檔案的管理方法檔案編制及目錄格式

1/1檔案的管理方法檔案編制及目錄格式檔案的管理、整理方法、檔案號編制及目錄格式

檔案管理制度

檔案建設(shè)是全面建設(shè)和長遠發(fā)展的最基礎(chǔ)性的、不容缺失的重要內(nèi)容。全體工作人員都要樹立強烈的檔案管理意識，從每個人員、從每項工作、每個環(huán)節(jié)做起，認真加強檔案建設(shè)。

（一）檔案收存的范圍

1、行政檔案：

①上級下發(fā)的各類文件

②發(fā)出的的各類文件

③及各部門工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)、請示、報告、函復、文稿等

④各種會議通知、會議記錄及會議紀要、講話文稿等

⑤出具的或蓋章的信函、報表等

⑥各類統(tǒng)計資料

2、人事檔案

①在編人員的檔案材料

②人員招聘的相關(guān)材料

③各類工作人員的登記表、花名冊、及相關(guān)資料。

④工作人員聘用合同、工資待遇審批表及相關(guān)資料。

⑤掛靠人員相關(guān)資料以及掛靠單位的委托通知、協(xié)議、待遇及支付方式等。

⑥工作人員政治身份、職務(wù)、級別、崗位、待遇變化的相關(guān)資料。

⑦工作人員年度考評資料、鑒定及各類獎懲的組織正規(guī)結(jié)論及相關(guān)材料。

⑧工作人員申請、申訴及其它信息資料。

3、財務(wù)檔案

①日常支出的財務(wù)憑證、賬目、審批手續(xù)及報表。

②年度預算、中期預算調(diào)整、決算及審批資料。

③專項收、支的立項計劃、執(zhí)行情況及審批資料。

④對外投資、借貸及合作項目的財務(wù)執(zhí)行情況跟蹤監(jiān)管的相關(guān)資料。

⑤各種稅費、社保金交納的相關(guān)資料。

⑥固定資產(chǎn)購置、使用、核銷的相關(guān)資料。

⑦年度、季度及專項財務(wù)分析報告。

4、業(yè)務(wù)檔案

①歷年以省局名義或經(jīng)濟發(fā)展中心、培訓中心、職業(yè)技能鑒定指導中心名義上報、下發(fā)的相關(guān)培訓、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)項目文件。

②歷年培訓、職業(yè)技能鑒定及其它業(yè)務(wù)工作計劃、總結(jié)及相關(guān)資料。

③各類教材、教案、大綱、復習題庫等資料。

④教員、考評員隊伍相關(guān)資料。

⑤各類、各批學員報名、學習、考試、考評發(fā)證或?qū)W分登記相關(guān)資料。

⑥各類業(yè)務(wù)會議紀要（記錄）、合作協(xié)議、項目意見書等相關(guān)資料。

⑦因業(yè)務(wù)需要購置的（或上級下發(fā)的）雜志、圖書、資料、音像制品及自制的照片、錄相、錄音資料等。

⑧網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)資料。

⑨重大專項活動的籌備、組織實施、總結(jié)等專題項目資料。

⑩歷年物業(yè)管理、機關(guān)食堂管理的相關(guān)資料。

其它有價值的資料。

（二）檔案管理體制：

檔案實行統(tǒng)一管理。部門分類管理的二級管理體制。

1、建立檔案室，對及各部門檔案資料正本統(tǒng)一管理。辦公室分工專人管理檔案。

2、人事、行政財務(wù)檔案由直接管理。業(yè)務(wù)檔案由各部門專（兼）職檔案管理員負責對本部門檔案資料進行采集、建檔；正本交檔案室管理，副本留部門使用。

3、分管主任為檔案建設(shè)責任人。各部門主任為部門檔案建設(shè)責任人。及各部門專（兼）職檔案管理員對各自負責的檔案負直接責任。

4、根據(jù)工作需要，主管會計可在財務(wù)室保留當年和前一年的財務(wù)檔案，爾后逐年建檔移送檔案室保管。各部門業(yè)務(wù)檔案副本在部門保留時間控制在五年以內(nèi)。第六年起向檔案室移交。

（三）立卷和歸檔

1、各部門辦理完畢的文件、資料經(jīng)過挑選，分項或分類立卷、編號歸檔。

2、一般文件資料應(yīng)分級、分類按時間先后編號立卷。原則上一年成卷。年終歸檔。

3、人事檔案分綜合與個人二類建檔。綜合檔案年初立卷、年終歸檔。個人檔案隨機立卷并歸檔。

4、重大專項活動一般在立項時建檔，項目完成后成卷并及時歸檔。

5、各部門業(yè)務(wù)檔案（除專項檔案外）要在年初分類立卷，次年初歸檔。

6、凡具有法律性文書，一經(jīng)生效即要歸檔。凡涉密性文件，即時形成，即時歸檔。

7、各類圖書、雜志、報紙、音像資料要及時收集，立卷歸檔。

8、對有價值的外部信息，網(wǎng)絡(luò)維護員和檔案管理員要逐日瀏覽，及時收集，立卷歸檔。

9、歸檔要求：①檔案必須具有真實性。所有資料應(yīng)為原始資料。②檔案必須具有完整性。每個案卷力求資料齊全。③檔案必須具有價值性。立卷要避免雜亂無章，做到分類、分項、分目清晰；要避免重復立卷，同一事件只立一個卷目；要準確分類，不同類型的資料，不能混合立卷。

（四）檔案保管和使用

1、檔案管理人員只要對檔案卷宗分類編號、登記注明立案單位、姓名、類別、內(nèi)容頁數(shù)，并對案卷確定密級編制頁碼、分類存放，做到分類清晰、放置有序，便于查閱。

2、檔案室要設(shè)置防潮、防蛀、防火的檔案柜（箱），安置防盜門、窗和消防器材，確保檔案安全。

3、和各部門檔案要分工專人保管，在人員變動時，要認真做好移交。

4、檔案管理人員要加強責任心，切實按要求管理好檔案，切實做到不損壞、不丟失、不錯漏任何案卷（含音像網(wǎng)絡(luò)資料）。

5、要強化保密觀念。凡涉密檔案按照保密法規(guī)執(zhí)行。

6、檔案借閱必須填寫申請表，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可借出，并按申請使用時限及時收回。復制檔案必須報經(jīng)分管領(lǐng)導批準。未經(jīng)批準借出、復制、遺失、損壞者，要按損失大小，追究責任。

文書檔案的整理方法

一、概念

文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件。法規(guī)性文件是本單位制定和頒發(fā)的。具有法律性和強制性的文件。行政性文件是本單位為貫徹執(zhí)行法規(guī)、在日常政務(wù)活動中形成的文件材料。目前我國黨政軍機關(guān)、部門使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。簡單地說，就是各單位制發(fā)的“紅頭文件”和“白頭文件”（如總結(jié)、領(lǐng)導講話、情況匯報、合同、協(xié)議等等）。歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

二、歸檔文件規(guī)范整理的基本要求和基本步驟

1、歸檔文件規(guī)范整理基本要求

歸檔文件規(guī)范整理是檔案管理工作的核心和基礎(chǔ)，是一項重要的、承上啟下的工作，整理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的保管和利用。歸檔文件的收集范圍應(yīng)按國家檔案局第8號令公布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和經(jīng)區(qū)檔案局審批的“三合一”制度執(zhí)行。整

理方法應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）和《湖北省歸檔文件整理實施細則》（鄂檔[2001]45號）的規(guī)定，在計算機和專用檔案管理軟件輔助歸檔的前提下，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管、利用和移交進國家綜合檔案館。文件歸檔工作應(yīng)按照國家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理。

2、歸檔文件規(guī)范整理基本步驟

歸檔文件規(guī)范整理按《歸檔文件整理規(guī)則》、《湖北省歸檔文件整理實施細則》的規(guī)定進行。以“件”為單位進行規(guī)范整理?；静襟E為：收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等七個環(huán)節(jié)。

三、歸檔文件的整理方法

1、收集。即是對本單位應(yīng)歸檔的文件材料的接收。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話：

一是處理完畢的文件材料要隨時收；

二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收；

三是本單位發(fā)文，在蓋章時當時收；

四是會議材料，要事先做好工作及時收；

五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地收；

六是常規(guī)性的文件材料，要逐項收；

七是在機構(gòu)人員變動時，要提前收；

八是結(jié)合年終檢查，集中收；

九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷過程中，發(fā)現(xiàn)不全要反復收。

那么，是不是所有收集起來的材料都要歸檔呢？回答是否定的。國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確界定了機關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料和不應(yīng)歸檔的文件材料的范圍。

機關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料：

（1）上級文件材料。需要貫徹執(zhí)行的政策法規(guī)性文件；代上級機關(guān)草擬并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本單位的文件材料等。

（2）本機關(guān)的文件材料。這是重點，也更加符合8號令關(guān)于收集的核心是“以我為主”的要求。包括各類紅頭文件和白頭文件等。主要是指反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；本機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料等。

（3）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料。主要包括雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件；對本單位檢查的重要文件；重要的來往文件等。

（4）下級機關(guān)的文件材料。如報來的重要工作計劃，總結(jié)等法規(guī)性備案文件。

強調(diào)一點：凡屬機關(guān)歸檔范圍的文件材料，必須按有關(guān)規(guī)定向本機關(guān)負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

機關(guān)不應(yīng)歸檔的文件材料：

（1）上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（2）本機關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；

（3）同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（4）下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

2、裝訂

（1）文件的修整。修裱破損文件、拆除金屬物或塑膠殼，復制字跡模糊或易褪變的文件（主要指傳真件）。

（2）文件的裝訂。采用袋裝結(jié)合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”），再裝入斜口袋。

3、分類。即依據(jù)一定的標準，按照文件的來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對文件進行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理體系。

分類方案的設(shè)置：

一般機關(guān)按“年度—機構(gòu)或問題—保管期限”三級分類；歸檔文件少的單位可按“年度—保管期限”兩級分類。保管期限最低一級類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。

如何準確劃分保管期限？國家檔案局8號令中也有明確規(guī)定：

永久保管的文書檔案主要包括：

（1）本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

（2）本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（3）本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（4）本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；

（5）本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（6）本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

（7）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

（8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括：

（1）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（2）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（3）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

（4）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

（5）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；

（6）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（7）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（8）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料；

（9）下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。這些門類檔案的保管期限仍為永久、長期、短期。除科技檔案中的設(shè)備類檔案的保管期限為長期外，其他的都是永久保存。

4、排列

（1）盒內(nèi)歸檔文件排列。在同一保管期限下，按“事由結(jié)合時間”排列。運用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時間先后順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件集中排列。

一件文件的排列順序：

發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前；

收文處理簽和文件為一件，收文處理簽在前；

正件與附件為一件，正件在前；

請示與批復為一件，批復在前；

轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前；

原件與復制件為一件，復制件在前；

無定稿的發(fā)文與簽發(fā)單為一件，發(fā)文在前。

（2）檔案盒上架排列。按“三合一”制度中分類方案設(shè)置的順序上架排列，按年度—類別—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列順序為從上到下，從左到右。

5、編號

（1）檔號的編制。由全宗號—年度號—類別號—保管期限—件號組成。

在編制檔號時，注意五點：

①全宗號是指區(qū)檔案館給各單位的。

②年度號是指歸檔文件形成的年度。

③類別號用大寫拼音字母和阿拉伯數(shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類，阿拉伯數(shù)字為類別號。如“W01”表示文書檔案中的黨群類（或辦公室）

④保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

⑤件號（即文件的排列順序號）規(guī)定為三位數(shù)阿拉伯數(shù)字標注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫流水號。即同一個保管期限的，件號都是從“1”開始。也就是說，同一年度、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號；同一年度、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個流水號；同一年度、不同類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號。這三句話，大家一定要牢牢記住。

檔號舉例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管

期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13號全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。

(2)、頁數(shù)的編制：

頁數(shù)指每件文件的總頁數(shù)（包括處理簽、發(fā)文稿紙、底稿等），在每件文件首頁的右上角，用鉛筆編寫。

（3）歸檔章的編制

歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章蓋在每份文件首面上方的空白處。歸檔章統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫，不得用紅筆、原珠筆、鉛筆、藍色筆填寫。

歸檔章規(guī)范式樣

規(guī)格：16＊45mm

“013”為全宗號；“2009”為年度號；“001”為室編件號，不同保管期限的文件，不允許混編一個流水件號；“W01”為機構(gòu)（問題）；30為保管期限；

填寫時注意一點：館編件號，機關(guān)檔案室不編，待進館時，由國家檔案館編制。其他編寫方法與檔號的編寫一樣。（4）袋號章的編制

袋號章由檔案部門監(jiān)制，印在斜口袋上，項目包括檔號、頁數(shù)。統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫。

袋號章規(guī)范式樣

袋號章填寫式樣如下：

“檔號欄”填寫每件文件的文件級檔號，全宗號、年度號、機構(gòu)或問題、保管期限、件號等項目必須齊全完整，

檔號的編寫方法與前邊的一致。

“頁數(shù)欄”填寫每件文件的總頁數(shù)，空白頁不計頁數(shù)，即見字為一頁，收文含收文處理簽、正式文件；發(fā)文含正式文件、發(fā)文簽、定稿。

6、編目

即編制歸檔文件目錄（一式兩份：一份放入檔案盒，一份作為檢索工具）。歸檔文件目錄的項目：檔號（編在目錄的左上角）、件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。不同類別的歸檔文件目錄要制作目錄封面，便于區(qū)分、查找。

歸檔文件目錄編制式樣如下：

歸檔文件目錄

檔號：013-2009-W01-Y

“檔號”：與前邊介紹的檔號編寫方法有點不一致，不編件號。

“件號”：盒內(nèi)文件的排列順序號（小流水號）。

“責任者”：文件的署名者或發(fā)文機關(guān)，要用全稱或規(guī)范性簡稱。

“文號”：文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號，包括機關(guān)代字、年度、順序號等要全部填寫。如咸安政辦發(fā)（2008）8號。

“題名”：即文件標題，沒有標題或標題不規(guī)范的，應(yīng)自擬標題，用方括號“[]”區(qū)別。如任免文件中有本單位干部的，一定要用方括號“[]”單獨標識。如標題只是“通知”或“批復”的，要自擬標題，外加方括號“[]”。

“日期”

“頁數(shù)”：即文件的總頁數(shù)，與袋號章的頁數(shù)對應(yīng)

“備注”：填寫本盒內(nèi)文件的變化情況或需要注明的情況（有就填）。

7、裝盒

（1）盒內(nèi)材料：按歸檔文件目錄—歸檔文件—備考表順序存放。

（2）裝盒步驟

第一步：在同一年度、同一類別、同一保管期限下，按件號順序裝盒。一盒裝不下，可裝第二盒，排放在一起。在室編起止件號中區(qū)分。

第二步：填寫檔案盒封面，只填寫單位名稱。

第三步：填寫檔案盒脊背各欄目。

“全宗號”：填寫區(qū)檔案館給定的全宗號，暫未給定的不填寫；

“年度”：填寫盒內(nèi)文件形成的年度，用阿拉伯數(shù)字填寫；

“保管期限”：填寫盒內(nèi)文件的保管期限，用漢字或數(shù)字（永久、30、10）表示；

“機構(gòu)（或問題）”：填寫分類方案中相應(yīng)機構(gòu)（或問題）名稱或；

“起止件號”：起止件號分為室編欄和館編欄。機關(guān)檔案室只填寫室編欄，館編欄由檔案館填寫。用阿拉伯數(shù)字填寫本盒內(nèi)歸檔文件的起止號，中間用“—”連接。如“12—18”表示盒內(nèi)第12件到第18件文件。如遇到一盒裝不下，需另裝一盒的同一類別，同一保管期限的，室編起止件號順編。如第一盒為“1—24”，第二盒為“25—38”……

“盒號”：按年度和分類方案排列順序編流水號，一年一個流水號。盒號用鉛筆填寫（如固定好的，可用中性筆寫），其他欄目填寫用碳素墨水或中性筆，也可用黑色印泥蓋章。

文書檔案歸檔整理操作方法

檔案分為文書檔案、科技檔案（基本建設(shè)、科學研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文書檔案就必須學習領(lǐng)會中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）和《海南省歸檔文件整理規(guī)則實施細則》。

二、基本概念：

（一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

（二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。

（三）全宗：指一個獨立的機關(guān)、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設(shè)立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。

（四）全宗號：是檔案館給立檔單位的。

三、整理方法：

（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施：

1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

2.檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如

①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結(jié)、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關(guān)系、干部調(diào)動、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。

以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

（三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領(lǐng)導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

3.裝訂的部位與對齊方式及注意事項：文件裝訂時應(yīng)以左、下側(cè)對齊，以便裝訂和利用。裝訂時，應(yīng)將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進行消毒，否則可能會引起火災）?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

（四）分類：

歸檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。同全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

1.區(qū)分年度

①年度以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結(jié)》應(yīng)歸入2009年。

②跨年度的文件放入辦結(jié)的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2008年度;某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年度歸檔，即歸入2008年。

③幾分文件作為一件，“件”的日期應(yīng)以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。

④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。

⑤文件沒有標注日期時，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。

2.區(qū)分保管期限

將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規(guī)定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半。可以概括為以下四個方面：

①反映機關(guān)主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。

②反映機關(guān)行政管理、行政執(zhí)法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產(chǎn)、地

產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國有資產(chǎn)管理等文件材料。

③反映機關(guān)主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關(guān)、上級領(lǐng)導視察本機關(guān)工作文件材料；本機關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報告、請示、批復、外事活動文件等。

④反映機關(guān)人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調(diào)動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關(guān)的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關(guān)形成文件的重點和核心。

準確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點。《規(guī)定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關(guān)文件為主（即以我為主），在操作時，實現(xiàn)對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：

上級機關(guān)文件：針對本機關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級黨委、政府關(guān)于本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導人任免、人員編制等文件；上級機關(guān)對本機關(guān)或人員的表彰文件；上級機關(guān)對主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見、批復等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。

本機關(guān)文件：反映本機關(guān)主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

同級機關(guān)文件：非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

下級機關(guān)文件：報送的重要的總結(jié)、報告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1.把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限內(nèi)，把同一機構(gòu)（或問題、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對固定。

3.最后在同一保管期限、同一機構(gòu)、問題或文號內(nèi)按成文時間的生后順序排列。

（六）編號

歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文

件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。

1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。

2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2008。

3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4.件號：歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。

件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3(82)

30年件號：1、2、3(73)

10年件號：1、2、3(243)

館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。

（七）編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現(xiàn)對相應(yīng)來文的查找。

歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。

1.件號：填寫室編件號。

2.責任者：指發(fā)文的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。①填寫責任者時一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，如“海南省紀委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡稱。②聯(lián)合發(fā)文責任者過多時，可適應(yīng)省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。③未署責任者的歸檔文件，編目時應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫。

3.文號：文件的發(fā)文字號，是由發(fā)文機關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發(fā)文字號的不填寫。文號欄內(nèi)不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。

4.題名：即文件標題，一般應(yīng)照實抄錄。沒有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫或補充標題，外加“〔〕”號附于原標題之后。如海南省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)[2008]18號文件的通知，應(yīng)重擬提題名并抄錄為海南聲省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國家檔案局關(guān)于汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知。

0708。

6.頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)、文件中有圖文的頁面為一頁。

7.備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。

（八）裝盒

裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

1.裝盒要求：歸檔文件應(yīng)嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級檔案行政管理部門購買。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。

3.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。

4.備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的解釋說明。項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

①盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作

完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關(guān)條目的備注項中加“*”號標示。

②整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。

③檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。

④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

（九）編制檢索工具

1.歸檔說明（全宗說明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本年度內(nèi)設(shè)機構(gòu)設(shè)置情況（領(lǐng)導班子、內(nèi)設(shè)機構(gòu)及領(lǐng)導任職情況）本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷）。

2.打印歸檔文件目錄（采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項目。

全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年

各類檔案號編制范例

一、黨群類：DQ

HLG－2005－???????DCY－DQ11－????

???nnn111DQ11：綜合DQ12：紀檢

HLG－2005－???????DCY－DQ12－????

???nnn111DQ13：組織DQ14：宣傳

M

DQ15：統(tǒng)戰(zhàn)DQ16：工會HLG－2005－???????DCY－DQ17－????

???nnn111DQ17：團委

二、行政類：XZ

HLG－2005－???????DCY－XZ11－????

???nnn111XZ11：綜合XZ12：人事

M

XZ13：監(jiān)審XZ14：武裝保衛(wèi)

HLG－2005－???????DCY－XZ16－????

???nnn111XZ15：總務(wù)XZ16：檔案圖書文博

三、外事類：WS

HLG－2005－???????DCY－WS11－????

???nnn111WS11：綜合WS12：出國境

M

WS13：來校WS14：國際合作HLG－2005－???????DCY－WS15－????

???nnn111WS15：留學生

注：以上三類檔案號的格式為“全宗號-年度-保管期限-機構(gòu)(問題)-件號”

四、教學類：JX

HLG－2005－保管期限－JX11－???????nM1－??????

?--nn11MJX11：綜合JX12：研究生

HLG－2005－保管期限－JX12－???????nM1－??????

?--nn11MJX13：本、專科生

JX14：成教

M

JX15：學科、實驗室JX16：教材HLG－2005－保管期限－JX16－???????nM1－??????

?--nn11M五、出版類：CB

HLG－2005－保管期限－CB11－???????nM1－??????

?--nn11MCB11：綜合CB12：報刊

M

CB13：雜志CB14：書稿HLG－2005－保管期限－CB15－???????nM1－??????

?--nn11MCB15：音像六、財會類：CK

HLG－2005－保管期限－CK11－???????nM1－??????

?--nn11MCK11：綜合CK12：報表

HLG－2005－保管期限－CK12－)1(n-CK13：帳簿CK14：憑證

M

CK15：工資類HLG－2005－保管期限－CK15－)1(n-

注：以上三類檔案號的格式為“全宗號-年度-保管期限