大型活動執(zhí)行手冊14008

四川省葉氏文化研究會清明大型祭祖活動履行手冊流程安排是大綱先期準(zhǔn)備是基礎(chǔ)合作履行是重點控制應(yīng)變是保障細(xì)節(jié)的把控決定成效后期追蹤是超越的所在第1頁共19頁目錄2246:699:1113第2頁共19頁一、手冊說明本手冊議論對象為葉氏家族清明祭祖活動招待會務(wù)等項目，因為大型公然性每年四川葉氏清明祭祖活動工作較為復(fù)雜，波及媒體宣傳以及更多繁瑣的現(xiàn)場服務(wù)等事宜,所以,清明祭祖活動需要在詳細(xì)履行中擬訂謹(jǐn)慎周祥的活動履行方案，本履行手冊僅為葉氏家族清明祭祖活動供給原則性指導(dǎo)。本手冊將活動履行分為七個環(huán)節(jié)：信息交流、方案擬訂、開會分工、活動籌辦、全體排演、現(xiàn)場履行和會后跟進(jìn)，以供履行負(fù)責(zé)人掌握整個履行過程，防止因缺少程序和規(guī)劃而造成履行疏忽或誤差，實現(xiàn)清楚的活動掌握、周祥而創(chuàng)新的方案設(shè)計、明確的人員分工安排、完滿的現(xiàn)場履行和連續(xù)到位的會后跟進(jìn),最后達(dá)成一個完滿的活動履行過程。二、活動環(huán)節(jié)一：信息交流信息交流是活動履行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息交流以及對活動成熟地思慮是活動舉辦成功的基礎(chǔ),也能盡可能防止因為活動理解誤差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費(fèi)等問題。所以活動履行負(fù)責(zé)人須在活動正式籌辦以前，與領(lǐng)導(dǎo)和其余人士進(jìn)行充分交流,在可同意的范圍內(nèi)爭取認(rèn)識盡可能多的信息,填寫以下活動信息交流表，再籌備下一步工作。第3頁共19頁活動信息交流表活動名稱20年度四川葉氏大型祭祖活動活動時間20年月日活動地址舉辦單位四川葉氏文化研究協(xié)辦/聯(lián)辦執(zhí)四川葉氏文化研究會行單位會分會履行負(fù)責(zé)人活動規(guī)模人活動目的意追憶生命源泉，擔(dān)當(dāng)生命責(zé)任。凝集家族力量，復(fù)興葉氏家族義主要領(lǐng)導(dǎo)葉氏省會領(lǐng)導(dǎo)、各分會領(lǐng)導(dǎo)貴賓邀請省客聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)媒體邀請主要流程招待標(biāo)準(zhǔn)其余要求三、活動環(huán)節(jié)二：方案擬訂活動方案是活動履行的指導(dǎo)性文件。在活動信息交流達(dá)成以后,履行第4頁共19頁負(fù)責(zé)人填寫活動信息交流表，自己或履行方擬訂活動方案與活動履行方案（草稿）,組織各部門議論，依據(jù)改正建議形成活動履行方案（第二版）,提交給領(lǐng)導(dǎo)批閱，最后依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)建議擬訂活動履行方案（最后版）。其整體流程以下：履行負(fù)責(zé)人信息交流填寫活動信息交流表擬訂活動方案與履行方案與各部門議論（第二版）將活動方案（第二版）提交給領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)建議確立最后方案一般性活動簡要方案基本因素：1、活動名稱與目的；2、活動時間與地址;3、舉辦/聯(lián)辦/協(xié)辦單位;4、與會領(lǐng)導(dǎo)、貴賓、媒體與規(guī)模；5、簡要流程.重要活動精美方案基本因素：1、活動名稱、背景、目的、意義與口號;2、舉辦/包辦/聯(lián)辦單位；3、活動時間地址；第5頁共19頁4、活動與會領(lǐng)導(dǎo)、貴賓、媒體與規(guī)模；5、活動詳盡流程；6、資助機(jī)構(gòu)與合作媒體；7、活動會務(wù)服務(wù)；8、其余事項?；顒勇男蟹桨傅幕疽蛩兀夯顒訒r間、地址、名稱、規(guī)模、與會領(lǐng)導(dǎo)、舉辦/活動基本信息聯(lián)辦單位等履行團(tuán)隊分工A、履行總負(fù)責(zé)人；B、履行小組負(fù)責(zé)人；C、詳細(xì)組員名單.先期籌辦事宜A、籌辦事宜列項;B、人員分工安排；C、籌辦日程安排?，F(xiàn)場履行事宜A、現(xiàn)場部署說明；B、現(xiàn)場活動流程；C、現(xiàn)場任務(wù)列項.第6頁共19頁D、人員分工安排；活動后期工作A、后期事項明細(xì)；B、人員分工安排;C、達(dá)成時限要求.活動財務(wù)估算活動合同簽署活動應(yīng)急方案其余事項大型公然活動同時需擬訂招商資助方案。四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工活動先期，建立活動小組，由小組負(fù)責(zé)人按期召開活動信息交流會議，進(jìn)行初步的工作分工?；顒臃桨复_立后,履行負(fù)責(zé)人招集全體工作人員，舉行活動工作安排會,詳盡介紹活動信息及其詳細(xì)人員安排，同時認(rèn)識全體人員時間和工作任務(wù)狀況，聽取反應(yīng)建議,實時進(jìn)行工作調(diào)整與方案完美，最后確立全體人員分工：(依據(jù)活動的規(guī)模及性質(zhì)，報請領(lǐng)導(dǎo)召開各部分協(xié)調(diào)會,獲得更多的部分輔助）工作安排會三個目的：1、敘述活動各項狀況；2、明確人員分工安排；第7頁共19頁3、聽取反應(yīng)建議。工作安排會環(huán)節(jié)：1、履行負(fù)責(zé)人主持會議，介紹活動基本狀況；2、履行負(fù)責(zé)人介紹人員分工安排；3、工作人員重述自己職責(zé)與安排；4、聽取反應(yīng)建議并實時協(xié)調(diào)；5、領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)講話.分工管理方法：因為活動現(xiàn)場的參加人員數(shù)目大、事物繁瑣。為了提升活動實行階段的管理效率，實行操作程序的管理.由項目負(fù)責(zé)人擬訂整體工作分工方案，而后由各項工作的詳細(xì)負(fù)責(zé)人再去擬訂針對自己工作的詳盡分工計劃,再交于項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計劃匯總，以此控制整個活動進(jìn)度。項目負(fù)責(zé)人制。項目負(fù)責(zé)人的一致安排，團(tuán)結(jié)協(xié)作相互當(dāng)合，所安排的人員，從活動籌辦先期到活動現(xiàn)場履行，再到活動后期，向來負(fù)責(zé)到底，進(jìn)而進(jìn)一步保證活動的進(jìn)度速度和效率。第8頁共19頁部門職能負(fù)責(zé)人履行方備注總指揮活動的整體策劃、監(jiān)察、協(xié)調(diào)、控制副總指項目的監(jiān)察、協(xié)調(diào)、控制揮副會務(wù)1、各部門協(xié)調(diào)組長：總協(xié)調(diào)2、召開協(xié)調(diào)會組員:指領(lǐng)導(dǎo)1、領(lǐng)導(dǎo)邀請(名組長:對接：后勤揮招待單)組員：2、領(lǐng)導(dǎo)餐宿、簽到3、領(lǐng)導(dǎo)用車安排4、領(lǐng)導(dǎo)演講稿5、領(lǐng)導(dǎo)參會路線檢查貴賓1、貴賓邀請（名組長：第9頁共19頁招待單）組員：2、貴賓餐宿3、貴賓用車安排媒體1、媒體邀請（名組長：招待單）組員：2、媒體餐宿3、媒體簽到舞美1、舞美敦促、檢組長：設(shè)計查組員：2、證件管理3、各地區(qū)視覺管理文字1、新聞通稿組長：資料2、領(lǐng)導(dǎo)演講稿組員：3、主持人串詞4、會務(wù)文字資料5、通信錄后勤1、生活用水組長：保障2、餐宿、用車組員:3、其余安保1、證件檢查組長：第10頁共19頁消防2、現(xiàn)場指引組員：3、現(xiàn)場管理拍照1、籌辦前的影像攝像2、現(xiàn)場影像3、活動資料采集信息1、志愿者管理2、禮儀其余3、信息共享、通知五、活動環(huán)節(jié)四:活動籌辦在明確活動方案和人員分工，正式進(jìn)入活動籌辦環(huán)節(jié)，活動籌辦是活動的真實履行環(huán)節(jié)，是細(xì)化深入的過程，主要包含以下內(nèi)容:現(xiàn)場勘查、貴賓邀請招待、活動進(jìn)度、物料準(zhǔn)備、現(xiàn)場部署、應(yīng)急方案、安全保障、后勤保障、財務(wù)估算與文件管理.1、貴賓邀請招待及招待方案：領(lǐng)導(dǎo)邀請和招待貴賓邀請和招待媒體邀請和招待邀請媒體名單媒體簽到住宿登記表第11頁共19頁媒介分工(活動現(xiàn)場地點）專訪安排（名單、Q&A、）活動進(jìn)度擬訂嚴(yán)格的活動籌辦各項內(nèi)容的進(jìn)度表：物料準(zhǔn)備現(xiàn)場部署應(yīng)急方案現(xiàn)場所有AV設(shè)備（包含筆錄本電腦）均需在活動進(jìn)場前、進(jìn)場后進(jìn)行多次檢查，以保證所有設(shè)備的優(yōu)秀運(yùn)行?；顒舆M(jìn)行中對所有文件同時在兩臺筆錄本上備份，以防現(xiàn)場一部第12頁共19頁出現(xiàn)問題立刻可切換另一部天氣變化安保事件在活動地區(qū)四周及主要通道處安排工作人員及保安，防備半途發(fā)生突發(fā)事件，如發(fā)買賣外變化實時勸導(dǎo)貴賓.如場內(nèi)發(fā)生雜亂時由場內(nèi)的工作人員及禮儀快速引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)到安全地區(qū)，保證在場領(lǐng)導(dǎo)的安全。同時負(fù)責(zé)人利用處內(nèi)廣播對場內(nèi)的人員進(jìn)行指引和分散。安全保障活動的時間、地址、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；安全工作人員狀況、數(shù)目和任務(wù)分派、辨別標(biāo)記;場所建筑和設(shè)備的消防、安全狀況；場所人員的審定容量；快速分散人員的預(yù)備舉措。后勤保障安排特意工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)定及送到指定工作人員用車和司機(jī)文件打印資料裝袋、運(yùn)輸和寄存物件領(lǐng)取登記生活用水財務(wù)估算文件管理第13頁共19頁活動中所波及到的文件檔案主要包含各樣審批的行政文件、有關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、有關(guān)證件單據(jù)等，需實時整理，讓文件在活動的過程在各個需要文件的工作人員中實時傳達(dá)。讓工作人員能實時認(rèn)識整個活動過程，進(jìn)而提升工作效率?；顒佑嘘P(guān)物質(zhì)會議物質(zhì)項目基本內(nèi)容會務(wù)文具打印機(jī)、訂書機(jī)、紙筆、膠帶等會議電子資料演講PPT、開場背景PPT、背景音樂、視頻貴賓簽到簿、活動議程單、會議介紹、會務(wù)其會議發(fā)放資料它資料六、活動環(huán)節(jié)五：全體排演針對重要公然活動，或其余有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的活動,需提早對重要環(huán)節(jié)進(jìn)行排演，以增添工作人員活動履行的嫻熟度，發(fā)現(xiàn)此中存在的問題。需要排演的重要環(huán)節(jié)往常包含領(lǐng)導(dǎo)招待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領(lǐng)導(dǎo)歡送環(huán)節(jié)，此中重要儀式環(huán)節(jié)因為此中工作許多，需要多人的配合，往常需要進(jìn)行多次排演。排演人員安排排演總導(dǎo)演:履行負(fù)責(zé)人排演人員:被排演環(huán)節(jié)的工作履行人員;陪練人員：其余環(huán)節(jié)工作人員,表演與會貴賓；問題紀(jì)錄人員：第14頁共19頁七、活動環(huán)節(jié)六：現(xiàn)場履行1、再次排查：于活動正式開始前，所有工作人員提早就位,履行負(fù)責(zé)人須聯(lián)合排演狀況,對現(xiàn)場工作進(jìn)行全面排查，特別排查波及領(lǐng)導(dǎo)安排的重要環(huán)節(jié).人員分工：工作人員重述自己的工作職責(zé)，保證所有人員所有到位；物件擺放：現(xiàn)場桌椅、桌牌、茶水、資料、鮮花、信紙和筆能否擺放齊整；房子陳設(shè)：房子內(nèi)部陳設(shè)能否雅觀、潔凈、整齊;電子設(shè)備：電子設(shè)備能否運(yùn)行正常,所有音頻、PPT等電子資料能否已完整到位；領(lǐng)導(dǎo)禮物：檢查禮物能否到位并擺放齊整，工作人員能否清楚不同領(lǐng)導(dǎo)的禮物類型。2、領(lǐng)導(dǎo)招待:建立活動招待組，分設(shè)多個招待小組，每個小組由兩人構(gòu)成，由招待組組長負(fù)責(zé)小組間的協(xié)調(diào)，實時分配。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出席時，小組此中一名接待人員負(fù)責(zé)指引歇息室，另一名于招待處迎接其余領(lǐng)導(dǎo)。重要領(lǐng)導(dǎo)由公關(guān)人員陪伴部門領(lǐng)導(dǎo)到門口進(jìn)行迎接.招待工作的往常流程：聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)或其部門領(lǐng)導(dǎo)，確認(rèn)活動地址、交通路線圖等信息，早先告訴迎接事宜;領(lǐng)導(dǎo)即到時，招待小組須注意來往車輛，到迎接處準(zhǔn)備好，車輛第15頁共19頁一到即主動上前迎接；關(guān)于須由部門領(lǐng)導(dǎo)親身迎接的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)即到時招待小組負(fù)責(zé)人提早電話見告部門領(lǐng)導(dǎo)；活動禮儀指引領(lǐng)導(dǎo)入歇息室，并立刻安排茶水?；顒娱_始招待人員負(fù)責(zé)指引至活動現(xiàn)場；3、現(xiàn)場配合：活動履行負(fù)責(zé)人依據(jù)活動履行方案,列明現(xiàn)場需要履行的工作,并進(jìn)行工作人員仔細(xì)安排，以配合現(xiàn)場活動流程中的所有工作.4、活動用餐：提早安排好用餐座次,于餐桌上早先齊整擺放桌牌；實時指引領(lǐng)導(dǎo)至用餐地址，直至每位領(lǐng)導(dǎo)就座達(dá)成；在至用餐地址路上，需注意提包、拿衣服和活動資料，并確認(rèn)能否有領(lǐng)導(dǎo)物件遺落;用餐現(xiàn)場起碼有一名工作人員,實時分配服務(wù)員，服務(wù)現(xiàn)場。5、歡送領(lǐng)導(dǎo)及禮物發(fā)送第一集體歡送國家領(lǐng)導(dǎo)人和省部級重要領(lǐng)導(dǎo),再歡送其余領(lǐng)導(dǎo)或公司家；關(guān)于有司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)，提早將禮物給領(lǐng)導(dǎo)司機(jī)或部門領(lǐng)導(dǎo)；關(guān)于未帶司機(jī)的參加領(lǐng)導(dǎo)，活動結(jié)束后由特意工作人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)發(fā)送禮物。八、活動環(huán)節(jié)七：會后跟進(jìn)第16頁共19頁會后跟進(jìn)工作也是活動的重要環(huán)節(jié)。于活動結(jié)束以后,需實時對活動進(jìn)行跟進(jìn)整理,詳細(xì)包含以下幾個方面：1、感謝短信發(fā)送于活動結(jié)束后，需實時對與會領(lǐng)導(dǎo)的參會和支持表示感謝。2、會議/活動紀(jì)要于活動結(jié)束后，工作人員實時整理活動錄音、視頻和會議記錄，撰寫會議/活動紀(jì)要,針對重要活動，需要形成活動記錄，甚至形成會議/活動成就書本。3、活動新聞稿活動結(jié)束的當(dāng)日夜晚,工作人員整理活動新聞稿，保證次日實時進(jìn)行新聞公布。4、音像資料整理活動結(jié)束后實時對活動圖片、視頻等音像資料進(jìn)行整理、修飾和剪輯,重要活動的視頻和圖片還須進(jìn)行刻盤,連同其余活動成就資