售后服務(wù)中心客戶檔案管理制度

精選資料售后服務(wù)中心檔案管理制度檔案管理要求：1、所有開據(jù)的工作單據(jù)應(yīng)由開單服務(wù)顧問妥善保管，當日結(jié)束工作前整理完畢后由服務(wù)顧問統(tǒng)一交管理員，并登記歸檔。2、服務(wù)顧問要在車輛離廠前檢查每份工單是否齊全，包括電瓶檢查單、小修合格證、任務(wù)委托書、結(jié)算清單、最終檢查單、若有保養(yǎng)項目需附保養(yǎng)單，若有建議維修項目則需要建議維修單，若是預約車輛要求把預約單附在最后，必須按照上面順序一同裝訂。3、每張工單必須要有客戶的真實簽字，小修合格證、任務(wù)委托書、結(jié)算清單、最終檢查單、建議維修單，客戶的簽字蓋章勻不得遺漏。包括：A、電瓶檢查單要求每輛維修車輛都要在出廠前打印出一份，要有車牌號或車架號以及檢測日期。B、小修合格證要求在左上角需有保時捷中心售后業(yè)務(wù)專用章，要有檢驗人員及客戶真實簽字。C、任務(wù)委托書需有客戶簽字、服務(wù)顧問簽字，以及主修人簽字和對維修內(nèi)容的詳細描述以及維修后結(jié)果的闡述，若缺少任何一項需服務(wù)顧問在車輛出廠前核對后補齊。若有加項內(nèi)容，在加項欄目內(nèi)必須有業(yè)務(wù)人員和客戶的簽字確認。第一聯(lián)作為客戶取車可修改編輯精選資料聯(lián)，第二聯(lián)作為業(yè)務(wù)留存聯(lián)，第三聯(lián)作為存檔聯(lián)。D、結(jié)算清單要求有客戶簽字確認和財務(wù)結(jié)清章，如果沒有此單及完整內(nèi)容服務(wù)顧問絕對不能把維修車輛交給客戶離廠。E、最終檢查單需要有客戶簽字、試車人員簽字。F、保養(yǎng)單需要有試車人員簽字、主修人員簽字確認。G、建議維修單要和工單背面的維修人員的建議維修項目對應(yīng)，并有客戶簽字確認。4、必須要有客戶真實簽字，若沒有客戶的真實簽字，需在電瓶檢查單上做特殊標記“J”，并“統(tǒng)計記錄備案。5、任務(wù)委托書PQIS確認部分要求有各部門PQIS輸入人員的簽字，如果有需要機械打卡計時的工單，要在任務(wù)委托書背面位置進行打卡記錄。所有工單中的維修項目和配件出庫記錄都需要和PQIS完全一樣，工單上交之前必須確定PQIS已經(jīng)正確關(guān)閉。6、涉及索賠項目的任務(wù)委托書由服務(wù)顧問要把第二聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián)和第三聯(lián)索賠聯(lián)及第四聯(lián)車間聯(lián)一同轉(zhuǎn)交到車間待車間員工進行索賠項目時，把第三聯(lián)交到索賠員處，由索賠員進行歸檔保存。7、涉及零元結(jié)算的索賠任務(wù)委托書由索賠員進行簽字確認后交給檔案管理員存檔，涉及零元結(jié)算的正常維修任務(wù)委托書由服務(wù)顧問進行簽字確認后交給檔案管理員存檔。8、打出結(jié)算清單時，必須由客戶簽字確認，粉聯(lián)留給客戶，做為明細單，并在業(yè)務(wù)留存聯(lián)上由財務(wù)蓋結(jié)清章確認?？尚薷木庉嬀x資料9、開出具有保養(yǎng)項目的任務(wù)委托書時，應(yīng)把保養(yǎng)單和任務(wù)委托書一同夾在工單夾里送入車間，保養(yǎng)單填寫完成后由主修人員簽字，如需試車由試車人員簽字，在服務(wù)顧問為客戶講解完保養(yǎng)單后需客戶簽字確認，并把復寫的第二聯(lián)給客戶作為明細，把第一聯(lián)保養(yǎng)單歸檔。10、最終檢查單要求檢驗人員按照單據(jù)要求每一項都進行仔細檢查，并在相應(yīng)位置上進行勾選，在試車后要記錄試車里程，并且檢驗人員要簽字確認。服務(wù)顧問在為客戶解釋完最終檢查單后，也要求客戶進行簽字確認。11、檔案管理員每天整理工單時，要檢查所有表單是否齊全，是否填寫完整，客戶簽字真實性，若有遺漏、不全等任何問題，立即報告給業(yè)務(wù)經(jīng)理進行處理。12、檔案管理員下班后登陸R3系統(tǒng)導出昨天結(jié)清的所有工單清單，在整理工單的同時，還要檢查工單的數(shù)量，如果發(fā)現(xiàn)服務(wù)顧問沒有及時上交已結(jié)清出廠的工單時，每周四下午匯總報告給服務(wù)經(jīng)理進行處理。13、有客戶簽字的各種單據(jù)不得隨意丟棄，并且客戶簽字不得擅自偽造。根據(jù)保時捷廠家要求客戶檔案要保留三年，三年以前的檔案可以打包封裝入庫。擬定人： 日期：審批人： 日期：可修改編輯精選資料備案人： 年月日印發(fā)檔案管理流程：可修改編輯

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