人事檔案對(duì)人力資源管理的影響初探

人事檔案對(duì)人力資源管理的影響初探

一、人事檔案治理存在的問題

雖然人事檔案治理對(duì)于人力資源治理水平的提升具有重大作用，但是現(xiàn)階段事業(yè)單位對(duì)人事檔案治理的熟悉不明確、重視度缺乏，導(dǎo)致現(xiàn)有人事檔案治理工作中存在許多問題，制約了各部門的人力資源治理。主要問題總結(jié)為以下幾點(diǎn)。

（一）人事檔案治理缺乏重視

事業(yè)單位對(duì)人事檔案治理工作沒有重視起來，沒有充分發(fā)揮人事檔案的作用。許多單位沒有正確熟悉人事檔案治理重要性的后果主要表達(dá)在兩點(diǎn)：一是沒有在人力、物力等方面有效支持的人事檔案治理工作，導(dǎo)致人事檔案的不完整和缺失遺漏問題多，不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。二是局部單位雖然有人事檔案，但利用水平很低，人事檔案治理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，缺乏整體規(guī)劃，沒有真正把握如何利用人事檔案提高人力資源治理的水平，效勞于整個(gè)部門的治理、進(jìn)展。要注意人事檔案效勞開發(fā)意識(shí)，明確收集、整理、保管人事檔案，都是為了供應(yīng)檔案信息，效勞于干部人事工作，為人事決策供應(yīng)參考依據(jù)。

（二）治理人員專業(yè)水平缺乏

人事檔案治理是一個(gè)需要從業(yè)人員同時(shí)具有專業(yè)的檔案治理學(xué)問和人力資源治理力量的工作，人事檔案相關(guān)崗位對(duì)專業(yè)技術(shù)要求很高，從收集、鑒定、分類、統(tǒng)計(jì)等都有嚴(yán)格的規(guī)定和要求。目前我國相對(duì)缺乏人事檔案治理專業(yè)人才，由于高校檔案學(xué)專業(yè)對(duì)檔案治理人員的培育與現(xiàn)實(shí)需要人力資源治理勝任力的人才有肯定的脫節(jié)，對(duì)人事檔案治理人才的全面培育有待提高。在單位中，事業(yè)單位受體制改革的影響，大幅縮減人員編制，尤其是治理部門的人員，因此實(shí)際的人事檔案治理人員往往是身兼數(shù)職。同時(shí)，隨著事業(yè)單位普遍實(shí)行聘用制，人員的流淌性增加，管檔人員頻繁調(diào)換，不利于檔案治理水平的提高。

（三）治理手段模式落后

目前還有許多單位停留在閱歷治理和手工治理的人事檔案治理手段，然而隨著人事檔案材料大幅增長，人事檔案重要性日益表達(dá)，傳統(tǒng)的人事檔案治理方法越來越不能滿意現(xiàn)實(shí)工作的需要。由于手工治理需要消耗大量的時(shí)間、精力檢索和整理人事信息，難以到達(dá)人力資源治理快速檢索、高效利用人事檔案材料的需求。人事檔案治理工作的專業(yè)性強(qiáng)，尤其是人員眾多的單位，人事檔案的工作量是很繁重艱難的，需要利用現(xiàn)代信息科技手段，借助相應(yīng)的專業(yè)軟件進(jìn)展人事檔案資料的定量分析。

二、改善人事檔案治理的對(duì)策

人事檔案治理工作要立足本職、依據(jù)現(xiàn)狀，積極拓展治理職能，使人事檔案工作符合人力資源治理的要求。本文針對(duì)事業(yè)單位人事檔案治理中存在的問題，提出以下幾點(diǎn)建議盼望能對(duì)人事檔案治理的完善有借鑒價(jià)值：

（一）動(dòng)態(tài)治理人事檔案

要準(zhǔn)時(shí)更新、不斷充實(shí)人事檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)治理。傳統(tǒng)的人事檔案治理分類固定化，模式僵化，不能得到準(zhǔn)時(shí)更新?，F(xiàn)代人力資源治理理論認(rèn)為，人事檔案治理應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)靜結(jié)合、橫向縱向結(jié)合、定性定量結(jié)合。動(dòng)靜結(jié)合，就是要求對(duì)已保存的人事材料定期進(jìn)展鑒定，剔除過期、錯(cuò)誤或更改的信息材料，準(zhǔn)時(shí)更新、補(bǔ)充人事檔案信息；橫向縱向結(jié)合要求人事檔案不僅要全方位收集人員的歷史信息，同時(shí)要記載反映工作人員現(xiàn)實(shí)狀況的材料，例如他們的性格、興趣、工作力量和安康狀況等；定性定量結(jié)合是指要對(duì)人事檔案信息進(jìn)展定性和定量相結(jié)合的描述，充實(shí)歸檔內(nèi)容，提高人事檔案信息的可利用性。

（二）提高治理人員專業(yè)水平

人事檔案治理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，并不是單純的倉庫治理員?，F(xiàn)今我們處于信息化時(shí)代，事業(yè)單位對(duì)檔案治理建立和改革的需求日益凸顯，人事檔案治理人員不僅要把握檔案治理和人力資源方面的專業(yè)技術(shù)，還要把握計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而提高工作效率，更好地為人力資源治理工作效勞，充分開發(fā)、利用人力資源。所以在為該崗位聘請(qǐng)人員時(shí)，應(yīng)特殊注意對(duì)應(yīng)聘人員在專業(yè)學(xué)問、各項(xiàng)技能和勝任力等方面的考察，為人事檔案治理這一崗位配置更加專業(yè)的人才，確保工作人員能勝任該職位，更好效勞職能部門的進(jìn)展。

（三）更新檔案治理手段方法

人事檔案治理的進(jìn)展應(yīng)注意創(chuàng)新技術(shù)手段，提升檔案治理水平。檔案治理的進(jìn)展趨勢(shì)必定會(huì)朝著信息化、數(shù)字化的方向進(jìn)展。隨著信息化的建立，檔案治理要努力實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，治理不再是傳統(tǒng)費(fèi)時(shí)費(fèi)勁的手工操作，檢索和查詢實(shí)現(xiàn)高效快捷，從而提高人事檔案部門的工作效率，有效為人力資源治理工作效勞。加強(qiáng)檔案治理的信息化建立，完善電子人事檔案治理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)輸入名目和相關(guān)內(nèi)容就可以進(jìn)展檢索、查詢和編輯。人事檔案治理系統(tǒng)要使人力資源治理部門能夠準(zhǔn)時(shí)獵取人事信息，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。

三、總結(jié)

人力資源治理、人事檔案治理在人事工作中的重要性不斷凸顯，對(duì)于我國事業(yè)單位來講，要想不斷提升人力資源治理水平，就必需依據(jù)本單位的實(shí)際狀況進(jìn)展人事檔案治理的改善和升級(jí)，針對(duì)人事檔案治理中存在的問題建立健全人事檔案治理制度，通過建立動(dòng)態(tài)檔案治理系統(tǒng)、提高治理人員專業(yè)水平、更新檔案治理手段方法等措施，不斷挖掘人