新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理

新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理

信息技術(shù)的開展為新時(shí)期政府采購檔案的創(chuàng)新管理提供了可能，本文我們將結(jié)合政府檔案采購工作現(xiàn)狀、政府采購檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)以及實(shí)現(xiàn)檔案采購的創(chuàng)新化管理等問題展開闡述，以供參考。

1新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

新時(shí)期政府采購檔案的管理人員如何適應(yīng)信息時(shí)代的開展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個(gè)問題還是要從管理員本身出發(fā)，提高自身的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)才能從基本上解決這個(gè)問題！提高檔案建立意識(shí)，如果管理員不能樹立一個(gè)良好的檔案建立意識(shí)，將很難意識(shí)到檔案收集的重要性，最終導(dǎo)致管理員對(duì)檔案出現(xiàn)的情況不能進(jìn)行及時(shí)有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進(jìn)行專業(yè)的管理知識(shí)培訓(xùn)，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，懂得控制與維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性與實(shí)時(shí)性，根據(jù)電子檔案的特性進(jìn)行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計(jì)算機(jī)的不斷開展，檔案管理員的計(jì)算機(jī)錄入知識(shí)已經(jīng)得到遍及，但是這并不意味著每個(gè)人都能很好的操作，相反，管理員對(duì)于相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫的掌握還有待提高，除此之外，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化與效勞技能單一的情況依舊存在，政府一定要對(duì)這些問題進(jìn)行改良，因?yàn)檫@種落后的技能已經(jīng)不再適用信息技術(shù)應(yīng)用的新要求。

1.2檔案信息化建設(shè)的不標(biāo)準(zhǔn)性

縱觀大局，我國政府采購檔案的信息化建設(shè)其實(shí)還處于起步期，這就導(dǎo)致了管理員在對(duì)檔案的管理上具體操作不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，說到底還是因?yàn)檎y(tǒng)一管理機(jī)制的不足，最終造成了各個(gè)集中采購機(jī)構(gòu)采購檔案的標(biāo)準(zhǔn)性差、開發(fā)性差、效勞性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢(shì)并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應(yīng)。再具體的操作過程中，有的機(jī)構(gòu)甚至?xí)霈F(xiàn)將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，極大的降低了利用率。

1.3平安保障的不足

這種平安保障的不足主要體現(xiàn)在兩方面，一方面來源于檔案管理平安意識(shí)的不足，另一方面來源于管理辦法的不足。管理員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的含糊性，往往造成采購檔案信息喪失泄密的情況發(fā)生，給政府部門甚至國家?guī)韲?yán)重的損失。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用為新時(shí)期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理辦法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應(yīng)用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的平安隱患，比方，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發(fā)生都極易影響檔案的準(zhǔn)確性與平安性。

2新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和重要性

2.1傳統(tǒng)的檔案管理具有數(shù)據(jù)大、分類復(fù)雜等缺點(diǎn)，造成了查詢時(shí)間的耗損，另外，傳統(tǒng)檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵?jǐn)_，從而導(dǎo)致了檔案資料寄存的不長(zhǎng)久性，傳統(tǒng)檔案這種費(fèi)時(shí)費(fèi)勁的管理已經(jīng)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)社會(huì)開展的需求。

2.2新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理在中學(xué)美術(shù)檔案管理上的運(yùn)用，將在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的弊端。

〔1〕便于查閱：新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，其完整性便于查閱；

〔2〕節(jié)省空間：這種信息化的管理節(jié)省了資料儲(chǔ)藏空間，不用再大費(fèi)周章的進(jìn)行大空間的歸納，，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類相比有明顯的優(yōu)勢(shì)；

〔3〕利于維護(hù)：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對(duì)相關(guān)檔案的維護(hù)，提高了管理效率；

〔4〕節(jié)省勞力：傳統(tǒng)管理的復(fù)雜性往往需要在對(duì)檔案的管理上花費(fèi)相當(dāng)多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運(yùn)用的簡(jiǎn)單化與精細(xì)化具有方便快捷，效率高的特點(diǎn)，節(jié)省了勞力；

〔5〕方便檢索：信息化管理的另一大優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在使用上，傳統(tǒng)的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進(jìn)行一一勘察，而信息化管理那么可以直接通過編制檢索工具，進(jìn)行關(guān)鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

〔6〕通過政府采購檔案的信息化管理，對(duì)于教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)而言，將會(huì)實(shí)現(xiàn)全國性教育平臺(tái)的構(gòu)建，同時(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)校與圖書館在線統(tǒng)一的局面，最終得以接入互聯(lián)網(wǎng)和政府教育平臺(tái)；最重要的是，政府通過自己出資的方式對(duì)教育資源進(jìn)行購置，然后提供應(yīng)學(xué)校和學(xué)生；針對(duì)性的加強(qiáng)信息技術(shù)能力的教育和培訓(xùn)，以適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

2.3政府采購信息化與傳統(tǒng)最大的不同就是，它是依據(jù)計(jì)算機(jī)為根底實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時(shí)間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益開展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成了規(guī)模的集中采購。檔案信息化管理的運(yùn)用效勞了群眾，這是檔案現(xiàn)代化開展的客觀要求，也是社會(huì)信息化的重要要求。

3新時(shí)期政府采購檔案信息化管理的創(chuàng)新對(duì)策

3.1加強(qiáng)管理意識(shí)

提高管理員的檔案管理意識(shí)是整個(gè)檔案完善工作的第一步，也是關(guān)鍵一步，因?yàn)橹挥信まD(zhuǎn)管理員的思想意識(shí)才能為信息化檔案采購工作的積極進(jìn)行打好根底。這種管理意識(shí)包括管理員的現(xiàn)代化意識(shí)、信息化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理意識(shí)等等。另外，政府應(yīng)該對(duì)以往的檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的完善，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算為依托，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)，政府管理員要充沛發(fā)揮自身的主動(dòng)性，積極利用信息化成果進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)，把不同層次、不同部門的辦公都實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，將其納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，促進(jìn)管理工作水平的提高。

3.2提高檔案信息化平安保障

政府一定要對(duì)檔案做好針對(duì)性的平安保密規(guī)定，以防檔案信息的流失，充沛確保檔案的平安性與完整性。對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)的安裝，從基本上保障系統(tǒng)的平安。

3.3提高管理員技術(shù)水平

管理員技術(shù)水平的上下直接影響著政府采購檔案的信息化建設(shè)，因此，提高管理員技術(shù)水平是實(shí)現(xiàn)采購檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。新時(shí)期政府采購檔案管理的信息化創(chuàng)新要求管理員必須具備堅(jiān)實(shí)的理論知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，這種復(fù)合型人才的打造才是當(dāng)前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、外出進(jìn)修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)新時(shí)代提出的新要求，從而推進(jìn)政府采購檔案信息化管理工作的發(fā)展。

3.4檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范的統(tǒng)一化，提高工作效率。同時(shí)，政府部門一定要解決好電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制〞保留的問題，實(shí)現(xiàn)兩者之間的“通道〞建設(shè)，針對(duì)兩者之間的特點(diǎn)，制定合乎現(xiàn)實(shí)的管理規(guī)章制度。

4結(jié)語