《高校招生檔案信息化建設(shè)問題研究研究9200字（論文）》

高校招生檔案信息化建設(shè)問題及對(duì)策目錄5306引言: 330160一、 高校招生檔案信息化建設(shè)概述 324525（一）招生檔案與檔案信息化 3111491、高校招生檔案簡(jiǎn)介 3222302、高校招生檔案信息化建設(shè)概況 426190（二）招生檔案的重要性 533641.招生工作的全面記錄與重要憑證 5157032.招生工作科研的資料來源 544313.招生宣傳的依據(jù) 512195二、S理工學(xué)院招生檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀 628193（一）S理工學(xué)院招生信息管理系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu) 628071（二）S理工學(xué)院招生檔案信息化建設(shè) 6265681、軟硬件設(shè)施建設(shè) 6210492、管理制度建設(shè) 8326673、檔案信息建設(shè) 830164、檔案宣傳利用狀況 923283三、招生檔案信息化建設(shè)存在的問題 1016459（一）基于基礎(chǔ)設(shè)施的問題 10199461、基礎(chǔ)辦公設(shè)施不足 1024372、電子管理系統(tǒng)多樣 104354（二）基于管理制度的問題 11216511、管理制度不健全 1184412、人員素質(zhì)問題 1118153（三）基于檔案信息化建設(shè)的問題 126061、檔案錄入存在問題 1272022、檔案信息跟不上發(fā)展 1211933（四）基于檔案利用的問題 12192731、檔案的宣傳與利用 1224220四、高校招生檔案信息化建設(shè)優(yōu)化措施 1330607（一）基礎(chǔ)設(shè)施 1318213（二）管理制度 1439731.信息管理制度 14157892.信息安全管理 1422355（三）人員培養(yǎng) 1412339結(jié)語 1515754參考文獻(xiàn) 16

引言:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的檔案工作已經(jīng)滿足不了現(xiàn)如今高校快速發(fā)展的需求，校園信息化要求我們對(duì)傳統(tǒng)工作模式進(jìn)行改良，走上網(wǎng)上辦公與數(shù)字化管理模式。檔案信息化成為了現(xiàn)如今的主要任務(wù)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足日常的信息檢索需求，這就要求我們加快檔案信息化建設(shè)的步伐，重視高校招生檔案中存在的巨大價(jià)值，將其發(fā)掘出來充分利用，做好高校招生工作?，F(xiàn)如今高校招生檔案信息化建設(shè)仍舊以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，高校招生檔案信息化建設(shè)水平參差不齊，對(duì)于招生檔案的利用形式單一利用率低。因此加快高校招生檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮高校招生檔案信息化資源的重要價(jià)值和作用，是現(xiàn)今各大高校找準(zhǔn)自身定位，擴(kuò)大區(qū)域影響力，爭(zhēng)取優(yōu)質(zhì)生源所面臨的重要課題。一、 高校招生檔案信息化建設(shè)概述（一）招生檔案與檔案信息化1、高校招生檔案簡(jiǎn)介高校招生檔案是指和高校招生工作有關(guān)的在高校招生過程中產(chǎn)生的具有存檔價(jià)值的相關(guān)檔案材料，涵蓋院校招生工作從開始啟動(dòng)到結(jié)束的每個(gè)環(huán)節(jié)，其中包括招生計(jì)劃編制、招生宣傳、招生錄取等。涉及具體檔案材料有歷年招生計(jì)劃、招生部門歷年同各省教育主管部門、規(guī)劃處等相關(guān)部門的公文文件往來、多年錄取專業(yè)數(shù)據(jù)，院校錄取最高分最低分平均分的統(tǒng)計(jì)、高校招生簡(jiǎn)章、學(xué)院招生章程、相關(guān)音像制品、錄取名冊(cè)和考生本人有關(guān)考生高考志愿表、考生高考體檢表、高考登記表等。在招生期間錄取考生在參加高考前所經(jīng)歷的教育階段信息所產(chǎn)生的學(xué)生檔案也包括在高校招生檔案內(nèi)，具體就是學(xué)生從小學(xué)到高中的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況等基本內(nèi)容，是學(xué)生的重要檔案[1]。2、高校招生檔案信息化建設(shè)概況檔案信息化是指在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理進(jìn)行管理和利用，檔案管理模式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保存為重心轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為主要目的，從而讓檔案工作走向規(guī)范化、數(shù)字化不斷地利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案的管理和利用水平[2]。高校招生檔案信息化建設(shè)工作隨著高校檔案信息化建設(shè)水平的提高而不斷地完善，檔案工作在高校教學(xué)科研中的地位也逐步提升，然而一些高校對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度仍然不夠，推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)積極性不高，使得高校檔案信息化建設(shè)困難重重，缺乏必要的物質(zhì)支持，信息化建設(shè)投入資金、人才都十分匱乏，另外各高校檔案人員的知識(shí)水平較低，缺乏檔案信息化建設(shè)的基本理論與技術(shù)也在制約著高校檔案信息化水平的提升，導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)程度遲遲不能提升。整個(gè)高校檔案信息化建設(shè)水平制約著招生檔案信息化建設(shè)工作的開展，大部分院校并沒有單獨(dú)的將招生檔案與學(xué)生檔案劃分開來，而是將招生檔案與其他檔案籠統(tǒng)的歸為一類。各個(gè)地區(qū)對(duì)于招生檔案的劃分標(biāo)準(zhǔn)也是不同的，尤其是對(duì)于高考學(xué)生檔案是否屬于招生檔案存在著爭(zhēng)議。高考學(xué)生檔案的內(nèi)容也存在多樣性，通常只包含招生志愿表、畢業(yè)生登記表、體檢表和考生報(bào)名表這四項(xiàng)內(nèi)容，但也有省份有其他材料內(nèi)容，以及這四項(xiàng)內(nèi)容的表格格式不一等多種狀況。更多的則是大部分省份仍舊采取紙質(zhì)檔案為主只有少部分省份采用電子檔案造成了檔案在傳遞運(yùn)輸過程中容易發(fā)生缺漏或者丟失的狀況對(duì)于招生檔案信息化工作來說又是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。高校招生檔案信息資源利用率低的原因包括高校檔案信息化建設(shè)程度不高、招生檔案信息不受重視與招生檔案利用難度高等，高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀就是在全國(guó)范圍內(nèi)發(fā)展極不平衡，發(fā)展中還有許多困難需要解決，就總體而言，高校檔案信息化建設(shè)有待加強(qiáng)，現(xiàn)有情況并不能完全滿足高校對(duì)于檔案的利用需求[3]。（二）招生檔案的重要性1.招生工作的全面記錄與重要憑證招生檔案是對(duì)招生工作的全面記錄，他可以作為參考依據(jù)檢查招生工作是否出現(xiàn)錯(cuò)漏以及為以后的招生工作提供參考模板。招生檔案是在招生工作中直接形成的，并不是人為編造的，它是第一手參考資料，在高校招生錄取過程中真實(shí)有效地記錄了院校省內(nèi)省外不同錄取批次、專業(yè)的錄取分?jǐn)?shù)線和錄取人數(shù)，從而對(duì)下一年的招生政策、招生計(jì)劃、特色專業(yè)設(shè)置等方面有著重要的指導(dǎo)作用。高校招生部門保存的在錄取期間產(chǎn)生的錄取證明和退檔證明以及藝術(shù)類考試校招留下的音像資料也可以作為解決招生糾紛的的重要憑證用以向考生和考生家長(zhǎng)解釋說明[4]。2.招生工作科研的資料來源招生檔案是對(duì)于招生工作開展研究的重要參考資料，真實(shí)有效地招生檔案可以為研究者提供完善準(zhǔn)確的招生信息，對(duì)于既往的各類招生數(shù)據(jù)進(jìn)行分析總結(jié)找出招生工作中的問題和不足從而提升招生工作的質(zhì)量和效率促進(jìn)招生工作的全面發(fā)展，也可以向社會(huì)和廣大考生提供準(zhǔn)確的信息輔助高考學(xué)子進(jìn)行科學(xué)的志愿填報(bào)[5]。3.招生宣傳的依據(jù)招生檔案可以反映出個(gè)省市對(duì)于高校的報(bào)考情況和高校的報(bào)考熱度，給予高校招生宣傳的開展以明確的指導(dǎo)，以及反映高校招生宣傳是否有用，各類招生檔案也是招生宣傳內(nèi)容的重點(diǎn)，從招生專業(yè)到錄取人數(shù)，從專業(yè)熱度到填報(bào)比例都是非常有用的宣傳材料。招生檔案中關(guān)于招生宣傳的資料也包括招生宣傳方案，其中涵蓋招生宣傳刊物的印發(fā)，招生宣傳咨詢會(huì)，招生宣傳電話咨詢安排等一系列工作的安排，每一項(xiàng)工作都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的檔案以供參考和審查[6]。S理工學(xué)院招生檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀S理工學(xué)院招生信息管理系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)要準(zhǔn)確的描述高校招生檔案信息化建設(shè)，首先要了解高校招生信息管理系統(tǒng)的整體模型結(jié)構(gòu)，該整體模型結(jié)構(gòu)如圖2-1所示:圖2-1S理工學(xué)院招生信息管理系統(tǒng)的整體模型結(jié)構(gòu)圖從上圖可以明確看出，S理工學(xué)院招生信息管理系統(tǒng)是整個(gè)模型的核心，與某該市的招生辦的管理系統(tǒng)連接，進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)交換。整體來看，可以分成兩個(gè)部分，分別是:門戶子系統(tǒng)和管理子系統(tǒng)。其中，門戶子系統(tǒng)是用戶與系統(tǒng)交互的窗口，為用戶提供相應(yīng)的服務(wù)，從最基本的文字介紹到在線操作等;管理子系統(tǒng)主要面對(duì)的是高校招生辦的操作人員和管理人員，為他們提供管理等方面的服務(wù)。（二）S理工學(xué)院招生檔案信息化建設(shè)1、軟硬件設(shè)施建設(shè)S理工學(xué)院招生辦公室基礎(chǔ)辦公設(shè)備較為陳舊，大部分已經(jīng)使用多年，并沒有進(jìn)行定期的更換，只有在機(jī)器無法維修后進(jìn)行更換，其中包含24臺(tái)戴爾臺(tái)式電腦內(nèi)置系統(tǒng)為window7，電腦使用時(shí)間最長(zhǎng)達(dá)10年，部分已無法使用。另外有掃描儀一臺(tái)，多功能打印復(fù)印一體機(jī)一臺(tái)（學(xué)生處公用）、普通辦公室用打印機(jī)一臺(tái)，各類存儲(chǔ)器多個(gè)。辦公設(shè)備基本能滿足辦公需求。對(duì)于招生檔案信息化建設(shè)來說這些設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足工作需要的，缺少必要的硬件設(shè)施給招生檔案信息化建設(shè)帶來了巨大的難題。具體辦公設(shè)備信息由掃描辦公室內(nèi)設(shè)備二維碼得知。表2-1S理工學(xué)院招生檔案信息化建設(shè)具體情況項(xiàng)目數(shù)量招生檔案信息化設(shè)備配置情況招生檔案信息采集設(shè)備3招生檔案應(yīng)用技術(shù)核心設(shè)備1招生檔案信息日常管理設(shè)備3招生檔案應(yīng)用系統(tǒng)使用情況招生檔案管理系統(tǒng)1招生檔案對(duì)外利用系統(tǒng)1實(shí)現(xiàn)與學(xué)校相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接0工作網(wǎng)站2招生檔案信息資源建設(shè)情況招生檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)3招生檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)3從上表中可以看到數(shù)字檔案信息、資源建設(shè)率偏低。數(shù)字檔案信息資源建設(shè)主要包含兩部分內(nèi)容:一是檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，二是檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。S理工學(xué)院的檔案機(jī)構(gòu)己?jiǎn)?dòng)了檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，高校檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)由利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索的方式逐漸替代了傳統(tǒng)的手工檢索方式;但檔案全文數(shù)字化建設(shè)較為滯后，且完成率總體偏低，極大地影響了民辦高校檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)的效率和深度。2、管理制度建設(shè)信息化管理制度由S理工學(xué)院信息化辦公室負(fù)責(zé)，其基礎(chǔ)條例可以在S理工學(xué)院官網(wǎng)得到，但是并沒有關(guān)于檔案信息化的具體內(nèi)容和規(guī)定，由此可以得出結(jié)論在招生檔案信息化管理制度上是有缺失的，這就造成了學(xué)校對(duì)于檔案信息管理的混亂和缺失，在進(jìn)行檔案管理有關(guān)條例的搜索上發(fā)現(xiàn)并無對(duì)S理工學(xué)院檔案館和檔案管理?xiàng)l例的具體信息，通過對(duì)檔案館粗劣的參觀可以大概得出結(jié)論對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理S理工學(xué)院有著較為完備的管理?xiàng)l例和精細(xì)的保管方案，但是對(duì)于檔案信息化管理仍舊沒有確切的可供參考的信息，姑且可以認(rèn)為在檔案信息化處在較為低下的水平是并無系統(tǒng)的管理?xiàng)l例可供參考使用。S理工學(xué)院招生工作分屬于學(xué)生處，其中有一名專門負(fù)責(zé)招生工作的處長(zhǎng)以及一名招生辦公室主任，其余皆為學(xué)生兼職。主要由招生辦公室主任負(fù)責(zé)具體的招生事宜，學(xué)生兼職負(fù)責(zé)日常雜項(xiàng)以及對(duì)于文字錄入工作。這里需要強(qiáng)調(diào)的是S理工學(xué)院招生辦公室歸屬于S理工學(xué)院學(xué)生處，招生辦公室并無獨(dú)立地位，并且同時(shí)需要完成學(xué)生處的各項(xiàng)任務(wù)，招生辦公室只有一名專屬人員負(fù)責(zé)招生具體事宜，負(fù)責(zé)范圍廣而雜包括但不限于招生政策、招生計(jì)劃的制定、招生宣傳計(jì)劃的制定、招生宣傳手冊(cè)以及?？淖值木幾牒托Ｕ?、招生錄取工作以及招生工作結(jié)束后的總結(jié)和招生檔案數(shù)字化處理以及招生工作總結(jié)匯報(bào)。在招生工作中產(chǎn)生的檔案都會(huì)通過掃描、錄入、轉(zhuǎn)存等方式進(jìn)行存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案將會(huì)在收檔日期交由檔案室進(jìn)行保管，電子檔案則是保存在招生辦公室。同時(shí)招生事務(wù)繁忙期間會(huì)增加學(xué)生兼職負(fù)責(zé)簡(jiǎn)單的文字校對(duì)以及錄入工作，并不直接接觸招生核心工作，可以說招生工作壓力全部在專職老師身上，崗位職責(zé)較重人員分配極為不合理。3、檔案信息建設(shè)招生檔案的收檔案范圍較廣大概分為三類，一行政類文書其中包括教育部門下發(fā)的與招生有關(guān)的文件、招生政策性文件等，二是招生過程中產(chǎn)生的文件其中包括招生計(jì)劃、招生宣傳手冊(cè)以及刊物、招生宣傳安排計(jì)劃等行政性文件，第三種也是最重要的一種有關(guān)學(xué)生檔案的文件，其中包含高考學(xué)生檔案、錄取名單、退檔學(xué)生名單、同意專業(yè)調(diào)劑確認(rèn)書等文件。招生檔案的收集是隨著招生工作的進(jìn)行一并進(jìn)行的，前期會(huì)將各類紙質(zhì)文件掃描成圖片的形式進(jìn)行保存，電子文件則是按照具體用途進(jìn)行命名保存，最后是學(xué)生檔案，這類文件一旦從錄取系統(tǒng)內(nèi)導(dǎo)出就按照學(xué)院、專業(yè)、班級(jí)的分類進(jìn)行保存，分為兩種類型一種是電子存檔按照時(shí)間順序與上面的文件保存在一起，紙質(zhì)檔案打印后蓋章保存，等到招生工作結(jié)束后送往各二級(jí)學(xué)院檔案室存檔。招生檔案信息化程度比較低只是在招生辦公室的電腦上專門的設(shè)立一年的招生工作文件夾進(jìn)行保存，并無其他進(jìn)行信息共享或者處理的措施。一旦電腦出現(xiàn)問題或者遭受病毒攻擊，電子檔案極其容易丟失。4、檔案宣傳利用狀況具體在招生宣傳中利用到的招生檔案比較少，招生檔案的利用包括招生政策、招生計(jì)劃以及歷年錄取分?jǐn)?shù)線作為考生的參考依據(jù)。從招生宣傳的范圍來看學(xué)校招生宣傳主要以省內(nèi)招生專刊和招生咨詢會(huì)為主要手段，同時(shí)輔助以報(bào)紙以及各大網(wǎng)站投放招生宣傳信息，宣傳效果并不明顯，最為主要的是通過理念招生人數(shù)篩選出的各個(gè)報(bào)考熱門城市以及熱門高中的招生咨詢會(huì)，同時(shí)學(xué)校招生宣傳影響力只集中于省內(nèi)，或者更確切的說是蘇錫常地區(qū)，在省內(nèi)報(bào)考學(xué)生中可以明顯的發(fā)現(xiàn)蘇錫常地區(qū)考生占報(bào)考人數(shù)的將近七成，除江蘇省外各省的報(bào)熱度并不高。招生宣傳網(wǎng)絡(luò)宣傳最主要集中在學(xué)校招生網(wǎng)站，從各大搜索引擎可以進(jìn)入S理工學(xué)院招生網(wǎng)查看招生動(dòng)態(tài)、招生簡(jiǎn)章、招生計(jì)劃、歷年分?jǐn)?shù)以及學(xué)校一覽。招生檔案利用率低下，對(duì)于招生檔案信息的數(shù)據(jù)分析只涉及到了歷年分?jǐn)?shù)線，熱門專業(yè)以及報(bào)考考生集中地點(diǎn)。只對(duì)歷年分?jǐn)?shù)線、熱門專業(yè)和報(bào)考集中地區(qū)做了粗略的利用，并沒有深入的挖掘信息之下潛藏的信息，對(duì)于數(shù)據(jù)的分析只利用在招生工作的總結(jié)之上，沒有根據(jù)信息進(jìn)行具體的調(diào)整。三、招生檔案信息化建設(shè)存在的問題（一）基于基礎(chǔ)設(shè)施的問題1、基礎(chǔ)辦公設(shè)施不足高?；A(chǔ)辦公設(shè)施大同小異，電腦、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等各個(gè)高校都具備差異就在與各高校之間辦公設(shè)備數(shù)量的多少以及辦公設(shè)備型號(hào)新舊的不同，經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)地區(qū)的高校一般因?yàn)橘Y金較為充足所以設(shè)備更新?lián)Q代快，數(shù)量充足這樣的高校對(duì)于自身硬件設(shè)備的投入較為重視自身雄厚的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)也可以支撐設(shè)備的更換，而經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的地區(qū)高校在設(shè)備更新上就比較緩慢，當(dāng)然學(xué)校綜合實(shí)力也會(huì)影響教育部門資金的傾斜，重點(diǎn)高校擁有更多的資金投入，普通高校則長(zhǎng)期處于缺少資金的狀態(tài)，對(duì)待各類項(xiàng)目的資金投入慎之又慎。高校資金的多寡就影響著高校資金的分配，在如今大部分高校都著重于科教上的投入而忽視了高校檔案信息化的建設(shè)，眾多高校即使開展了檔案信息化建設(shè)但仍舊沒有足夠的重視，更不要說是高校招生檔案的信息化建設(shè)，大部分都存在著一些問題，例如硬件設(shè)備陳舊、軟硬件設(shè)備不兼容，各類辦公設(shè)備短缺等等。2、電子管理系統(tǒng)多樣目前各大高校使用的檔案管理系統(tǒng)中最為有名的是南大之星檔案管理系統(tǒng)，擁有自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)能力的高校也會(huì)擁有自己的檔案管理系統(tǒng)，以及其他高校將其外包給軟件公司進(jìn)行設(shè)計(jì)，這就導(dǎo)致高校之間的檔案管理系統(tǒng)并不一致以及其中的分類標(biāo)準(zhǔn)也有差異，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，招生檔案作為檔案的一個(gè)類別并沒有專門的電子檔案管理系統(tǒng)可以使用，只有少數(shù)高校對(duì)招生檔案進(jìn)行了單獨(dú)的劃分，缺少重視。（二）基于管理制度的問題1、管理制度不健全招生檔案在收檔標(biāo)準(zhǔn)上各個(gè)高校就存在著問題，就如上文所講的高考學(xué)生檔案屬不屬于招生檔案這一問題一樣，我國(guó)幅員廣闊存在著多個(gè)省份各個(gè)省份對(duì)于高考學(xué)生檔案的各類表格格式也存在差異，大多數(shù)省份使用電子表格但是仍有省份使用紙質(zhì)表格掃描件，這就造成了招生檔案信息化的困難，在管理制度上并沒有明確規(guī)定招生檔案應(yīng)以那種形式進(jìn)行存儲(chǔ)，也沒有具體的條例規(guī)定哪些文件應(yīng)該被數(shù)字化進(jìn)行存儲(chǔ)，這全部依靠檔案人員強(qiáng)大的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行管理。在信息安全管理制度上也存在著缺失很多高校不重視信息安全導(dǎo)致許多學(xué)生重要信息的泄露，沒有定期進(jìn)行軟硬件的檢查與維護(hù)，沒有強(qiáng)力的殺毒軟件與防火墻，缺少人員管理制度等都是高校在招生檔案管理制度上的缺失。2、人員素質(zhì)問題目前高校開設(shè)的檔案學(xué)專業(yè)的大學(xué)只有三十五所，每年能為社會(huì)輸送的專業(yè)人才遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了社會(huì)需求，更何況高校檔案館并不是檔案人員就業(yè)的唯一目標(biāo)，社會(huì)上的各類檔案室檔案館對(duì)于檔案人員就業(yè)又更大的吸引力，這就導(dǎo)致了大部分的高校檔案管理人員并不是專業(yè)的，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)與信息技術(shù)水平，并不能滿足招生檔案信息化建設(shè)的要求，而且信息技術(shù)的進(jìn)步與更新越來越快需要檔案人員不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，然而高校的檔案人員人手不足處于較大的工作強(qiáng)度之下并沒有時(shí)間進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致目前許多高校檔案人員的整體水平并不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)檔案信息化的要求，檔案事業(yè)在發(fā)展，人員素質(zhì)提高沒有跟上時(shí)代，在知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)上仍舊偏重于傳統(tǒng)檔案管理模式。大部分高校都缺乏既懂檔案專業(yè)知識(shí)又能熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的人才，甚至許多高校并沒有專職的檔案人員全部都是兼職。（三）基于檔案信息化建設(shè)的問題1、檔案錄入存在問題在檔案信息化建設(shè)中，檔案的錄入因?yàn)楦黝愒蚨霈F(xiàn)許多的問題，第一收檔內(nèi)容過窄，許多高校在檔案信息化過程中大部分的收錄行政類檔案，會(huì)計(jì)類檔案以及教學(xué)類檔案對(duì)于其他檔案的收集與錄入并不重視，第二在檔案錄入過程中錯(cuò)誤缺漏過多，高校中本來就缺乏檔案工作人員，在進(jìn)行龐大的檔案錄入過程中不可避免的出現(xiàn)了許多錄入錯(cuò)誤以及缺漏現(xiàn)象，當(dāng)然有些錯(cuò)誤和缺漏可能是原本檔案只中就存在的但是大部分的錯(cuò)誤和缺漏是因?yàn)殇浫牍ぷ鞫a(chǎn)生的，并沒有在后續(xù)的檢查中得到校正。第三檔案錄入格式存在差異，在檔案信息化初期并沒與明確的規(guī)定檔案的格式，檔案錄入人員依照自己的習(xí)慣進(jìn)行錄入，每個(gè)檔案人員都有不同的習(xí)慣這就導(dǎo)致了錄入檔案存在不同的格式很難將其統(tǒng)一起來。這些問題都是在檔案信息化建設(shè)過程中真實(shí)存在的并且造成了很大困擾的問題。2、檔案信息跟不上發(fā)展檔案信息化的建設(shè)跟不上信息的增加速度。面對(duì)學(xué)校的擴(kuò)建,學(xué)生的大量增加,高校的信息資源量不斷增大,但是許多高校檔案的信息化建設(shè)速度卻跟不上信息量的爆發(fā)。高校信息量的增加導(dǎo)致了學(xué)校需要投入更多的人力對(duì)信息進(jìn)行管理,然而檔案信息化的建設(shè)也需要相同的資源,這就導(dǎo)致了資源之間的斗爭(zhēng)情況發(fā)生,所以許多學(xué)校的信息化的設(shè)備比較落后,落后的設(shè)備對(duì)錄入大量的信息的效率也很低,面對(duì)這樣的困境,許多學(xué)校暫時(shí)停止了信息化建設(shè),仍采用手工錄入的方式,效率低投入資源也多。（四）基于檔案利用的問題1、檔案的宣傳與利用高校對(duì)于招生檔案的宣傳與利用還處在一種較低的水平，招生檔案在招生宣傳中有著重要的意義，招生檔案包括招生宣傳計(jì)劃，招生宣傳內(nèi)容以及招生宣傳方式，在招生宣傳上可以依靠歷年的招生檔案信息篩選出最具有影響力的宣傳方式進(jìn)行宣傳省時(shí)省力，宣傳計(jì)劃可以進(jìn)行沿用在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，不用耗費(fèi)大量人力從新設(shè)計(jì)宣傳計(jì)劃，招生宣傳大同小異主要依靠的還是學(xué)校的本身實(shí)力，并不是宣傳能夠改變的，招生宣傳的內(nèi)容只需要根據(jù)招生檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新就可以使用，如果每一年都重新編輯新的招生宣傳內(nèi)容將會(huì)是一場(chǎng)浩大的工程，而招生檔案的保存則給了我們重復(fù)利用的機(jī)會(huì)。當(dāng)然招生檔案還具有較高的科研價(jià)值，通過對(duì)招生檔案信息的綜合分析可以得出一個(gè)學(xué)校區(qū)域影響力的提升與否、學(xué)校的綜合實(shí)力、報(bào)考熱門專業(yè)等這都是決定一個(gè)學(xué)校是否需要重新制定發(fā)展目標(biāo)，更改招生計(jì)劃的重要因素，學(xué)校如果能夠充分發(fā)掘招生檔案信息中蘊(yùn)含的價(jià)值就能夠在激烈的高校招生爭(zhēng)奪充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)獲得優(yōu)質(zhì)生源。四、高校招生檔案信息化建設(shè)優(yōu)化措施（一）基礎(chǔ)設(shè)施結(jié)合各大高校招生檔案信息化建設(shè)水平，高?？梢愿鶕?jù)自身實(shí)際情況與資金投入從實(shí)際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，按照“逐步發(fā)展”的原則進(jìn)行設(shè)備的合理購(gòu)置與替換，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等；高校檔案室也可以參考社會(huì)上的檔案館進(jìn)行一定程度上的改造針對(duì)校外提供有償服務(wù)，依據(jù)相關(guān)規(guī)定和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，收取一定的查詢手續(xù)費(fèi)和工本費(fèi)，做到一定程度上的自主創(chuàng)收，不完全依靠高校撥款。在軟件上選擇合適的第三方軟件開發(fā)公司，選擇軟件開發(fā)公司時(shí)要進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，充分的溝通與試用，保證軟件能夠合理兼容現(xiàn)有的設(shè)備以及能夠匹配使用者的需求，并且在后續(xù)的使用中軟件能夠獲得及時(shí)的更新與維護(hù)?；蛘咧苯邮褂檬忻嫔犀F(xiàn)有較為完備的檔案管理系統(tǒng)確保能和使用同樣檔案管理系統(tǒng)的高校進(jìn)行信息上的共享，也能定期的獲得更新和維護(hù)服務(wù)并不需要自身多加擔(dān)心。（二）管理制度1.信息管理制度高校招生檔案信息化的建設(shè)中必須放棄舊的規(guī)章制度,制定出合適招生檔案信息化的合理制度。高校在制定新的規(guī)章制度中要結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際,對(duì)已經(jīng)信息化的檔案管理、保密、傳輸?shù)榷歼M(jìn)行具體的規(guī)定,使信息的每一步使用都標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,避免出現(xiàn)對(duì)檔案信息使用不正確導(dǎo)致檔案信息出問題的情況發(fā)生。高校可以參考《招生辦公室檔案工作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《考生檔案保管制度》、《考生檔案保密制度》、《考生檔案移交、銷毀制度》、《考生檔案查閱制度》等條例對(duì)招生檔案信息化建設(shè)中檔案信息的管理?xiàng)l例進(jìn)行詳細(xì)完備的制定，確保管理制度完整可行，可以很好的彌補(bǔ)現(xiàn)今檔案信息管理制度條例缺失的現(xiàn)狀。2.信息安全管理.建立檔案信息化建設(shè)的安全保障制度。檔案的安全必須依靠強(qiáng)有力的軟硬件設(shè)備和專業(yè)化的管理措施來加以保障。高校要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的安全保障,就必須投入專項(xiàng)資金和專業(yè)化人員,以保證電子檔案保存時(shí)的安全、有效、完整,對(duì)信息化后檔案的使用和傳播進(jìn)行安全監(jiān)督,不斷地提高信息化檔案管理對(duì)信息化檔案的處理和規(guī)范能力。學(xué)?？梢酝ㄟ^組織培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式,使得管理人員的安全素養(yǎng)不斷提高,使用專業(yè)化手段面對(duì)信息化檔案可能遇到的安全問題,抵制網(wǎng)絡(luò)上的非法攻擊。管理人員必須定期對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行檢查、更新和維護(hù)。軟硬件設(shè)備的管理是十分重要的安全管理步驟。在信息化的檔案錄入的過程中,設(shè)備的傳輸實(shí)際上是將信息化的檔案轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)語言進(jìn)行儲(chǔ)存,一般來說,在