物流公司費用管理制度

PAGEPAGE10xx物流費用管理制度1、適用范圍適用于xx物流本部及各業(yè)務(wù)單元、控股公司?？毓晒緫?yīng)制定適合本公司的費用管理制度，報xx物流財務(wù)部會計稅務(wù)備案。2、目的為加強公司費用的管理和控制，規(guī)范費用報銷手續(xù)，加強費用預(yù)算監(jiān)督和管理，根據(jù)國家有關(guān)制度并結(jié)合公司實際情況制訂本制度。xx物流對各業(yè)務(wù)單元費用管理實行全面集中，由財務(wù)部會計稅務(wù)實施管理。3、職責(zé)業(yè)務(wù)單元總經(jīng)理：作為本業(yè)務(wù)單元費用控制的第一責(zé)任人，對所歸屬管理的成本中心費用的真實性、合理性進(jìn)行審批。各成本中心經(jīng)理：作為本成本中心費用控制的第一職責(zé)人，對費用真實性、合理性進(jìn)行審批。財務(wù)部會計稅務(wù)：負(fù)責(zé)費用預(yù)算及預(yù)算控制、報銷、核算等日常管理工作。財務(wù)部費用核算崗：對費用預(yù)算執(zhí)行、單據(jù)合法性、合規(guī)性、金額的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。財務(wù)部付款管理崗：負(fù)責(zé)現(xiàn)金、銀行款項的支付。4、定義4.1本制度“費用”包括管理費用，經(jīng)營費用（船務(wù)業(yè)務(wù)指岸基費用）。4.2可控管理費用指：招待費、通訊費、郵電費、差旅費、交通燃料費、辦公用品費、會議費、廣告宣傳費、修理費、其他管理費。4.3不可控費用指：房租費、物業(yè)管理費、折舊、財產(chǎn)保險費、稅費、規(guī)費、律師訴訟費、咨詢費、審計費、信息費。4.4專項費用是指：咨詢費（法律咨詢費、人力資源咨詢費、績效咨詢費、精益咨詢費、信息技術(shù)咨詢費、工程技術(shù)咨詢費、項目研究咨詢費、市場調(diào)查咨詢費、財務(wù)咨詢費、評估咨詢費等）、審計費、律師訴訟費（律師費、訴訟費）、廣告宣傳費、IT信息費、修理費（IT類修理費、非IT類修理費）、培訓(xùn)費、會議費、非經(jīng)營性車輛汽油費。5、原則5.1厲行節(jié)約5.1.1公司所有員工應(yīng)本著既滿足業(yè)務(wù)需要、又降低費用支出的原則嚴(yán)格遵守費用管理制度，在全公司范圍內(nèi)樹立勤儉節(jié)約、杜絕鋪張浪費的良好風(fēng)氣。5.1.2各級審批人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格按照《xx費用報銷管理規(guī)程》及《xx物流費用管理制度》的規(guī)定進(jìn)行審批，避免審批流于形式。5.1.3財務(wù)審核人員必須嚴(yán)格執(zhí)行公司費用管理制度，對不符合規(guī)程規(guī)定的費用，退回不予報銷。5.1.45.2預(yù)算管理5.2.1費用實行預(yù)算管理。xx物流費用支出以xx績效管理委員會批復(fù)的費用預(yù)算為依據(jù)。各業(yè)務(wù)單元以xx物流分解并批復(fù)的費用預(yù)算為依據(jù)。5.2.2各業(yè)務(wù)單元預(yù)算調(diào)整需向xx物流提交書面申請，xx物流預(yù)算調(diào)整需向xx績效管理委員會提交書面申請，經(jīng)審批通過后，方能列支。5.2.35.3事前管理原則5.3.1專項費用、出國費用、大額的辦公用品費實行事前管理原則，費用發(fā)生前必須在現(xiàn)行報銷系統(tǒng)中填寫申請，經(jīng)審批同意后，方可開支。5.3.2對于沒有經(jīng)過事前審批的上述費用，不予5.3.3事前申請預(yù)算與事后報銷一一對應(yīng)，在5.3.4事后發(fā)生總費用未超過事前審批總預(yù)算，但單項費用超預(yù)算或總費用超過事前審批總預(yù)算10%以內(nèi)的，必須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)5.3.5事后發(fā)生總費用超過事前審批總預(yù)算10%以上的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報銷。5.4歸口管理原則5.4.1公司各專項費用實行歸口管理原則，費用實際發(fā)生前，經(jīng)歸口部門審批同意方可開支。支付或報銷時，支付或報銷金額在事前審批預(yù)算內(nèi)，不需再經(jīng)歸口部門審批，按照正常審批流程執(zhí)行；超事前審批預(yù)算，需歸口部門審批并按本制度5.3.4或5.3.5執(zhí)行。5.4.2各歸口管理部門負(fù)責(zé)公司各專項歸口費用，必須嚴(yán)格審核、控制歸口費用。5.5報銷原則5.5.1預(yù)算內(nèi)費用報銷審批的基本原則：“上級審批、財務(wù)審核、費用承擔(dān)部門核簽”。5.5.2授權(quán)原則：（1）公司總經(jīng)理授權(quán)人為公司副總經(jīng)理或綜合管理部總經(jīng)理；（2）公司財務(wù)總監(jiān)授權(quán)人為財務(wù)經(jīng)理或相關(guān)財務(wù)崗。5.5.3審批原則:（1）公司總經(jīng)理的費用報銷由公司財務(wù)總監(jiān)審批;（2）公司財務(wù)總監(jiān)的費用報銷由公司總經(jīng)理審批;（3）公司副總經(jīng)理的費用報銷必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批;（4）職能部門總經(jīng)理的費用報銷必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批;（5）職能部門人員的費用報銷必須經(jīng)職能部門總經(jīng)理審批;（6）業(yè)務(wù)單元總經(jīng)理的費用報銷必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批;（7）業(yè)務(wù)單元副總經(jīng)理費用報銷必須經(jīng)業(yè)務(wù)單元總經(jīng)理審批；（8）業(yè)務(wù)單元成本中心負(fù)責(zé)人費用報銷必須經(jīng)業(yè)務(wù)單元主管副總經(jīng)理審批；（9）各業(yè)務(wù)單元員工的費用報銷必須經(jīng)業(yè)務(wù)單元成本中心負(fù)責(zé)人審批；（10）各業(yè)務(wù)單元財務(wù)經(jīng)理的費用報銷必須經(jīng)業(yè)務(wù)單元總經(jīng)理和公司財務(wù)總監(jiān)審批。5.5.4董事會費用報銷審批原則董事的費用報銷必須經(jīng)公司董事長審批。6、操作細(xì)則6.1報銷受理要求6.1.1每周五為費用報銷支付工作日。6.1.2不予報銷的情況（1）預(yù)算外費用或超過年度預(yù)算的費用報銷。（2）不符合預(yù)算審批手續(xù)的費用報銷。（3）不符合《xx費用報銷管理規(guī)程》及《xx物流費用管理制度》規(guī)定的費用報銷。（4）填寫不規(guī)范的費用報銷。6.2報銷流程6.2.1費用報銷流程：費用發(fā)生后報銷人需整理符合財務(wù)制度規(guī)定的有效單據(jù)，規(guī)范粘貼，填寫相應(yīng)的“費用報銷單”，審批流程結(jié)束后付款管理崗支付報銷款。審批流程:在報銷系統(tǒng)尚未統(tǒng)一之前，各業(yè)務(wù)單元暫延用目前報銷單填寫方式。6.2.2公司信用卡報銷程序：使用公司信用卡簽賬后，持卡人應(yīng)在15個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，6.2.3出國費用報銷程序：出國人員回國后，應(yīng)及時整理相關(guān)單據(jù)，分幣種填寫報銷單。6.3報銷單據(jù)要求6.4.1單據(jù)要求：費用報銷必須提供符合財務(wù)制度及國家稅法規(guī)定的有效單據(jù)，票面事項填寫齊全，單據(jù)的大（?。懡痤~不得涂改，并加蓋開具單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章。6.4（1）各類發(fā)票應(yīng)為全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章地方稅務(wù)局統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，票面應(yīng)有發(fā)票代碼、發(fā)票號碼;（2）事業(yè)單位統(tǒng)一收據(jù)應(yīng)由財政部門監(jiān)制;（3）各種車、船、飛機、郵局（航空運輸電子客票必須提供《航空運輸電子客票行程單》及機票登機牌）的有效票證;（4）公司員工在公務(wù)活動中取得的有獎普通發(fā)票，必須是發(fā)票聯(lián)、兌獎聯(lián)齊全才能作為有效報銷憑證;（5）境外發(fā)票一般為自制發(fā)票，具體為負(fù)責(zé)人簽名的自制收費憑證（海外包括港澳臺地區(qū)的Invoice、收銀小票、其他商業(yè)票據(jù)）。6.4.3（1）原則上年度內(nèi)費用單據(jù)應(yīng)在60天內(nèi)報銷;61-90天以內(nèi)發(fā)票個人承擔(dān)20%;91-120天以內(nèi)個人承擔(dān)50%;超過120天不予報銷。（2）跨年度費用單據(jù)（包括上年度12月份的手機費發(fā)票）應(yīng)在次年1月20日之前報銷,逾期不予報銷。7、具體費用項目報銷規(guī)定7.1業(yè)務(wù)招待費業(yè)務(wù)招待費是指：業(yè)務(wù)招待餐費、業(yè)務(wù)招待禮品費、其他招待費（包括國內(nèi)外出差發(fā)生）。7.1.1（1）單筆業(yè)務(wù)招待費2000元以內(nèi)的，由成本中心負(fù)責(zé)人審批；（2）單筆業(yè)務(wù)招待費2000-5000元以內(nèi)的，報銷時須經(jīng)成本中心負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)總監(jiān)審批；（3）單筆業(yè)務(wù)招待費5000元以上的，報銷時必須經(jīng)成本中心負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)及公司總經(jīng)理審批。7.1.2所有業(yè)務(wù)招待費用據(jù)實報銷，按實際發(fā)生次數(shù)分別填列，不允許將多次招待費用合并填寫總計金額，也不允許將一次招待費用分開報銷。7.2國內(nèi)差旅費用國內(nèi)差旅費包括差旅發(fā)生的交通費、差旅住宿費、出差補貼等內(nèi)容。7.2.1差旅交通費是指至出差目的地的往返飛機、火車、汽車、輪船的票款，機場往返交通費、高速公路過橋費及目的地市內(nèi)交通費、交通類退票費。公司已為員工購買了意外人身保險,故7.2.27.2.3（1）公司總經(jīng)理實報實銷；（2）公司副總經(jīng)理/業(yè)務(wù)單元總經(jīng)理/副總經(jīng)理/職能部門總經(jīng)理I類地區(qū)（北京、上海、天津、廣州、深圳）上限為500元/天，II類地區(qū)（除上述六城市外）上限為400元/天；（3）除上述人員外I類地區(qū)上限為400元/天；II類地區(qū)上限為300元/天;（4）住宿費超過標(biāo)準(zhǔn)的一般不予報銷，有特殊情況的須作文字說明，業(yè)務(wù)單元人員住宿費超標(biāo)報業(yè)務(wù)單元總經(jīng)理審批后方可報銷，職能部門人員住宿費超標(biāo)報職能部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報銷。7.2.4（1）公司總經(jīng)理無出差補貼；（2）出差補貼標(biāo)準(zhǔn)：50元/人/天，按出差天數(shù)*人數(shù)計算補貼。（如：當(dāng)天出差來回補助天數(shù)為1天，1-4日出差，出差補助天數(shù)為4天）；（3）異地員工參加公司總部統(tǒng)一組織的培訓(xùn)或會議無出差補貼。7.2.5差旅費報銷時，按單據(jù)時間、地點、費用類別分別填列（不允許合并填列）7.2.6不同成本中心的員工一起出差費用應(yīng)分開結(jié)算。7.2.7差旅機票,住宿預(yù)定及費用支付按照xx總經(jīng)辦《差旅集中管理規(guī)程7.3出國費用嚴(yán)格按照xx相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。7.4郵電通訊費7.4.1郵電通訊費包括手機費、無線網(wǎng)卡、電話會議、網(wǎng)絡(luò)專線費、辦公電話費、快遞費等。7.4.2手機費（1）包括手機通話及功能衍生費。（2）公司總經(jīng)理手機費實報實銷。（3）各部門根據(jù)《xx手機額度制訂管理辦法》制訂《xx物流手機備案表》。（4）實際報銷時，應(yīng)憑已交費的發(fā)票按月在額度內(nèi)據(jù)實報銷，超額度部分費用個人承擔(dān)30%，屬預(yù)存性質(zhì)的手機卡充值發(fā)票不予報銷。話費賬單中“其他”、“贈費”、“套餐補差價”等項目不允許報銷。7.4.3公司發(fā)生的座機電話和無線網(wǎng)卡,除異地辦公人員外，上?？偛康碾娫捹~單統(tǒng)一由xx信息技術(shù)部辦理費用支付，財務(wù)部根據(jù)xx信息技術(shù)部提供的電話費用分?jǐn)偙砑鞍l(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。7.4.4快遞費用由xx總經(jīng)辦辦理費用支付，財務(wù)總部根據(jù)xx總經(jīng)辦提供的快遞費用分?jǐn)偙砑鞍l(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。7.5辦公用品費7.5.1各部門領(lǐng)用辦公用品統(tǒng)一通過xx總經(jīng)辦或xx物流綜合管理部集中采購，對各部門未經(jīng)批準(zhǔn)自行購買的辦公用品不予報銷。7.5.2辦公用品事前審批要求公司其他部門特殊情況下確有需要自行采購辦公用品的，金額在2000元以下的可以不事前報批；金額超過2000元(含)的必須事前經(jīng)xx管理總部-總經(jīng)辦總經(jīng)理（或授權(quán)人）及xx物流綜合管理部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可開支；金額超過1萬元元(含)還需經(jīng)xx管理總部分管領(lǐng)導(dǎo)及xx物流總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可開支。7.5.3各部門可根據(jù)工作需要自行訂閱書報資料，費用承擔(dān)部門總經(jīng)理審批同意后報銷。7.6市內(nèi)交通及燃料費7.6.1市內(nèi)交通及燃料費包括因公市內(nèi)交通費、汽油費、停車費、公司車輛養(yǎng)路費、洗車費等。各項交通違章罰款、上下班或因私打車費、預(yù)存性質(zhì)的交通卡充值費都不允許報銷。7.6.2工作日加班到20:00分后方可報銷加班交通費。7.6.37.7專項費用專項費用嚴(yán)格實行預(yù)算管理、事前管理、歸口管理的原則要求。專項費用在費用發(fā)生前必須提交專項費用事前申請，填寫活動計劃、編制費用預(yù)算，對特殊事項或情況進(jìn)行文字說明。專項費用事后報銷預(yù)算范圍內(nèi)的報銷經(jīng)費用發(fā)生部門總經(jīng)理審批同意后支付或報銷；超出事前審批預(yù)算的專項費用，按規(guī)程第5.3具體要求執(zhí)行。7.7.1（1）按咨詢的不同類別由各相關(guān)職能部門歸口管理,詳細(xì)見下表：專項費用項目歸口部門咨詢費法律咨詢費風(fēng)險管理部-法律人力資源咨詢?nèi)肆Y源部績效咨詢費績效管理部精益咨詢費綜合管理部部-精益管理信息技術(shù)咨詢信息部工程技術(shù)咨詢費業(yè)務(wù)發(fā)展部項目研究咨詢費戰(zhàn)略研究總部市場調(diào)查咨詢費戰(zhàn)略研究總部財務(wù)咨詢費財務(wù)部評估咨詢費財務(wù)部（2）審批要求:（2.1）金額在5萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后方可開支；（2.2）金額在5-20萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)總監(jiān)審批同意后方可開支；（2.3）金額在20萬元以上的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批同意后方可開支。（3）報銷時應(yīng)提供有關(guān)合同、服務(wù)協(xié)議和發(fā)票；針對按時間計費的中介機構(gòu)，還應(yīng)提供詳細(xì)工作內(nèi)容及所花費時間的賬單作為報銷附件。7.7.2（1）審計費歸口財務(wù)部管理；（2）事前審批要求:（2.1）金額在5萬元以內(nèi)的，由財務(wù)總監(jiān)審批同意后方可開支;（2.2）金額在5-20萬元以內(nèi)的，由財務(wù)總監(jiān)及公司總經(jīng)理審批同意后方可開支;（2.3）金額在20萬元以上的，由財務(wù)總監(jiān)及公司總經(jīng)理審批同意后、還需xx財務(wù)總部審批同意后方可開支;（3）報銷時，應(yīng)提供批準(zhǔn)文件、執(zhí)行合同、有關(guān)資料和發(fā)票。7.7.3（1）訴訟費歸口風(fēng)險管理部-法律管理；（2）訴訟費（仲裁費）是指法院或仲裁機構(gòu)收取的因訴訟或仲裁產(chǎn)生的費用；（3）審批要求:（3.1）金額在5萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后方可開支;（3.2）金額在5-20萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)審批同意后方可開支;（3.3）金額在20萬元以上的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審批同意后方可開支;（4）報銷時，應(yīng)提供批準(zhǔn)文件，執(zhí)行合同、有關(guān)資料和發(fā)票。7.7.4（1）律師費歸口風(fēng)險管理部-法律管理；（2）律師費是指公司聘請的法律中介機構(gòu)所產(chǎn)生的費用；（3）審批要求:（3.1）金額在3萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后方可開支;（3.2）金額在3-10萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)審批同意后方可開支;（3.3）金額在10萬元以上的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審批同意后方可開支;（4）報銷時，應(yīng)提供批準(zhǔn)文件，執(zhí)行合同、有關(guān)資料和發(fā)票。7.7.5（1）會議費歸口公司管理總部-綜合管理部管理；（2）會議費是指公司或各部門組織的會議費用以及參加外部會議、論壇、講座等。嚴(yán)格按預(yù)算管理、歸口管理、事前申請的原則要求執(zhí)行；（參加中化集團召開的系統(tǒng)內(nèi)會議金額1萬元以下的不要求事前申請）；（3）審批要求:（3.1）金額在1萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后方可開支;（3.2）金額在1-5萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)審批同意后方可開支;（3.3）金額在5萬元以上的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審批同意后方可開支;（4）報銷時，應(yīng)提供批準(zhǔn)文件、會議日程、預(yù)算等有關(guān)資料和發(fā)票。7.7.6（1）廣告宣傳費歸口公司管理總部-綜合管理部管理；（2）廣告宣傳費是指展會布展、印刷品、音像制品、廣告投放、公司視覺識別系統(tǒng)使用推廣的相關(guān)費用;訂制帶有公司標(biāo)識物品的費用，及宣傳發(fā)生的相關(guān)費用、參加展會發(fā)生的相關(guān)費用等；（3）審批要求:（3.1）金額在1萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后方可開支;（3.2）金額在1-5萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)審批同意后方可開支;（3.3）金額在5萬元以上的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審批同意后方可開支;（4）報銷時，應(yīng)提供批準(zhǔn)文件、有關(guān)資料和發(fā)票。7.7.7（1）IT設(shè)備修理費在平臺對辦公設(shè)備未買斷前歸口xx信息技術(shù)部管理；買斷后歸口部門綜合管理部（2）審批要求:（2.1）金額在1萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后方可開支;（2.2）金額在1-5萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)審批同意后方可開支;（2.3）金額在5萬元以上的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審批同意后方可開支;（3）報銷時，應(yīng)提供合同、有關(guān)資料和發(fā)票。7.7.8（1）非IT類修理費歸口綜合管理部管理；（2）發(fā)生1000元以下不需簽訂合同的零星和緊急修理費可不用事前報批，但事后需歸口部門總經(jīng)理審批同意方可報銷；（3）審批要求:（3.1）金額在1萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后開支;（3.2）金額在1-5萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)審批同意后方可開支;（3.3）金額在5萬元以上的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審批同意后方可開支;（4）報銷時，應(yīng)提供有關(guān)資料和發(fā)票。汽車修理費報銷時必須注明車牌號碼。7.7.9（1）IT信息費歸口信息部管理；（2）IT信息費是指公司范圍內(nèi)所有軟件和硬件系統(tǒng)維護、開發(fā)、實施、升級等費用。xx（3）審批要求:（3.1）金額在3萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后方可開支;（3.2）金額在3-10萬元以內(nèi)的，由歸口部門總經(jīng)理審批同意后、還需分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)總監(jiān)審批同意后方可開支;（3.3）金額在10萬元以上的，由歸口部