物業(yè)管理服務(wù)有限公司檔案資料管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定(修訂稿)總則本規(guī)定所稱檔案資料，是指公司各管理處，部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理過程中形成的對(duì)本單位、公司和社會(huì)具有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實(shí)物等不同形式的歷史記錄。凡是公司各管理處、部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和職能活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的原始材料，包括收發(fā)文、電、內(nèi)部資料、會(huì)議文件、會(huì)議記錄或紀(jì)要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等，都屬于文件材料的歸檔范圍。財(cái)務(wù)檔案資料管理可參照本規(guī)定。在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，辦公室負(fù)責(zé)公司檔案資料的收集、整理和保管，并指導(dǎo)、監(jiān)督其他單位檔案資料管理工作；各單位必須配備固定或相對(duì)固定的檔案資料管理人員，負(fù)責(zé)各單位檔案資料的收集、整理和保管。各單位的檔案資料管理工作是年終績(jī)效考核的重要內(nèi)容之一。各單位檔案資料管理人員因工作或其他原因產(chǎn)生變動(dòng)，應(yīng)提前做好檔案資料的移交和保管工作，確保本單位檔案資料的完整性。原檔案管理人員不得以任何借口刪除計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子資料檔案，否則將追究其法律責(zé)任。檔案分類和編號(hào)規(guī)則檔案分類應(yīng)視文件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、使用年限分類。㈠、職能部門1、各部門檔案分類：

單位檔案歸檔范圍使用年限黨群工作部黨務(wù)資料1.上級(jí)黨委對(duì)公司黨委工作的指示、決定、通知和重要電話記錄；2.黨員獎(jiǎng)懲、處分、表彰，以及撤銷決定和轉(zhuǎn)移組織關(guān)系介紹信存根；3.公司領(lǐng)導(dǎo)深入基層調(diào)查研究形成的重要文件材料、簡(jiǎn)報(bào)、照片、錄音、錄相等；4.推薦入黨團(tuán)員的有關(guān)規(guī)定及推薦材料；5.其它有關(guān)重要的文件材料。15～50年（含永久）工會(huì)資料1.工會(huì)年度工作計(jì)劃與總結(jié)；2.關(guān)于工會(huì)工作的請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)；3.關(guān)于工會(huì)財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)開支及管理等有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；4.對(duì)職工獎(jiǎng)勵(lì)、先進(jìn)個(gè)人、先進(jìn)集體等的評(píng)選規(guī)定及辦法；5.上級(jí)關(guān)于工會(huì)工作的指示、決定、通知、規(guī)定；6.有關(guān)勞動(dòng)保護(hù)、職工福利方面的相關(guān)規(guī)章制度；7.女工、計(jì)劃生育工作重要文件及需存檔的資料；8.其它有保存價(jià)值的文件材料。15～50年（含永久）文化1.公司組織、參加的各類大型文化活動(dòng)的有關(guān)文字、圖片、聲像資料等；2.公司參選社會(huì)各類活動(dòng)所獲獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書等及其他有關(guān)文字資料等；3.其他有關(guān)重要的文件材料。15～50年（含永久）辦公室行政資料1.上級(jí)對(duì)我司工作的指示、決定和重要通知；2.上級(jí)主管部門召開的需貫徹執(zhí)行的重要會(huì)議文件和材料；3.公司發(fā)送的各類重要文件材料；4.辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要、討論決定的文件和定稿、公司年度總結(jié)及全司性專題報(bào)告；5.公司歷史沿革、大事記及印信啟用文件；6.下級(jí)單位報(bào)送年度工作計(jì)劃的總結(jié)、重要工作請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)；7.秘書工作、檔案工作和行政工作等工作中形成的重要文件及材料；8.公司房產(chǎn)租賃合同、買賣合同及其他行政工作中形成各類合同、各類資質(zhì)原件；9.公司各類大型會(huì)議、專題會(huì)議等所拍攝的圖片、聲像等資料；10.以公司名義對(duì)外簽訂的各類函件等；11.各類接待的有關(guān)文字、圖片、聲像等材料；12.其它有關(guān)重要的文件資料。15～50年（含永久）13.物資采購(gòu)；14.一般性函件。5年人力資源部1、正式員工的人事檔案管理；2、工資發(fā)放相關(guān)資料管理；3、社保繳交資料管理；4、人事文件、資料管理；5、干部考核相關(guān)資料管理；6、人力資源制度管理；15～50年（含永久）1、月考勤資料管理；2、臨聘員工的臨時(shí)檔案管理；3、員工人事變動(dòng)資料管理；4、公司一級(jí)培訓(xùn)資料管理；5、勞動(dòng)合同管理；2-5年辦公室經(jīng)營(yíng)管理1.成立分支機(jī)構(gòu)的申請(qǐng)及各種報(bào)批文件和附件；2.公司企業(yè)管理及日常工作中形成的各類重要文件材料；3.對(duì)外簽訂的各類物業(yè)管理合同、協(xié)議及其有關(guān)的經(jīng)公司蓋章或領(lǐng)導(dǎo)簽字的材料等；4.其他相關(guān)的重要文件材料；5.以公司名義對(duì)外簽定的各類合同；6.各類招投標(biāo)資料（含工程）及相關(guān)的重要文件；15～50年（含永久）7.各類供應(yīng)商資料；8.部門文件；9.部門會(huì)議記錄等。5年品質(zhì)管理部1.重大投訴記錄、處理情況；2.日常工作中形成的各類重要的文件材料等；15～50年（含永久）3.ISO9000質(zhì)量評(píng)審工作中形成的各類文件；4.每季度績(jī)效考核結(jié)果和年度滿意度調(diào)查資料；5.品質(zhì)檢查工作中形成的有關(guān)文字、圖表、圖片等材料；5～10年6.各類招投標(biāo)資料；7.公司參加物業(yè)管理項(xiàng)目的投標(biāo)書；8.其他相關(guān)的重要文件材料；15～50年（含永久）9.前期介入項(xiàng)目管理資料。5年安全生產(chǎn)辦公室1.重大事件資料；2.重要文件；15～50年（含永久）3.安全檢查工作中形成的有關(guān)文字、圖表、圖片等材料；4.安全生產(chǎn)管理的記錄、處理情況；5年備注下屬單位的按規(guī)定由總部批準(zhǔn)的合同，復(fù)印件交由總部備案。永久㈡、下屬單位

項(xiàng)目檔案歸檔范圍使用年限行政資料1.上報(bào)公司及以下屬單位名義上報(bào)的各類請(qǐng)示、報(bào)告及各類函件等；2.區(qū)級(jí)以上政府部門頒發(fā)的表彰證書、牌匾等獎(jiǎng)品（街道辦及以下頒發(fā)的自行保管）；3.物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件；15～50年（含永久）3.與外單位簽訂的各類合同、協(xié)議；4.物業(yè)接待、參觀記錄等。5年規(guī)劃資料1.項(xiàng)目批準(zhǔn)文件2.用地批準(zhǔn)文件3.投資許可證、建筑許可證、開工許可證4.拆遷安置資料5.房地產(chǎn)平面圖15～50年（含永久）工程技術(shù)資料1.2.地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文件3.工程合同及竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收證明書4.工程預(yù)決算5.圖紙會(huì)審記錄6.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）7.隱蔽工程驗(yàn)收簽證8.沉降觀察記錄9.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書10.新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書11.水電氣、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書12.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告13.供水、供氣、空調(diào)的試壓報(bào)告14.園林綠化圖紙和清樣15.設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說明，質(zhì)保書和保修單16.工程監(jiān)理報(bào)告15～50年（含永久）日常管理資料1.物業(yè)資料（含物業(yè)基本資料、物業(yè)清冊(cè)等）；2.業(yè)主資料；3.裝修資料；4.員工管理資料；15～50年（含永久）5.維修資料；6.設(shè)備管理資料；7.社區(qū)文化活動(dòng)資料；8.消防管理資料；9.治安交通管理資料；5～10年10.員工考勤資料；11.綠化養(yǎng)護(hù)資料；12.清潔、保潔資料；13.服務(wù)質(zhì)量反饋資料；14.日常巡查資料；15.一般性投訴資料。5年㈢、專業(yè)公司（供水、供電、電梯）

項(xiàng)目檔案歸檔范圍使用年限行政資料1.上報(bào)公司及以專業(yè)公司名義上報(bào)的各類請(qǐng)示、報(bào)告及各類函件等；2.區(qū)級(jí)以上政府部門頒發(fā)的表彰證書、牌匾等獎(jiǎng)品（街道辦及以下頒發(fā)的自行保管）；3.行業(yè)、部門規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件；15～50年（含永久）3.與外單位簽訂的各類合同、協(xié)議；5年工程技術(shù)資料1.設(shè)備臺(tái)賬；2.設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說明，質(zhì)保書和保修單；15～50年（含永久）3.各類記錄表單（抄表記錄、維保記錄等）。5年不必立卷歸檔的文件（1）已歸檔的重復(fù)文件；（2）無查考利用價(jià)值的臨時(shí)事務(wù)性文件；（3）上級(jí)普發(fā)的不涉及單位業(yè)務(wù)的文件材料；（4）平行單位來文中不需要辦理答復(fù)的文件材料；（5）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議討論通過的未定稿材料、未生效文件；（6）參考性的資料；（7）下級(jí)單位送來的不必備案的文件材料。一級(jí)類目二級(jí)類目代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容DQ黨群類11黨務(wù)綜合12組織宣傳13紀(jì)檢監(jiān)察14工會(huì)工作15團(tuán)組織工作16婦女工作XZ行政類11行政綜合12會(huì)議工作13人事管理14物資采購(gòu)1516法律事務(wù)17合同、協(xié)議18標(biāo)書、方案19規(guī)章制度21品質(zhì)考核22業(yè)務(wù)分包23其他SX聲像類11照片底片12錄音帶13錄像帶14軟盤光碟15其他SW實(shí)物類11證照12贈(zèng)品13獎(jiǎng)品14證書15手跡16其他ZC資產(chǎn)類11固定資產(chǎn)12經(jīng)營(yíng)資源13其他一級(jí)類目二級(jí)類目代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容GH規(guī)劃資料11規(guī)劃綜合12項(xiàng)目批文13用地批文14各類許可證15其他GC工程技術(shù)資料11工程綜合12各類圖紙13合格證明14質(zhì)量保證書15合格證書16設(shè)備資料17監(jiān)理報(bào)告18其他WY物業(yè)資料11基本資料12分區(qū)資料13商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)14娛樂設(shè)施15其他YH業(yè)主資料11基本資料12租賃合同13其他ZX裝修資料11基本資料12裝修方案13裝修施工圖14安全責(zé)任書15巡查記錄16驗(yàn)收記錄WX維修資料11計(jì)劃方案12維修申報(bào)表13派工單14回訪記錄QJ清潔資料11檢查記錄12其他LH綠化資料11檢查記錄12養(yǎng)護(hù)記錄13其他XF消防資料11巡查記錄12動(dòng)火申請(qǐng)表13運(yùn)行記錄14整改記錄15培訓(xùn)記錄16其他ZA治安交通資料11交接班記錄12巡查記錄13查崗記錄14車輛管理15巡邏簽到16來訪登記SB設(shè)備資料11設(shè)備臺(tái)賬12維保記錄13運(yùn)行記錄14維保計(jì)劃15其他WH社區(qū)文化資料11實(shí)施方案12宣傳資料13總結(jié)報(bào)告RS員工管理資料11個(gè)人履歷12入職表13培訓(xùn)記錄14獎(jiǎng)懲記錄15其他ZL服務(wù)質(zhì)量反饋資料11回訪記錄12意見調(diào)查13統(tǒng)計(jì)記錄14投訴處理15品質(zhì)考核其他一級(jí)類目二級(jí)類目代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容GC工程技術(shù)資料11工程綜合12各類圖紙13合格證明14質(zhì)量保證書15合格證書16設(shè)備資料17監(jiān)理報(bào)告18其他SB設(shè)備資料11設(shè)備臺(tái)賬12維保記錄13運(yùn)行記錄14維保計(jì)劃15其他檔號(hào)=年度號(hào)+分類號(hào)+卷（件）號(hào)/總卷（件）數(shù)XXXX——XZ00·00－1…n/n卷（件）號(hào)/總卷（件）數(shù)卷（件）號(hào)/總卷（件）數(shù)三級(jí)類目三級(jí)類目分類號(hào)二級(jí)類目分類號(hào)二級(jí)類目年度號(hào)一級(jí)類目年度號(hào)一級(jí)類目檔案立卷方法和要求文件立卷應(yīng)按照工作活動(dòng)規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，并且便于保管和檢索利用。根據(jù)文件所具的特征，分析文件之間的主要聯(lián)系，組合立卷，從文件基本結(jié)構(gòu)分析，可概括出六個(gè)特征：1、文件的作者——印發(fā)單位；2、問題特征——文件內(nèi)容所反映的主題；3、名稱特征——文種；4、時(shí)間特征——文件的形成時(shí)間或內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間；5、通訊者特征——往來文件的雙方單位；6、地區(qū)特征——文件作者所在地區(qū)或文件內(nèi)容針對(duì)的地區(qū)。具有共同特征的文件，可按照文件之間的某個(gè)或兩個(gè)以上共同特征組合立卷，每份文件都會(huì)有幾個(gè)特征，選取什么特征組卷，應(yīng)具體分析對(duì)比，找出最密切的聯(lián)系，選擇最佳方案。組卷的具體要求：1、把密切聯(lián)系的文件，根據(jù)其歷史聯(lián)系和不同保管價(jià)值，合理組卷，正本與底稿、正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、批轉(zhuǎn)件與原件，應(yīng)放在一起組卷；2、文件應(yīng)與內(nèi)容相關(guān)的電報(bào)、電傳、傳真等統(tǒng)一組卷；3、與文件內(nèi)容相關(guān)的聲像材料（影片、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等）單獨(dú)整理編號(hào)，劃為聲像檔案，在聲像案卷目錄和卷內(nèi)目錄上注明互見號(hào)，以保持相互聯(lián)系，便于查找利用；4、外單位來文與本單位文件有密切聯(lián)系，合并立卷。5、歸檔組卷的文件材料原則上須是原件（即定稿及其打印正本），沒有原件的可以復(fù)印件歸檔，但須加注說明。6、項(xiàng)目合同、公司制度建設(shè)以及有關(guān)公司股權(quán)的重要文件應(yīng)單獨(dú)存放，如與其他文件共同存放，必須列出單獨(dú)目錄，以便查找。分類科學(xué)，標(biāo)準(zhǔn)一致單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，職權(quán)分工比較清楚的，宜采用保存價(jià)值——年代——組織機(jī)構(gòu)分類立卷方法，否則，就要采用其他切合實(shí)際的方法。下列文件應(yīng)準(zhǔn)確劃定歸檔時(shí)間：1、年度計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，歸入內(nèi)容針對(duì)年度；2、多年規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算、歸入開始年度；3、多年總結(jié)、決算、歸入最后年度；4、總結(jié)、計(jì)劃寫在一起的文件，歸入主要內(nèi)容的年度（如總結(jié)部分內(nèi)容偏重，應(yīng)歸入總結(jié)的年度）；5、難于分清主次的總結(jié)、計(jì)劃，每年度各一份；6、會(huì)議文件有針對(duì)性年度的，歸入針對(duì)年度；沒有針對(duì)年度的，歸入舉行會(huì)議年度；7、專案文件，歸入結(jié)案年度；8、請(qǐng)示、批復(fù)的文件，歸入批復(fù)年度；9、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件、歸入本單位制成的年度；10、法規(guī)性文件，歸入批準(zhǔn)和公布年度。黨工團(tuán)、行政文件分別整理立卷，如文件張數(shù)較少，可合并立卷。卷內(nèi)文件排列要有條理，有系統(tǒng)，保持文件之間聯(lián)系。一般可按時(shí)間順序、問題和重要程度排列。1、對(duì)作者、問題單一的案卷，按文件日期先后順序排列；2、會(huì)議文件，按重要程度結(jié)合形成順序排列；3、專案文件，按批復(fù)、結(jié)論、綜合材料，證明材料和個(gè)人寫的材料順序排列；4、一份文件，正本在前，底稿在后；正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；重要文件的歷次稿，最后定稿在前，其它稿依次排列。保管期限要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，不同保管期限要分別立卷。案卷標(biāo)題應(yīng)全面、簡(jiǎn)明、確切，揭示卷內(nèi)文件的作者、問題、名稱等主要內(nèi)容和成份。卷內(nèi)編目和填寫卷內(nèi)備考表1、填寫卷內(nèi)目錄，應(yīng)用黑色筆填寫。卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目要填寫齊全，字跡要工整、清晰；2、編寫頁碼，卷內(nèi)文件排列后，需用阿拉伯?dāng)?shù)字在文件右上角順序編寫頁碼。編寫頁碼以案卷為單位，一個(gè)案卷內(nèi)，頁碼不得重復(fù)；3、填寫卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)需要說明的問題，以及其他要備考的問題，填寫清楚，附于卷首。案卷裝訂1、案卷裝訂前，要去掉文件上的金屬物。裝訂線外邊有字跡的要加邊托裱，破損文件要修補(bǔ)好；2、案卷要用線繩在左側(cè)裝訂，右側(cè)和下邊要取齊，結(jié)頭在背面，裝訂要牢靠、整齊、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓文件字跡，不損壞文件。對(duì)案卷文件的裝訂也可采用散裝的辦法，即對(duì)單份文件進(jìn)行裝訂。散裝文件應(yīng)在每份文件的首頁加蓋檔號(hào)章。封面撰寫案卷封面要用黑色筆逐項(xiàng)填寫清楚，字跡要工整、清晰、整潔、標(biāo)題布局合理大方。也可采取打印方式。案卷排列一個(gè)年度案卷的排列，要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系，排列有序。案卷目錄案卷目錄的項(xiàng)目要用黑色筆書寫齊全，字跡工整，案卷標(biāo)題與案卷封面標(biāo)題一致。歸檔時(shí)間1、凡是在當(dāng)年內(nèi)辦理完的文件，各單位、各部門必須在第二年三月底前整理完畢送交檔案管理人員；檔案管理人員必須在四月底前審驗(yàn)整理、裝訂完畢，完成歸檔工作。2、凡是不能在當(dāng)年辦完或需幾年才能結(jié)案的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，在最后結(jié)案一年成套移交歸檔。附則檔案保密、查閱和銷毀管理1、檔案管理工作人員和檔案使用者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)守檔案秘密。2、本公司的檔案保密工作由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室具體負(fù)責(zé)，保密的文件要在其左上角加蓋密級(jí)章。3、嚴(yán)格控制檔案的利用范圍和查閱手續(xù)，有密級(jí)的檔案無論以何種方式利用，均需公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并只能在檔案室內(nèi)查閱，不得外借使用，未經(jīng)許可不得擅自復(fù)印。4、如因工作需要摘錄或復(fù)印密級(jí)檔案內(nèi)容時(shí)，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘錄或復(fù)印的材料必須簽注“與原件核對(duì)無誤”的字樣，并加蓋公章。由檔案管理人員進(jìn)行使用登記，嚴(yán)加管理，限期使用，及時(shí)收回銷毀。5、使用頻繁的文件可留復(fù)印件一至二份，供日常借閱使用，以減少原件的磨損。6、經(jīng)鑒定確認(rèn)已無保存價(jià)值的檔案，必須限期銷毀。鑒定工作由各單位負(fù)責(zé)人、工作人員共同進(jìn)行，經(jīng)過鑒定，對(duì)失去使用、保管價(jià)值的檔案，必須編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，由工作人員銷毀。7、各部門要定期檢查檔案保管狀況，對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或采取其他保護(hù)措施。8、各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，同時(shí)使用電腦儲(chǔ)存和檢索檔案，逐步實(shí)現(xiàn)檔案檢索電子化。9、各部門因各種原因被撤銷，應(yīng)在撤銷前指定專人，將該機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成與收集的具有保存利用價(jià)值的文件材料進(jìn)行分類整理、立卷、填寫案卷目錄，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向公司本部移交。檔案管理用表格1、案卷封面2、案卷目錄3、卷內(nèi)目錄4、備考表5、