《秘書實務》課件第十二章 公務旅行服務

引言本章主要介紹上司公務旅行時秘書的服務工作，包括對上司國內(nèi)出差的服務，也包括對上司出國旅行的服務。公務旅行服務按工作程序分為旅行前的準備工作、旅行過程及旅行后續(xù)工作的服務。此外，還有隨同上司出差時的隨行服務。本章旨在使同學們明確公務旅行時秘書的工作職責，掌握有關旅行服務的知識和技能。1旅行準備工作內(nèi)容章節(jié)導覽2上司旅行期間及回來后秘書的工作3隨行事務旅行準備工作內(nèi)容1為上司的旅行做好相應的準備，是旅行管理的第一個環(huán)節(jié)，也是很重要的一個環(huán)節(jié)，它關系到整個旅行行程的順利。在上司出差前，秘書應根據(jù)上司出差的目的、任務等，把應做的準備工作和需攜帶的物品等列出清單，經(jīng)上司檢查、補充后一一備齊辦妥，對于長途出差及重要出差，更應如此。一、旅行計劃地點。包括上司本次出差的目的地（包括中轉地），旅行過程開展工作、活動的地點以及食宿地點。時間。出差時間的長短，出發(fā)及到達目的地時間，工作活動的具體時間等。交通工具。是乘飛機、火車還是輪船、汽車等。一、旅行計劃旅行內(nèi)容。即旅行的活動內(nèi)容，如訪問、洽談、考察、會議宴會、娛樂活動或參加某種儀式等。資料、物品攜帶。根據(jù)差旅內(nèi)容必須攜帶的資料、物品等。工作時間表。如果旅行內(nèi)容較多，可把上司抵達目的地(或在中轉站）要做的工作安排制成表格。制訂旅行計劃或旅程表時要注意：明確并尊重上司的意圖和要求，了解并遵守組織有關旅行的具體規(guī)定。旅程表應按時間順序編排，條理應分明；時間安排不宜過緊或過松；要考慮上司的身體情況，避免上司過于勞累。如果上司是初次到某地旅行，在征得上司同意后，應留出一定時間為上司處理私務用。制訂旅行計劃或旅程表時要注意：如果需要中轉，應盡量減少銜接時間，以避免時間的浪費。多擬訂幾個預備的旅行計劃方案供上司參考，選擇最佳方案。國際旅行要考慮時差。二、票務秘書為上司安排旅行，要按有關規(guī)定和要求，精心選擇、設計方便、經(jīng)濟、合理的路線，并提前做好機(車、船）票的預訂、檢查工作。如果旅行地的航（車、船）次比較多，秘書應綜合考慮各方面的情況，挑選比較合適的幾個航（車、船）次供上司選擇。辦理票務時要注意：一要確保飛機班次、日期、途經(jīng)城市、到達城市等信息的準確；二要注意機票上的姓名要與護照（身份證）上的拼寫相同；三要盡可能提前將機位訂好，避免機位緊張訂不到座位。四要注意在航空公司的最后出票時限前購票，以免座位被取消。三、體檢事務世界上許多國家明文規(guī)定，對患有某些疾病的外國人，不準其入境。因此，預備出國的人員，首先必須在國內(nèi)進行體格檢查。秘書要幫助準備出國的上司做好領取體檢表及約定體檢時間等工作。四、辦理護照護照（passport）是各主權國家發(fā)給本國公民出入境及到國外旅行居留時證明其國籍和身份的證件。因此，凡出國人員均必須持有護照。對于出國人員來說，護照很重要。出國前要憑護照辦理所去國家和中途經(jīng)停國家的簽證，憑護照購買國際航班機票或車船票。在國外，有關當局檢查時也須出示護照，住旅館也要憑護照。護照的種類：我國的護照分為外交護照、公務護照和普通護照三種。外交護照主要發(fā)給外交官員、領事官員及其隨行配偶、未成年子女和外交信使；公務護照主要發(fā)給在駐外使館、領館或者聯(lián)合國、聯(lián)合國專門機構以及其他政府間國際組織中工作的我國政府派出的職員及其隨行配偶、未成年子女；普通護照發(fā)給我國僑民、留學生和出國辦理私事的人員。護照的辦理：在國內(nèi)，外交護照由外交部簽發(fā)。公務護照由外交部及其授權機關(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室）辦理。普通護照則由公安部授權的有關機關辦理。在國外，護照則由我國駐外使、領館等外交機構負責辦理。護照辦理時應注意：第一，帶齊有關證件。如主管部門的出國任務批件、出國人員政審批件、所去國有關組織的邀請書、工作單位的派遣函或證明（法人本人可以免交派遣函，但須交驗營業(yè)執(zhí)照副本）等。第二，準備好相片。到公安部門指定的照相點照相，按相關標準出像。相片應準備10張左右，辦簽證時也需用。第三，準確填寫有關資料。第四，辦好護照后，應仔細核對檢查護照填寫項目如姓名、籍貫、出生年月和地點等是否準確無誤，授權發(fā)照人的簽字和發(fā)照單位的蓋章（包括鋼印和發(fā)照機關印章）是否齊全等。護照的報失和補辦：按規(guī)定，外交護照和公務護照有效期最長不超過5年，普通護照有效期最長不超過10年，期滿后換發(fā)新照。護照必須妥善保管，不得污損、涂改，嚴防遺失。萬一不慎遺失，應立即向發(fā)照機關掛失查找。若在國外，還應同時通知所在國有關當局。如查找不到，應申請補辦。五、辦理簽證簽證（visa）是各主權國家發(fā)給外國或本國公民出入國境或在本國經(jīng)過、停留、居住的許可證明。簽證一般可做在護照上，有的也做在其他身份證件上。如前往未建交國，一般用單獨的簽證，與護照同時使用。我國的簽證一般做在護照上。簽證一般按出入境性質(zhì)分為出境簽證、入境簽證、出入境簽證、入出境簽證、再入境簽證和過境簽證六種類別。簽證的內(nèi)容及期限：各國的簽證內(nèi)容大體相同，主要包括：簽證種類、簽證代號、入出境（過境）目的/口岸/偕行人、停留期限、有效次數(shù)、簽發(fā)機構、簽發(fā)地點、簽證官員簽字蓋章、簽發(fā)日期等。有的國家還附有持簽證者的照片（應與護照上的一致）。有的還有印花和防偽標識等。一般來說，途經(jīng)一國的過境簽證有效期為一個月，過境停留時間為三天，前往某個國家的入出境簽證有效期為半年，居留期限為一個月，入出境一次。簽證的辦理：一是由本人親自持護照和有關申請簽證的材料到旅行國駐我國大使館或領事館辦理；二是秘書可協(xié)助上司聯(lián)系委托權威可靠的簽證代辦機構（如中國旅行社總社簽證代辦處）代辦；三是可以委托前往國家洽商的組織（如公司）到前往國家的使（領）館辦理。辦理簽證應注意：取得簽證后，要注意檢查簽證內(nèi)容。檢查的重點是：簽證種類是否符合申請目的；有效期和停留期是否清楚；簽證持有人的姓名拼音是否正確；簽證官員和簽發(fā)機關是否簽字蓋章等。如果旅行目的地不止一個國家，應當在國內(nèi)全部辦妥有關簽證手續(xù)。如果簽證過期失效，應向有關部門申辦延期手續(xù)。六、準備旅費按規(guī)定，公務旅行旅費可預支。秘書應按上司要求辦理借款。如果是出國旅行，準備旅費時還要注意：準備外匯辦理支票和信用卡準備零鈔七、入出境手續(xù)邊防檢查海關檢查安全檢查檢疫八、預訂酒店（一）使用預訂服務預訂酒店，一定要按照上司的指示予以辦理。如果上司沒有指定，秘書可以通過上網(wǎng)、翻閱當?shù)芈眯兄改?、地圖和旅行手冊等方式，選擇酒店，并與之聯(lián)系，了解酒店的確切位置、與機場或火車站的距離以及收費標準、是否打折等信息，在征求上司的同意后適時預訂。八、預訂酒店（二）確認預訂為了使預訂得到保證或確定，秘書必須事先向酒店方面強調(diào)申明，這樣酒店會在第二天結賬之前一直留著房間；如果因特殊情況要取消預訂，也要在結賬之前打電話或采取其他方式通知酒店，必要時索要一張取消單存檔，作為取消憑證。九、旅行社的服務作用旅行社的主要功能是在食、住、行方面給旅行者以協(xié)助，為旅行者與食、住、行各方面發(fā)生聯(lián)系提供一個平臺。秘書在旅行服務過程中，尤其是旅行準備階段，借助旅行社安排住宿和訂票等，既可以獲得質(zhì)優(yōu)和廉的服務，也可以節(jié)約時間。旅行社的服務包括：提供信息滿足特殊需求節(jié)約旅行費用安排觀光或考察解決其他瑣碎問題如何選擇旅行社？一是了解旅行社資質(zhì)情況，如是否具備辦理出國業(yè)務的資格，辦理的質(zhì)量和社會的信譽度如何等。二是對比預訂國內(nèi)／國際機票、酒店等服務的價格與質(zhì)量，所謂“貨比三家”。三是檢查旅行社是否已交納了旅游質(zhì)量保證金，公章、發(fā)票是否齊全。如何選擇旅行社？四是檢查旅行社是否有旅游保險。選擇可以信賴的旅行社，可以使利益得到應有的保障。如果出現(xiàn)意外，可獲得合理的賠償，避免物質(zhì)和精神上的損失。五是與一家服務優(yōu)質(zhì)、信譽良好的旅行社保持長期聯(lián)系，也便于旅行社更了解和重視客戶的需求，提供更優(yōu)質(zhì)的服務。上司旅行期間及回來后秘書的工作2一、上司旅行期間秘書的工作上司動身后，尚未到達目的地之前，如果對方安排接站，應先電話通知對方上司出發(fā)的具體時間。估計上司已到達目的地，秘書應主動與上司取得聯(lián)系，以便有緊急事宜時向上司請示。按照上司出差前的授權和指示開展工作，遇超越秘書職權范圍的，或遇緊急、特殊情況，非馬上處理不可時，應立即請示在單位的其他上司解決，或與上司聯(lián)系，請求上司的指示。如有需要上司親自處理的郵件，上司又不能馬上回來，應立即郵寄給上司。一、上司旅行期間秘書的工作工作記錄：隨時記錄上司出差時的一些主要事情及處理結果，以便上司回來后能了解工作的進展情況。工作梳理：秘書可利用上司出差時的“暫時空隙”對工作進行梳理，處理和整理平時無暇顧及的一些事宜和文件。二、上司旅行回來后秘書的工作接站：確認上司回來的時間，前往接站。如果上司問起旅行期間的工作，或者有需要在上司回來后馬上處理的，可擇要簡單匯報。但不宜太多，應考慮上司的休息和適應期。匯報：上司上班后，按輕重緩急次序，扼要向上司匯報他在外期間發(fā)生的事情及處理結果。二、上司旅行回來后秘書的工作整理文件資料：協(xié)助上司整理旅行帶回來的文件、資料等，必要的話，可協(xié)助上司將旅行的經(jīng)過和結果寫成報告，交有關部門閱讀。核算報銷差旅費：幫助上司核算旅行費用，并向財務部門報銷。隨行事務3一、隨行事務的含義所謂隨行事務，是指秘書隨同上司一起公務旅行，為上司外出開展公務活動進行的綜合性服務工作。隨行事務的特點：流動性、全面性、復雜性二、隨行事務工作程序（一）準備階段首先，要根據(jù)旅行的目的、意圖、地點、日程、上司的指示等協(xié)助上司確定其他隨行人員，并做好分工。同時要根據(jù)上司的指示擬訂旅行計劃和安排行程，經(jīng)上司確定后加以印發(fā)。其次，要準備上司旅行所需的有關資料。再次，準備有關的旅行物品，如辦公用品、差旅費等。當然，如果是到國外旅行，還要辦理有關出國手續(xù)。二、隨行事務工作程序（二）旅行階段要按照日程安排，靈活而有序地對旅行過程實施有效管理，主動處理好日常事務性工作，如安排住宿，協(xié)調(diào)解決好與出訪單位的關系，隨時保持與本單位的聯(lián)系，以便上司及時了解組織的情況。在旅行期間，隨行秘書對工作應更主動、更投入。（三）結束階段旅行活動結束后，隨行秘書應做好有關的善后工作，如妥善