辦公自動化技術(shù) 教學(xué)課件ch03

辦公自動化技術(shù)歡迎學(xué)習(xí)編輯長文檔第3章3.1創(chuàng)建文檔大綱3.2使用主控文檔第3章編輯長文檔3.3創(chuàng)建文檔目錄3.4創(chuàng)建文檔索引3.5自動編寫摘要3.6使用書簽3.1.1大綱視圖3.1.2創(chuàng)建文檔綱目3.1.3創(chuàng)建文檔正文3.1創(chuàng)建文檔大綱3.1.1大綱視圖大綱視圖是將文檔以大綱的形式顯示。既可以看到文檔的全部目錄，包括章、節(jié)、標(biāo)題等，又可以查看某個目錄下的正文信息。用戶在創(chuàng)作一篇文檔時，可以先在大綱視圖中列出它的提綱和各級標(biāo)題，然后再根據(jù)提綱逐步充實文檔的內(nèi)容。3.1.2創(chuàng)建文檔綱目在Word2003中創(chuàng)建文檔綱目結(jié)構(gòu)的操作步驟如下。

①建立一個空白文檔。

②單擊位于水平滾動條左端的【大綱視圖】按鈕切換到大綱視圖。此時在文檔的左上角會出現(xiàn)一個減號和一個不斷閃爍的插入點，而在【格式】工具欄中的【樣式】下拉列表框中則顯示字體樣式為“標(biāo)題1”。表示在此處可以輸入第一個樣式為“標(biāo)題1”的頂級大綱標(biāo)題。減號表示此標(biāo)題尚未包含任何子標(biāo)題或從屬文本。3.1.2創(chuàng)建文檔綱目③輸入文檔標(biāo)題，按Enter鍵移動到下一行。

④接著輸入下一個標(biāo)題，而樣式仍被設(shè)置為“標(biāo)題1”。如果要將其轉(zhuǎn)換為較低級的標(biāo)題，則需要選中此標(biāo)題，然后單擊【大綱】工具欄中的【降低】按鈕即可。每單擊一次【降低】按鈕，標(biāo)題的級別就降低一級。

⑤依次輸入其他標(biāo)題。用【提升】按鈕和【降低】按鈕在“標(biāo)題1”到“標(biāo)題9”之間選擇標(biāo)題樣式，然后在每個標(biāo)題的后面按Enter鍵即可。

⑥創(chuàng)建了更低級別的項后，Word2003將在高級別的大綱項旁邊顯示加號，表示這些項下還有從屬項。最多可以添加9級從屬項。3.1.3創(chuàng)建文檔正文文檔綱目創(chuàng)建完畢后，用戶可在相應(yīng)的大綱下面輸入文檔正文。具體操作步驟如下。

①在要輸入正文的大綱后面按Enter鍵，此時插入點將開始新的一行。

②單擊【大綱】工具欄中的【降低“正文文本”】按鈕，或者在【大綱級別】下拉列表中選擇【正文文本】選項即可輸入正文，此時正文段落前將顯示一個小方快。3.2.1創(chuàng)建主控文檔3.2.2插入子文檔3.2使用主控文檔3.2.3展開和折疊子文檔3.2.4重命名子文檔3.2.5鎖定主控文檔和子文檔3.2.6重新排列子文檔3.2.7合并和拆分子文檔3.2.1創(chuàng)建主控文檔

主控文檔是子文檔的一個“容器”。每一個子文檔都是獨立存在于磁盤中的文檔，它們可以在主控文檔中打開，受主控文檔控制，也可以單獨打開。創(chuàng)建主控文檔的步驟如下。3.2.2插入子文檔

在主控文檔中，可以插入一個已有文檔作為主控文檔的子文檔。這樣，就可以用主控文檔將以前已經(jīng)編輯好的文檔組織起來，而且還可以隨時創(chuàng)建新的子文檔，或?qū)⒁汛嬖诘奈臋n當(dāng)作子文檔添加進來。具體操作方法如下。3.2.3展開和折疊子文檔在打開主控文檔時，將折疊所有子文檔，也就是每個子文檔都將以超級鏈接方式出現(xiàn)。單擊鏈接點，就可以單獨打開該子文檔。

要在主控文檔中展開所有的子文檔，可以單擊【大綱】工具欄中的【展開子文檔】按鈕。文檔展開后，原來的按鈕將變?yōu)椤菊郫B子文檔】按鈕。再次單擊【折疊子文檔】按鈕，子文檔又將成為折疊狀態(tài)。3.2.4重命名子文檔在創(chuàng)建子文檔時，Word2003會自動為子文檔命名。此外當(dāng)把已有的文檔作為子文檔插入到主控文檔中時，該子文檔用的名字就是文檔原來的名字。如果用戶為了便于記憶管理，可以為該子文檔重命名。3.2.5鎖定主控文檔和子文檔在多用戶協(xié)調(diào)工作時，主控文檔可以建立在本機硬盤上，也可以建立在網(wǎng)絡(luò)盤上。合作可以共用一臺計算機，也可以通過網(wǎng)絡(luò)連接起來。如果某個用戶正在某個子文檔上進行工作，那么該文檔應(yīng)該對其他用戶鎖定，防止引起管理上的混亂，避免出現(xiàn)意外損失。這時其他用戶可以也只能以只讀方式打開該子文檔，其他用戶只可以對其進行查看，修改后不能以原來的文件名保存，直到解除鎖定后才可以。3.2.6重新排列子文檔在主控文檔中，子文檔是按次序排列的，而且這個次序也是整篇長文檔中各部分內(nèi)容的次序。如果要改變它們的次序，如要把第一節(jié)調(diào)整到第二節(jié)，第二節(jié)作為第一節(jié)，可以按如下步驟進行。3.2.7合并和拆分子文檔合并子文檔就是將幾個子文檔合并為一個子文檔。合并子文檔的操作步驟如下。

①在主控文檔中，移動子文檔將要合并的子文檔移動到一塊，使它們兩兩相鄰。

②單擊子文檔圖標(biāo)，選定第一個要合并的子文檔。

③按住Shift鍵不放，單擊下一個子文檔圖標(biāo)，選定整個子文檔。

④如果有多個要合并在一起的子文檔，重復(fù)步驟③。

⑤單擊【大綱】工具欄中的【合并子文檔】按鈕，即可將它們合并為一個子文檔。在保存主文檔時，合并后的子文檔將以第一個子文檔的文件名保存。3.3.1插入目錄3.3.2更新和刪除目錄3.3創(chuàng)建文檔目錄3.3.1插入目錄插入目錄的前提條件是應(yīng)用Word內(nèi)置標(biāo)題樣式。這樣Word2003就能夠自動識別各級標(biāo)題，然后根據(jù)標(biāo)題的級別和相應(yīng)的頁碼創(chuàng)建出目錄。3.3.2更新和刪除目錄Word2003所創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù)的，如果文檔的內(nèi)容發(fā)生了變化，如頁碼或者標(biāo)題發(fā)生了變化，就要更新目錄，使它與文檔的內(nèi)容保持一致。3.4.1標(biāo)記索引項3.4.2創(chuàng)建索引3.4創(chuàng)建文檔索引3.4.3更新或刪除索引3.4.1標(biāo)記索引項在創(chuàng)建索引之前，應(yīng)該首先標(biāo)記文檔中的詞語、單詞和符號等索引項。索引項是標(biāo)記索引中特定的域代碼。在標(biāo)記了所有的索引項后，用戶就能夠選擇一種索引圖案并建立完整索引。3.4.2創(chuàng)建索引標(biāo)記了索引項之后，便可以創(chuàng)建索引項了。用戶可以選擇設(shè)置某種設(shè)置好的索引格式來生成最終的索引。Word會搜集索引項并將其按字母順序排序，然后引用其頁碼，找到并且刪除同一頁上的重復(fù)索引，之后在文檔中顯示該索引。3.4.3更新或刪除索引更新或刪除索引的具體操作步驟如下。

①如果看不到XE域，則可單擊【常用】工具欄上的【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】按鈕。

②選擇整個索引項，包括大括號{}，然后按下Delete鍵。

③若要更新索引，則可先單擊索引左側(cè)，然后按下F9鍵即可。3.5自動編寫摘要可以利用自動編寫摘要功能自動概括文檔要點。自動編寫摘要的具體操作步驟如下。

①單擊【工具】菜單中的【自動編寫摘要】菜單項。Word就會開始自動編寫摘要，要取消正在執(zhí)行的摘要，可按下Esc鍵。命令完成后會彈出【自動編寫摘要】對話框。

②在【摘要類型】選項組中可以選擇所需要的摘要類型。

3.5自動編寫摘要③在【相當(dāng)于原長的百分比】下拉列表框中輸入或選擇摘要的詳細程度。用戶可以選擇較高的百分比數(shù)值以包含源文檔中更多的細節(jié)。④如果要更新文檔的統(tǒng)計信息，請選中【更新文檔統(tǒng)計信息】復(fù)選框。⑤單擊【確定】按鈕，Word2003將自動啟動【自動編寫摘要】工具欄。

3.6.1添加書簽3.6.2顯示書簽3.6使用書簽3.6.3定位書簽3.6.4刪除書簽3.6.1添加書簽添加書簽的具體操作步驟如下。

①單擊要插入書簽的位置或者選定要加書簽的一段文字。

②單擊【插入】菜單中的【書簽】菜單項，會出現(xiàn)如圖3-6所示的對話框。圖3-6【書簽】對話框3.6.2顯示書簽書簽在默認的情況下是隱藏起來的。如果要在屏幕上顯示書簽，則可以通過以下的操作步驟來實現(xiàn)。

①單擊【工具】→【選項】菜單項，彈出【選項】對話框，切換到【視圖】選項卡。

②在【顯示】選項組中選中【書簽】復(fù)選框。

③然后單擊【確定】按鈕即可。這樣如果已經(jīng)為一項內(nèi)容指定了書簽，該書簽就會以括號（[…]）的形式出現(xiàn)。如果是為一個位置指定的書簽，則該書簽會顯示為I形標(biāo)記。3.6.3定位書簽在定義了書簽之后，用戶可以使用兩種方法對書簽進行定位。3.6.4刪除書簽刪除書簽的方法很簡單。單擊【插入】菜單中的【書簽】菜單項，在彈出的【書簽】對話框中選擇要刪除的書簽名，最后單擊【刪除】按鈕即可。3.7.1使用審閱3.7.2插入批注3.7審閱與批注3.7.3查找批注3.7.1使用審閱單擊【視圖】→【工具欄】→【審閱】菜單項即可打開【審閱】工具欄，用戶可以通過此工具欄中提供的功能按鈕來完成文檔的審閱工作，如圖3-8所示。圖3-8【審閱】工具欄3.7.2插入批注在文檔中插入批注的具體操作步驟如下。

①選定要設(shè)置批注的文本或內(nèi)容，或?qū)⒐鈽?biāo)定位到要插入批注的文本的后面。

②單擊【插入】→【批注】菜單項，此時將在選定文本處引入一個有色批注框，排列在右邊的頁邊距處。

③在批注框可以輸入批注的正文。

④輸入完畢后，單擊文檔窗口的其他任何區(qū)域即可完成當(dāng)前批注的創(chuàng)建。3.7.3查找批注一篇文章可能有很多人審閱，要查找某一位特定審閱者所做的批注則是一件非常麻煩的事情。而在Word2003卻可以將此問題變得簡單方便，只要單擊【審閱】工具欄中的【顯示】按鈕，然后從彈出的下拉菜單中選擇【審閱者】菜單項，在其級聯(lián)菜單中用戶就可以選擇某一位特定的審閱者，以便在批注窗口中查看這位審閱者所做的批注.3.8.1添加修訂標(biāo)記3.8.2拒絕或接受修訂3.8使用修訂標(biāo)記3.8.1添加修訂標(biāo)記添加修訂標(biāo)記的方法有以下三種：

①在【保護文檔】任務(wù)窗格中選擇