《企業(yè)應付賬款的審計及管理問題研究12000字【論文】》

一、緒論（一）研究背景以及意義1.研究背景早期的企業(yè)通常采用現(xiàn)銷方式來滿足企業(yè)發(fā)展的需求，但是現(xiàn)在越來越多的企業(yè)采用賒銷的方式來取代現(xiàn)銷進行交易。永鋒公司雖然是制造業(yè)企業(yè)，但仍需要購買原材料等，既是產品的賣方，也是眾多供應商的賣方，因此也形成了大額的應付賬款。應付賬款通常是因為購買商品、材料或接受勞務供應而產生，企業(yè)應承擔的負債。在永鋒公司以及目前大多數(shù)公司的往來款項中，應付賬款是其重要的組成部分，也是公司日常經營和發(fā)展的基礎。而且永鋒公司逐漸放松的信用政策逐漸放松、賒銷規(guī)模逐步擴大，在進行采購時更傾向于采用賒銷方式從而產生應付賬款，所以公司應更加重視應付賬款的控制。永鋒公司的應付賬款能否在合同規(guī)定的期限內進行支付，應付賬款風險能否得到有效的控制均會對企業(yè)未來的生產經營產生影響。逾期付款的情況在現(xiàn)代企業(yè)中是常見現(xiàn)象，逾期付款會降低企業(yè)的商業(yè)信用，使企業(yè)喪失選擇付款優(yōu)惠條件的權利，情形嚴重的可能要承擔罰款，甚至賠償?shù)冉洕鷵p失。但企業(yè)若只追求商業(yè)信用將未到期的應付賬款提前還款，不僅會增加企業(yè)將該部分資金用于投資獲得利潤的機會成本，也不利于實現(xiàn)經濟利益最大化。本文從研究永鋒公司付款業(yè)務的審計與管理角度出發(fā)，通過對付款環(huán)節(jié)中存在的問題進行分析并優(yōu)化設計流程，完善永鋒公司對應付賬款的審計與管理，同時也為其他制造型企業(yè)在付款環(huán)節(jié)的審計與管理的建立和完善提供一定的借鑒意義。2.研究意義企業(yè)的存在是為了創(chuàng)造更多的經濟效益，投資者不能允許企業(yè)內部存在舞弊、腐敗以及以權謀私等行為，所以為保證企業(yè)擁有良好的運營環(huán)境和氛圍，企業(yè)需要建立一套完整的審計與管理體系。應付賬款作為企業(yè)資金的重要組成部分，如果能合理的控制付款環(huán)節(jié)存在的風險，制定完善的應付賬款風險制度，將有利于企業(yè)良好健康的發(fā)展。有效的管理應付賬款，可以加速資金周轉，避免大量流動資金用來償還應付賬款，防止企業(yè)因資金鏈斷裂而無法正常經營。應付賬款款項通常是大額的，若對應付賬款管理無效，將影響到公司整個資金鏈的運轉，現(xiàn)金流對于企業(yè)日常經營尤為重要，企業(yè)采用賒銷方式進行采購可以加速資金運轉，保證企業(yè)正常的經營活動以及擴張。除此之外，應付賬款也可以作為企業(yè)融資的工具，企業(yè)與供應商簽訂采購合同并確定付款日期。公司可以在付款到達期限前，將應付賬款用作短期投資或者存入銀行來獲取利息。除此之外，應付賬款相當于一筆巨額的短期借款且不需要支付利息。企業(yè)若提前還款還可以享受供應商提供的現(xiàn)金折扣。所以對應付賬款進行合理控制，在最佳還款日對應付賬款進行償還可以為公司帶來額外收益。企業(yè)為了保證日常經營的正常進行，采購活動是無法避免的，有效的管理可以加速基金的籌資，但它不能為支付債權人帳戶所需的大量現(xiàn)金提供資金，也不能防止企業(yè)無法跟上籌資鏈的步伐。應付賬款款項通常是大額的，應付賬款管理效率低下將影響公司整個融資鏈的運作，確保企業(yè)正常運行和擴張。此外，應付賬款也可以作為企業(yè)的融資工具，企業(yè)和供應商已經簽訂了采購合同和付款日期。企業(yè)可以在付款日前向銀行支付短期貸款賬戶或利息。在提前還款的情況下，企業(yè)也可以從供應商的現(xiàn)金回扣中受益。因此，對應付賬款進行合理的審計，并在最佳的還款日期償還應付賬款，可以為企業(yè)帶來額外的利潤。企業(yè)為保證正常經營，不能避免采購活動。永鋒公司是大型制造型企業(yè)，從采購原材料到輔助材料、購買辦公用品以及購買大型生產設備，采購活動貫穿企業(yè)運作的所有環(huán)節(jié)。企業(yè)進行采購就會產生應付賬款，如果企業(yè)在采購環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)都能對風險點進行控制，保證采購和付款活動按流程有效實施并有條不紊的開展，企業(yè)生產效率將會得到巨大的提升。（二）國內外研究現(xiàn)狀1.國外研究現(xiàn)狀國際內部審計師協(xié)會1977年提出與信息化科技和產業(yè)相連的審計與管理。指明在信息技術環(huán)境下，信息業(yè)務自動化帶來的風險。管理層需要對信息技術負責。在企業(yè)對信息管理中，隨之產生了許多管理應用類的軟件，ERP是企業(yè)資源計劃的縮寫，美國信息研究分析下的嘉德集團在1990年提出，ERP系統(tǒng)將生產部門、物流部門、銷售部門、財務部門、控制部門、人力部門等部門業(yè)務集成。將部門內外資源整合優(yōu)化。SAP是全球最大使用ERP的軟件公司，SAP系統(tǒng)將信息、物流、企業(yè)資源打包作為集成。但是這種信息集成化模式業(yè)需要流程上的高度規(guī)范化控制。由此學者們利用COSO美國反虛偽財務報告委員會提出的審計與管理的三大目標和五大要素理念來實現(xiàn)運用系統(tǒng)下的規(guī)范化管理。管理目標是實現(xiàn)經營目標、傳遞信息、保持合規(guī)。五大要素包括控制環(huán)境、風險評估、信息溝通、控制活動、監(jiān)督。MakerenkoS.A(2011)引出企業(yè)往來賬款應當視為生產管理經營的重點和風險把控的關鍵。往來賬款的內控失效會嚴重影響企業(yè)的生產和管理。企業(yè)在加強對往來賬款的審計與管理時，應建立符合企業(yè)的往來賬款的審計與管理目標。KhairulMizanZakaria（2016）認為審計與管理不足會引起公司遇到欺騙等行為，由于內部監(jiān)督不強或業(yè)務過程制度設置的不當，導致擅自使用企業(yè)資產，所以，提高企業(yè)內控的力度，避免企業(yè)存在故意性舞弊和欺騙。2.國內研究現(xiàn)狀常靜（2006）在ERP環(huán)境下發(fā)現(xiàn)采購流程與應付賬款的核算問題，總結出企業(yè)借助在SAP包含的管理理念和信息處理的功能，完善的內部管理，讓企業(yè)多部門信息的有效獲取與鏈接。財政部（2008）同證監(jiān)會、審計暑、銀監(jiān)會等多個部門制定規(guī)范性文件《企業(yè)審計與管理規(guī)范》基本采用美國COSO委員會廣義審計與管理的定義，為企業(yè)審計與管理制度提供了建設基礎。財政部制定審計與管理規(guī)范《企業(yè)審計與管理應用指引第1號—組織架構》規(guī)定18項應用指引，這18項指引不僅包含有關業(yè)務活動審計與管理的執(zhí)行，新增內部環(huán)境、風險評估、信息溝通、內部監(jiān)督等控制操作性指引，涵蓋企業(yè)組織架構。不僅針對人力資源、發(fā)展策略、銷售、工程項目、擔保業(yè)務、業(yè)務外包、合同管理等具體業(yè)務中審計與管理的應用，而且指導企業(yè)進行財務報告、信息傳遞及信息系統(tǒng)的行為。學者黃嵐(2010)通過研究ERP系統(tǒng)，將ERP和審計與管理結合，提高企業(yè)運營效率，維護企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，達到企業(yè)的價值最大化的目標。SAP系統(tǒng)運用和往來賬款管理都需要審計與管理的建立，都需要針對內部結構和外部的環(huán)境深入細致的分析及評價，改進，針對現(xiàn)有環(huán)境不斷變化來滿足企業(yè)的發(fā)展。劉喆（2015）提出營運資金管理不能重視縱向價值鏈忽視橫向價值鏈。應按照全面價值鏈角度研究企業(yè)營運資金管理。從企業(yè)戰(zhàn)略到運營模式的建立，歷經的運營模式建立到最后達成管理目的，對營運資金管理模式是一個閉環(huán)優(yōu)化形態(tài)。二、相關概述（一）應付賬款在企業(yè)財務會計中，應付賬款管理是非常重要的組成部分，企業(yè)在購買材料、商品以及接受勞務供應等經濟活動時所需支付的款項可以用應付賬款進行核算。也可以理解為因為購買材料、商品以及接受勞務供應等而形成的債務，這主要是由于在購銷活動中買方在取得物資和支付貨款的時間上不一致而產生的負債。不斷地改進和提高應付賬款的管理對公司來說具有極為重要的戰(zhàn)略意義，充分地利用好企業(yè)流動資金并合理進行分配能使企業(yè)在擁有有限資金資源的基礎上獲取最大的經濟價值，不但保障了企業(yè)的利益還吸引了投資者的眼球。隨著中國經濟的飛速增長，應付賬款在整個公司經營管理中所占據(jù)的地位也會越來越重要。（二）應付賬款審計應付賬款審計是指組織內部審計機構和人員以企業(yè)應付賬款為對象所進行的獨立監(jiān)督和評價活動。程琳指出因為企業(yè)購入存貨到達企業(yè)的時間與采購發(fā)票到達時間不同，應付賬款管理過程中也可能出現(xiàn)問題，并對應付賬款審計過程中容易出現(xiàn)的弊端和重點環(huán)節(jié)進行了研究。陳運森等根據(jù)審計質量和商業(yè)信用模式選擇行為的關系，指出了獨立審計在經濟活動交易關系中能節(jié)約成本，并說明采用不同的應付賬款、應付票據(jù)等商業(yè)信用模式下交易成本也會不同。三、永鋒公司應付賬款審計現(xiàn)狀（一）永鋒公司概況永鋒集團有限公司始建于2002年，是山東省百強企業(yè)、山東省制造業(yè)百強企業(yè)、山東省最大的建筑用鋼材生產企業(yè)。近年來，公司先后與麥肯錫、臺灣豐田、德國巴登合作，引入卓越運營體系、精益管理體系，不斷推進管理創(chuàng)新和提升，公司始終保持著較強的競爭優(yōu)勢，創(chuàng)造了良好的經濟效益。2017年實現(xiàn)銷售收入381.76億元，實現(xiàn)利潤45億元，上繳稅金16.35億元。HB在審計與管理流程中為各種支付服務建立了SAP系統(tǒng)，來規(guī)范日常發(fā)生的各種付款業(yè)務，從而降低付款存在的一些風險。但即使是有較為健全的審計與管理系統(tǒng)，但是在一些關鍵控制點上仍然存在沒有按規(guī)定操作的現(xiàn)象從而導致一些關鍵風險領域沒有得到有效控制。比如在采購預付款環(huán)節(jié)，財務人員可能在沒有對采購合同進行復核的情況下就給供應商支付了款項、采購人員與供應商、負責應付賬款的財務人員與付款部門都可能存在缺乏溝通或者人為串通舞弊的風險。在任何一個環(huán)節(jié)的風險未得到有效的控制，都可能導致嚴重的后果，可能導致資金流無法正常運轉，不利于企業(yè)的長期健康發(fā)展。（二）應付賬款管理現(xiàn)狀描述1.核算部崗位職能永鋒公司中的往來核算科，包括科長、應付核算崗、應付復核崗和應收核算崗，每個崗位的職能不同。應付核算崗的崗位職責：負責完成與供應商的往來對賬，及時發(fā)送對賬單，及時清理對賬差異，確保往來賬務清晰準確；負責各類對公費用（管理費用、銷售費用、財務費用的歸集）及對公采購類貨款的供應商發(fā)票及時進行發(fā)票校驗并完成掛賬；負責質保金、押金支付、退還等往來類業(yè)務審核與核算；對于無法完成掛賬的未引入SAP的供應商信息及時在SAP完成供應商信息引入以及客戶信息維護。應付復核崗的崗位職責：負責對應付核算業(yè)務單據(jù)進行復核檢查，確保應付掛賬準確無誤；負責與資金出納對接，確認完成付款的應付業(yè)務及時取得銀行回單；負責對付款完成的應付單據(jù)以及其他質保金、押金支付、退還等往來類業(yè)務的付款記賬，確保相關單據(jù)及時入賬；負責記錄、整理日常本科室各類業(yè)務核算要點，容易出現(xiàn)錯誤或遺漏的審核點等，并定期反饋給本科室科長，定期進行組內業(yè)務培訓，逐步提升團隊核算質量。2.應付賬款管理流程應付賬款是企業(yè)流動負債的重要組成部分。永鋒公司的應付賬款的管理主要是集中在SAP系統(tǒng)進行業(yè)務處理和管控，逐步弱化分子公司財務人員的會計財務職能，進而強化分子公司和SAP系統(tǒng)的業(yè)務對接、規(guī)則落實、執(zhí)行反饋、資源配置等目標職能。以下將從永鋒公司SAP系統(tǒng)的應付賬款流程兩方面進行介紹。分公司業(yè)務人員發(fā)起應付賬款確認通知。當市場部工作人員提供獲得的采購合同訂單后，將發(fā)起應付賬款確認通知，并且在財務共享云平臺上手動錄入或掃描合同等方式來識別記錄所需要的重要信息，包括合同信息、供應商信息、采購數(shù)量和金額，為后期SAP系統(tǒng)的業(yè)務處理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支撐。SAP系統(tǒng)應付賬款核算崗確認應付賬款。在接到業(yè)務人員提交的應付賬款通知后，對合同的關鍵信息進行審核，審核通過后確認采購信息并對應付賬款的增加進行確認。分公司業(yè)務人員提交應付賬款支付申請。提交支付申請單，包括采購物品信息、供應商的銀行賬戶信息，業(yè)務部門主管審批通過單等。SAP系統(tǒng)報賬初審崗對應付賬款進行確認初審。報賬初審崗工作人員對業(yè)務人員提交的應收賬款支付申請進行初步審核，收到支付申請待辦事項，若有紙質文件，接收紙質文件；確認掃描的附件清晰完整，將掃描產生的電子影像與申請單關聯(lián)。在此環(huán)節(jié)如有問題，可退回給申請人。若審核通過，通知相關業(yè)務部門授權審批人進行審批。SAP系統(tǒng)應付核算崗對應付賬款的收款進行財務稽核，然后轉給SAP系統(tǒng)資金出納崗，再對應付賬款的收款方進行支付。資金出納崗工作人員利用財務共享平臺中的銀企互連，將款項直接轉賬到供應商的賬戶，完成支付過程。銀企互聯(lián)實現(xiàn)銀行和企業(yè)財務系統(tǒng)的有機融合和平滑對接，SAP系統(tǒng)可以通過網上報賬平臺發(fā)起付款請求，審批通過后，自動傳遞到資金管理系統(tǒng)，資金系統(tǒng)通過資金計劃進行判斷，判斷通過的進入銀企互聯(lián)連接銀行系統(tǒng)進行支付，支付完成后網上報賬系統(tǒng)接收付款結果，并進行記賬。SAP系統(tǒng)應付賬款復核崗進行財務入賬。在應付賬款支付成功后，應付復核崗工作人員將付款信息導入財務共享平臺，系統(tǒng)將返還憑證編號，生成憑證。在日常管理中，也是復核崗工作人員對應付賬款的增減變動在系統(tǒng)中進行操作。（三）應付賬款內部審計中存在的問題1.應付賬款活動存在的缺陷（1）付款申請制度不清晰公司在非合同類采購付款業(yè)務的采購中涉及政府事業(yè)單位付款，實際付款應基于真實的供應商和有效的發(fā)票，應保證付款金額準確的計算、記錄并在適當?shù)臅嬈陂g內予以支付，但是發(fā)現(xiàn)燃氣費托收發(fā)生過重復付款的問題，燃氣費在合同還未生成的情況下進行了一筆預付，并借記預付賬款-供應商，貸記銀行存款，等下月收到上月發(fā)票后此時合同已生成，財務根據(jù)發(fā)票借記費用，貸記應付賬款-供應商，但是因為上一筆預付款沒有形成合同，從而導致重復付款。此時就存在著重復付款的風險，不利于企業(yè)資金運轉。對于備件類采購付款，業(yè)務部門在收到貨物時應保證費用準確及時記錄，備件的倉儲費一般每月庫房會提交付款申請，但是存在兩個月提交一次付款申請的情況。增加了不及時入賬的風險。財務人員在收到發(fā)票應經過授權且應該有支持性文檔，目前備件的倉儲和運輸存在一些舊合同是沒有采購合同的，對于該類合同需提交付款申請單，并提供費用明細作為支持性文件，控制部與財務部對費用明細的審核重點模糊，需要清晰界定。（2）發(fā)票管理流程不合理財務部在收發(fā)票的環(huán)節(jié)，應控制收貨金額與發(fā)票金額差異。財務部在收到發(fā)票進行三單（采購申請、合同訂單、發(fā)票）匹配時，系統(tǒng)對于發(fā)票金額大于收貨金額的容忍度為50元，實際操作的容忍度為10元，超過限額與業(yè)務人員溝通退還供應商發(fā)票或補采購合同。人為的隨意操作會增加風險的發(fā)生率。在退還供應商發(fā)票時，可能會增加發(fā)票丟失的風險，除此之外，在供應商重新開具發(fā)票的過程，可能會使應付賬款預期支付從而影響公司的商業(yè)信用。對于預付款與進度款付款的風險點控制，在簽訂合同時，應采用標準的采購合同模板，以保證合規(guī)性，但是永鋒公司沒有對進度款有明確的定義及分類。在財務人員收到發(fā)票付款時對于支付條款簽訂為預付款的合同，公司合同條款注明“以上付款均需提供發(fā)票”字樣，但是經常存在供應商僅對預付款開出發(fā)票，而對于整體項目、工程發(fā)票則在180天后才開出。財務持有預付款發(fā)票180天后退還供應商重新開例發(fā)票，如果在180天內不進行稅金抵扣則發(fā)票過期。財務人員最后要對收到的發(fā)票進行登記，財務收到的服務類發(fā)票要經過授權，但是對于國外采購的預付款合同，預付款的對方公司會提供線下付款申請，財務在沒有收到發(fā)票的情況下，直接以線下付款申請作為入賬與清賬的依據(jù)。這樣的做法不符合稅務的規(guī)定，在還未取得發(fā)票的情況下就進行付款，不利于企業(yè)資金運轉。2.財務入賬時間不及時永鋒公司雖然設有供應商工作或程序指導書，但是指導書中并沒有介紹各步驟的具體操作以及審批崗位，確實相關文檔且會計分錄記錄不完整，只有收貨的會計分錄，沒有收到相應發(fā)票的記錄，無法確定該批貨物的真實性，也導致財務人員不能根據(jù)發(fā)票及時入賬，可能發(fā)生虛增應付賬款，增加了舞弊風險。對境外關聯(lián)公司派遣人員工資付款時，沒有具體的崗位負責該部分付款業(yè)務，對此類付款定義也不清晰，職責很模糊，從而無法保證及時入賬。在取得進口備件索賠發(fā)票以及記賬過程中沒有詳細描述索賠的扣款流程，也沒有明確進口件的定義，崗位職責的不明確也導致會計分錄無法完整記錄。公司在對進口關稅、增值稅等稅費付款時，對于取得進口備件關稅、增值稅發(fā)票以及在記賬過程中均沒有明確的流程指導，對于進口備件的定義和范圍也不清晰，財務人員無法保證及時完整的記錄會計分錄。永鋒公司涉及的國內采購費用類付款業(yè)務包括生產用的低值易耗品、工具備件、IT系統(tǒng)開發(fā)、維護費、培訓費、咨詢費、會議費等，在各種付款業(yè)務中，公司并未描述非原材料采購的發(fā)票登記、校驗等付款環(huán)節(jié)的操作崗位。財務人員針對國內發(fā)票沒有區(qū)分貨物和服務，并未及時對賬。采購人員也沒有體現(xiàn)采購范圍，由于崗位職責的漏洞，導致無法及時入賬。公司對于招聘服務費等給第三方付款、保險賠款支付、機票代理費支付、流程也缺少對于工作流程的文字描述。按采購合同進度付款的進度款的付款流程圖也同樣缺少對于工作流程的文字描述。對于電話費托收的記賬環(huán)節(jié)，會計人員應保證所有的應付賬款準確及時記錄，但是財務人員進行費用核算（固話和手機）的時間通常措后兩個月。因為電話記賬的時間是財務會計收到聯(lián)通發(fā)票后，而當月的電話費的賬單下月才能出明細，取得發(fā)票的時間是出明細后的一個月甚至更久，由于財務人員的自身素質不足，無法合理運用職業(yè)判斷來降低財務中存在的風險，沒有按流程操作，從而無法保證應付賬款記賬的及時性。3.應付賬款信息溝通不完善公司有關國內固定資產與費用類付款業(yè)務中，在業(yè)務部發(fā)起采購申請中存在著風險，業(yè)務部門提交采購申請后，先由控制部判斷屬于資產類還是費用類，判斷正確后再通知財務部，但是有時候財務部在取得發(fā)票時發(fā)現(xiàn)前期將資產誤劃分為費用類采購，再由財務部告知控制部調賬。財務部門沒有及時和控制部門提前溝通，告知控制部固定資產的判定標準，這樣就顯然失去了控制該種付款風險的意義，也增加了人力成本以及時間成本。控制部以及相關流程形同虛設，增加了人為舞弊的風險。公司在對國內固定資產與費用類業(yè)務進行付款時，財務部應保證實際貨物與訂單和發(fā)票中保持一致，目前存在采購部門在系統(tǒng)中收貨不及時的情況，財務收到發(fā)票后，采購部門尚未收貨，需要財務去通知催促。由于財務部門與采購部門溝通不及時，從而導致不能保證實際貨物與發(fā)票中的一致性，無法對采購部門和財務部門起到應有的控制，流程規(guī)范也無法得到體現(xiàn)，增加了在收貨環(huán)節(jié)的風險。永鋒公司需要注意在與供應商溝通完之后，或是支付了預付款確定購買后，要及時跟蹤供應商的生產進度。因為有時供應商的生產任務比較緊，為了爭取客戶的訂單，只是表面上答應開始安排生產。但在生產的過程中，會想方設法拖延生產時間。如果永鋒公司的采購人員沒有做到清晰記錄每一次溝通的情況，一出現(xiàn)問題就沒有辦法分清責任，更無法要求供應商進行賠償。一般來說，由于供貨延遲對永鋒公司的影響是巨大的，永鋒公司必須提前告知客戶合理的理由以保證準時交貨的信譽。4.缺乏內部監(jiān)督控制機制（1）采購付款流程缺乏監(jiān)督永鋒公司在有關非材料類合同類采購付款流程中的內部監(jiān)督環(huán)節(jié)并未得到完全落實。在采購人員進行收貨時，應保證長期未清償?shù)呢浳锸論?jù)采購訂單應及時被調查并正確記錄，系統(tǒng)中有合同但長期無收貨的情況，但是控制部門無法確認是否對長期無收貨的訂單起到了監(jiān)督和控制的作用，若財務部門僅根據(jù)系統(tǒng)中的合同訂單進行付款，增加了企業(yè)應付賬款，若應付賬款金額較大，會造成公司的高額負債率，從而使公司減少了銀行等金融結構為其提供貸款支持的機會，而且高額的負債率會增加公司的經營風險，嚴重可能使公司面臨破產。在收貨之后財務部要定期與供應商進行應付賬款余額核對，財務部門是否落實該步驟也無法體現(xiàn)。銷售折讓返利付款也是永鋒公司的主要付款業(yè)務，在擬定返利項目時存在流程文檔對于銷售這讓返利的類型定義不夠明確。對于激勵計劃支付的批準需要基于有效的文檔，但是實際上流程文檔上無法體現(xiàn)控制部門是否基于有效文檔對于返利項目支付的真實性進行審核。（2）應付賬款會計對采購實質不重視應付賬款會計對采購部門部門的采購活動監(jiān)督力度不足。應付賬款會計每天在收到采購部門遞交的采購申請單之后，會嚴格核對發(fā)票和該類貨物的訂單信息、入庫信息以及發(fā)票信息，保證三單一致。在檢查三單匹配勾稽時，只是檢查了總金額是否一致，誤差在10元以內的按SAP系統(tǒng)中采購人員提交的申請單進行記賬，如果金額超過10元，應付賬款會計會將發(fā)票退還給財務部，并在SAP系統(tǒng)中記錄該筆退單信息。但是應付賬款會計除了檢查金額是否正確外，很少對發(fā)票的銷貨內容及品種數(shù)量是否正確進行檢查。雖然應付賬款會計對于在三個月之內的發(fā)票會聯(lián)系供應商及時提供發(fā)票，但是缺乏連貫的后續(xù)跟蹤，有的時候對于同一筆采購業(yè)務會有兩個會計跟蹤，導致供應商跟A會計說完發(fā)票已經上交卻和B會計說發(fā)票沒有上交，由于缺乏內部審計部門的監(jiān)督，導致流程上有些混亂。四、應付賬款內部審計優(yōu)化建議（一）完善應付賬款控制活動1.嚴格落實授權和審批制度公司在非合同類采購付款業(yè)務中沒有嚴格落實授權和審批制度，只從金額不從內容來制定授權審批制度并不合理，所以應明確采購部合同訂單以及非合同訂單的范圍，與采購部溝通非合同訂單的范圍，可以將招聘服務和保險費（財險、壽險等）納入合同類采購付款，由于業(yè)務的特殊性，還需要與人力資源和控制部門的人員溝通。財務部也應在正式的會議或培訓中向業(yè)務部門宣貫關于采購付款形成合同訂單的具體規(guī)定，提高業(yè)務部門對于付款走標準合同訂單流程的意識。與控制部門溝通是否可以從內容維度更新采購流程指導，增加付款流程指導來輔助界定范圍。對于車險，應通過詢價選取供應商，合同簽訂不通過采購部，控制部應一單一簽制度逐筆與保險公司進行溝通。收到貨物后，財務部門應定期檢查與供應商的應付余額。財務部每個月會對預付款進行賬齡分析，對于逾期還未上交發(fā)票的員工會以郵件或電話的形式進行催收。每個步驟應按照業(yè)務實質落實授權和審批制度，真正起到控制作用，降低舞弊風險。公司在進行電話費托收業(yè)務時，應增加事前控制和事后控制，在事前控制中，應保證在進行付款申請時，要經過相關部門領導審批，保留郵件或紙質審批的記錄，以后相關部門在向財務部提交費用清單或提交后續(xù)調整申請時，均需要將有獎抄送給部門經理，這樣做可以保證經理了解該項付款，通過審核降低舞弊風險；在事后控制中，如果發(fā)生錯誤的調賬流程需要標準化，明確規(guī)定復核確認、審批與調賬的部門的責任。對于記賬不及時的現(xiàn)象，財務部應及時記錄費用對未取得的發(fā)票進行追蹤和監(jiān)控，確保能及時拿到發(fā)票，財務部若未能在下月收到上月的發(fā)票，則發(fā)郵件給IT部門負責人，并發(fā)郵件給IT部門與財務部的相關領導。2.優(yōu)化并完善付款流程永鋒公司由于存在非合同類采購訂單且該類付款流程過于復雜，增加了財務人員的工作量，所以公司基于管理效益應該通過減少非合同類付款類型，提高管控效率。也可以為控住部和財務部的付款審核提供更多依據(jù)，也可以降低重復付款的風險，便于財務復核與對賬。對于非合同類的一般付款類型，應將非合同類的付款轉化為合同類付款（例如保險及招聘費）。財務部在正式的會議或培訓中向業(yè)務部門宣傳關于采購要簽訂合同類訂單的具體規(guī)定，提高業(yè)務部門對于付款走標準合同流程的意識，優(yōu)化付款流程。對于國內備件采購應完善其操作流程描述，制定除備件外的國內原材料采購付款流程，對非永鋒公司供應商采購的應用范圍進行說明，對國內原材料索賠流程進行定義，完善國內原材料索賠的操作流程描述，制定境外派遣人員工資支付以及境外關聯(lián)公司支持費支付流程說明，詳細說明各步驟的操作崗位，優(yōu)化并完善具體審批流程、流程文檔、會計分錄。在進口材料付款中，應完善進口備件采購的操作流程描述，完善向寶馬進口原材料的采購操作流程描述，詳細說明各步驟的操作崗位及具體審批流程、流程文檔、會計分錄。確定是否存在向寶馬總部外的公司進口原材料的情況，如果有，需要制定相應的流程。對進口件進行定義并規(guī)定范圍；完善進口件索賠并完善銷售折讓的定義及付款流程，包括補充扣款的具體流程。完善進口關稅和增值稅的付款流程，對國內采購費用類付款的采購范圍進行定義，根據(jù)貨物和服務制定不同的發(fā)票獲取、校驗、對賬流程。（二）加強員工定期培訓公司應加強宣傳誠信經營理念，提高員工誠信意識，從而降低應付賬款風險發(fā)生的概率，同時也是公司提高應付賬款管理能力的核心和基礎。所以永鋒公司的管理層要更加重視管理應付賬款，并及時有效的防范應付賬款種可能發(fā)生的風險，領導層應以身作則，做好風險意識的宣傳和指導工作。除此之外，要加強公司相關工作人員的誠信意識，一方面要加大力度宣傳誠信知識，另一方面要鼓勵員工從小事做起，提高自身的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)，通過宣傳及培訓，培養(yǎng)員工規(guī)避風險的意識，嚴格按流程處理業(yè)務，不可因一己私利忽視規(guī)章流程隨意購置材料，這樣會導致公司存貨過多，使公司承擔高額的應付賬款，從而導致資金運轉出現(xiàn)問題。為了培養(yǎng)員工的誠信意識及風險意識，公司應建立配套的獎懲機制，對于誠信度較高，風險意識較強的員工給與獎勵，反之予以警告或處罰，使員工在一個健康的經營氛圍中工作。財務人員對于從保險公司獲得的收款以及針對不同賠款對象付款清賬時采用手工記賬，容易出錯，公司為了提高準確性且降低人工成本，應對財務人員進行相關培訓，將銀行收款數(shù)據(jù)與付款申請數(shù)據(jù)制成EXCEL映射表，這樣核對數(shù)據(jù)可以保證清賬的準確性。降低發(fā)生錯誤的風險，降低財務人員的工作量，提高財務人員素質。對于境外稅費付款，應保證錄入SAP系統(tǒng)中的信息一致，但是該種付款業(yè)務復雜，存在變化，而且未來也有可能發(fā)生改變，公司應加強對于該種付款的審計與管理培訓，財務人員對于境外稅費付款單獨進行記錄，建立單獨的流程文檔明確進口稅金及營改增的操作流程，便于使用者參考與日后進行更新。（三）加強內外部信息的有效溝通與傳遞公司在非材料類合同類采購付款是對于長期無收貨的情況，需要進一步與控制部門溝通針對有合同但沒收貨的控制方式，應保證控制部門給對應的部門負責人發(fā)郵件通知即時收貨，在SAP系統(tǒng)中查看收貨的月報，分析成本中心下各款項的協(xié)議數(shù)與實際數(shù)。使內部信息得到有效溝通。由于永鋒公司在北京設有分公司，所以應確認北京分公司的應付賬款對賬統(tǒng)一由沈陽應付賬款組負責，并執(zhí)行沈陽的對賬操作標準，每次對賬根據(jù)成本中心分出應歸屬于北京的供應商發(fā)給北京分公司進行對賬，每年對同一供應商只對賬一次。北京分公司GRIR科目分析應統(tǒng)一由沈陽的應付賬款組負責，每季度沈陽的應付賬款組從系統(tǒng)中導出GRIR報告后將北京相關的內容加工整理提供給北京財務團隊查找原因。統(tǒng)一管理不僅能降低時間成本還可以避免付款環(huán)節(jié)發(fā)生風險，也有效的保證了外部信息的有效傳遞。公司在進行固定資產與費用類付款時，由于控制部門和財務部門沒有進行有效溝通，導致失去控制該種付款風險的意義，控制部人員不了解固定資產判斷標準，無法判斷采購業(yè)務屬于資產類還是負債類。所以財務部調賬后及時通知控制部門的步驟，總結固定資產判斷標準與控制部分享。之后將固定資產判斷標準初稿先放入流程文檔，以后控制部門在收到業(yè)務部門的采購申請時，可以根據(jù)財務部分享的固定資產判斷標準來區(qū)分負債類還是資產類。加強各部門之間內部信息溝通，為公司節(jié)約財務成本并降低付款風險。對于財務收到發(fā)票，業(yè)務部門還沒有進行收貨的現(xiàn)象，財務部與業(yè)務部門要建立有發(fā)票但沒有收貨的溝通確認流程，要對業(yè)務部門進行風險意識的宣傳，杜絕該現(xiàn)象的發(fā)生，確保業(yè)務部門收貨之后財務部門才能收發(fā)票，并根據(jù)發(fā)票及時入賬。財務部可以沿用已有的系統(tǒng)發(fā)送收貨提醒的方式與業(yè)務部門溝通，同時梳理出簡單的采購付款流程圖給業(yè)務部門，便于更順暢的溝通。（四）提高應付賬款內部監(jiān)督質量1.建立完善的內部審計制度永鋒公司定期派內部審計師到公司進行內部審計，對公司的審計與管理制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督和反饋，但公司沒有獨立的內部審計部門。為了建立較完善的內部審計制度，公司應建立屬于本公司獨立的內部審計部門，培養(yǎng)具有專業(yè)素養(yǎng)且業(yè)務能力較強的內審人員，以實現(xiàn)審計與管理的目標。公司內部審計在實現(xiàn)企業(yè)應付賬款審計與管理方面，主要有以下五方面的職能：一是監(jiān)督、二是咨詢服務、三是控制、四是評價、五是風險預測。其中監(jiān)督職能是進行內部審計的前提，內審人員要站在第三者角度監(jiān)督財務活動，并將所獲得的全部信息反饋管理層和職能部門，從而保證內部審計的監(jiān)督職能。建立內部審計部門可以幫助永鋒公司改善管理、降低生產成本并提高生產效率從而獲得更高的經濟效益。對于公司的財務來說，內部審計與審計與管理制度共同規(guī)范和約束財務活動，可以即使發(fā)現(xiàn)財務流程的問