C-TPAT文件控制程序

C-TPAT文件控制程序目的對(duì)于本公司運(yùn)營(yíng)反恐安全文件進(jìn)行控制，以確保：1)文件的充分性和有效性；2)防止未經(jīng)批準(zhǔn)或作廢文件的非預(yù)期使用；3）文件能夠滿足美國(guó)海關(guān)C—TPAT防恐指導(dǎo)要求。范圍本程序適用于公司反恐體系文件的編制、發(fā)放、使用、變更、回收、作廢等一系列活動(dòng)進(jìn)行必要的控制。程序文件編制3.1.1各部門按照反恐要求編寫相應(yīng)的反恐程序文件及相應(yīng)的記錄表單。文件編號(hào)3.2.1由公司指定安全員按照文件編號(hào)規(guī)則統(tǒng)一對(duì)反恐程序文件進(jìn)行編號(hào)。文件審核3.3.1反恐程序文件和記錄表單統(tǒng)一由公司安全經(jīng)理進(jìn)行審核。文件批準(zhǔn)3.4.1反恐程序文件統(tǒng)一由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。文件歸檔3.5.1安全員對(duì)受控文件進(jìn)行分類建檔，并建立《文件更新一覽表》，以便對(duì)文件的版本的有效性進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理；3.5.2各類文件的原稿最終批準(zhǔn)后統(tǒng)一交由安全員歸檔保存；3.5.3各部門也應(yīng)對(duì)反恐文件建立《文件更新一覽表》，以便對(duì)文件版本的有效性進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。受控發(fā)放3.6.1對(duì)于需要發(fā)放至部門或現(xiàn)場(chǎng)的文件，由安全員填寫《文件收發(fā)記錄表》按規(guī)定范圍發(fā)放，文件領(lǐng)用者需在《文件收發(fā)記錄表》上簽名領(lǐng)取。所有發(fā)放的文件需在文件上和其發(fā)放的記錄上按注明相應(yīng)的分發(fā)號(hào)，并作好分發(fā)記錄，以便于追溯。各部門必須建立屬于本部門文件的文檔目錄，并定期進(jìn)行更新，以確保部門文件的保存完整及有效性。3.6.2所有發(fā)放至公司內(nèi)部使用的文件為受控文件，須加蓋“受控”印章及部門編碼，所有發(fā)放給客戶、供方或第三方機(jī)構(gòu)參考的文件為非受控文件，須加蓋“非受控”印章由公司提供給供應(yīng)商或船運(yùn)公司的內(nèi)審表視為“非受控文件”。文件使用3.7.1受控文件的原件一律不外借，如需臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)向安全員說明，借閱者應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還，到期不歸還者由安全員負(fù)責(zé)查明原因并收回；3.7.2所有受控文件不得亂涂亂改、標(biāo)注或故意損壞。凡于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置為共享的文件，一律設(shè)定為“只讀”，除安全員外，任何人無權(quán)改寫。所有共享文件（除記錄表單外），使用部門不得隨意下載，下載文件如無文控中心加蓋受控印章，均為無效文件。因特殊情況下載文件時(shí)必須通過安全經(jīng)理，任何人不得私自下載。3.7.3文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，使用人應(yīng)到安全員辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補(bǔ)發(fā)新的文件。新文件的分發(fā)號(hào)仍用原文件分發(fā)號(hào)，收回的破損文件須加蓋“作廢”章。變更與新增3.8.1部門反恐程序文件需要進(jìn)行變更，需由部門向安全員提出申請(qǐng)，文件變更后交由安全經(jīng)理審核后由安全員受控發(fā)行，舊版回收作廢，反恐手冊(cè)（反恐計(jì)劃）更新周期為6個(gè)月；3.8.2部門需要反恐文件新增時(shí)，需由部門向安全員提出申請(qǐng)，文件變更后交由安全經(jīng)理審核后由安全員受控發(fā)行，舊版回收作廢；換版與作廢3.9.1文件的版本依次用26個(gè)大寫英文字母A-Z/數(shù)字（0-5）來表示，首次版本為A/0。當(dāng)進(jìn)行小范圍修改時(shí)，版本依次為A/0、A/2、……，當(dāng)文件修改至A/5后即整個(gè)文檔進(jìn)入B/0，依此累進(jìn)。大范圍(40%以上的內(nèi)容)修改可由上一個(gè)英文字母的版本直接進(jìn)入下一個(gè)英文字母的版本，如“A/0”—“B/0”。文件換版后，原版文件作廢，換發(fā)新版本；3.9.2文件因換版、丟失、破壞、取消等原因需作廢時(shí)，由安全員按《文件收發(fā)記錄表》收回作廢的文件，經(jīng)核實(shí)后，在收回的作廢文件上加蓋“作廢”章。文件編號(hào)□□-□□-□□反恐