EP環(huán)境記錄管理程序

EP環(huán)境記錄管理程序狀況記錄治理步伐

文件編號：EP-18-10

刊行日期：

版

次：1.0

制訂局部：行政部

核

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狀況記錄治理步伐文件編號：EP-18-10頁

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版次修訂日期修訂內(nèi)容修訂者

/1.02023.01.10初訂陳朝文

1目的

創(chuàng)立公司種種狀況記錄的體例、簽發(fā)、填寫、審核和保管步伐，確保在需要時供應(yīng)狀況治理體系有效運行的證據(jù)。

2適用范疇

適用于本公司狀況治理體系運行有關(guān)記錄的掌握。

3職責(zé)

3.1行政部賣力記錄的制定、編碼、評審、修改、換版和分發(fā)。

3.2各職能局部賣力本局部狀況記錄的體例、填寫、收集、生存。

3.3行政部賣力狀況記錄歸檔及凌駕生存期狀況記錄銷毀的事情。

4事情步伐

4.1本公司狀況記錄內(nèi)容4.1.1狀況記錄是狀況治理體系連續(xù)運行的證據(jù)，其中包羅：

a執(zhí)法法規(guī)及其它要求；b狀況因素和有關(guān)的狀況影響記錄；c狀況培訓(xùn)運動記錄；d狀況目標(biāo)、指標(biāo)和治理方案記錄；e環(huán)保局部供應(yīng)的狀況監(jiān)測數(shù)據(jù)；f狀況違章狀況、事故、投訴和處理懲處記錄；g文件掌握記錄；h狀況信息交換記錄；i供方和承包方信息記錄；j體系日常運行狀況記錄；k狀況審核和治理評審。

4.1.2公司狀況記錄的媒介形式為表格形式，也可以呈其他形式，如硬盤拷貝、電子媒介等。

4.1.3公司狀況記錄種類體例和審定和生存期限見《狀況治理體系文件名目一覽表》。

4.2狀況記錄的分級治理原則4.2.1行政部賣力狀況記錄的編碼、登記、確定歸檔范疇、生存期限、處理要領(lǐng)及需長期生存的狀況記錄和體系運行記錄的治理。

4.2.2各使用狀況記錄的局部賣力相關(guān)狀況記錄表式的體例、填寫、收集、生存和治理。

EMS步伐文件狀況記錄治理步伐編編號EP18版本/版次1/0頁頁次1/3

4.2.3行政部賣力組織體例狀況記錄格式。

EMS步伐文件

狀況記錄治理步伐編編號EP18版本/版次1/0頁頁次2/34.2.4各局部憑據(jù)事情需要對新體例的狀況表式草案，經(jīng)本局部賣力人審核后報行政部匯總審定、編碼，由治理者代表批準(zhǔn)，行政部賣力登記和發(fā)放。

4.3狀況記錄的標(biāo)識和檢索4.3.1憑據(jù)《文件掌握步伐》，每一狀況記錄表式均應(yīng)按規(guī)定有唯一的編號。

4.3.2行政部體例《狀況治理體系文件名目一覽表》以便檢索和治理，并將狀況記錄表式收集匯，原件生存在品管部以便查閱和使用。

4.4狀況記錄表式的變動狀況記錄表式變動時，局部賣力人及治理代表公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，交行政部進展變動登記，必要時向各局部發(fā)放《文件修改記錄》。

4.5狀況記錄的治理4.5.1填寫要求a狀況記錄應(yīng)真實、字跡清楚，并按要求正確填寫，不應(yīng)涂改。文字表達精確、簡潔，手續(xù)完備，具有可追溯性；b填寫狀況記錄，必需使用玄色水筆或藍黑水筆書寫，復(fù)寫時應(yīng)用玄色單面復(fù)寫紙。

4.5.2狀況記錄的編目、貯存a各局部文件治理員每月底按類別收集整理狀況記錄，裝訂成冊，并體例局部狀況記錄名目，予以生存；b與狀況體系有關(guān)的狀況記錄，各局部每年度末送行政部歸檔并登記在《狀況治理體系記錄一覽表》上；c狀況記錄，應(yīng)有專人專柜生存，便于檢索，并留意做好防火、防盜、防蟲鼠、防潮等事情；d實行其他媒介形式的狀況記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如軟盤，應(yīng)留意防潮、防光、防磁，以免貯存內(nèi)容喪失。

4.5.3狀況記錄的生存期歸檔的狀況記錄，其生存期按《狀況治理體系文件記錄一覽表》中之規(guī)定執(zhí)行。

4.6狀況記錄的處理懲處4.6.1已凌駕保管期且無查考代價的狀況記錄以銷毀處理懲處。

4.6.2需作廢的狀況記錄，由文件治理員填寫《文件制定/修訂/廢止申請單》經(jīng)局部賣力人、治理者代表審批后，由行政部賣力報廢，并加蓋“作廢”章。

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相關(guān)文件

《文件掌握步伐》

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狀況記錄

《狀況治理體系記錄一覽表》《文件制定/修定/廢止申請單》

EMS步伐文件

狀況記錄治理步伐編編號EP18版本/版次1/0頁頁次3/3

狀況治理體系文件記錄一覽表序號文件名稱生存期限

生存期限：三年

EFM-P18-10-01EMS狀況治理體系文件制定、修定、廢止申請單申請單位：

申請人：

原制定單位：

文件名稱：

申請日期：

現(xiàn)行版本：

申請類別：□新制定□修訂□廢止申請單位主管審核：

修改后版本：

新制定、修訂前后或廢止內(nèi)容說明表達：

各部門會簽局部：

簽名：

日期：

總經(jīng)理核示

局部：

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