檔案管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

合肥市軌道交通工程軌道2號(hào)線龍崗?fù)＼噲?chǎng)工程監(jiān)理實(shí)施細(xì)那么B13〔檔案管理〕容提要：專業(yè)工程特點(diǎn)監(jiān)理工作流程監(jiān)理工作控制目標(biāo)及控制要點(diǎn)監(jiān)理工作法及措施工程監(jiān)理機(jī)構(gòu)〔章〕：專業(yè)監(jiān)理工程師：總監(jiān)理工程師：日期：市軌道交通2號(hào)線龍崗?fù)＼噲?chǎng)工程施工監(jiān)理CD02標(biāo)工程檔案管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)那么校核：華南鐵路建立監(jiān)理公司省公路工程建立監(jiān)理XX公司聯(lián)合體市軌道交通2號(hào)線龍崗?fù)＼噲?chǎng)工程監(jiān)理部二О一六年一月十日目錄一、工程概況及專業(yè)工程特點(diǎn)-------------------------------3二、監(jiān)理工作依據(jù)------------------------------------------4三、檔案管理制度------------------------------------------4〔一〕目的-------------------------------------------4〔二〕總監(jiān)理工程師職責(zé)---------------------------------4〔三〕資料員職責(zé)--------------------------------------4〔四〕專業(yè)監(jiān)理工程師職責(zé)------------------------------4〔五〕工作程序----------------------------------------5〔六〕附錄--------------------------------------------8一、工程概況及專業(yè)工程特點(diǎn)市軌道交通2號(hào)線龍崗?fù)＼噲?chǎng)位于長(zhǎng)江東路與合寧鐵路穿插口西南側(cè)。場(chǎng)址的東側(cè)為既有合寧鐵路，西側(cè)為既有中油西氣東輸站、天然氣廠氣門站、江淮起重運(yùn)輸機(jī)械XX，亞太日化公司，北側(cè)為既有長(zhǎng)江東路、南側(cè)為規(guī)劃新安江路。龍崗?fù)＼噲?chǎng)承擔(dān)2號(hào)線配屬車輛的三月檢、雙檢和停車列檢任務(wù)。用地面積10.69ha(另屬工程用地：1.97ha)，圍墻占地面積9.31ha，總建筑面積26818.0㎡。場(chǎng)布置有運(yùn)用庫(kù)、綜合樓、牽引降壓混合變電所、洗車機(jī)庫(kù)及控制室、污水處理站、輪對(duì)受電弓檢測(cè)棚、門衛(wèi)室、地鐵公安派出所，其他輔助建筑設(shè)施以及場(chǎng)區(qū)道路，線路鋪軌長(zhǎng)度5.077km。工程名稱：市軌道交通2號(hào)線龍崗?fù)＼噲?chǎng)CD02標(biāo)工程工程地址：市龍崗開發(fā)區(qū)長(zhǎng)江東路與新安江路間工程規(guī)模：施工預(yù)算1.589億建立單位：城市軌道交通XX設(shè)計(jì)單位：中鐵二院工程集團(tuán)XX勘察單位：中鐵二院工程集團(tuán)XX監(jiān)理單位：華南鐵路建立監(jiān)理公司/省公路工程監(jiān)理有限責(zé)任公司聯(lián)合體施工單位：中鐵五局集團(tuán)XX二、監(jiān)理工作依據(jù)?建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)?〔GB50300-2013〕?建立工程文件歸檔規(guī)?〔GB/T50328-2014〕?建立工程監(jiān)理規(guī)?〔GB/T50319-2013〕?市軌道交通工程驗(yàn)收移交管理方法〔暫行〕?〔2015年4月〕簽訂的監(jiān)理合同及施工合同三、檔案管理制度〔一〕目的通過制定和實(shí)施本工程監(jiān)理檔案管理細(xì)那么，使監(jiān)理檔案符合規(guī)定要求；為工程監(jiān)理工程全過程的監(jiān)理活動(dòng)，提供可追溯的工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度的控制記錄和監(jiān)視管理的可靠資料?！捕彻こ炭偙O(jiān)理工程師職責(zé)1〕認(rèn)真貫徹檔案管理部門對(duì)工程檔案面的有關(guān)規(guī)定，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。2〕組織編制本工程工程監(jiān)理資料的歸檔方案，并進(jìn)展指導(dǎo)、監(jiān)視、檢查?！踩迟Y料員職責(zé)1〕負(fù)責(zé)本工程監(jiān)理資料的收集、整理、分類、編目、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2〕負(fù)責(zé)做好工程監(jiān)理檔案的分類、立卷工作、案卷質(zhì)量要符合技術(shù)檔案案卷質(zhì)量的要求。工程工程監(jiān)理部監(jiān)理檔案分類按?工程工程監(jiān)理部業(yè)資料規(guī)存標(biāo)準(zhǔn)?執(zhí)行。3〕在工程竣工1個(gè)月向公司檔案組辦理工程監(jiān)理檔案的移交工作。4〕日常工作會(huì)議紀(jì)要的整理，上報(bào)與存檔?！菜摹硨I(yè)監(jiān)理工程師職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)本專業(yè)施工單位工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)資料，按各項(xiàng)質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)要求進(jìn)展簽認(rèn)。及時(shí)收集本專業(yè)的各項(xiàng)工程資料，并轉(zhuǎn)資料員收存。及時(shí)按軌道公司監(jiān)理抽檢要求，按比例進(jìn)展現(xiàn)場(chǎng)抽查，形成監(jiān)理抽檢資料，并轉(zhuǎn)資料員收存?！参濉彻ぷ鞒绦?.1業(yè)務(wù)培訓(xùn)不定期安排檔案人員參加軌道公司檔案資料管理部門學(xué)習(xí)，以提高管理水平。5.2資料收集按照資料歸檔方案，在工程即將竣工前后必須將監(jiān)理過程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、技術(shù)數(shù)據(jù)、圖表、照片等形式的原始的監(jiān)理記錄收集齊全。5.3歸檔文件的質(zhì)量要求5.3.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件。5.3.2工程文件的容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。5.3.3工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆等。5.3.4工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5.3.5工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為A4幅面〔297mmx210mm〕。圖紙宜采用標(biāo)準(zhǔn)圖幅。5.3.6所有竣工圖紙應(yīng)加蓋竣工圖章。5.4整理、立卷5.4.1在資料收集齊全的根底上進(jìn)展分類整理完畢，并按規(guī)定式進(jìn)展編目、立卷歸檔。5.4.2根據(jù)收集的檔案資料，按照單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等的系統(tǒng)聯(lián)系排系組卷。5.4.3編寫案卷頁(yè)號(hào)5.4.3.1案卷檔案材料均以有書寫容的頁(yè)目編頁(yè)號(hào)。5.4.3.2頁(yè)號(hào)編寫位置a〕單面書寫的檔案在右下角編寫頁(yè)號(hào)。b〕雙面書寫的檔案材料，正面在右下角，反面在左下角編寫頁(yè)號(hào)。折疊后的圖紙一律在右下角。C〕成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷目錄，不必重新編寫頁(yè)碼。5.4.3.3案卷封面、卷目錄〔原有圖樣目錄除外〕，卷備考表不編寫頁(yè)號(hào)。5.4.4卷目錄的編制5.4.4.1卷目錄式樣見?市軌道交通工程驗(yàn)收移交管理方法〔暫行〕?〔2015年4月〕附錄。5.4.4.2卷目錄的工程包括：序號(hào)文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)次、備注。a〕序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1〞起依次標(biāo)注。b〕文件文件應(yīng)填寫文件號(hào)；質(zhì)量記錄應(yīng)填寫其編號(hào)；圖樣應(yīng)填寫圖號(hào)。c〕責(zé)任者：填寫文件材料的直接編制部門或主要責(zé)任者，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)選擇主要兩個(gè)責(zé)任者，其余同等代替。d〕文件材料題名：亦稱文件標(biāo)題，應(yīng)照實(shí)抄錄。e〕日期：填寫編制文件材料的年、月、日。f〕頁(yè)次：填寫每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一份文件填寫起止頁(yè)號(hào)。g〕備注：填寫需要補(bǔ)充、修改等情況的說明和解釋。5.4.4.3卷目錄排列在案卷文件材料的首頁(yè)之前。5.4.5卷備考的編制5.4.5.1卷備考表的式樣見?市軌道交通工程驗(yàn)收移交管理方法〔暫行〕?〔2015年4月〕附錄。5.4.5.2卷備考要標(biāo)明案卷科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)〔照片數(shù)〕以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。5.4.5.3卷備考表排列在案卷科技文件材料的尾頁(yè)之后。5.4.6案卷的裝訂5.4.6.1案卷裝訂時(shí)必須取掉金屬物。5.4.6.2案卷不同規(guī)格的科技文件材料或圖紙要折疊為統(tǒng)一幅面〔圖紙采用風(fēng)琴式折疊法，幅面為A4〕。5.4.6.3案卷材料要求左邊、底邊保持整齊，為了美觀可以使右邊翻口處整齊，但保證案卷材料不脫落。5.4.6.4案卷左側(cè)裝訂處留有20mm寬的裝訂低舌，采用三一線裝訂法，取中心點(diǎn)左右相距各80mm。5.5移交5.5.1本工程監(jiān)理工程，所形成全部監(jiān)理檔案資料；在工程竣工后一個(gè)月向公司檔案組移交歸檔。移交之前，由監(jiān)理部對(duì)待移交的監(jiān)理檔案資料的完整性、分類準(zhǔn)確性、有效性進(jìn)展驗(yàn)收，經(jīng)歷收合格的能辦理移交手續(xù)。對(duì)應(yīng)交而缺少的資料應(yīng)限期由責(zé)任人負(fù)責(zé)補(bǔ)齊。5.5.2監(jiān)理部檔案驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下容：5.5.2.1工程檔案齊全、系統(tǒng)、完整。5.5.2.2工程檔案的容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建立活動(dòng)和工程實(shí)際狀況。5.5.2.3文件的形成、來源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備。5.5.2.4文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。5.5.3移交時(shí)應(yīng)填寫移交清單，其式樣見附表F。5.5.4移交清單的工程包括：工程名稱、建立單位、施工單位、建立期、檔案資料題名、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、移交單位、接收單位、移交人、接收人、移交時(shí)間、接收日期。5.5.4.1工程名稱：填寫工程工程的全稱。5.5.4.2建立單位：即業(yè)主、填寫工程工程所屬的全稱或通用簡(jiǎn)稱。5.5.4.3施工單位：填寫工程工程施工的單位。5.5.4.4建立期：填寫開工和竣工的日期。5.5.4.5序號(hào)：填寫工程監(jiān)理檔案資料的卷數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1〞起依次標(biāo)注。5.5.4.6檔案資料題名：填寫案卷文件材料的容。5.5.4.7頁(yè)數(shù)：填寫案卷文件材料的總頁(yè)數(shù)。5.5.4.8移交單位：填寫移交單位全稱并加蓋工程監(jiān)理部公章。5.5.4.9接收單位：填寫接收單位全稱并加蓋公章。5.5.4.10移交人：填寫具有移交經(jīng)辦人的XX。5.5.4.11接收人：填寫具體接收經(jīng)辦人的XX。5.5.4.12移交日期：填寫檔案資料移交時(shí)的具體時(shí)間。5.5.4.13接收日期：填寫檔案資料接收時(shí)的具體時(shí)間。5.6鑒定與審核5.6.1工程監(jiān)理檔案移交歸檔后，檔案材料的容是否符合有關(guān)規(guī)定，檔案管理人員進(jìn)展鑒定和審核，具體鑒定、審核驗(yàn)收表見?市軌道交通工程驗(yàn)收移交管理方法〔暫行〕?〔2015年4月〕附錄。。5.7案卷封面的編制

5.8.1案卷封面可采用案卷外封面和案卷封面兩種式。5.7.2案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正外表的形式為案卷外封面。5.7.3使用封面時(shí)，應(yīng)將封面排列在卷目錄之前，再將案卷裝入檔案盒。5.8案卷封面的編制5.8.1案卷封面的式樣見附表D；案卷脊背式樣見附表Ｅ。5.8.2案卷封面的容應(yīng)包括：檔案號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。5.8.2.1檔案號(hào)：填寫檔案的分類號(hào)、工程號(hào)和案卷順序號(hào)。5.8.2.2檔案館代號(hào)：由檔案館填寫。5.8.2.3案卷題名：填寫卷文件材料的容。文字要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。5.8.2.4編制單位：填寫案卷文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。5.8.2.5起止日期：填寫案卷文件材料形成的起止日期。5.8.2.6密級(jí)：分為絕密、、秘密三種。同一案卷有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。5.8.2.7保管期限：分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。各類文件的期限詳見附錄A。附錄序號(hào)歸檔文件保存單位和保管單位建立單位監(jiān)理單位城建檔案館1工程監(jiān)理招投標(biāo)文件長(zhǎng)期暫存√2監(jiān)理委托合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期√3監(jiān)理規(guī)劃長(zhǎng)期短期√4監(jiān)理實(shí)施細(xì)那么長(zhǎng)期短期√5監(jiān)理部總控制方案長(zhǎng)期短期6監(jiān)理月報(bào)長(zhǎng)期長(zhǎng)期√7監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期長(zhǎng)期√8工程開工/復(fù)工審批表長(zhǎng)期長(zhǎng)期√9工程開工/復(fù)工暫停令長(zhǎng)期長(zhǎng)期√10不合格工程通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期√11質(zhì)量故事報(bào)告及處理意見長(zhǎng)期長(zhǎng)期√12預(yù)付款報(bào)審與支付短期暫存13月付款報(bào)審與支付短期暫存14設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)長(zhǎng)期暫存15工程竣工決算審核意見書長(zhǎng)期暫存√16監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期17工程延期報(bào)告及審批永久長(zhǎng)期√18費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長(zhǎng)期長(zhǎng)期19合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見永久長(zhǎng)期√20合同變更材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期√21專題總結(jié)長(zhǎng)期短期22月報(bào)總結(jié)長(zhǎng)期短期23監(jiān)理工作總結(jié)長(zhǎng)期長(zhǎng)期√24工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期√25檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部〔子分部〕工程驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期√26根底、主體工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期√27幕墻工程驗(yàn)收記錄永久長(zhǎng)期√28施工承包合同、施工單位管理機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期暫存√29施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)會(huì)審記錄永久暫存√30施工材料質(zhì)量證明文件及試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期暫存√31監(jiān)理日記暫存32施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期暫存33其他與監(jiān)理相關(guān)的施工文件暫存附錄A建立工程監(jiān)理文件歸檔圍和保管期限表注：永久是指工程檔案需永久保存；長(zhǎng)期是指保存期限等于該工程的使用壽命；短期是指保存限期20年以下；暫存是指保存限期半年以下。打“√〞表示應(yīng)向城建檔案管移交。卷目錄式樣附表B卷目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)次備注卷備考表式樣附表C卷備考表本案卷共有文件資料頁(yè)，其中：文字材料頁(yè)，圖樣材料頁(yè)，照片。說明立卷人：年月日審核人：年月日案卷封面式樣附表D檔號(hào)檔案館代號(hào)案卷題名編制單位編制日期密級(jí)保管期限共卷第卷附表E