辦公室管理實施方法與技巧

關(guān)于辦公室管理實施方法與技巧第1頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三課程大綱辦公室6S管理能給我們帶來什么好處推行辦公室6S管理的二十大要項行動起來做辦公室6S管理第2頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三模塊一辦公室6S管理能給我們帶來什么好處第3頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三規(guī)范高效細致專業(yè)第4頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三模塊二推行辦公室6S管理的二十大要項第5頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三一、公獨明確二、公私區(qū)分三、有名有家四、OA機定位五、柜架管理六、資料歸位七、文件管理八、電腦文件九、表格管理十、桌面整潔十一、桌底狀態(tài)十二、抽屜狀態(tài)十三、物品定位十四、線束整理十五、開關(guān)標識十六、空調(diào)狀態(tài)十七、張貼管理十八、看板管理十九、會議管理二十、安全消防第6頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三1、公用的工具（傳真機、打印機、復印機等）應統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置；2、清理不要物；3、明確管理責任人；一、共獨明確第7頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三二、“公私區(qū)分”1、清理不要物

2、私人用品和辦公用品分開放置；

3、私人用品不宜過多，原則上不超過一個抽屜；

4、私人用品應置于抽屜的下層；

5、標識明確：辦公用品、常用資料、私人物品

6、不可出現(xiàn)“雜物”標識第8頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三三.有名有家第9頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三第10頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三1、清理不要物；2、公用的工具（傳真機、打印機、復印機等）應統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置；3、明確管理責任人；四、OA設(shè)備管理第11頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三1、清理不要物；

2、各文件、物品必須分層、分類管理

標準類、記錄類、通知類、日常管理類、規(guī)定規(guī)

范、參考資料、事務管理類、品質(zhì)管理類、生產(chǎn)

計劃類、報告類、人事管理、檔案類、工藝文

件、國家標準、空白表格……

3、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按輕重決定置于哪

層。一般輕的物品、文件放上層，重的放下層，

4、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按使用的頻率決定置

于哪層？一般為使用頻率高的置于中間拿取方便

的位置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次；

5、標識明確；

6、定期清掃，保持干凈無塵。五、柜架管理第12頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三1、清理過期的資料；2、每冊資料都需要有明確的標識；①資料名稱②定位標識③管理者標識3、每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處；4、保持資料干凈整齊。六、資料\物品歸位第13頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三七、文件管理1、建立文件目錄文檔2、個人文件與公司文件區(qū)分放置，并標識清楚個人文件不做要求3、公司文件要進行文件分類并標識清楚4、公司文件保密與不保密的文件要用標識區(qū)分清楚并區(qū)分管理第14頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三八.電腦文件6S1、建立電腦文件目錄文檔2、個人文件與公司文件區(qū)分放置，并標識清楚個人文件不做要求3、公司文件要進行文件分類并標識清楚（思路見后）4、公司文件加密與不加密的文件要用標識區(qū)分清楚5、常用文件的快捷方式6、離開時鎖住屏幕第15頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三C盤我的文檔私人文件*****文件品質(zhì)文件培訓文件6S文件*****文件效率文件電腦文件分類（例）：第16頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三九、空白表單管理1、部門內(nèi)有多種表格時，需分類管理；2、為了方便查找，建議用不同顏色分開；3、為了防止急用時沒有的現(xiàn)象，建議有復印提示4、定期清理不用、過期的表格。第17頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話、筆筒、臺歷、茶杯，并要求定位；3、工作時可有需處理的文件資料等置于桌面，但人長時間（0.5H以上）離開時，文件、資料必須歸位；4、桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”4、保持桌面清潔十、桌面整潔第18頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三1、清理不要物（包括私人鞋物）；2、文件資料/產(chǎn)品等不可直接置于桌底；3、離開座位時，椅子要推近桌子；4、保持地面干凈。十一、桌底狀態(tài)第19頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三1、不要物的清理

2、辦公用品、文件資料、私人用品必須按類別分抽屜放置；

3、一個抽屜內(nèi)有幾種物品時，想辦法將物品固定，避免來回開關(guān)抽屜時物品亂動；

4、標識清楚；

5、定期清理，保持干凈無塵。十二、抽屜狀態(tài)第20頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三十三、物品定位(隱形定位法)說明：需定位的地面物品：碎紙機、衣架、書架、茶幾

\地面復印機\柜式空調(diào)\梯子等易移動物品；定位線寬2CM左右，兩邊長12CM,隔實物1CM貼附,

以免磨損，當物品靠墻時，只需定外側(cè)；目的：提醒歸位1cm12cm傳真機第21頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三1、電源線不可直接拖在地上。2、繞成大概15~20CM長，用扎帶或套紐固定兩端；3、或?qū)⒕€束嵌入套管，露出部分用扎帶固定；（不可給其他操作、動作造成障礙）4、插頭標識清楚5、電源排插應固定。十四、線束整理第22頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三十五、開關(guān)標識1、保持干凈2、功能完好3、控制區(qū)域/功能明確第23頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三十六、空調(diào)狀態(tài)1、明確管理責任人2、運轉(zhuǎn)狀態(tài)目視管理3、確保功能完好第24頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三1、清理過期的張貼物；2、所有張貼物都需定位,墻上張貼物要明確區(qū)域；3、公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置上，不可隨處有張貼現(xiàn)象；4、工作臺需要的張貼物（備忘錄等）不可隨意貼，要求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附(不能超過2張A4紙位置),

玻璃窗上不宜張貼通知/資料；5、明示標識崗位、職責6、保持張貼物的清潔。十七、張貼管理第25頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三十八、看板管理內(nèi)容：通告/公告欄學習園地(初期可以展示6S基礎(chǔ)知識)人員去向管理輪值管理6S責任區(qū)域布局圖6S日常點檢表(可以先空著)第26頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三十九、會議室1、“不要物”清理2、會議室標識3、使用狀態(tài)標識4、預約管理5、會議要求第27頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三

會議室懸掛物如：公司方針、環(huán)境方針、產(chǎn)品介紹、地圖……*要求:大小、高度盡量一致

會議室溫馨提示

*會議后椅子必須歸位、禁止吸煙等*請帶走會議后多余物第28頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三二十、消防設(shè)備管理定位標識明確明確責任人日常點檢第29頁，共31頁，2023年，2月20日，星期三滅火器編號:________點檢責任人_______管理部門(章)：_________點檢項目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月壓力表指針在綠色范圍內(nèi)

保險插銷完好