲得的；采購的物資本集團(tuán)內(nèi)可自產(chǎn)的（為規(guī)范采購行為，供應(yīng)部對其主要原材料進(jìn)行招標(biāo)）；使用數(shù)量小，無批量優(yōu)勢，生產(chǎn)急需報請廠部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；用招標(biāo)不能進(jìn)一步降低價格的物資。

范圍生產(chǎn)經(jīng)營基建物資原料燃料包裝物輔助材料車輛工程機(jī)械配件對招標(biāo)物資的要求：2/6/202310招議標(biāo)采購擬定招標(biāo)請示或采購方案招標(biāo)、發(fā)放標(biāo)書投標(biāo)組織開標(biāo)、評標(biāo)并定標(biāo)招標(biāo)紀(jì)律與監(jiān)督供應(yīng)商評審市場調(diào)研選取合格投標(biāo)渠道流程2/6/202311招議標(biāo)采購2.有三家或三家以上的備選渠道，且單批次采購額在十萬元以上的原則上實(shí)行招標(biāo)采購，不得將必須進(jìn)行招標(biāo)的物資采購化整為零或以其他任何方式規(guī)避招標(biāo)。1.在國家法律法規(guī)要求招標(biāo)采購的物資具體范圍和規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，必須依法招標(biāo)采購。物資采購招標(biāo)范圍3.有下列情形之一的，可以不進(jìn)行招標(biāo): 1.承包商、供應(yīng)商或者服務(wù)提供者少于三家的；2.需要采用不可替代的專利或者專有技術(shù)的；3.本集團(tuán)內(nèi)能夠自行生產(chǎn)或者提供的；4.政府獨(dú)家授權(quán)或代理的特殊物資，或法律法規(guī)規(guī)定不可招標(biāo)采購的。5.簽訂中長期戰(zhàn)略合作協(xié)議，具有穩(wěn)定供貨關(guān)系、價格、質(zhì)量風(fēng)險小和定價機(jī)制規(guī)范的。6.無批量優(yōu)勢，招標(biāo)采購不能進(jìn)一步降低價格的零星物資。2/6/202312招議標(biāo)采購招標(biāo)采購具備的條件1.擬招標(biāo)采購的物資需求計劃已按規(guī)定履行完審批、核準(zhǔn)或者備案等手續(xù)，由招標(biāo)牽頭部門編制物資采購招標(biāo)計劃，并獲得采購招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)組批準(zhǔn)2.根據(jù)《供應(yīng)商管理暫行規(guī)定》對供應(yīng)商進(jìn)行評審，形成評審報告，提出優(yōu)秀、合格和不合格的供應(yīng)商名單，以及需要整改的意見。3.招標(biāo)前應(yīng)向社會公開征集投標(biāo)單位，包括在相關(guān)網(wǎng)站發(fā)布物資采購計劃、采購標(biāo)準(zhǔn)和供應(yīng)商準(zhǔn)入條件等招標(biāo)信息。直接參與招標(biāo)的技術(shù)人員與主管領(lǐng)導(dǎo)不宜推薦投標(biāo)單位。編寫招標(biāo)方案并報批

招標(biāo)方案內(nèi)容：1）所招標(biāo)物資的名稱、型號規(guī)格和計劃采購數(shù)量；2）明確招標(biāo)方式是采取公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)；3）明確標(biāo)段或者合同包的劃分，必要時說明劃分的理由；4）說明公開征集投標(biāo)單位和供應(yīng)商評審的情況，參與投標(biāo)的準(zhǔn)入條件；5）建議招標(biāo)組組長及成員，招標(biāo)組成員應(yīng)從評標(biāo)專家信息庫中產(chǎn)生，并說明選取的理由。招標(biāo)組成員要有使用單位或使用單位代表參加，還應(yīng)包括采購業(yè)務(wù)、專業(yè)技術(shù)、財務(wù)和監(jiān)察等專業(yè)人員。6）建議招標(biāo)地點(diǎn)、時間安排、投標(biāo)保證金及標(biāo)書費(fèi)的收取額度等事項。2/6/202313招議標(biāo)采購招標(biāo)前期工作3.預(yù)審合格的投標(biāo)單位，組織開展盡職調(diào)查并形成報告5.出招標(biāo)文件，并做好發(fā)放登記工作（招標(biāo)文件的潛在投標(biāo)單位少于三個的，應(yīng)當(dāng)重新招標(biāo)）4.財務(wù)處收取投標(biāo)單位繳納的投標(biāo)保證金、標(biāo)書費(fèi)、圖紙資料費(fèi)以及抽樣檢測費(fèi)（依據(jù)招標(biāo)方案和招標(biāo)文件的要求）招標(biāo)前期工作6.提交投標(biāo)文件的截止時間前，招標(biāo)單位可對的招標(biāo)文件進(jìn)行必要的澄清或者修改。1.編制招標(biāo)文件2.投標(biāo)單位資格審查招議標(biāo)采購招標(biāo)單位必須在招標(biāo)文件中規(guī)定投標(biāo)有效期。在投標(biāo)有效期結(jié)束前出現(xiàn)特殊情況的，招標(biāo)單位可以書面形式要求所有投標(biāo)單位延長投標(biāo)有效期。投標(biāo)單位拒絕延長的，其投標(biāo)失效，但可以退還投標(biāo)保證金所有標(biāo)書均應(yīng)密封并在封口上加蓋密封章，否則為廢標(biāo)；由招標(biāo)單位指定專人查驗和收取投標(biāo)文件，并做好登記和保管工作。所有投標(biāo)單位均應(yīng)在截標(biāo)時間前投標(biāo)，超過截標(biāo)時間送達(dá)的標(biāo)書為廢標(biāo)；在投標(biāo)截止時間之前投標(biāo)單位以書面方式撤回已提交投標(biāo)文件或放棄投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)退還投標(biāo)保證金。標(biāo)書收取投標(biāo)期限投標(biāo)超時投標(biāo)招議標(biāo)采購

開標(biāo)、評標(biāo)評議標(biāo)，分成評議標(biāo)小組，利用評價軟件進(jìn)行統(tǒng)計與輔助評標(biāo)，組織與供應(yīng)商的議標(biāo)，對最終合同價格及條款進(jìn)行議定完成評標(biāo)報告，各評標(biāo)小組完成分管物資的評議標(biāo)報告，牽頭單位負(fù)責(zé)匯總，完成評標(biāo)報告，各成員單位進(jìn)行會簽

召開開評標(biāo)會議，研討確定評標(biāo)原則并進(jìn)行會簽，現(xiàn)場開標(biāo)并審查電子和書面報價單、供應(yīng)商資信等材料以及樣品質(zhì)量，原始報價單等材料進(jìn)行會簽確認(rèn)招議標(biāo)采購

定標(biāo)經(jīng)過議價后，達(dá)到招標(biāo)預(yù)期的價格作為預(yù)中標(biāo)價格，不保證單價最低中標(biāo)；（接受中標(biāo)價格及合同條款的預(yù)中標(biāo)單位作為中標(biāo)單位）招標(biāo)單位和中標(biāo)單位應(yīng)當(dāng)自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起十五日內(nèi)，訂立書面合同。合同的審簽程序按合同管理辦法執(zhí)行。評標(biāo)完成后三日內(nèi)完成評標(biāo)報告。工廠評標(biāo)報告的最終批準(zhǔn)人為主要廠部領(lǐng)導(dǎo)，審批后的招標(biāo)結(jié)果才能對外公布。招議標(biāo)采購123任何單位和個人不得在招標(biāo)中實(shí)施下列規(guī)避行為：1.將必須進(jìn)行招標(biāo)的項目化整為零規(guī)避招標(biāo)；2.相互串通搞虛假招標(biāo)；3.以其他任何方式規(guī)避招標(biāo)的行為。任何單位和個人不得從事下列違反招標(biāo)程序的行為： 1.征集投標(biāo)單位時，沒有公開、公平、公正，存在排斥性；2.定標(biāo)前，招標(biāo)單位或其成員擅自與投標(biāo)單位就投標(biāo)價格、投標(biāo)方案等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容進(jìn)行溝通；3.在評標(biāo)組確定的中標(biāo)候選單位以外確定中標(biāo)單位，或者在所有投標(biāo)被評標(biāo)組否決后自行確定中標(biāo)單位；4.其他必須遵守正當(dāng)招標(biāo)程序的行為。任何人在招投標(biāo)過程中均負(fù)有保密義務(wù)，嚴(yán)格禁止從事下列行為：1.向投標(biāo)單位透露已獲取招議標(biāo)文件的潛在投標(biāo)人的名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關(guān)招投標(biāo)的其他情況。2.向投標(biāo)單位透露投標(biāo)文件的評審、中標(biāo)候選人的推薦以及與定標(biāo)有關(guān)的其他情況，或泄露標(biāo)底的；3.違反其他保密規(guī)定的行為。監(jiān)督管理：招議標(biāo)采購456所有參加招標(biāo)的工作人員要恪守職業(yè)道德，嚴(yán)守紀(jì)律，嚴(yán)禁從事下列行為：1.招標(biāo)組成員及其工作人員與投標(biāo)單位或者與招標(biāo)結(jié)果有利害關(guān)系的人進(jìn)行私下接觸；2.招標(biāo)單位或招標(biāo)組成員收受投標(biāo)單位、中介人以及其他利害關(guān)系人的財物或者其他好處；3.其他違反職業(yè)道德和工作紀(jì)律的行為。任何單位和個人不得實(shí)施下列違反回避規(guī)定的行為：1.明知本人的親屬或其他特定關(guān)系人直接或間接參與本項目的招標(biāo)工作，不主動申請退出的；2.與投標(biāo)單位有經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系或其他利害關(guān)系，可能影響對投標(biāo)公正評審的；3.曾因在招標(biāo)、評標(biāo)以及其他與招標(biāo)投標(biāo)有關(guān)活動中有違法違紀(jì)行為而受過處罰的。4.其他違反回避規(guī)定的行為。監(jiān)督部門：1.財務(wù)和紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對招標(biāo)全過程的監(jiān)督，建立和完善公正、有效的招標(biāo)投訴處理機(jī)制。設(shè)立舉報投訴電話，查處違規(guī)違紀(jì)行為；2.任何單位和個人違反本規(guī)定的要求，一經(jīng)查實(shí)，將依據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行紀(jì)律處分和經(jīng)濟(jì)賠償。違規(guī)行為影響中標(biāo)結(jié)果的，中標(biāo)無效。監(jiān)督管理：比質(zhì)比價采購

采購時要進(jìn)行比質(zhì)比價、貨比三家，比質(zhì)比價要有書面支撐材料。業(yè)務(wù)員必須依據(jù)按規(guī)定審批后的采購計劃，進(jìn)行市場調(diào)研，認(rèn)真執(zhí)行“貨比三家”的規(guī)定，按規(guī)定格式填寫比價采購單，經(jīng)業(yè)務(wù)主管、處領(lǐng)導(dǎo)、審計部門會簽后與供應(yīng)商洽談并擬定合同，委托采購的物資將擬定的合同（需對方簽章）傳報供應(yīng)部，批準(zhǔn)后返回子公司供應(yīng)部門執(zhí)行。2/6/202320比質(zhì)比價采購詢比價（傳真報價）控制流程零星物資采購因生產(chǎn)緊急，需要在市場緊急采購的物資

日常采購應(yīng)盡量減少零星采購，實(shí)際需做好以下方面工作：組織做好近兩年期間零星物資進(jìn)貨價格統(tǒng)計工作；對部分產(chǎn)品市場成熟，價格相對平穩(wěn)的零星材料，制定符合市場原則的最高采購限價；參照招標(biāo)渠道，以就近采購為原則，組織評定零星采購供應(yīng)商；采購實(shí)施人要經(jīng)常進(jìn)行市場價格咨詢活動，堅持定期實(shí)行部分抽樣材料的市場價格咨詢制度，以便于對供應(yīng)商的價格管理；零星物資采購因生產(chǎn)緊急，需要在市場緊急采購的物資

日常采購應(yīng)盡量減少零星采購，實(shí)際需做好以下方面工作：定期召開價格分析會，找出不足，加強(qiáng)對供應(yīng)商督管工作，做到市場壓力分擔(dān)、利益共享；當(dāng)生產(chǎn)出現(xiàn)緊急需求，采購實(shí)施人應(yīng)遵循就近采購原則并報處領(lǐng)導(dǎo)同意后負(fù)責(zé)實(shí)施；采購實(shí)施人每月定期把零星采購價格資料送交檔案管理員歸檔；采購實(shí)施人有責(zé)任根據(jù)市場情況做好與供應(yīng)商的價格協(xié)商工作。對協(xié)商不成的情況應(yīng)及時報處領(lǐng)導(dǎo)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后有權(quán)進(jìn)行市場采購。對直接購買的物資需每月由區(qū)域匯總公示，接受監(jiān)督、檢查。對一次采購額度超萬元或一個月內(nèi)出現(xiàn)五次以上的，子公司要向區(qū)域報告原因，并提出整改和考核意見，區(qū)域要組織力量進(jìn)行幫扶和指導(dǎo)。采購合同管理

合同簽訂時，合同條款要按相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行規(guī)范，對特殊物資要在條款中作特殊要求，主要條款須要明確，以避免供貨和經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。

1、合同審核要認(rèn)真仔細(xì)，要及時跟蹤傳遞的過程；2、生效后要有規(guī)范的連續(xù)編號，并登記臺帳，以便查詢；3、合同原件供應(yīng)部門、合同審計部門、財務(wù)部門各一份，如規(guī)定報供應(yīng)部存檔的還需報供應(yīng)部存檔；統(tǒng)購統(tǒng)配物資合同及各類委采合同業(yè)務(wù)員在收到合同后，要及時復(fù)印交部門合同管理人員存檔；4、合同因故變更、中止，合同簽訂人負(fù)責(zé)按原合同簽訂的程序履行合同變更及中止手續(xù)。

采購合同的具體要求合同內(nèi)部管理要求2/6/202324采購合同管理合同簽訂、審批流程結(jié)算付款管理＊物資采購部門對已經(jīng)采購的或即將采購的物資的資金使用情況申報用款計劃，并根據(jù)批準(zhǔn)后的資金用款計劃進(jìn)行結(jié)算付款，并及時做好合同付款臺帳等記錄，以及時掌握合同的執(zhí)行情況。＊目前主要結(jié)算付款方式有三種，即供應(yīng)部申請財務(wù)部代付、供應(yīng)部委托子公司付款和子公司自行結(jié)算付款。原則上統(tǒng)購統(tǒng)配物資采用前兩種付款方式。但這三種付款方式的物資范圍因各子公司不同特點(diǎn)及采購物資市場供需情況不同而不同，并定期進(jìn)行調(diào)整。2/6/202326物資采購活動中常見的問題例1：**海螺未按照要求開展年度大宗原燃材料供應(yīng)商盡職調(diào)查和供應(yīng)商評審工作，公司鐵質(zhì)材料、粉煤灰、二水石膏、脫硫石膏長期只有一家供應(yīng)商保供例2：**海螺原燃材料應(yīng)急預(yù)案制定不完善，未明確備用渠道可供資源量等，煤炭庫存始終低于1萬噸。1、采購渠道單一，不重視渠道建設(shè)，市場調(diào)研、供應(yīng)商開發(fā)管理不到位，存在一定的保供風(fēng)險，不利于采購成本的控制物資采購活動中常見的問題例1：**海螺供應(yīng)商以電廠粉煤灰產(chǎn)量不足，擬調(diào)劑部分高價灰補(bǔ)充，明確高價灰采購量控制在月度總量的25%以內(nèi)，實(shí)際執(zhí)行中卻以低價灰冒充高價灰，多支付貨款3.3萬元；例2：**海螺簽訂合同從某地采購一批碎屑，實(shí)際起運(yùn)港為另一港口，實(shí)際結(jié)算中卻按照合同約定起運(yùn)港以高出3元/噸的單價結(jié)算運(yùn)輸費(fèi)用；2、采購合同簽訂、執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)，對不同來源地原材料未建立流向控制措施，成本控制意識不強(qiáng)，導(dǎo)致采購價格結(jié)算偏差物資采購活動中常見的問題例1：**海螺對年度輔材合同中的物資在日常采購中重新進(jìn)行詢比價，降低了日常采購效率及效益。例2：**海螺簽訂的QXFC13152號合同詢價單未約定回收截止日期，也無部門負(fù)責(zé)人審簽，QXFC13113號合同詢價單約定截止日期為3月25日，但某供應(yīng)商報價日期為3月28日，詢價單超出截止日期；例3：**海螺采購五金、工具一批，詢價單無辦公室接收簽字，詢價單未約定品牌；3、詢比價過程不規(guī)范，詢價要素不全，詢價單回收日期不統(tǒng)一，年度合同內(nèi)物資進(jìn)行比價采購物資采購活動中常見的問題例1：**海螺采購保安電源電纜一批，金額達(dá)21萬元，未組織開展招議標(biāo)例2：**海螺同**公司聯(lián)合招標(biāo)的年度輔材合同清單審核不嚴(yán)，出現(xiàn)同一物資不同價格情況。如12月16日從年度輔材供應(yīng)商廣西玉林格瑞公司采購的型號為10-12的快速接頭，采購價格分別為1.8元/只和3元/只；例3：**海螺ID：79041試管刷（中號）分別在南寧聚源和百色聯(lián)通公司采購價格為0.77元/個和12.82元/個，采購數(shù)量分別為5個和20個，未按照最低價采購4、招標(biāo)流程未按照制度實(shí)施，存在超十萬元物資未招標(biāo)現(xiàn)象，招標(biāo)內(nèi)容審核不嚴(yán)物資采購活動中常見的問題例1：**海螺公司10月份組織了氨水招標(biāo)，柳州化工股份有限公司參與了投標(biāo)，報價確認(rèn)表用柳州化工銷售公司確認(rèn)，合同主體與報價主體不一致，氨水招標(biāo)文件約定16%≤NH3≤18%為不合格品，但合同文本約定15%≤NH3≤18%為不合格品，招標(biāo)量為300噸，而合同簽訂量為2000噸例2：**海螺簽訂電纜采購合同，合同評審中約定支付90%貨款，合同中約定全額支付貨款例3：**海螺簽訂原煤直供合同無質(zhì)量