物業(yè)檔案管理

經(jīng)典word整理文檔，僅參考，雙擊此處可刪除頁(yè)眉頁(yè)腳。本資料屬于網(wǎng)絡(luò)整理，如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系刪除，謝謝！物業(yè)檔案管理使用完畢或辦理完畢后轉(zhuǎn)化而來(lái)的。的一切材料，是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。一份文件產(chǎn)生后有一段時(shí)間的現(xiàn)行效用，這時(shí)被稱為“現(xiàn)行文件”。這一段時(shí)間過后，其現(xiàn)行效用消失，但仍有查考價(jià)值，便稱為“歷史文件”，經(jīng)過系統(tǒng)化、有序化的整理，組成案卷繼續(xù)保存。在很多場(chǎng)合，“歷史文件”被認(rèn)為是“檔案”的同義詞。在國(guó)外檔案學(xué)界，多用“??的文件”或“??的文獻(xiàn)”等以“文件”為上位概念的提法來(lái)定義檔案。國(guó)際檔案理事會(huì)主持編纂的《檔案術(shù)語(yǔ)辭典》(1984)將檔案描述為“由那些形成他們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因?yàn)樗麄兊慕M織或個(gè)人在履行其法律義務(wù)時(shí)或在各種具體事務(wù)活動(dòng)中形成或收到和保管的記錄信息，不管其形式和載體如何?！痹谖覈?guó)檔案界，以“文件”為屬概念也是檔案定義的一種主要模式。何魯成所著的《檔案管理與整理》(1937)是我國(guó)檔案學(xué)關(guān)內(nèi)所收入及發(fā)出之公布的意思表示之文件及附件。”(二)檔案的定義“檔案”一詞在我國(guó)始見于明代，但最經(jīng)常被引用的出處是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。該年十月，在批閱秋審山等處事，部中無(wú)檔案，故控告時(shí)部議不準(zhǔn)?！睓n案界對(duì)檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案待參考之文書?！?960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫道：“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保存價(jià)值的，書材料(包括技術(shù)、影片、照片、錄音帶等等)。”1985年國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局發(fā)布的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》和《檔案著錄規(guī)歷史記錄。”1996年7月5日修正公布的《中華人民共和國(guó)檔案法》從法的角度規(guī)定了檔案的范圍：治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)史記錄(《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條)。物業(yè)管理公司日常運(yùn)作形成的普通管理文件和物業(yè)管理實(shí)際操作接收和形成的多種專業(yè)性文件業(yè)檔案。物業(yè)管理公司日常運(yùn)作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財(cái)務(wù)管理文件等。物業(yè)管理處接收的專業(yè)料；形成的專業(yè)性文件包括住戶入住后不斷形成并補(bǔ)充的業(yè)主(住用人)的經(jīng)營(yíng)管理文件等。但是，物業(yè)管理工作中可能出現(xiàn)的文件并不都是物業(yè)檔案，對(duì)照檔案法對(duì)檔案的規(guī)定，物業(yè)檔案可以定義為：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。(四)物業(yè)檔案概念的構(gòu)成要素與廣義的檔案一樣，物業(yè)檔案的定義也有四個(gè)構(gòu)成要素：1.檔案的形成者即國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人。對(duì)于物業(yè)檔案來(lái)說(shuō)，其形外，物業(yè)檔案中也有部分文件的形成者是物業(yè)的開發(fā)商(項(xiàng)目的報(bào)批文件)、設(shè)計(jì)者(工程設(shè)計(jì)圖紙、承建商(物業(yè)的建筑文件)以及政府有關(guān)部門如計(jì)委(資金來(lái)源文件)、國(guó)土局和房管局(房產(chǎn)證明文件)、城市規(guī)劃局(報(bào)建文件)等。即檔案所記載的知識(shí)信息，就是人們?cè)趶氖抡?、軍事、?jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中獲得的信息。對(duì)于物業(yè)檔案來(lái)說(shuō)，就是指物業(yè)管理各項(xiàng)工作中的知識(shí)信息，如物業(yè)租賃、小區(qū)規(guī)劃、園林綠化、房屋維修、住戶情況、資金使用、經(jīng)營(yíng)服務(wù)等信息。指文種形式、載體形式、信息記錄和表達(dá)形式。無(wú)論哪類檔案，其文種形式都可以是公文、合同、證書、書稿等；其載體形式可以是紙張、磁帶、膠片等；其信息記錄形式可以是手寫、印圖像為主要信息表達(dá)形式?！缥募?、圖書、情報(bào)資料的依據(jù)。人們用歷史記錄區(qū)別檔案與文件，因?yàn)槲募乾F(xiàn)行的，喪失現(xiàn)實(shí)效用才能轉(zhuǎn)化為檔案；用的審批表、費(fèi)用結(jié)算單為例，它們是修繕過程中形成的表格，由工作人員在實(shí)際工作時(shí)填寫、審批人員核準(zhǔn)，是未經(jīng)任何加工、改動(dòng)的真跡，這就是檔案原始性的體現(xiàn)；在維修工程進(jìn)行時(shí)，它具備現(xiàn)行效力，屬于一種文件，但是在工程驗(yàn)收、費(fèi)用核算清楚成或形成后沒有注意保存，事后就很難補(bǔ)救了。管理行為開始之前互相也沒有任何關(guān)系，所以要認(rèn)識(shí)和了解他管理的依據(jù)，物業(yè)檔案就是對(duì)這些經(jīng)驗(yàn)最忠實(shí)的記錄。理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。例如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y(cè)量，這就造成了不必要的浪費(fèi)。檢查，防患于未然；如果物業(yè)檔案中沒有相關(guān)記載，就只能壞一個(gè)修一個(gè)，可能導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)。物業(yè)產(chǎn)權(quán)和住戶檔案更是進(jìn)行物業(yè)管理不可稍離的參考和營(yíng)服務(wù)的角度來(lái)講，住戶的數(shù)量、職業(yè)、生活習(xí)慣等信息是物業(yè)管理公司決定經(jīng)營(yíng)服務(wù)方向和策略的基本依據(jù)。檔案的科學(xué)管理。三、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化(一)物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。方法的應(yīng)用；二是要達(dá)到優(yōu)化、取得最佳效益。對(duì)物業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)也是如此。當(dāng)前，檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容如中國(guó)檔案學(xué)會(huì)1990年10實(shí)施規(guī)范化、制度化、程序化的管理?！边@一概括并不專指某些理現(xiàn)代化的內(nèi)容都可以理解為現(xiàn)代化技術(shù)手段和現(xiàn)代管理科學(xué)管理；檔案保護(hù)設(shè)施、技術(shù)現(xiàn)代化?，F(xiàn)代管理科學(xué)方法的運(yùn)用就是推行標(biāo)準(zhǔn)化，運(yùn)用目標(biāo)管理、全面質(zhì)量管理、系統(tǒng)工程、定量率和質(zhì)量，取得優(yōu)化效益。境的發(fā)展過程和趨勢(shì)，是相對(duì)于各個(gè)時(shí)代的動(dòng)態(tài)概念。因此，只檔案管理工作才能緊跟時(shí)代。標(biāo)準(zhǔn)是“衡量事物的準(zhǔn)則”(《辭?！?，是“對(duì)重復(fù)性事物礎(chǔ)，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)?！?《標(biāo)準(zhǔn)化基本術(shù)語(yǔ)》)訂標(biāo)準(zhǔn)、組織實(shí)施和對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督”。等工作領(lǐng)域中重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象，制訂、修訂各類別、容之一。關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家檔案局編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》大致涵蓋了體工作中，應(yīng)盡量參照各相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《檔案著錄規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《檔案號(hào)編制規(guī)則》、《檔管理標(biāo)準(zhǔn)。(三)現(xiàn)代化對(duì)物業(yè)檔案工作人員的要求能等。樹立科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念是提高人員現(xiàn)代化意識(shí)的不斷反省、不斷思變，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、著手當(dāng)前的同時(shí)放眼未來(lái)。來(lái)的發(fā)展。和專業(yè)化水平。調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)一靠對(duì)已從業(yè)的人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，二靠補(bǔ)充高素質(zhì)的人員。但是，即使是暫時(shí)屬于高素質(zhì)的人員，如果停止進(jìn)修，也會(huì)很快因知識(shí)老化而被淘汰。有所了解，不僅能夠操作使用，還要學(xué)會(huì)維修，甚至改進(jìn)。合、對(duì)象、范圍的不同而不同，但綜合多年來(lái)我國(guó)檔案界出現(xiàn)過一是檔案實(shí)體分類；二是檔案信息(內(nèi)容)分類。實(shí)體分類包括三個(gè)層次：若干重要屬性(專業(yè)部門屬性、檔案制成材料屬性等)，從幾個(gè)主要方面將國(guó)家影資料館等。系統(tǒng)全宗群、農(nóng)林水利系統(tǒng)全宗群、財(cái)貿(mào)系統(tǒng)全宗群等。工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類等。我們通常所說(shuō)的檔案分類，主要是指檔案實(shí)體的分類。檔案信息(內(nèi)容照邏輯方法進(jìn)行統(tǒng)一分類。這種分類不受檔案所屬全宗的限制，主要用于編制分類目錄、開展檔案信息的機(jī)械化和自動(dòng)化檢索，一般不適用于檔案實(shí)體的分類。為了建立統(tǒng)一的檔案檢索系統(tǒng)，我國(guó)于1987年出版了《中國(guó)檔案分類法》，并附有《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、《〈中國(guó)檔案分類法〉類目細(xì)分規(guī)則》，作為全國(guó)通用的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案實(shí)體分類和檔案信息(內(nèi)容檔案是指該單位在制定或執(zhí)行方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃、指導(dǎo)或匯報(bào)工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行交往等社會(huì)管理活動(dòng)中形成的，主要案、已故人員檔案、榮譽(yù)檔案等；科技檔案是指記述基本建設(shè)、案、科研檔案等；聲像檔案是指以化學(xué)合成材料——膠片、磁帶分方法具有一定的合理性和適用性，因此一直被廣泛采用。物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成物業(yè)檔案的種類也不斷增加，但總的來(lái)看，物業(yè)檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運(yùn)作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽(yù)檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專門檔案業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)管理服務(wù)檔案等。1.黨群工作檔案。是物業(yè)管理公司開展黨委、工會(huì)、團(tuán)委工2.活動(dòng)、內(nèi)部管理工作及開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的檔案。3.工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)中形成的科技檔案。對(duì)建、擴(kuò)建、維修、養(yǎng)護(hù)時(shí)所形成的文件、圖紙材料。4.設(shè)備檔案。是指作為物業(yè)管理公司固定資產(chǎn)的機(jī)器設(shè)備、儀器儀表等的檔案。包括有關(guān)車輛、通信設(shè)備、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等的說(shuō)明書、安裝維修記錄等的文件、圖紙材料。5.憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。6.人員檔案。是指物業(yè)管理公司在人事管理活動(dòng)中形成的，7.8.(1)物業(yè)清冊(cè)：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權(quán)屬狀況的文件材料。(2)物業(yè)維修檔案：物業(yè)中各單元在進(jìn)行維修時(shí)所產(chǎn)生的一件材料屬于基建檔案。(3)物業(yè)租賃檔案：物業(yè)管理部門在開展租賃業(yè)務(wù)時(shí)所形成的原始的文件材料。(4)業(yè)主及住戶檔案：反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文件材料。(5)物業(yè)管理服務(wù)檔案：物業(yè)管理部門在開展綠化、環(huán)衛(wèi)、動(dòng)時(shí)所產(chǎn)生的文件材料。物業(yè)檔案與其他類型檔案相區(qū)別的主要部分就是物業(yè)管理的特點(diǎn)。物業(yè)管理專門檔案和其他檔案相比較，有一些突出的特點(diǎn)。比如，及檔案的動(dòng)態(tài)性、完整性等。認(rèn)識(shí)和研究這些特點(diǎn)，對(duì)掌握物業(yè)科學(xué)管理和開發(fā)物業(yè)檔案信息，具有重要的指導(dǎo)意義。1.形成領(lǐng)域較為局限。管理的對(duì)象是物業(yè)，服務(wù)的對(duì)象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。因此，只能形成于與物業(yè)有著密切聯(lián)系的領(lǐng)域。2.檔案的動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。有關(guān)物業(yè)的情況通常不會(huì)是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。3.組成檔案的文件材料較為穩(wěn)定。物業(yè)管理工作雖然繁瑣但業(yè)檔案開展標(biāo)準(zhǔn)化管理和計(jì)算機(jī)管理具備了最基本的條件。4.檔案的完整性。物業(yè)管理專門檔案是以一個(gè)物業(yè)單位為對(duì)須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映了一個(gè)物業(yè)單位的變遷過程，體現(xiàn)出一種完整性。5.和人們的日常生活息息相關(guān)。物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的常生活很少會(huì)涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。6.公開性和隱密性并存。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、公開的，如住戶的個(gè)人資料、物業(yè)中各個(gè)單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。(二)物業(yè)檔案的屬性和價(jià)值踐活動(dòng)的作用。價(jià)值也就是檔案的屬性與人們的社會(huì)需要的統(tǒng)一。性。證價(jià)值的基礎(chǔ)。史證據(jù)。例如大廈的安全監(jiān)控錄像，在有必要查證出入情況時(shí)，它是最能令人信服的證據(jù)。這是因?yàn)樗涗浀氖钱?dāng)時(shí)的出入人物，而非其他時(shí)候人為組織拍攝的錄像片。另一方面，在檔案本所以說(shuō)原始記錄性決定了檔案的憑證價(jià)值。的這些屬性是構(gòu)成其一般價(jià)值——參考價(jià)值的基礎(chǔ)中，住戶檔案包含了各家庭的人口結(jié)構(gòu)、出入規(guī)律、愛好習(xí)慣、了。于物業(yè)檔案工作的發(fā)展。是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費(fèi)繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。1.可少的重要依據(jù)。日新月異的科學(xué)技術(shù)發(fā)展和人們對(duì)居住需求的不斷提高，使現(xiàn)代建筑工程進(jìn)入地下和埋入建筑體內(nèi)部的管線、設(shè)施越來(lái)越多，越來(lái)越復(fù)雜。這些工程一旦發(fā)生故障，物業(yè)本身倍，省時(shí)省力并減少對(duì)住戶的影響。因此，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)該將開發(fā)建設(shè)的物業(yè)檔案材料在移交物業(yè)管理時(shí)同時(shí)移交給物業(yè)管案材料向新的物業(yè)管理單位移交。2.物業(yè)業(yè)主和住用人檔案是物業(yè)管理公司開展管理服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。到住用人大部分是工作繁忙的高收入階層時(shí)，可以提供清潔家居、代洗衣服、汽車清洗養(yǎng)護(hù)等服務(wù)；若住用人主要是普通工薪這樣，可以減少服務(wù)的盲目性，